المسمى الوظيفى : مندوب إدارة عليا
التبعية : الإدارة العليا كودالوظيفة : GM 004
الهدف و الغرض من الوظيفة:
القيام بالمهام التى لا تحتاج إلى مهارات خاصة لتقليل الفاقد فى وقت أعضاء الإدارة العليا
الرئيس المباشر:
1- المدير العام (رئيس غير مباشر)
2- المدير التنفيذى (رئيس غير مباشر)
2- مدير مكتب الإدارة العليا (رئيس مباشر)
4- السكرتير التنفيذى (رئيس مباشر)
المهام و المسئوليات:
- تنفيذ جميع المهام المطلوبة من الإدارة العليا ممثلة فى مدير المكتب
- صرف الشيكات و أعمال الإيداع المصرفى الخاصة بالإدارة العليا
- التعامل مع مكاتب البريد الحكومى و البريد السريع فى إستلام و إرسال الرسائل و الطرود
- إستلام و تسليم المستندات من الأطراف الخارجية و التى لها صلة بالمؤسسة
- القيام بعمليات الشراء الفورية و العاجلة لمكتب الإدارة العليا
- قضاء أى مأموريات خاصة بالإدارة العليا يترتب عليها قضاء مصالح للعمل
- كتابة تقرير يومى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للتعليمات الخاصة بوظائف مندوب الإدارة
نطاق المسئولية و الإشراف:
مندوب الإدارة لا يحمل أى صفة إشرافية و هو مسئول فقط عن الأعمال التى تم تكليفه بها بشكل مكتوب على يومية التحميل الخاصة به ، و هو مسئول عن أى مبالغ مالية أو أصول لها قيمة مالية أو مكاتبات أو طرود تكون في عهدته و يحاسب فى حدود ذلك.
السلطات و الصلاحيات:
- مندوب الإدارة العليا ليس له أى سلطات إدارية، و تنحصر صلاحياته فى تنظيم أعماله الخاصة بحكم خبرته وممارسته لعمله، أى أنه له صلاحية على كيفية أداء أعماله فقط بدون تأخير
المؤهلات الدراسية:
مندوب الإدارة العليا يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
- دبلوم فنى تجارى – ثلاث سنوات - دبلوم فنى تجارى – خمس سنوات
- معهد فنى تجارى - سنتين
الدورات التدريبية:
لا يشترط
الخــبرات:
مندوب الإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
- خبرة بالعمل كمندوب إدارى لا تقل عن 5 سنوات (خبرة خارجية)
- خبرة ثلاث سنوات كمندوب شئون إدارية (خبرة داخل الشركة)
اللـغــات:
- اللغة العربية
بطلاقة تحدثاً و كتابة
المهــارات:
مندوب الإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1- التعامل مع موظفى الشبابيك فى البنوك و المصالح الحكومية
2- سهولة الوصول للعناوين الجديدة عليه
3- إدراك طبيعة عمله و طبيعة المستندات و الوثائق التى يحملها
4- المقدرة على القيام بأكثر من مهمة فى توقيت واحد بدون إرتباك
السمات الشخصية:
يجب أن يتحلى مندوب الإدارة العليا بالسمات التالية:
1- الإنضباط فى المواعيد
2- التركيز و المنطقية فى التفكير
3- معدل ذكاء عادى
4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
5- ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
6- سلامة البنية الجسدية من الإعاقات
6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
8- حسن المظهر
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة و صبر
10- الأمانة و الصدق
10- لا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مندوب الإدارة العليا عن 30 سنة و لا يزيد عن 40 سنة
مدة العمل فى الوظيفة:
مفتوحة مالم يحصل على مؤهل عالي يؤهله لوظيفة أخرى
الترقـيات:
يظل فى موقعه الوظيفى حتى التقاعد أو العجز الذى يمنع من أداء الأعمال المنوطة به أو الوفاة أو الإقالة أو الإستقالة.
معايير التقييم:
1- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
2- التقارير اليومية التى يرفعها مندوب الإدارة العليا لرئيسه المباشر (السكرتير التنفيذى أو مدير مكتب الإدارة العليا)
3- تقرير الرئيس المباشر (السكرتير التنفيذى أو مدير مكتب الإدارة العليا)