يتحول العالم بأكمله الآن في كل المجالات: الهندسة، الطب، المحاماة، التجارة، التسوق... إلى الخدمات الإلكترونية، حيث يتم تقديم كافة الخدمات عبر شبكة الإنترنت بما يتيح للعملاء الحصول على الخدمات التي يريدونها بمجرد الضغط على زر التشغيل. قد يكون الأمر مستغربًا في خدمة مثل إدارة المشروعات التي تحتاج لطاقم تشغيلي يشمل مخطط مشروعات ومراقب تكلفة ومنسقًا للمشروع بالإضافة إلى مراقب التعاقدات ومدخلي البيانات ومراقبي الجودة، وفوقهم جميعًا مدير للمشروع وهو الشخص المسؤول عن التواصل والتنسيق بين جميع جهات المشروع وأطرافه الداخلية والخارجية على السواء.
ولكن حيث إننا نعيش الآن في عصر الثورة الإلكترونية التي استطاعت أن تحول جميع الخدمات التي يتم تقديمها في مجالات الصناعة والاستثمار والتجارة والأعمال بصفة عامة إلى صورتها الإلكترونية حيث يمكن للمتصفح أن يتسوق على الصفحات الإلكترونية ليشتري ما يريده من احتياجات تسويقية أو برامج تصميمية أو حتى خدمات استشارية، وذلك دون تكبد العناء في الذهاب إلى مراكز التسوق أو مقابلة الاستشاريين، وهو ما يعطي للخدمات الإلكترونية ميزة الفعالية مع السرعة في تنفيذ الإجراءات.
أما الميزة الكبرى في الخدمات الإلكترونية فتتمثل في توفير كافة الخبرات التي يحتاجها العميل عبر شبكة الإنترنت وبالشكل الذي يمكن العميل من الاستغناء عن تعيين أو توظيف هذه الخبرات بشركته بما يجعل من تكلفة هذه الخدمات منافسًا حقيقيًا للخدمات المقدمة بشكلها التقليدي.
إدارة المشروعات.. التحدي أكبر
في مجال إدارة المشروعات كان التحدي أكبر نظرًا لأنه مجال يعتمد بشكل أساسي على الموارد البشرية التي تعتبر هي الفاصل بين أداء شركة وأخرى، بالإضافة إلى نظم التشغيل التي تتشابه بشكل كبير فيما بينها وإن كانت تختلف في طرق التطبيق، ولكنها في النهاية تقوم جميعها على تطبيقات إلكترونية متشابهة من حيث البرامج المستخدمة في التخطيط أو برامج مراقبة والتحكم في التكلفة أو مراقبة التعاقدات أو غير ذلك من التطبيقات الإلكترونية المستخدمة على نطاق واسع بين العاملين في هذا المجال.
وبالرغم من انتشار التطبيقات الإلكترونية المختلفة عبر مواقع التصفح الإلكتروني إلا أنها جميعًا قد تشابهت في أمر واحد، أنها تقدم للمتصفح نظام تشغيل يشتمل على نماذج عمل وتطبيقات ومذكرات توضيحية عن طرق استخدام هذه النظم، وهو ما يتطلب أن يكون للمستخدم دراية كافية بعموم إدارة المشروعات، وأن يتضمن طاقم العمل موظفين ذوي كفاءة يستطيعون استخدام هذا النظام الذي سيزودهم فقط بما يحتاجونه من تطبيقات إلكترونية ولكنه لن يقوم أبدًا بتشغيل النظام بالنيابة عنهم نظرًا لما أسلفناه من احتياجات النظام إلى الكوادر البشرية التي تستطيع تشغيل هذا النظام.
التقنية لجدولة وتخطيط المشاريع

إذا ما قمنا بمراجعة المواقع المختلفة التي تقدم خدمات إدارة المشروعات فسنجد العديد من المواقع التي تقدم خدماتها عبر شبكة الإنترنت والتي وصل عددها إلى ما يزيد عن ألف وثلاثمائة موقع، تتفق جميعها في تقديم خدماتها لإدارة المشروعات والمتمثلة في نماذج العمل القياسية وهي الخدمة الغالبة على معظم الشركات العاملة في هذا المجال، ولكن البعض الآخر يقدم خدمات جزئية للتشغيل مثل خدمات التحليل الفني للمشروع وبعض الخدمات المتمثلة في عرض المشروعات. ويعتبر من أشهر هذه الخدمات الإلكترونية التي يمكن أن يجدها المتصفح على شبكة الإنترنت هي:
يعتبر برنامج Thesmartsheetتطبيقًا جزئيًا لجدولة وتخطيط المشروع، حيث يماثل بشكل أو بآخر النظام المطبق في مجموعة ميكروسوفت MicrosoftProjectإلا أنه أكثر سلاسة في الاستعمال، ويتم بناؤه بشكل أفقي بحيث يتم إدخال البيانات فيه على التوالي، ثم يقوم النظام بإعادة ترتيب البيانات تباعًا حسب تاريخ البدء والنهاية وحسب الأولويات المطروحة والموارد المقدرة للمشروع.
أما عن التطبيقات المتكاملة فإن من أشهر التطبيقات التي يتم استخدامها بواسطة المتخصصين في نظم إدارة المشروعات نظام JIRA ProjectManagement‎والذي يمكن اعتباره نظامًا شبه متكامل، ولكن بطبيعة الحال يتطلب العمل به مهارة وخبرة ودراية كافية في الأساس بعلوم إدارة المشروعات، وهو ما يجعل استخدامه مرهونًا بوجود إدارة داخلية بالشركة متخصصة في إدارة المشروعات وتضم طاقمًا فنيًا يستطيع التعامل مع هذه الأنظمة سابقة التجهيز.
ويعتبر برنامج SmartDrawمن أشهر البرامج التي يتم تسويقها عبر شبكات الإنترنت حيث تم وضعه على معظم مواقع التصفح كحل متكامل لإدارة المشروعات بالرغم من أنه يقدم حلولاً جزئية غير مترابطة، وإن كان يقدم نماذج عمل قياسية تمكن مستخدميها بالفعل من التحكم في عملية إدارة المشروع ورقيًا أو إلكترونيًا فقط، ولكن هذا البرنامج لا يوفر نظام إدارة متكامل كما أسلفنا.
مراحل دراسة المشاريع عبر الإنترنت
إن نظرة بسيطة في صفحات التصفح ستجعلنا جميعًا نلاحظ كم المواقع التي تعرض خدماتها لبيع أنظمة وبرامج إدارة مشروعات، ولكنها جميعًا كما أسلفنا تخاطب المهتمين بالأمر والعاملين في المجال ومن له خبرة تطبيقية حقيقية في علوم إدارة المشروعات وإلا وجب البحث وتعيين من يمتلك هذه الخبرة قبل شراء هذه البرامج حتى لا يصبح أمر شرائها رفاهية مكلفة لا يمكن الاستفادة منها.
ولهذا كان التحدي الحقيقي الذي يواجهه المهتمون بهذا الأمر هو في كيفية توفير خدمات إدارة المشروعات في مراحل المشروع المختلفة والرئيسية:
1- مرحلة دراسة وإقرار المشروع.
2- مرحلة وضع المخطط العام لإدارة المشروع.
3- مرحلة متابعة مستويات التنفيذ بالمشروع والتحكم في معدلاتها.
4- مرحلة إنهاء وتسليم المشروع.
فهل يمكن تخيل أنه يمكننا القيام بإعداد دراسة عن المشروع عبر الإنترنت وأننا سيمكننا أن نتواصل مع أشخاص لا نراهم لكي يقوموا بإعداد الدراسات اللازمة عن المشروع المزمع تنفيذه. وهل ستتحقق لنا الثقة في ما سيقدمه هذا الطرف الافتراضي عبر شبكة الإنترنت بحيث يمكننا أن نعمل وفق هذه الدراسة، ونبدأ المغامرة الاستثمارية وفق رؤية وتحليل وتوصيات طرف لم نجلس معه أو نراه.
وإن كان هذا الأمر ممكنًا قبوله، فهل يمكن أن نصل إلى هذا القدر من الثقة بحيث يمكننا متابعة مجريات المشروع ومستويات التنفيذ به من خلال هذا الطرف الافتراضي وعبر شبكة الإنترنت ودون الجلوس معه أو محاورته للتأكد من مصداقية ما يقدمه إلينا من بيانات يتم بناء عليها استصدار القرارات التي قد تكون مصيرية في دورة حياة المشروع.. أي قدر من الثقة سيتطلبه هذا الأمر..وأي قدر من المجهود سيبذله هذا الطرف الافتراضي حتى يستطيع الحصول على هذه الثقة.
إن هذا التحدي كان هو العامل الأساسي والرئيسي في إحجام معظم الشركات العاملة في خدمات إدارة المشروعات الإلكترونية عن تطوير خدماتها لتستطيع تقديمها بشكل متكامل وبحيث لا يحتاج العميل إلى تعيين طاقم عمل مؤقت ضمن إداراته الداخلية، ولكنهم جميعًا ساروا على نفس الدرب من تقديم النظم والبرامج ليقوم من يستطيع بتشغيلها وتطبيقها على مسئوليته.
ولكن وجود مثل هذا النظام الذي يتيح لأي عميل بمجرد كبسة زر أن يحصل على خدمات إدارة المشروعات كاملة متكاملة بحيث يستطيع أن يجد الدراسة التفصيلية للمشروع وميثاق المشروع وما يمكنه أن ينتقل إلى مرحلة إعداد خطة إدارة المشروع بما تتضمنه من إعداد الميزانية التنفيذية والجدول الزمني والهيكل التنفيذي وخطة الموارد البشرية ومخطط التعاقدات ودراسة المخاطر التي قد تجتاح المشروع في مراحله المختلفة، ومن ثم يستطيع أن يقوم بمتابعة معدلات التنفيذ والتحكم فيها للوصول إلى أعلى مستويات مقبولة من الجودة، وبما يساعد على إنهاء الأعمال وتسليمها لوحدة التشغيل بما يتناسب مع متطلبات العميل والمشغل على السواء. كل هذا يعتبر هو الحلم الجميل الذي يطمح إليه أي عميل في ظل وجود إدارة محترفة للمشروعات، فما بالكم إن توفرت مثل هذه الخدمات في صورتها الإلكترونية وبطاقم عمل مؤقت يعمل فقط على المشروع بحيث لا يؤثر على تكلفة الأصول للشركة حيث إن تكلفة طاقم العمل والبرنامج ومتطلبات العمل بالكامل سيتم احتسابها من مصروفات التشغيل للشركة وهو ما يقوي الموقف المالي لأي شركة.
ما هي أهم مميزات تطبيق نظم إدارة المشروعات الإلكترونية؟
من أهم مميزات تطبيق نظم إدارة المشروعات الإلكترونية ما يلي:
أولاً: هي واحدة من أفضل وسائل ضغط المصروفات للمشروع:
إن الطرق التقليدية لإدارة المشروع تعتمد في المقام الأول على معدلات الحضور الفعلي لطاقم الإدارة بموقع المشروع أو بمكتب الإدارة، وهو ما يلقي بظلاله بالتبعية على التكلفة. بينما نجد أن نظام إدارة المشروعات الإلكتروني عبر شبكة الإنترنت لن يحتاج إلى الوجود الفعلي لطاقم المشروع، حيث تقوم الفكرة جميعها على تغليب النظام وأدوات ونماذج العمل القياسية على طبيعة المشروع، بحيث يكون تأثير العامل البشري قاصرًا على كفاءة المدخلات إلى البرنامج وقدرة طاقم التنفيذ بالمشروع على الاستجابة إلى معطيات ومتطلبات النظام، وهو ما يمكن تنفيذه من خلال إعداد دورة مستندية قوية يمكن من خلالها فرض تطبيق النظام على الجميع وتكوين محطات رئيسية بالمشروع لايمكن العبور من خلالها إلا إذا تم الالتزام بتطبيق متطلبات النظام، كما يجب أن يتضمن النظام خدمة تقديم التقارير الدورية التي توضح معدلات التنفيذ، بينما تقوم أيضًا بتقييم هذه المعدلات لإعطاء المؤشرات والدلائل عن احتياجات المشروع المستقبلية وبما يتيح الالتزام بالخطط الموضوعة.
ثانيًا: هي خدمة مباشرة ومحددة الهدف:
إن وجود طاقم إدارة المشروع بأنفسهم في موقع المشروع عادة مايدخلهم وسط الصراعات والأحداث اليومية التي قد تشتت انتباههم عن واجباتهم اليومية، وهو ما قد يؤثر على مستوى أدائهم في العموم إن هم اهتموا بالتفاصيل اليومية للأحداث، ولم ينتبهوا إلى مهمتهم الأساسية والتي تتمثل في التركيز على الأحداث بشكل دوري لتضييق الفجوة بين ما يتم تنفيذه والمستهدف تنفيذه حتى يمكن تقليل نسبة المخاطرة إلى الحد الذي لايؤثر على أداء المشروع. ولهذا كان نظام إدارة المشروعات الإلكتروني ذا قدرة أكبر على التركيز في المهام الرئيسية لطاقم الإدارة الذين يرون المشروع من خلال تقارير الأداء اليومية التي يتم استلامها من كافة الأطراف المعنية ومقارنتها للوصول إلى جذور أي مشكلة قد تحدث لحلها حيث إن الهدف الرئيسي لإدارة المشروعات هو حل المشاكل قبل البحث عن المتسبب.
ثالثًا: توفر الخدمة في أي مكان وفي أي وقت
كلنا يعلم الحقيقة البديهية التي تقول إن المعلومة تفيد فقط إن توفرت في وقت الاحتياج لها. وهذا هو أكبر ما يميز نظام الإدارة الإلكتروني حيث تتوفر كافة البيانات على البرنامج الخاص بالمشروع، والتي يستطيع أي طرف الوصول إليها وقتما وكيفما وأينما أراد فقط عن طريق جهاز الكمبيوتر الخاص به أو حتى عن طريق الهاتف، حيث لن تحتاج إلى استدعاء مدير المشروع أو الاتصال به لعقد اجتماع ومساءلته عن ما يحدث أو طلب تقديم بعض المستندات حيث تتوفر كافة مستندات المشروع على الصفحة الخاصة بالمشروع والتي يستطيع كل أطراف المشروع الوصول إليها بإدخال كلمة السر التي تعطي كلاً منهم مستوى معينًا من الصلاحية في تناول هذه المستندات والتعامل معها وحفظها أو طباعتها حسب ماهو متاح إليه حسب الهيكل التنظيمي للمشروع.
رابعًا: لا حاجة إلى مساحة مكتبية إضافية.. جهاز كمبيوتر فقط، وكفى
عندما نتحدث عن خدمة إدارة المشروعات فإننا نتحدث عن طاقم لن يقل بحال من الأحوال عن خمسة من الموظفين ذوي الخبرة لتناول مهام مخطط المشروع ومراقب التكلفة ومراقب التعاقدات ومنسق المستندات ومنسق المشروع، وهو ما يلقي بظلاله على المساحة المكتبية المطلوبة لتشغيل هذا الطاقم كحد أدنى بخلاف مهامهم المكتبية من أدوات وطابعات وأجهزة كمبيوتر وخلافه. أما عند استخدام نظام إدارة المشروعات الإلكترونية فإن العميل لن يحتاج لهذه المساحة المكتبية ولا كل المتطلبات المكتبية، حيث إنه سيحصل على جميع الخدمات المطلوبة وبدون الحاجة إلى الجلوس مع هذا الطاقم، وحيث إن كل ما سيحتاجه للحصول على كل هذه الخدمات هو فقط جهاز كمبيوتر يستطيع به الدخول على موقع المشروع.
خامسًا: خبرات متجددة يوميًا من التخصص في إدارة العديد من المشروعات المختلفة
عندما يقوم العميل ببناء وحدة إدارة مشروعات تقليدية في شركته فإن ذلك سيتطلب البحث عن موظفين ذوي كفاءة كل في مجاله بقيادة مدير مشروع له من الخبرة مايؤهله لقيادة هذا الطاقم لتنفيذ مشروعات الشركة، وهو ما سيتطلب بالتبعية فترة من الوقت حتى يتم التنسيق بين هذه الخبرات ووضع النظام الذي سيتم فرضه على الجميع والذي يجب أن ينصهر له وبه الجميع. ولكن في المقابل فإن هذا الطاقم ستنمو خبرته فقط في حدود المشروعات المتاحة داخل الشركة فقط. أما عند تطبيق النظام الإلكتروني، فإن طاقم العمل قد تم بناؤه من قبل وانصهر بالفعل، ويستطيع تقديم خدماته مباشرة ومن أول يوم لعملائه. ولكن الأمر الفارق هنا هو في أن هذا الطاقم يكتسب يوميًا خبرات جديدة لأنه يدير مشروعات مختلفة ذات أنماط تنفيذية وتشغيلية مختلفة، وهو ما سيعود بطبيعة الحال بالنفع على طاقم المشروع وقدراتهم على تطوير أعمالهم ونظامهم وقدراتهم.
سادسًا: جودة الأنظمة لاتقارن أبدًا بجودة العامل البشري
على افتراض أن العميل سيستطيع أن يوفر أفضل مدير مشروع في المنطقة لإدارة مشروعه، هل يضمن ذلك نجاح المشروع وجودة الأداء به وجودة الإجراءات المتبعة؟
إن العمل بأي مشروع يقوم بناء على منظومة متكاملة من الكوادر البشرية التي يجب أن تعمل فيما بينها بتناغم وبسلاسة حتى نستطيع أن نضمن مستوى الأداء بالمشروع، وهو ما لا يمكن تحقيقه أو ضمانه لأننا نتحدث عن العامل البشري الذي يختلف معدلات أدائه من شخص لشخص كل حسب إمكاناته وقدراته وطواعيته في العمل وفق منظومة الإدارة. أما في النظم الإلكترونية فإن الجودة تتوقف على قوة البرنامج المطبق حيث لايسمح البرنامج بحدوث أي تهاون وإلا تداعت المخرجات وكان ظاهرًا عيانًا للجميع تردي مستوى الخدمة. لهذا كانت الأفضلية دائمًا للنظام المطبق فوق الكفاءة الشخصية لأن النظم تستطيع أن تصهر الجميع على اختلاف قدراتهم للعمل وفق المعطيات المتاحة ووفق المخرجات المطلوبة وهذا هو أهم ما يميز نظام إدارة المشروعات الإلكترونية.
وإلى هنا سيبقى السؤال، إلى متى سنظل نعمل وفق الأطر التقليدية التي فرضتها علينا خبرتنا وسنظل دائمًا نخاف المجهول حيث إننا جميعًا نعلم أن الإنسان عدو ما يجهله. ولكن ليس كلنا نخاف هذا المجهول، وها نحن نجد اليوم إحدى الشركات العربية تقوم بإطلاق برنامجها الأول من نوعه حول العالم لتوفير خدمة إدارة المشروعات الإلكترونية لتتحدى التابوهات التي تم وضعها وفرضها على الشخصية العربية وتجعلها أسيرة ما يتم استحداثه في الغرب ليتم بيعه إلينا ولكننا اليوم نجد أننا قادرون على تحدي الغرب وتقديم الخدمة التي نعتقد أنها الأنسب والأفضل في محاولة لفرض شخصيتنا العربية على العالم وهذا ما قامت به شركة «المتخصصون للإدارة» لتكون هي الرائدة في هذا المجال.

بقلم: وجدي شاهين