نظام تخطيط الموارد البشرية

الأهداف الرئيسية لنظام تخطيط الموارد البشرية، وتشمل ما يلي:
1. ضمان فعالية التنبؤ لحاجات المؤسسة الحالية والمستقبلية من الموارد البشرية، والعمل على توفيرها وتوظيفها بما يتوافق مع أهداف الأداء في المؤسسة، وحسب أفضل المعايير والممارسات.
2. إعادة توزيع الموارد البشرية داخل المؤسسة، من أجل ضمان تحقيق الأهداف المؤسساتية في كل دوائر وأقسام ووحدات المؤسسة.
3. قياس عبء العمل في الوحدات المختلفة وتحديد النقص أو الزيادة في أعداد الموارد البشرية العاملة في كل وحدة.
4. تصميم منهجية متكاملة لتخطيط الموارد البشرية في المؤسسة على المدى القصير (سنة واحدة) والمدى المتوسط (3 سنوات).

مبادئ أساسية في تخطيط الموارد البشرية:
يجب أن يكون لدى مدير الموارد البشرية خطة تتضمن ما يلي:
1. وجود قوائم بالوظائف الحالية وعدد ونوعية الموظفين الذين يشغلونها حالياً.
2. يجب معرفة عدد ونوعية العاملين الذين تحتاجهم المؤسسة بناءاً على البناء التنظيمي الحالي أو المقترح.
3. التخطيط والتنسيق مع كل الدوائر والأقسام في المؤسسة وذلك لتحديد الحاجات المستقبلية من الموارد البشرية على المدى القصير وعلى المدى المتوسط.
4. تقدير عدد العاملين المحتمل أن يتركوا المؤسسة على المدى القصير والمدى المتوسط.

منهجية تخطيط الموارد البشرية:
1. يوضح نموذج تخطيط الموارد البشرية (يمكنك الرجوع لنموذج تخطيط الموارد البشرية بمنتدى النماذج والأدوات الإدارية) المنهجية المتكاملة لتخطيط الموارد البشرية.
2. تعتمد عملية جمع البيانات على الطريقة التالية:
#أ- تحديد العوامل المؤثرة على حجم الطلب من الموارد البشرية.
#ب- عمل مراجعة لسجلات الموارد البشرية وتمحيص المعلومات المتوفرة وذلك حسب معطيات البند رقم (1) المذكور أعلاه.
#ج- التنبؤ المستقبلي للمتغيرات المختلفة المؤثرة على الخطة المستقبلية.
#د- عمل مسح للمصادر المحلية والخارجية، ومن داخل المؤسسة أو الشركات الحليفة، وتحديد مدى كفايتها لتغطية حجم الطلب من المصادر البشرية.
#ه- دراسة السياسات الخاصة المتعلقة باستقطاب الموارد البشرية من المصادر الداخلية والخارجية وذلك لضمان تلبية الطلب على الموارد البشرية.
3. يتم استخدام المعادلة التالية، لحصر وتحديد للاحتياجات المستقبلية من الموارد البشرية وذلك حسب نموذج تخطيط الموارد البشرية (ويمكنك الرجوع لهذا النموذج في منتدى النماذج والأدوات الإدارية)
حجم الطلب الكلي على الموارد البشرية = (العدد الحالي – العدد الفعلي) + الاحتياجات المستقبلية + عدد حالات إنهاء الخدمات.
8 = 5 + 6 ( إما على المدى القصير أو المتوسط) + 7 ( إما على المدى القصير أو المتوسط).

إستراتيجية معالجة الفائض من الموارد البشرية:
في حالة وجود فائض من الموارد البشرية، فإنه يمكن اختيار أحد البدائل أو الاختيارات التالية:

أولاً: الإستراتيجية الأولى: تدوير العمل
تستخدم هذه الآلية كثيراً في المنظمات الحديثة، وتحقق عديداً من الأهداف، ومن أهمها:
1. التغلب على الفائض في عدد العاملين، وذلك بنقل العاملين إلى الأماكن التي يوجد فيها نقص، أو تعاني من ضغط شديد في العمل.
2. التدعيم والإثراء الوظيفي وتمكين الموظفين من القيام بوظائف مختلفة في المؤسسة.
3. تعزيز الاستقرار الوظيفي ورفع الروح المعنوية للموظفين.
تتطلب عملية تطبيق هذه الإستراتيجية ما يلي:
1. التعرف على فترات الذروة في العمل، وأين تكون في أدنى مستوى لها في كل الدوائر والوحدات الإدارية والفنية والتنظيمية، وهل يوجد ضغط معين في فصول معينة من السنة.
2. التعرف على معارف ومهارات الموظفين في كل قسم، وتحديد الذين يمكن تدريبهم من خلال تدوير العمل.
3. تحديد الدوائر والمواقع والأقسام التي يتم فيها تدريب العاملين الذين وقع عليهم الاختيار للتدريب.
4. التعرف على فترات وتوقيتات التدريب، وتحديد المحتويات التدريبية اللازمة لكل موظف.
5. إعداد برنامج شامل ومتكامل، لتدوير العمل في المؤسسة.

ثانياًً: الإستراتيجية الثانية: إعادة توزيع الموظفين:
وذلك بالاعتماد على الأسس التالية:
1. التعرف على إمكانية إعادة التوزيع في المؤسسة.
2. تحديد خريطة أعمال أو وظائف جديدة من خلال مراجعة عملية تصميم وتقسيم الأعمال أو إعادة تنظيم العمل.
3. التعرف على القواسم المشتركة ما بين كل الوظائف.
4. التعرف على المؤهلات والخبرات والمهارات التي يمتلكها العاملون، وإمكانية الاستفادة منها في حالة نقل العاملين وإعادة توزيعهم، ويمكن استخدام هذه الطريقة من خلال الأسلوبين التاليين:
#أ- إذا كان هناك فائض واضح في القوى البشرية في بعض الأقسام أو الدوائر أو المواقع، ونقص واضح في الدوائر والوحدات والمواقع الأخرى، مع إمكانية نقل الموظفين ما بين هذه المواقع، وذلك بسبب تشابه الأعمال فيما بينها.
#ب- إذا كان يوجد فائض واضح في القوى البشرية في بعض المواقع، ولا يوجد نقص واضح في مواقع أخرى، فإنه يمكن في هـذه الحـالة التفكير في إمكانية إحداث توسع في المؤسسة بحث يتم استيعاب هذا الفائض في هذه التوسعات الممكنة، ويكون ذلك إذا كان هناك فائض القوى البشرية من أصحاب الخبرات أو الكفاءات التي تحرص المؤسسة على الإبقاء عليها والاستفادة منها هنا. وعندئذ فإن على المؤسسة أن تقوم بإعادة تصميم خريطة الأعمال أو الوظائف بما يتفق مع هذه التوسعات.

ثالثاً: الإستراتيجية الثالثة: تشجيع وتحفيز العاملين على الاستقالة وترك العمل بطرق إيجابية:
وهنا يمكن استخدام العديد من الأساليب وهي:
1. مكافأة مالية مجزية للموظف لتشجيعه على الاستقالة.
2. البحث عن فرص عمل في شركات أخرى صديقة للمؤسسة، والتوصية باستقطابهم لديها.

إستراتيجية معالجة النقص في الموارد البشرية:
إذا تبين وجود نقص في العدد أو المؤهلات لدى العاملين، فإنه يمكن اختيار إحدى البدائل التالية:
1. إعادة الهيكلة للمنظمة وإعادة تخطيطها، بحيث يمكن تغطية أي احتياجات وظيفية من خلال إعادة التنظيم.
2. التطوير والتدريب للموظفين الحاليين، وهذا يمكن عمله من خلال التعرف على العاملين، ومواقعهم في الدوائر والشركات، ونوعية التدريب والتطوير الذي يحتاجونه الأمر الذي يساعد على تغطية أي نقص قد يكون موجوداً بتعزيز ومضاعفة مستوى الكفاءة.
3. تعظيم العمل من خلال توسيع نطاق الواجبات والمهمات للموظف، بحيث يتم تغطية جوانب النقص من الاحتياجات الوظيفية.
4. استقطاب وتعيين عاملين جدد، وهذا يجب أن يتم عمله، إذا كان من غير الممكن تطبيق الطرق والآليات المذكورة، وعندما يكون هناك تركيز على فعالية الأداء ولا يمكن تحقيقه إلا عن هذا الطريق.

عملية متابعة التغذية العائدة:
تهدف هذه العملية إلى التأكد من صحة نتائج نظام التخطيط للموارد البشرية، وكذلك تقويم فعالية التطبيق لنظام التخطيط للموارد البشرية فيما إذا كان متكاملا أو غير متكامل.

نفعنا الله وإياكم بما نتعلم