الموضوع: التحليل الوظيفي ماهيته ونصائح هامة للتميز

متطلبات الوظيفه

تتمثل فى المتطلبات الاساسيه للوظيفه فى المهام والواجبات والمسئوليات التى تشتمل عليها

تحليل الوظيفه
تعرف عملية التحليل والتوصيف بأنها العملية التي تتضمن معلومات تتعلق بالوظيفة المطلوب تحليلها وتصنيف هذه المعلومات للوصول إلى وصف تفصيلى للأهداف والخصائص والمهام والمسؤوليات الخاصة بكل وظيفة ، وكذلك الظروف التي تؤدى فيها هذه الوظيفة ، وأيضا الصفات والخصائص المطلوب توفرها فى الفرد الذى سيشغل هذه الوظيفة من حيث الخبرة والمهارة ، والخصائص الشخصية ..

وهناك بعض الاصطلاحات التى ترتبط بتحليل الوظيفه .

1 - وصف الوظيفه :-
وهو تحديد الاعمال والمهام والواجبات التى تشتمل عليها الوظيفه , واهم محتوياتها
- اسم ولقب الوظيفه
- القسم او الاداره التابع لها الوظيفه
- معلومات عن الوظيفه
- الهدف من الوظيفه
- الاعمال والواجبات
- المسئوليات على الافراد كـــ الاموال , الالات و التبعيه ...
- الظروف الماديه والاجتماعيه للوظيفه ( البيئه التى يؤدى فيها العمل بمعنى هل الوظيفه داخل التنظيم ام خارجه ثابته ام متغيره؟ , هل يتم العمل بنظام الورديات ام لا ؟ ......)
- التدريب والتعلم وذلك لتاهيل الافراد الجدد لشغل الوظيفه
- شروط الاستخدام مثلــــ الاجور والمرتبات , ساعات العمل , الاجازات
- فرص الترقى والسلم الوظيفى

· اهميه الوصف الوظيفى
- تقييم الوظيفة : يعتبر الوصف الوظيفي الأساس المتين الوحيد لتحديد القيمة النسبية للوظائف داخل المؤسسة.
- تحديد راتب الوظيفة : ويستخدم أيضاً في تحديد المرتبات والأجور.
- التوظيف: كما أن الوصف الوظيفي يعتبر ضروري في عمليتي تعيين واختيار الموظفين حيث أنه يساعد فى الإعلان عن العمل وقياس قدرات الأفراد لتحقيق متطلبات العمل وفي إطلاعهم كاملاً على متطلبات العمل وفي تحديد دافعيتهم نحو تنفيذ الأعمال.
- تقييم الأداء: وأيضاً يعتبر الوصف الوظيفي أداة مفيدة للمدير عند تقييمه لأداء موظف في موقع العمل، فاداء الافراد يرتبط بتحقيق اهداف محدده مرتبطه بوظيفتهم فلابد من تحديد نوعية الاداء المطلوبه والسلطات والمسئوليات المرتبطه بها .
- التدريب: كما يمكن أن يكون أيضاً الأساس في تخطيط التدريب.
- تطوير الإدارة: - كما يمكن أيضاً أن يوفِر وصف الوظائف خطط أكبر لتطوير الهيكل التنظيمي للمنظمة.
- تحديد العلاقات بين الوظائف المختلفه بالمنظمه بهدف تحديد العائد المادى الذى يقابلها
- وضع انظمه موضوعيه للترقى

وعندما تهم بكتابة توصيف لعمل أو وظيفة بشرية ، يجب أن تتنبه إلى أهمية وضوح وصف العمل واحتوائه على جميع النقاط اللازم استيفائها لتتناسب مع المتقدم ويتناسب المتقدم معها، وهذا بالتأكيد يوفر عليك وعلى المتقدم الوقت فلا تضطر لاستقبال من لا تتوافق مؤهلاته مع التوصيف الوظيفي المطروح.

أهم ما يجب أن ينطوي عليه توصيف العمل أو التوصيف الوظيف؟

ينبغي أن يمثِّل التوصيف الوظيفي، أو توصيف العمل بوضوح و دقة المسئوليات و المهام التي تتطلبها الوظيفة و أن يبين المؤهلات الأساسية لها وما تتطلبه من ثبوتيات أو مهارات معينة، وإذا كان بالإمكان الصفات التي تعتبر ركيزة للإنجاز المتفوق في العمل.
إن المؤهلات العلمية و الخبرة من المجالات التي قد يمارس فيها التمييز عن غير قصد ولذلك ينبغي الحرص على أن تكون المؤهلات العلمية ضرورةً واقعية للوظيفة. فإذا ما تبين أن أحدهم يمتلك من الخبرة ما يؤهله لشغل المنصب الوظيفي ولكنه يفتقد لشهادات علمية معتمدة، عندها ينبغي تعديل التوصيف الوظيفي. و لتجنُّب التمييز العُمري ينبغي أن لا تتضمن مدة الخبرة مدة معينة

نموذج عن توصيف عمل:

• مسمَّى العمل: كبير كتبة البريد.
• القسم: عمليات.
• التبعية لـِ: مشرف الخدمات البناء .
• الهدف من الوظيفه: الإشراف على طاقم مكتب البريد و التواصل مع المستويات الإدارية كافةً بشأن البريد و توزيعه.
• الاعمال والوجبات:
- الالتزام بالإجراءات المعتمدة للاستلام و التسليم.
- فرز وتوزيع البريد في أوقات محددة.
- صيانة آلات النسخ و الفاكس و عدَّادات البريد.
- طلَب و تخزين و توزيع الإمدادات.
- تسيير جميع شؤون الأعمال الخارجية للتخزين و اللوازم و تقييد طلبات الإدارة.
- توثيق السياسات و الإجراءات الحالية إلى جانب تنفيذ إجراءات جديدة للتطوير.
- الإشراف على استخدام سيارة توصيل خارجية عند الحاجة.
- التأكد على الدوام من توفير الماء و الورق للزبائن.
- التشاور و التعاون مع: مشرف خدمات البناء, طاقم مكتب البريد, الإدارة في جميع المستويات
• مدة الاستخدام :12شهر.
• المؤهلات:
- التفهم التام لاحتياجات الزبائن
- مهارات تنظيمية جيدة
- القدرة على رفع 25 كجم على الأقل
- خبرة إشرافية في بيئة مكتب بريد الشركات
- سجل جيد في قيادة السيارة

ملاحظات إضافية:
لا تعتمد في وضعك لتوصيف العمل على تاريخ هذا العمل )وصف سابق مثلاً(، فأنت بصدد كتابة توصيف حديث، أي أنه يتوجب عليك التركيز على ما ينبغي أن تكون عليه الوظيفة في ضوء الاحتياجات الحالية للمنظمة و أهدافها على المدى البعيد.
العمل الموكل للمتقدم هو ماسيقوم به الموظف في موقع العمل؛ أما المؤهلات فهي المهارات و الصفات والشهادات التي يحتاجها في تنفيذ كل عمل. وضِّح المهام و المسؤوليات الفعلية المتعَيّن القيام بها قبل التفكير في الصفات الخاصة المطلوبة في من يقوم بها.
إن توصيف العمل الجيد هو أكثر من مجرد سرد عشوائي للمهمات و المسؤوليات التي تتطلبها الوظيفة. يجب أن يكون مرتباً حسب الأولويات.
ثبوتيات الاعتماد ( مثل الشهادات و الإجازات )ضرورة أساسية في بعض الوظائف و ما ينبغي أن تركز عليه هنا هو جدوى هذه الثبوتيات التي تطلبها و دورها في قدرة المتقدم للوظيفة على تقديم أداء رفيع.
بجب أن يكون العمل الموصّف عملاً واقعياً يمكن القيام به. فعندما تقوم بتجميع مهمات عديدة في توصيف وظيفة أو عمل واحد عليك التأكد من أنك لا تُفَصّل وظيفة لا يوجد من يقدر على القيام بها.
استخدم عبارات محددة واضحة. و على سبيل المثال نورد العبارات المقارنة التالية:

• عبارات عامة:
- ذو خبرة بالحاسب
- مهارات اتصال جيدة.
- القيام بالواجبات التشغيلية اليومية.
• عبارات محددة:
- مهارة ببرامج وورد، إكسل، كويك بوكس.
- القدرة على توصيل المعلومات الفنية إلى غير المتخصصين.
- استلام و فرز و توثيق التقارير الشهرية لحركة العمالة.

• ملاحظة هامّة:
غالباً ما يعتبر توصيف الوظيفة و ثيقةً قانونية. أية إشارات إلى العنصر أو اللون أو الدين أو السن أو الجنس أو بلد المنشأ أو الموطن أو الإعاقات الجسدية أو العقلية هي مخالِفةٌ للقانون

· محتويات وصف الوظيفه
– واجبات العمل ( اليوميه , الدوريه , غير الدوريه )
– المسئوليه ( تجاه اتخاذ القرارات , الاشراف على الاخرين , العدد والالات , تجاه سلامة الاخرين , السريه )
– القدرات الذهنيه ( التعليم , التدريب , الخبره )
– القدرات الجسمانيه ( الوقوف , الجلوس , الانحناء )
– ظروف العمل الماديه ( الرطوبه , الحراره , الضوضاء , الغازات , الشحوم )
2 - خصائص الوظيفه :-
والتى توضح المهارات والاتجاهات المطلوبه للوظيفه للمساعده فى مقارنه الوظائف بالوظائف الاخرى, ومن اهم هذه الخصائص
- العمل :- وهو الاعمال والمهام التى تحتوى عليها الوظيفه طبقا لوصف الوظيفه
- المعارف :- وهى المعارف المختلفه المطلوبه لاداء الاعمال والمهام مثلــــ المعرفه الفنيه , المهنيه , الادبيه ...
- المهارات :- لتحقيق الاداء المطلوب لكل عمل مثلـــ الذكاء , المهارات اليدويه .......
- الاتجاهات : وغالبا ما تكون اتجاهات اجتماعيه مثلـــ الحاجه لتحقيق الامن والسلامه فى العمل

3 - خصائص الفرد :-
والتى تحدد الفرد المثالى من حيث النواحى البدنيه والعقليه , وهناك خطه السبع نقاط , (للبروفيسور روجر) والتى يجب توافرها فى الفرد شاغل الوظيفه وهى .
- المتطلبات الجسمانيه والبدنيه مثلـــــــ الصحه , المظهر العام , القدره على السمع , القدره على النطق .....
- المؤهلات مثلـــــــ المؤهلات العلميه , المعرفه , التدريب ....
- الذكاء مثلـــــ مستوى الذكاء العام والقدره على استخدامه
- استعدادات وقدرات خاصه مثلـــــ القدره الفنيه , يدويه , التفاعل مع الارقام , الحديث
- الاهتامات :- فنيه , اجتماعيه , رياضيه
- خصائص الشخصيه الاتزان , الاعتماديه , الاستقلاليه , الدوافع
- الظروف الشخصيه الالتزمات الشخصيه والعائليه .

· اهميه تحليل الوظيفه :-

o اختيار افراد جدد :- من المهم ان تتوافر لدى المنظمه المعلومات عن الوظائف الشاغره والمراد تعيين قوى عامله بها , وكذلك الاشتراطات والمتطلبات الاساسيه الواجب توافرها فى شاغل الوظيفه , وذلك لاختيار افضل المرشحين بمعنى ( وضع الرجل المناسب فى المكان المناسب )
o ارشاد وتوجيه العاملين الجدد :- يساعد على توفير المعلومات والحقائق عن الوظائف امام الافراد الجدد الذين سوف يقومون بشغل هذه الوظائف والاطار الذى سوف يعملون فيه لتحقيق اهداف الوظائف التى يشغلونها
o اكتشاف مهارات العاملين الجدد :- ونقاط الضعف للعمل على تلافيها او الاستغناء عنهم فى فتره الاختبار
o التدريب والتنميه الاداريه :- يتم القيام بدراسه كامله لمواصفات الوظيفه التى يشغلها الفرد المراد تدريبه لمعرفه هل هو فى احتياج الى تدريب ام لا ؟ او بدراسه مواصفات الوظيفه التى سيتم نقل او ترقيه الفرد اليها لتحديد ماهى المهارات والمعرفه والاتجاهات الاساسيه الواجب توافرها قبل نقله او ترقيته
o فيما يتعلق بمعدلات دوران العمل :- يؤدى تحليل الوظيفه الى علاج واكتشاف ارتفاع معدل دوران العمل للعاملين , ومن اسباب ترك العمل
- ان العامل غير كفء للقيام به
- تغير ظروف الوظيفه
- ظروف البيئه والتلوث الذى يتعرض له العامل
o فيما يتعلق بتخطيط الموارد البشريه :- وذلك لتقدير العرض والطلب من القوى العامله , من خلال دراسه طبيعة الوظائف وتحليلها لمعرفه نوعيه وحجم الافراد المطلوب الاستعانه بهم او الاستغناء عنهم فى الفتره المقبله
o فيما يتعلق بسياسه الاجور والمرتبات :- وذلك من خلال تحديد الاجر المناسب لكل وظيفه
o فيما يتعلق بتحقيق معدلات الاداء:- من المعروف انه لقياس الاداء فإننا نقوم بدراسه لطبيعه الاعمال المطلوب ادائها وتحديد الزمن اللازم لاداء كل جزء وعنصر منها

الشكر والتقدير على المجهودالمبذول

محاسب قانونى فوزى عبد الشافى