الموضوع: تعريف الرسالة الإدارية

الرسالة الإدارية
تعريف الرسالة الإدارية : هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية,يكون أحد طرفى الاتصال الكتابي جهة إدارية على الأقل.


وينتج عن هذا التعريف ثلاثة أنواع من الخطابات الإدارية:
أولا: الرسالة الهابطة : وهى الرسالة الإدارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى إداري أعلى.
ثانيا: الرسالة الصاعدة: وهى الرسالة الإدارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى إداري أدنى.
ثالثا: الرسالة الموازية :وهى الرسالة الإدارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى إداري مشابه.


أهمية المراسلات الإدارية :
تعتبر الرسالة أهم وسيلة من وسائل الاتصال ولذلك فهى وسيلة التخاطب الكبرى بين كافة الجهات الإدارية ، ويرجع ذلك للأسباب التالية:
إنها تختصر الجهد والمسافة بين مواقع جهات المراسلة.
الرسالة أكثر شمولا من وسائل الاتصال الأخرى.
الرسالة الإدارية بجانب أنها وسيلة تراسل فإنها وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
من الرسالة يمكن تحديد محررها وبذلك يمكن تحديد المسئولية.
الرسالة تحقق علاقات طيبة بين الأطراف ذات العلاقة.
تطبيق معايير الأسلوب العلمى على الرسالة
سبق ذكر أن معايير الأسلوب العلمى فى الكتابة الإدارية هى معايير موضوعية ومعايير شكلية ومعايير لغوية.


أولا تطبيق المعايير الأسلوب العلمى الموضوعية على الرسالة
وتتمثل الجوانب الموضوعية في الرسالة في الآتي :الوضوح- السهولة والبساطة- الاختصار- القوة- المجاملة.
1- احترام التسلسل الإدارى:
ويظهر هذا المعيار فى صيغة كتابة الرسالة فإذا كانت الرسالة هابطة من مستوى سلطة اعلى فيظهر فيها صيغة السلطة ولكن بدون تكبر وتعالى فإن أسلوب التكبر والتعالى تأتى بردود عكسية ويكفى لظهور السلطة أن تصدر بصيغة الأمر بلطف مثل الطلب (اطلب منكم ...) أما إذا كانت الرسالة صاعدة من سلطة أدنى فيظهر فيها صيغة الطاعة ولكن بلا خضوع والصياغة تكون مثل (نتشرف بإحاطتكم علما بـ....). أما إذا كانت الرسالة متوازية أى موجهة إلى سلطة موازية أو مشابهة فيجب أن تكون الصياغة بأسلوب يدل على المساواة مع التزام الاحترام المتبادل.
2- أسلوب التحرير: الالتزام بأسلوب الجمع فى التحرير للمتكلم والمخاطب مثل ( نحيطكم ..)إلا إذا كان احد الطرفين التراسل طرف شخصى فيسند الضمير له بالمفرد للمتكلم فعند توجيه الرسالة منه تكون بصيغة (أحيطكم ، أرفع لسيادتكم شكواى...).
3- الوضوح:وضوح الرسالة يعني أن كل جملة فيها يجب أن تحتوي على معاني كاملة بحيث يعبر عنها بالكلمات المناسبة والبسيطة الخالية من التعقيد والغموض
فالرسالة يجب أن تكون محددة وواضحة الهدف يعبر عنها بكلمات سهلة وبسيطة بعيدة عن الحشو والكلمات والضمائر الغامضة التي تسئ فهم المعنى ، وأن تكون مترابطة الأفكار والجمل
4- السهولة والبساطة :
هو أن تكتب الرسالة بلغة سهلة وسليمة وواضحة يفهمها الإنسان العادي ،والابتعاد عن الكلمات العامية أو الفصحى وعن استخدام الجمل الطويلة التي قد تؤدي إلى سوء الفهم والغموض
5- الاختصار:
هو الكتابة بإيجاز في صلب الموضوع بحيث تختار الكلمات والجمل بطريقة دقيقة، والتي تؤدي مباشرة إلى المعنى المطلوب ، والابتعاد عن التكرار والحشو والأطناب ، أو الكلمات والعبارات التي لا تضيف شيئاُ جديداً إلى لب الموضوع
6- القوة :
وهو الكتابة بلغة عربية سليمة وخالية من الأخطاء اللغوية واستخدام الكلمات القوية والمؤثرة في نفس القارئ وخاصة المركزة والمحددة ، والابتعاد عن استخدام الكلمات والعبارات الركيكة، أو التي تحتمل أكثر من تفسير مما يثير الشك والغموض
7- المجاملة:
وهو أن تكون الرسالة لطيفة بعيدة عن الكلمات والعبارات الجافة التي تدل على روح الحقد والعداء والعنف ، أو التي تنطوي على الخبث والتحايل والمواقف السلبية
فالرسالة اللطيفة المبنية على لغة مهذبة محترمة تبعث على الراحة النفسية والايجابية في نفس القارئ وتساعد على تنمية العلاقات الودية بين الأطراف .


ثانيا: تطبيق معايير الأسلوب العلمى الشكلية على الرسالة
هي الشروط التي تنصب على شكل الرسالة الخارجي والجوانب الشكلية هي التي تعكس الانطباع الطيب لدى قارئ ومستقبل الرسالة
وتتضح أهمية الحفاظ على الشروط الشكلية إذا نظرنا إلى رسالة مكتوبة على ورق من نوع رديء أو لم يحسن تنسيقها , فهي بذلك لن تترك الانطباع والقبول الحسن لدى متلقييها.
الاهتمام بالنواحي الفنية للرسالة يساعد في عملية حفظ والقراءة ومن ثم الوصول للهدف المنشود ، تشمل الجوانب الفنية نوع الورق المستخدم ولونه ومقاساته ، وكذلك تنسيق الرسالة من حيث المسافات الهوامش والترقيم وأجزاء الرسالة من اسم وعنوان المرسل وتاريخ ورقم الرسالة .
ولا تختلف الرسالة فى النواحى الشكلية عما ذكر فى المعايير الشكلية لباقى المراسلات إلا فى أجزاء الرسالة.


ثالثا: تطبيق معايير الأسلوب العلمى اللغوية على الرسالة
اللغة العربية هى اللغة الرسمية فلا يحق لكاتب الرسالة استخدام غيرها إلا إذا اُتفق على غير ذلك كما لا يجوز استخدام مفردات لغة غيرها بحجة أن الكلمة أو المفردة أعجمية فيجب فى تلك الحالة أما تعريبها وهو الأفضل أو كتابتها بحروف عربية كما تنطق بلغتها الأعجمية ويمكن إدراج تلك الكلمة بلغة أجنبية كالانجليزية أو الفرنسية أو غيرهما بحروفها اللاتينية تالية للكلمة العربية.
المصطلحات الواردة بالرسالة إن لم تكن متعارف عليها بين طرفى الاتصال فيجب تعريفها فور ورودها بصيغة موجزة جدا لان الرسالة لا تحتمل الكثير من الشرح خلاف التقرير.
يجب الاعتناء بعلامات الترقيم لربط الجمل بعضها ببعض أو لإدراك انتهاء الجمل.
كما يجب الاعتناء بالترقيم فإذا ذكرت أولا فلابد من وجود ثانيا وإلا فلا داع لأولاً.


أجزاء الرسالة:
أجزاء الرسالة من الأمور المهمة في الرسالة لان الرسالة الجيدة عادة ما تتكون من عناصر وأجزاء أساسية.
اسم المرسل و عنوانه - رقم تاريخ الرسالة - المرفقات - الموضوع - اسم المرسل إليه و عنوانه - تحية الافتتاح - متن الرسالة .
المرسل:
يكتب اسم المرسل و عنوانه في صدر الرسالة و في الجهة اليمنى منها و يشتمل على اسم المنظمة و عنوانها ( وقد يضاف شعارها و رقم الهاتف ورقم صندوق البريد و الرمز البريدي). و يجب أن تطبع هذه البيانات بالألوان المريحة و بشكل جذاب و تساعده هذه البيانات على توجيه الرد على الرسائل المتبادلة بين المنظمات.
مثال:
محافظة الشرقية
مديرية التنظيم والادارة
الإدارة العامة للخدمة المدنية
********
الراسل هنا هو مديرية التنظيم والادارة بالشرقية فما الداعى لكتابة محافظة الشرقية فى السطر الأول؟
محافظة الشرقية هنا لتحديد نوع الرسالة من حيث اتجاهها فان كانت الجهة المرسل لها تقع تحت السلطة الإدارية المباشرة لمحافظة الشرقية مثل احدى مديريات الحكم المحلى فتكون الرسالة من المراسلات الرسمية ذات الاتجاه الداخلي أما إذا كانت تلك الجهة لا تقع تحت السلطة المباشرة لمحافظة الشرقية مثل احدى الإدارات المركزية بالجهاز المركزى للتنظيم والادارة فتكون الرسالة من المراسلات الرسمية ذات الاتجاه الخارجى.
السطر الثانى وهو مديرية التنظيم والادارة فهى الجهة الباثة أو المرسلة للرسالة ويكون اعتماد الرسالة ممن هو على قمة تلك الجهة.
السطر الثالث وهو الإدارة العامة للخدمة المدنية وهى تلك الجهة محررة الرسالة وتفيد عند الرغبة فى معرفة المسئول عن مصدر المعلومات الواردة بالرسالة ثم فى إعادة توجيه الرد عند وصوله للمديرية. إذن هو سطر توجيهى لا غير.
التاريخ ورقم القيد:
الرقم والتاريخ من العناصر المهمة و يكتبان في الجهة اليسرى منها فالرقم يوضح و يحدد تسلسل الرسالة في سجل الصادر العام و يوضح رقم الموضوع الذي يعالجه الخطاب و يساعد رقم الرسالة على تسهيل عملية الاتصال المتبادل بين الطرفين و يساعد في عملية فهم الرسالة و الرجوع إليها عند الحاجة. أما بالنسبة للتاريخ أهميته في تحديد الزمن أو الوقت الذي كتبت فيه الرسالة و أصبحت وثيقة رسمية و قانونية.
و يستغنى عن إدراج هذا البند إذا كان لوحدة الصادر خاتم موضح به تاريخ ورقم القيد.
المرفقات:
هو كل ما يرفق بالرسالة من طرود أو خرائط أو رسومات أو ما شابه ذلك. و يشار إلى عدد المرفقات في مكان مخصص يلي التاريخ في الجهة اليسرى من الرسالة أما عندما تكون المرفقات مهمة جدا فيفضل أن يشار إليها في صلب موضوع الخطاب مثل (نرفق لكم طيه...).
و يستغنى عن إدراج هذا البند إذا كان خاتم الصادر موضح به عدد المرفقات.
الموضوع :
هو عبارة عن تلخيص لموضوع الرسالة يذكر في صدر الرسالة في الجهة اليسرى منها و يساعد كاتب الصادر والوارد في أداء عملهما بسهولة و بدون عناء و ذلك بمجرد إلقاء نظرة على موضوع الرسالة و توجيهها إلى الجهة أو القسم المختص دون تضييع الوقت في قراءتها .
وكثيرا لا يدرج الموضوع مكتفيا بالسطر الأول من صلب الرسالة فيها الموضوع مثل (نرفق لكم طيه شكوى السيد/ ...) فيكون الموضوع هو دراسة شكوى السيد/ .... .
اسم المرسل إليه و عنوانه :
الرسالة يجب أن تبدأ بكلمة تكريم حسب مكانة الشخص أو مركزه الوظيفي مثل :معالي , فضيلة , السيد.
يلى كلمة التكريم ذكر اللقب المهنى ( مثل دكتور، مهندس، شيخ) ثم شرطة مائلة لفصل ما سبق عن اسم المرسل إليه.ولا يجوز قانونا استخدام ألقاب عسكرية فى رسائل موجهه لأشخاص بصفتهم الإدارية.
من الضروري ذكر اسم المرسل إليه في الرسالة و جرت العادة في المنظمات الحكومية أن توجه الرسائل للأشخاص حسب مراكزهم الوظيفية دون ذكر أسماء أو عناوين. ويُقصد بالمركز الوظيفى المسمى الوظيفى فقط دون ذكر للدرجة المالية فمدير المديرية .. مركزه الوظيفى هو مدير مديرية .. بغض النظر عن درجته المالية فالدرجة المالية هى ربط مالى للوظيفة ويُحدد بناء عليه الوظيفة التى يمكن شغلها ولكنها ليست وظيفة وبناءاً عليه فان مدير مديرية بالدرجة الممتازة(إن وجد) يعادل من ناحية المركز الوظيفى لمدير مديرية بدرجة مدير عام.
يليه فى سطر تالى اسم الإدارة المعنية بالرسالة وذلك لسهولة توجيهها.
مثال:
السيد الدكتور/ مدير مديرية التربية والتعليم بالشرقية
(الإدارة العامة للشئون المالية والإدارية – ش العاملين)
لاحظ المسافات المتروكة فى بداية السطر الأخير.
أما بالنسبة لعنوان المرسل إليه فان ذكره في الرسالة يساعد كاتب الصادر في كتابة عنوان الخطاب على مغلف الخطاب و عدم وضعه في غلاف يحمل عنوان جهة أخرى.وغالبا لا يذكر إلا إذا كانت الرسالة مرسلة لشاكى تخطره بما انتهت إليه دراسة شكواه أو ما يماثلها.
تحية الافتتاح :
تعتبر من العناصر غير الرئيسية و كثير من الكتاب يرى الاستغناء عنها و ذلك بحجة أنها لا تضيف شيئا جديدا إلى الرسالة إلا أن أصول التهذيب و الأدب و المجاملة لما لها من اثر طيب في نفس قارئها و يفضل أن تكون بعبارات قصيرة و مختصرة مثل : السلام عليكم و رحمة الله و بركاته , بعد التحية , تحية طيبة.
متن الرسالة :
أولا: المرجع ومرجع الرسالة هو سبب كتابة الرسالة.
وأسباب كتابة الرسالة(المراجع) هى:
1. خطة عمل الجهة الإدارية والمعتمدة من السلطة المختصة.وتكون الصيغة (بناءاً على خطة عمل المديرية المعتمدة من السيد المحافظة والوارد بها إعداد دراسة لتقييم أداء عمل المستشفى العام المركزى فى مدينة ..)
2. ورود شكوى ما وتكون الصيغة ( بناءاً على شكوى السيد/ .. والمتضرر فيها من ...)
3. تنفيذ تعليمات من السلطة الإدارية الأعلى أو من سلطة إدارية مركزية والصيغة ( بناءاً على التعليمات الصادرة من السيد الدكتور/ محافظ ... )
استفسار جهة إدارية موازية أو رد على كتابها وتكون الصيغة( إيماء لكتابكم رقم .. بتاريخ ../../.. بشأن .. ويفيد بتذكير المرسل إليه بالموضوع دون رجوعه إلى الرسالة السابقة .
4. أخرى والصيغ تكون بما يناسبها


ملحوظة لا التزام على الجهة باستخدام صيغة ما فلها أن تستخدم ما يلاءم الموضوع وما يلاءم المرسل إليه.
ثانيا: الموضوع الرئيسي للرسالة و يفضل أن تحمل الرسالة الواحدة موضوعا واحداً يساعد على حفظها في الملفات الخاصة و إذا كانت الرسالة تعالج أكثر من موضوع وجب تقسيم متن الرسالة إلى فقرات كل منها يمثل فكرة مستقلة حتى يساعد على فهمها من قبل القارئ.
ثالثا: المطلوب من الجهة المرسل إليها وهو ما يطلق عليه الهدف من الرسالة وغالبا يكون الهدف هو الاطلاع وتنفيذ شيئاً ما. وتكون الصيغة: برجاء التكرم بالاطلاع والتنبيه باتخاذ اللازم. لاحظ أن الصيغة جاءت بكلمة تدل على تواضع المرسل (رجاء) ثم كلمة مجاملة (التكرم) وحيث أن الرسالة موجهة لقمة الوحدة الإدارية وغالبا ما يكون مدير المديرية فانه لن ينفذ المطلوب بنفسه، فالمرسل لا يطلب منه سوى أن يصدر أمرا باتخاذ اللازم أى يوجهه لما هو مطلوب منه بأدب ولطف، ولا تنسى انه قد وجهه فى أول الرسالة عن الإدارة المختصة(وهى الواردة فى السطر التالى من اسم المرسل إليه). وهنا تطبيق حى لمعايير الأسلوب العلمى فى الكتابة الإدارية.