هناك 4 خطوات رئيسية لاختيار رجال البيع وهي:
1- توصيف الوظائف والأعمال:
ويعني تحديد الواجبات المطلوبة من رجال البيع بصفة قاطعة سواء كانت أعمال خاصة بالبيع أو خدمة العميل أو أعمال التحصيل والمراسلات .. الخ، والمنتجات التي يقوم ببيعها والعملاء الذين يتم البيع لهم.
وعند القيام بتوصيف الوظائف والأعمال يجب القيام بتوصيف مستقل لكل من رجال البيع ورجال الخدمة ورجال البيع المتخصصين في خدمة العملاء( ) والمشرفين على رجال البيع ومديري الفروع ويجب أيضا تقسيم الأعمال التي يقوم بها رجال البيع إلى أقسام مستقلة مختلفة ومنها أعمال خاصة بالتخطيط والبيع الفعلي وأعمال خاصة بالسكرتارية والائتمان والتحصيل والعلاقات مع المستهلكين والعملاء.
ويتم الحصول على البيانات اللازمة لتحليل الوظائف والأعمال عن طريق استقصاء رجال البيع وملاحظتهم في العمل ويجب أن تكون هناك مشاركة في القيام بذلك لكل من رجال البيع والمشرفين عليهم والمسئولين عن تدريب رجال البيع والمسئولين عن الفروع البيعية على أن يقوم به متخصص في التحليل وذلك حتى يمثل تحليل الوظائف والأعمال ما الذي يجب أن يقوم به رجل البيع وليس ما الذي يقوم به فعلا في الوقت الحالي.
وكثيرا ما توضح الدراسات الميدانية الخاصة بأوجه النشاط التي يقوم بها رجال البيع أن بعض الأعمال يتم القيام بها في الميدان ولا تعرف عنها الإدارة شيئا، وأن رجال البيع لا يقومون ببعض الأعمال التي تتوقعها الإدارة منهم.
ويلاحظ أن هناك اختلاف بين الأعمال البيعية في نفس الشركة لاختلاف المنتجات التي تقوم الشركة ببيعها والتباين فيما بين هذه المنتجات من حيث أوجه النشاط المطلوبة لكل منها في مجالات البيع والخدمة والترويج ويود أيضا اختلاف بين هذه الأعمال من شركة لأخرى باختلاف منتجات كل منها عن الأخرى وطبيعة عملاء كل منها ونطاق الطلب على منتجاتها وحدة المنافسة فيما بينها وبين الشركات الأخرى.
2- تحديد الصفات المطلوبة:
يعتبر وصف وظيفة رجل البيع الخطوة الرئيسية لتحديد الصفات التي يجب توفرها فيمن يشغل هذه الوظيفة. وهناك صعوبة كبيرة في تحديد هذه الصفات نظرا لأن هنا عدد كبير من الصفات الشخصية التي تلعب دورا هاما في أعمال البيع مع أهمية بعض هذه الصفات عن الأخرى مما يتطلب ضرورة تحديد الترتيب النسبي لهذه الصفات ويجب أيضا تحديد عما إذا كانت هذه الصفات مطلوبة وقت الاختيار والتعيين أن أنه يمكن اكتسابها فيما بعد عن طريق التدريب والمران، والكمية المطلوبة من بعض الصفات (عدد سنوات الخبرة – عدد مقررات المحاسبة مثلا .. الخ).
وهناك عدة أنواع من الصفات وهي كما يلي:
(أ) صفات شخصية:
وتشمل اتجاهات الفرد، والخصائص الجسمانية كالطول والسن والمظهر والحالة الصحية والخصائص المكتسبة من الخبرة والتدريب، والظروف البيئية التي تؤثر على عمل رجل البيع ومنها الحالة الاجتماعية وعدد الأولاد وظروفه المعيشية.
(ب) صفات عامة:
وتشمل توفر حافز مناسب للعمل وقوة الإقناع والمقدرة على تكوين صداقات والاعتماد على النفس والثقة بالنفس والدقة في المعلومات والتفكير والوضوح في التعبير وحسن الإنصات والرغبة في الاستماع لمشاكل العملاء البيعية وغير البيعية وحسن المظهر. وهي صفات عامة لجميع رجال البيع مهما كانت المنتجات التي يعملون فيها.
(ج) صفات خاصة بالخبرة:
لا تهتم بعض الشركات بالصفات الخاصة بالخبرة لإيمان المسئولين فيها بأن الاهتمام بهذه الصفات يعني الاعتماد على الغير في تدريب رجال البيع لاكتساب الخبرات المطلوبة وتشجيع دوران العمل بالإضافة إلى ذلك. ومن ثم فهي تهتم باختيار من تتوفر فيه الصفات الأخرى المطلوبة لرجال البيع مع إكسابهم الخبرة بالتدريب والمران.
وتركز بعض الشركات عند الاختيار المبدئي لرجال البيع على عدة صفات رئيسية وهي المقدرة العقلية والنواحي الصحية والصفات الشخصية والدوافع على أن تتولى برامج التدريب الكشف عن ميولهم واهتماماتهم وقدراتهم.
(د) صفات تعليمية:
تختلف الصفات التعليمية المطلوبة باختلاف طبيعة السلع المباعة والواجبات التي يقوم بها رجل البيع. فمثلا البيع الروتيني لمنتجات غير معقدة فنيا لعملاء صغار لا يتطلب تعليما جامعيا وفي بعض الحالات لا تتطلب الحصول على شهادة الثانوية ويكفيه درجة أقل من التعليم مع خبرة كافية ورغبة مستمرة للتعليم. أما بالنسبة لبيع المنتجات المعقدة في الاستعمال والإنتاج وذلك لمديرين على درجة عالية من الكفاءة والتدريب فإنه يتطلب تعليما جامعيا في مرحلة البكالوريوس أو الدراسات العليا. ومع ذلك فإنه كثيرا ما يفضل من لديه شهادة جامعية في التعيين في عمل رجل البيع للمعلومات والفهم التي يحصل عليها الخريج الجامعي عقب الانتهاء من دراسته والافتراض القائل بأن من يتم دراسته الجامعية غالبا ما تتوفر فيه الصفات الأخرى المرغوب فيها.
ومن المهم أن يتم تحديد صفات رجل البيع الناجح. وللقيام بذلك يجب أن تحدد معايير النجاح في أعمال البيع. ومن هذه المعايير كل من كمية المبيعات والمحافظة على سمعة الشركة وترويج المنتجات وخدمة العملاء. الخ ويجب أيضا تجميع البيانات الخاصة بالسن والجنس والخبرة ودرجة التعليم ... الخ. الخاصة بمن تتم تعيينهم في أعمال رجال البيع في الشركة وذلك من واقع طلبات التوظف يلي ذلك حساب معامل الارتباط بين كل من هذه الصفات والأداء الذي سبق أن حددت معاييره. وبالتالي يمكن تحديد صفات رجل البيع الناجح. وتقوم بدراسات مقارنة لرجال البيع بها حسب أدائهم وصفاتهم الشخصية. وقد أوضحت إحدى هذه الدراسات أن رجال البيع ممن ليس لديهم أبناء باعوا بما نسبته 35% أقل من متوسط مبيعات جميع رجال البيع المحدد مقابل 4% أعلا من المتوسط للمتزوجين بدون أبناء و18% أعلا من المتوسط للمتزوجين وعندهم أبناء. وأوضحت الدراسة أيضا أن أنجح رجال البيع ممن التحقوا بالشركة وأعمارهم بين 30 و35 سنة ومن كان يعمل وهو في المدرسة لبعض الوقت. وبالتالي أخذت هذه العوامل في الحسبان عند تصميم طلب التوظف.
أما بالنسبة للصفات التي لا يمكن دراستها عن طريق الارتباط (الاعتماد على النفس مثلا) فإنه يمكن تحديد مدى توفر كل منها في كل من رجال البيع الناجحين وغير الناجحين عن طريق الملاحظة في الميدان أو عن طريق دراسة حالة لبعض رجال البيع الناجحين.
وتقوم بعض الشركات باستقصاء العملاء للتعرف على آرائهم في الصفات التي يجب توفرها في رجل البيع الناجح والصفات التي تميز بين رجل البيع الناجح ورجل البيع الفاشل تمهيدا لتحديد الصفات التي يجب توفرها في رجل البيع الذي يعمل في الشركة.
وتقوم بعض الشركات بدراسة حالات الفشل بين رجال البيع لتحديد صفات هؤلاء الرجال لتلافيها فيما بعد. وأوضحت إحدى الدراسات أن بعض هذه الصفات "العمل في شركات منافسة وكثرة التنقل بين أعمال سابقة وعدم رضاء أفراد أسرتهم عن العمل كرجال بيع ممن لديهم مشاكل عائلية وعدم تمتعهم بصحة جيدة وإصابتهم بأمراض سابقة وعدم التخرج من الجامعة بعد مضي 3 سنوات بها وإدمانهم للخمر أو لعب الميسر والتجائهم للاقتراض.