الموضوع: التنظيم الإداري في العمل الخيري

التنظيم الإداري في العمل الخيري
تعريف التنظيم الإداري:
التنظيم الإداري : مجرد وسيلة تمكّن من إدارة الوحدة أو المنشأة بطريقة تضمن نجاح الأهداف، من خلال انسياب السلطة وتسلسلها من أعلى لأسفل، طبقا لمبدأ تفويض السلطة وتعدد مستويات الإشراف، ومن خلال تنظيم علاقة الأفراد بعضهم ببعض، لتتضافر جهودهم لإنجاز العمل الموكل إليهم.
عناصر التنظيم الإداري:
1. تحديد الأهداف بشكل واضح.
2. تحديد السلطات والمسؤوليات من خلال الأدلة التنظيمية أو اللوائح وقواعد العمل.
3. تحديد دقيق لتوصيف الوظائف ، مكوناتها ، أعباؤها ، ومؤهلات القائمين بها.
4. تفويض السلطة أو الصلاحيات، حينما يتأكد للإدارة قدرة المفوض إليهم في ممارسة هذه السلطات وتحمل أعبائها.
5. تصميم الهيكل التنظيمي بشكل يحقق التفاعل الاجتماعي بين الأفراد ولا يضعهم في صناديق مغلقة.
6. أخيرا تصميم الوظائف بشكل يوفق بين متطلبات العمل الداخلي والظروف الداخلية والخارجية

أسس ومبادئ التنظيم الإداري:
لا ينشأ أي تنظيم إلا وفقاً لأسس ومبادئ ومعايير عدة من أهمها :
1) مبدأ تسهيل تحقيق الأهداف : لكي يكون الأداء ذا فاعلية فإن على المنظمة أن توفر الإمكانيات المعلنة والتسهيلات التي تضمن أداء الأعمال وتنفيذها بصورة فعالة تتطابق مع الأهداف المعلنة.
2) مبدأ الفاعلية في الأداء : لكي يكون البناء التنظيمي الرسمي أكثر فعالية يجب على الإدارة أن تسعى إلى تحقيق الأهداف بأقل تكلفة ممكنة ، وبدون الإسراف في الموارد المتاحة وبأقصى استغلال للقدرات الفردية الموجودة ، وتحديد واضح لخطوط السلطة ، والمسؤولية وبتقديم الوسائل اللازمة لتطوير الأفراد.
3) مبدأ تجميع الوظائف المتشابهة: وهذا يعني أن تقوم الإدارة بتجميع الوظائف المتشابهة تحت سقف إداري واحد ، وذلك من أجل تحديد المهارات البشرية المطلوبة لكل مجموعة من هذه الوظائف.
4) مبدأ التوازن بين السلطة والمسؤولية : نظرا لأن السلطة تعني الحق المكتسب من الوظيفة لممارسة العمل ، ونظرا لأن المسؤولية تعني الالتزام بتنفيذ العمل المطلوب ، فلابد إذا من أن يكون هناك توازن بين هذه السلطة والمسؤولية.
5) مبدأ المحاسبة الفردية : على ضوء مفهوم السلطة والمسؤولية فإن محاسبة الفرد ومراجعة أعماله يجب أن تتم من قبل رئيسه المباشر.
6) مبدأ وحدة الأمر والتوجيه : وهو يعني أن الفرد يجب أن يتلقى التوجيه والأوامر من شخص واحد فقط هو رئيسه المباشر.
7) مبدأ النمو الوظيفي : وهو يعني أنه كلما زاد حجم العمل بالمنظمة كلما تطلب ذلك توسيع قاعدة الوظائف من أدنى الهرم الوظيفي إلى أعلاه.
8) مبدأ الانطلاق الإشراف : ينبني مفهوم نطاق الإشراف حول فكرة أن قدرات المديرين محدودة ولا يستطيعون بالتالي الإشراف والمتابعة على عدد كبير من المرؤوسين وفي العادة فإن نطاق الإشراف يتأثر بطبيعة العمليات ومدى تعقيدها أو سهولتها.
9) مبدأ التوازن الوظيفي : وهذا يعني أن توضح الحدود حيال توسيع الأعمال الوظيفية وحجم الوحدات أو الأقسام أو الإدارات.
10) مبدأ التوفيق بين أعمال الاستشاريين والتنفيذيين ويعني هذا أن يخضع علم الاستشاريين للمبادئ التالية :
§ أن للاستشاريين الحق في تقديم النصح والاستشارة وليس فرضها.
§ أن عمل الاستشاريين يجب أن لا يحد من عمل التنفيذيين.
§ أن يستمع التنفيذيون إلى استشارة ونصح الاستشاريين دون الالتزام أو إجبارهم على الأخذ بهذه الاستشارة.
§ أن يعبر الاستشاريون عن آرائهم ومقترحاتهم دون خوف أو تردد.

11) مبدأ مرونة التنظيم: ويتضمن هذا المبدأ ضرورة أن يتم التغيير في التنظيم عند حدوث ظروف ملزمة لهذا التغيير سواء كانت داخلية أو خارجية.
آليات التنفيذ: لقد عرف التنظيم بأنه تأسيس أو بناء العلاقات بين أجزاء العمل ، مواقع العمل ، والأفراد والعاملين من خلال سلطة فعالة بهدف تحقيق الترابط وأداء العمل بطريقة جماعية منظمة وفعاله.
أشكال التنظيم:
1- التنظيم الرأسي: Line organization
ويسمى التنظيم الخطّي أو العسكري لأن الرتب العليا تتمتع بسلطة على الرتب الأقل وهذا التنظيم تسير السلطة فيه صريحة وواضحة في اتجاه مستقيم من القائد إلى الأشخاص المسئولين في المستويات المختلفة للسلطة، وتتناسب التعليمات في خط رأسي من أعلى إلى أسفل حتى تصل إلى الشخص الذي يقوم بالتنفيذ.

المزايا:
1. تحديد وتقسيم واضح للسلطة والمسؤولية.
2. سهولة الإجراءات التنظيمية والإدارية لبساطة التنظيم.
3. يتم التنفيذ للأعمال بسرعة فائقة.

العيوب:
1. فقر التخصص، لأنه من الصعب أن يكون هدا المسئول أو المشرف متخصصا في تنفيذ عدة عمليات في آن واحد.
2. ضغط العمل على رؤساء الأقسام والمشرفين لأنهم يكونون أكثر محملين من اللازم.
3. صعوبة وجود ملاحظين بالقدرة والكفاءة المطلوبة لجميع التخصصات.

2- التنظيم الوظيفي : functional organization
وهو يقوم على تكوين مجموعات إدارية متخصصة، يشرف على كل منها مدير أو قائد متخصص يعتبر خبيرا في شؤون وظيفته، مثل: مدير شؤون الأفراد أو القوى العاملة ومدير المشتريات ومدير المخازن والمدير المالي ومدير الإنتاج، وهذا النوع من التنظيم يأخذ بالتخصص وتقسيم العمل مما يجعل المديرين قادرين على حل المشاكل المحيطة بهم.

المزايا:
*إمكانية وبساطة التخصص وتقسيم العمل.
*يعمل على نشر جو من الثقة بين الخبراء والمتخصصين والأجهزة الإدارية.
العيوب:
*التداخل في وحدة الأمر والتعليمات وفي نطاق الإشراف مما يجعل بعض العاملين يتلقون الأوامر من أكثر من رئيس.
*يجنح إلى المركزية حيث يتركز في يد عدد من الرؤساء المتخصصين.
3- التنظيم المشترك (الخط والوظيفة) Line and staff.
هذا التنظيم خليط من التنظيمين الخطي والوظيفي. ويقوم على الاستعانة بالمستشارين، ويُستخدم عادة في المنشأة ذات الحجم الضخم التي تتسع نشاطاتها من وقت لآخر.
ويشمل هذا التنظيم نوعين من السلطة:
*السلطة الرسمية. Line authority وتمثل في الإدارة التنفيذية.
*السلطة الاستشارية Staff authority وتمثل في جماعة المستشارين والخبراء المتخصصين.
وقد أوضح (هارولد كونتثر) أن العامل الفاصل بين التنظيم الرأسي والتنظيم الاستشاري هو توافر وجود السلطة من رئيس إلي مرؤوسين من خلال تدرج الهرم التنظيمي، فهنا تكون السلطة تنفيذية تمارسها أجهزة تنفيذية. وعندما توجد هيئة تكفي لتقديم الآراء والاقتراحات دون أن يكون لها حق إصدار قرارات وتعليمات ملزمة فإننا نكون بصدد أجهزة استشارية.
التنظيم الوظيفي إذاً: يركز على الاستفادة من التخصص وتقسيم العمل، ويضحّي ببعض الاعتبارات التي يعمل التنظيم المشترك على أخذها في الاعتبار، ولا يراعي مبدأ وحدة الأمر حيث يكون المرؤوس خاضعا لعدة رؤساء ويتلقي عنهم الأوامر والتعليمات. وفي التنظيم الرأسي يستأثر الرئيس التنفيذي عادة بالإشراف على موظفيه وتصدر عنه جميع التعليمات.

أدوات التنظيم
1. السجلات: هي عديدة ومتنوعة وشاملة للبيانات المطلوبة ومنها سجلات مالية وسجلات العاملين وسجلات خاصة بالتخزين والشراء وسجلات خاصة بالإنتاج...
2. التقارير: وهي إما أن تكون دورية أو عادية فهناك تقارير تقدم سنويا أو نصف سنوية أو شهرية أو أسبوعية، حسب متطلبات العمل، ومنها ما هو عن الموظفين وأدائهم.
3. الخرائط التنظيمية: وهي هياكل أو رسومات بيانية توضح تنظيم العمل والتسلسل الوظيفي ونطاق الإشراف والعلاقات بعضها بالبعض الآخر.
4. أدلة التنظيم: تبين الهدف ونوع العمل الذي يمارس ومظاهر النشاط.
5. التوصيف الوظيفي.
6. الميزانية التقديرية: وهي تساعد على وضع الخطط وعمليات التنفيذ والرقابة.

خصائص التنظيم الجيد

1. تقسيم العمل والأخذ بمبدأ التخصص.
2. توافر المرونة الكافية.
3. وضوح الاختصاصات.
4. وحدة القيادة والأوامر.
5. تسلسل القيادة وفق نظام التدرج الهرمي وانسياب السلطة.
6. تكافؤ السلطة والمسؤولية لإمكان إنجاز العمل؛ لأن وجود السلطة يمكّن المسئول من القيام بأداء واجباته وفقاً لما ألقي على عاتقه من مسؤوليات.
7. مراعاة نطاق الإشراف من حيث المنشأة ونوع العمل والعاملين...
8. تحقيق أهداف المنشأة.
9. وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
10. تفويض السلطة.
11. تحقيق مبدأ استمرار المنشأة واستقرارها.
12. تحديد المستويات الإدارية في التنظيم وبيان السلطات.

13. تحديد العلاقات سواء بين الرؤساء ومرؤوسيهم، أو بين المرؤوسين بعضهم البعض.
14. مراعاة تطور التنظيم ومواكبته لأحدث الأساليب في الأداء وإنجاز العمل.

إعادة التنظيم
تقوم المنشأة وبعض الوحدات بعملية إعادة التنظيم عند الرغبة في الانتقال بالوحدة من أوضاع تنظيمية قائمة إلى أوضاع تنظيمية جديدة؛ لإعادة تحديد السلطات والمسؤوليات وإعادة تحديد الاختصاصات والعلاقات بين مختلف أقسام التشكيل، وتعديل أساليب العمل. ويتم على ضوء ذلك تعديل الهيكل التنظيمي للمنشأة أو الوحدة.
وهناك عدة أسباب تدعو إلى ضرورة إعادة التنظيم وهي:
1. إذا أصبح هناك تغيير في أهداف المنشأة.
2. إذا زاد حجم المنشأة أو تقلص لسبب من الأسباب.
3. فشل التنظيم القائم في تحقيق الأهداف المرجوة.
4. إدخال أساليب جديدة في العمل.
5. عند إدخال تعديلات على المعدات المستخدمة مواكباً للتطور والتحدث.
6. تغير الظروف الاقتصادية سواء للأحسن أو للأسوأ.
7. إذا كان التنظيم القائم لا يفي بمبدأ التخصص وتقسيم العمل.

أهداف التنظيم الإداري:

1. إنجاز الأهداف المرسومة.
2. تحقيق الاستخدام الأمثل للمصادر والمدخلات المتاحة والمحدودة.
3. إيجاد التعاون والانسجام والتكامل والترابط بين مختلف مكونات المنظمة من أفراد وجماعات ووحدات وموارد وتقنية ومادية وغيرها.
4. الاستفادة من الخبرات العلمية والعملية والفنية من خلال تحديد الوظائف المتخصصة في التنظيم مع بيان متطلباتها وشروطها وواجباتها ومزاياها المادية والمعنوية.
5. تحديد المسؤولية وتطبيق مبدأ المسألة القانونية عن الأعمال والتصرفات وبالتالي تحديد إجراءات الحفز من ثواب أو عقاب.
6. تحديد قنوات الاتصال والربط بين أجزاء المنظمة من خلال نظام اتصال فعال يستند إلى التقنية المعاصرة.
7. تحديد علاقات السلطة والمسؤولية بين الرؤساء والمرؤوسين والزملاء في نفس المستوى الإدارية.

خطوات التنظيم:
v الخطوة الأول:احترام الخطط والأهداف
الخطط تملي على المنظمة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما الممكن إلغاء بعض الإدارات. أيضا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيّد العلاقات المعمول بها الآن.

v الخطوة الثانية:تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف
ما هي الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء بالأعمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة

v الخطوة الثالثة:تصنيف الأنشطة
المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات
1. فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته تسويق، إنتاج، … الخ
2. وضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات
3. البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي

v الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات
إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية

v الخطوة الخامسة:تصميم مستويات العلاقات
هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والعرضية (الأفقية) في المنظمة ككل. الهيكل الأفقي يبين من هو المسؤول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي:
1. يعرف علاقات العمل بين الإدارات العاملة
2. يجعل القرار النهائي تحت السيطرة فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح
أنشطة التنظيم:
1. تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.
2. تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.
3. تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.
4. تصميم مستويات اتخاذ القرارات.
التنظيم الإداري للجمعيات والمؤسسات الخيرية بعدة أمور:
1) تحديد طموحات العمل الخيري من حيث واقع الخدمات الذي تقدم ومدى تلبيتها لحاجة مجتمعاتنا، ودراسة الاحتياجات والأولويات بدقة وعمق، وتقديم استراتيجيات واضحة والعمل على تحقيق أهدافها، والتعامل على مستوى الأحداث في ظل المستجدات على أشكالها.
2) إيجاد مراكز المعلومات للعمل الخيري ورعايتها، وتوفير قنوات للتفاهم والحوار والرد على كل افتراء.
3) الحماية القانونية للعمل الخيري، وإيجاد قسم قانوني في المؤسسات الخيرية يتابع ويرشد لتجنب الإشكالات الدولية والاتهامات المعلبة، والاستفادة من قوانين المؤسسات والمنظمات الإنسانية.
4) تشجيع الكوادر البشرية للانخراط بالعمل والعناية الفائقة في اختيار المسئولين للعمل في الجمعيات الخيرية بما يشكل إضافة وليس انتقاصا، مع تحقيق الاستفادة القصوى من العناصر المحلية.
5) العمل على تعميم التجارب الناجحة في الميدان الخيري على الجهات والأفراد المعنيين، وفي الوقت نفسه ينبغي أن تسجل كل الانتهاكات التي يتعرض لها العمل الخيري، وأن تُنشر على نطاق واسع؛ لأن في ذلك حماية للمستقبل أيضا.
6) والعمل على توفير الحصانة لرموز العمل الخيري، وإيجاد ملحقيه خيرية في السفارات الخارجية.
7) السعي لتوسيع برامج المشاريع الخيرية، وتفعيل الحملات الإعلامية لخدمة العمل الخيري، والتفاعل مع الفضائيات والوسائل الإعلامية لرد الشبهات والدفاع عن الإنجازات الخيرية، فللإعلام دور أساس ورسالة سامية في تفعيل العمل الخيري وإبراز أهميته.
8) تفعيل دور الإعلام في العمل التطوعي حيث إن العمل الخيري التطوعي لم يتبلور في العالم العربي إلا في العقود الخمسة الأخيرة من القرن العشرين و ذلك كردة فعل على حركة الاستعمار التي اجتاحت العالم الإسلامي ، فكانت هناك مؤسسات وهيئات أهلية تطوعت بشكل منظم وبسيط للتصدي لحركة الاستعمار وتوعية المجتمع لمساعدة المواطنين في الأمور الضرورية كالأكل والمشرب والتعليم والصحة ومعالجة الفقر بشكل جزئي وتطور الأمر حتى ظهرت وسائل الأعلام من صحف ومجلات وإذاعة وتلفزيون فكان لها الأثر الكبير في توعية الناس بالعمل التطوعي الخيري وبلورة حركة التطوع بشكل منظم
9) التنسيق بين الأعمال الخيرية التطوعية، فالعمل الخيري التطوعي جهد إنساني يتميز بالعطاء الذي يبرز فيه نكران الذات وحب الآخرين بتخفيف معاناة وآلام المحتاجين ،وحتى لا تهدر النشاطات والبرامج التطوعية ينبغي التنسيق بين الجهات الخيرية الرسمية والأهلية واللجان التطوعية بالوزارات حتى يتم تبادل الأفكار و الرؤى و الخبرات بين الجمعيات و الهيئات الخيرية التطوعية، و ينبغي رسم الخطط و وضع الأهداف لرفع مستوى الوعي بالعمل التطوعي و إبراز قدرات وطنية في العمل التطوعي .
10) تهيئة بيئة العمل التطوعي، ولكي نحصل على شباب متطوع و بيئة عمل اجتماعية محبة للعمل التطوعي الخيري وتخدم المجتمع والوطن لا بد من توافر مناخ ملائم سواء أكان تنظيميا أو إداريا وأهم العناصر المحفزة لعمل التطوعي هي:

أولا : توفر المعلومات و البيانات .
تعتبر المعلومات و البيانات ذات أهمية كبيرة في أي عمل لأنها تسهل في التخطيط و التنظيم و اتخاذ القرارات على ضوء المعلومات و البيانات مما يسهل حل المشكلات والمعضلات.

ثانيا : البيئة المناسبة
أن بيئة العمل الملائمة المريحة المزودة بعناصر المكاتب المريحة و الحديثة من أجهزة مكتبية و جو إداري منظم و انسجام بين فريق العمل الواحد تساعد على تضافر الجهود و التعاون المثمر الذي يعين على التخطيط مبنيا على بيانات و معلومات دقيقة يمكن العامل معها بسهولة من خلال الكمبيوتر و تحليلها يساعد على اتخاذ قرارات بناءة .

ثالثا : التنظيم الإداري
أن تطبيق وظائف الإدارة من تنظيم و تخطيط و توجيه و رقابة يؤدي إلى عمل اجتماعي مثمر يوائم بين الإمكانيات المتاحة و الخطط و الأهداف المرسومة و التنظيم الإداري ينتج عنه استثمار أمثل للموارد المالية و البشرية اللذين يحسن اختيار معايير الكوادر البشرية المتطوعة .

رابعاً: اختيار الكوادر البشرية وفق المعايير التالية:
1 - الإيمان و القناعة بالعمل التطوعي.
2 – الاستعداد للعمل مع فريق عمل .
3 – توصيف أنواع العمل التطوعي.
4 - تصنيف الأشخاص المتطوعين حسب المهارات والمعارف .
5 - دراسة ومعرفة دوافع وحوافز المتطوع .
6 – التركيز في الاختيار على الانسجام مع بقية الأعضاء في التطوع .
7 - مصداقية المتطوع في العمل .
8 – الالتزام بالقيم الأخلاقية وحب عمل الخير .
9 – نكران الذات والبعد عن التأثيرات القبلية والعائلية .

خامساً تدريب و تأهيل المتطوعين :
تدريب العاملين في الجهات الخيرية على أسس الإدارة وعلى المهارات المتخصصة الأخرى التي يتعين معرفتها لتطوير العمل والارتقاء بالعاملين وإكسابهم مهارات وخبرات تحسن أدائهم وترفع المستوى العام للجهات التي يعملون فيها وذلك من خلال:
o التدريب على التخزين و التوزيع .
مهما بلغت صفات المتطوع في العمل الخيري و المهارات التي يتصف بها من استعداد نفسي لخدمة المجتمع ألا أن المتطوع يحتاج للتدريب وزيادة المعارف ومهارات مثل :
o التدريب على البحث الخيري على أسسه العلمية .
o التدريب على فن التسويق و الترويج لتبرعات .
o كيفية إعداد نشرات وملصقات دعائية .
o تدريب المتطوعين على مهارات إدارية و تنظيمية .
o إكساب المتطوع مهارات سكرتارية و كتابية مثل الخطابات و التقارير.
o التدريب على التعامل مع الكمبيوتر وبرامجه .
o التدريب على إعداد الاجتماعات والتحضير لها .
o تعليم مهارات الاتصالات وفن الإقناع .
o دراسة حالات و مشاكل اجتماعية واتخاذ قرارات مناسبة .
o التدريب على إقامة المعارض وتسويقها .
o كيفية إدارة المشاريع الخيرية مثل الإسكان الخيري .