الموضوع: ادارة العلاقات العامة

تحتل العلاقات العامة اهمية بالغة في النظم الادارية الحديثة , وتسند إليها ادواراً حيوية تتعلق بإبراز الصورة المشرقة للمؤسسة وما تقدمة من خدمات لمجتمعها وهي بذلك تشكل حلقة اتصال وتواصل وأداة تفاعل نشطة داخل الشركة وخارجها , فنجاح الشركة لا يتوقف على ما تحققة من إنجاز إذا لم تتمكن من ابراز هذا الإنجاز الى الفئات المستهدفة من جمهورها والمتعاملين معها من خلال عرض الخدمات المقدمة وبرامج التطوير , وهذه المهمة يتحملها رجال العلاقات العامة بما لديهم من خبرات متميزة وما يتوفرة لهم من امكانات .
تعريف العلاقات العامة:
هي الفن القائم على اسس علمية لبحث انسب طرق التعامل الناجحة المتبادلة بين المنطمة وجمهورها الداخلي والخارجي لتحقيق اهدافها مع مراعاة القيم والمعايير الاجتماعية والسعي لكسب تفاهم وتعاطف وتأثير الجماهير ا والحفاظ على استمرار هذا التفاهم والعاطف والتأثير الايجابي وذلك من خلال قياس اتجاهات الرأي العام لضمان توافقه مع سياسات الشركة وانشطتها .

اتجاهات العلاقات العامة:
تقوم العلاقات العامة بجوهرها على تبادل الآراء وتحليل الاتجاهات للرأي العام وسالكة بذلك اتجاهين هما :
الأول : يتمثل بالإتصال الصادر من المنظمة إلى المجتمع والذي يقوم على اساس إعلامهم بما تقدمه المنظمة من منتجات مختلفة بشكل صادق و امين وعبر ما تستخدمه من وسائل اتصال متاحة .
الثاني : وهو بالعكس من المجتمع إلى المنظمة ، وذلك عندما تقوم بنقل آراء ووجهات نظر المجتمع وسواء كان ذلك بمضمون نشاط المنظمة او ما يطمح إليه من حاجات وبأسلوب علمي و أن يقود إلى تحقيق فعل تصحيحي لمسار عمل المنظمة



دور رجل العلاقات العامة

دور رجل العلاقات العامة لا يقتصر على التعريف بانشطه الجهاز بل يمتد لاستقبال المعلومات من الجمهور ليعمل من خلال هذه المعلومات على تطوير الجهاز، وكما أن لها دور في تلبية رغبات وحاجات الجمهور الداخلي من نواحي مختلفة وخلق صورة ذهنية ايجابية للمؤسسة لدى الجمهور الداخلي والخارجي. وهو أيضاً يتناول قضايا تهم المجتمع ويحللها ويقوم بتكوين رأي عام للجماهير

.
الأهداف التي يعمل عليها رجال العلاقات العامة

· التعريف بالمؤسسة والحصول على المعلومات والاتصال والتنسيق والتخطيط والتقييم
· التعريف بنشاط الجهاز (وسيلة في التعريف الصحيح المقنع بنشاط الجهاز وكسب تاييد الجمهور والرضى عنه )
· البحث وجمع المعلومات ((اجراء بحوث الراي والاستطلاع وجمع معلومات عن الشركات المنافسة ومنتجاتها وجماهيرها وكذلك معلومات عن الشركة ومنتجاتها)
· الاتصال ((توفير قنوات الاتصال المناسبة في الاتجاهين من المنظمة إلى الجماهير ومن الجماهير إلى المنظمة ام عن طريق الاتصال الشخصي أو الاتصال الجماهيري)
· تخطيط برامج العلاقات العامة وتنفيذها ((تضع خطط وقائية وعلاجية لتحسين صورة المنشاة الذهنية لدى الجماهير وتقسم إلى خطط طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى)
· التقييم ((تقوم بتقيم برامجها وخططها تقيم قبلي وتقيم مرحلي (أثناء التنفيذ) وتقيم بعدي)
· التنسيق ((تعتبر جهاز تنسيقيا بين ادارات المنشاة المختلفة، وكذلك التنسيق بين المنشاة وجماهيرها)
· التواصل ((يعتبر رجل العلاقات العامة النقطة الموصلة بين الأقسام داخل الشركة وتعتبر جزء لايتجزء من قسم التسويق إلا أنها بكل الأقسام ومنها) HR
· أيضاً متابعة كل ماينشر عن المؤسسة في الصحف المحلية أو الخارجية والرد عنها في حالة توجيه أي ملامة أو ذم للمنشأة وأيضاً أخذ المعلومات ووضعها بملف مختص ورفعها لمدير الإدارة العليا .
.
جهاز العلاقات العامة

العلاقات العامة لها أهمية كبيرة نظرا لانها تكون الصورة الصحيحة لاي مؤسسة كانت فعند اتصالها بالإدارة العليا مباشرة تستطيع إنجاز المهام الموكلة إليها أسرع وأفضل ومعالجة كل الصعوبات التي قد تواجة تنفيذ العمل تمثل العلاقات العامة أهمية كبرى في كل حكومة ولكل مؤسسة عامة أو خاصة كونها وسيلة ربطها بجماهيرها التي ازداد وعيها الثقافي وارتفعت توقعاتها وتطلعاتها وآمالها في أن يتوفر لها العيش الكريم المناسب بواسطة المؤسسات الخادمة لها في القطاعين العام والخاص. فمهمة العلاقات العامة " إيجاد الترابط الوثيق بين المصلحة التابعة لها والمتعاملين معها من المصالح الأخرى والجمهور، فما هي إلا مجال من مجالات الخدمة الإنسانية. والعلاقات العامة تختلف في مفاهيمها وفي تطبيقاتها تبعا للشخص الموجود على قمة الهرم الوظيفي وهي بذلك تتشكل حسب المفاهيم الخاصة والشخصية لذلك المسئول، فالمدير الواعي الفاهم لمسئولياته جيدا والعارف بأهمية العلاقات العامة وأهميتها وحقيقة دورها بلا شك غير المدير الذي لا يعرف عن العلاقات العامة سوى جزئية بسيطة جدا تنحصر غالبا في الأعمال ذات العلاقة بالضيوف والزائرين، وهذه الجزئية وان كانت ذات أهمية إلا أنها تمثل جزئية بسيطة في الإطار العام لمفهوم العلاقات العامة. ومن هنا فان بعض المدراء يولون العلاقات العامة اهتماما خاصا ويستشيرونها في مختلف القرارات التي يصدرونها انطلاقا من مفهومهم لدور العلاقات العامة في التعرف على أراء الجماهير واتجاهاتها، في حين نجد في الطرف الآخر نوعية أخرى من المدراء يختصر دور العلاقات العامة إلى مجرد استقبال الضيوف وإعداد برامجهم



.
المهام الرئيسة لموظف العلاقات العامة

هنالك الكثير من المهام التي سنوضح بعضها:
- خلق علاقة ودية بالجماعة سواء من العاملين داخل المركزاو خارجه أو الجماهير
- اعتبار موظف العلاقات العامة ناطق رسمي باسم المركز
- وضع استراتيجية معينة للاتصالات
- مسؤولية العلاقات العامة عن المطبوعات المختلفة التي يصدرها المركز من حيث اعدادها والإشراف عليها
- تزويد الصحافة بأخبار المنظمة والجهاز
ولنجاح عملية التخطيط - " الخطة المتوسطة وطويلة المدى "- تقوم إدارة العلاقات العامة بتوظيف مجموعة من الوسائل الاتصالية بحسب المدة الزمنية التي تستغرقها الخطة ومن هذه الوسائل الاجتماعات والمؤتمرات واللقاءات

دور العلاقات العامة في النهوض بالمؤسسة

تقصي الحقائق :لتحقيق صورة بينية جيدة تقوم بعض المؤسسات بتقصي الحقائق حول مؤسسات أخرى لمعرفة نقاط القوة ونقاط الضعف التي تميز عمل المؤسسات الأخرى المنافسة
التخطيط والبرمجة :انطلاقا من النتائج التي توصلت إليها إدارة العلاقات العامة من خلال عملية تقصي الحقائق يقع التخطيط والبرمجة للمؤسسة من خلال وضع خطط متوسطة وطويلة المدى لمحاولة ترويج صورة ذهنية جيدة للمؤسسة تكون مغاير لصورة المؤسسات المنافسة
الاتصال والتنفيذ :لنجاح عملية التخطيط " الخطة المتوسطة وطويلة المدى " تقوم إدارة العلاقات العامة بتوظيف مجموعة من الوسائل الاتصالية بحسب المدة الزمنية التي تستغرقها الخطة ومن هذه الوسائل الاجتماعات والمؤتمرات واللقاءات


الوسائل المستخدمة في العلاقات العامة

الاتصالات الشخصية: تعد من أهم وأبرز الوسائل المستخدمة في العلاقات العامة لكونها ذات أثر كبير ومباشر في عملية الاتصال ،فضلاً عن كونهاوسيلة ذات اتجاهين يمكن من خلالها قياس رد الفعل أو مستوى الإجابة لما يتم عرضه من أفكار أو توجهات أو حوار هادف.
الوسائل المطبوعة: هناك نماذج وأشكال متنوعة يمكن استخدامها في مجال المطبوعات ولكنها في الغالب تقسم إلى مجموعتين هما :
البريد المباشر:وتعد في ذات الوقت من الوسائل المهمة الرئيسيةالمستخدمة أيضاً في التسويق المباشر ،والتي ينحصر دورها في العلاقات العامة على أساس كونها رسالة ذات مضمون معين يمكن إرسالها إلى أشخاص أو أطراف متعددة وفي الغالب يمكن إرسالها إلى الموزعون ،الوسطاء ،العاملون ،المستهلكون،...الخ.
المطبوعات: وهي استكمال إلى البريد المباشر وربما يأتي في مرحلة لاحقة له لغرض إعطاء المزيد من المعلومات عن الموضوع المستهدف إيصاله، وتأخذ أشكال مختلفة كالكتيبات ،الفايلات المتكاملة والمتضمنة معلومات عن الموضوع المستهدف في الاتصال ،المغلفات البريدية ،...الخ.
الاتصالات المرئية :وهي مجموعة الاتصالات التي تتم عبر استخدام حاسة البصر لكي يتم التعرف من قبل الطرف المستهدف عن الشيْ المقصود بشكل دقيق وواضح ،ومن أبرز الوسائل المستخدمة :أ- الصور الفوتوغرافية ب- الأفلام ج- التلفزيون د- المعارض