الموضوع: كيف نقسم الشركة الى ادارات واقسام

الأسس الخاصة بالأقسام أو الإدارات : -

( التقسيم لأقسام : هو الطريقة التي بها يتم تقسيم هيكل المنظمة. وتكون أكثر الطرق شيوعاً بالتقسيم هي تبعاً للوظيفة والمساحة والمنتج والعميل والمشروع).

يقوم الأساس المنطقي الخاص بتجميع الوظائف على الضرورة الخاصة بالتنسيق فيما بينها. ونسبة لكون الوظائف المتخصصة منفصلة، تحتاج الأجزاء المتداخلة من النشاط العام التي يتطلب إنجازها إلى إنجاز كل وظيفة من الوظائف. إلا انه من الواجب أن يتم أداء الوظائف بالطريقة المحددة وتبعاً للتسلسل المراد من قبل الإدارة عند تعريفها إياها. ومع زيادة عدد الوظائف المتخصصة بالمنظمة، تأتي النقطة التي الخاصة بتحديد أن يتحركوا إلى الأمام ويتقدموا من خلال تأثير التنسيق الفاعل للمدير. وبذلك، لخلق عدد من الوظائف الإدارية، فأنها تكون مجمعة بمجموعات أصغر وعليه يتم تعريف الوظيفة الجديدة على أنه مدير المجموعة.
ويكون الاعتبار الإداري المهم عند تكوين قسم/إدارة هو تحديد الأساس الخاص بالوظائف المجمعة. ويكون من الأهمية تحديد الأسس الخاصة بالأقسام التي تقرر وضع الإدارة العليا. وللعلم، فإن هنالك العديد من الأسس المستخدمة خلال المنظمة، إلا أن الأساس المستخدم بالمستوى الأعلى هو الذي يحدد الأبعاد المصيرية الخاصة بالمنظمة. وقد تم وصف بعض من أسس التقسيم تبعاً للقسم/الإدارة بالأقسام التالية.

التقسيم الوظيفي : -

يكون بمقدور المديرين تقسيم الوظائف إلى وظائف بالمنظمة، حيث يجب على المؤسسة أن تتعهد بوظائف محددة للقيام بدورها العملي. وتكون هذه النشاطات هي وظائف المنظمة. وتكون الوظائف الضرورية لشركة تصنيع كمثال محتوية على الإنتاج والتسويق والتمويل المالي والجوانب الحسابية وشئون الموظفين. وتكون هذه النشاطات الضرورية إنتاج وبيع المنتج وتتضمن النشاطات الضرورية الخاصة ببنك على الإيداع والإقراض واستثمار الصناديق المالية.
وتكون الوظيفة الخاصة بالمستشفى هي التي تحتوي على قسم الجراحة والعلاج النفسي والتنويم والصيدلية والتمريض وشئون الموظفين. وقد تكون أي من هذه الوظائف هي عبارة عن قسم بها وبالتالي يتم تقسيم الوظائف تبعاً للأقسام المعنية. وقد نجد الأساس الوظيفي فالمنظمات الصغيرة نسبياً من خلال تقديم نطاق محدود من المنتجات والخدمات. وقد يستخدم ذات الأساس على شكل واسع ليكون الأساس الذي تقوم عليه التقسيمات الخاصة بالمنظمات التي تقدم منتجات متنوعة.

وللعلم يقوم هيكل المنظمات الصناعية على الأساس الوظيفي. وتكون هذه الوظائف هي الهندسة والتصنيع والمصداقية والتوزيع والتمويل وشئون الموظفين والعلاقات العامة والمشتريات. ويكون للأساس الوظيفي تطبيقات واسعة في المنظمات التصنيعية وتلك التي تقدم الخدمات. ويكون التكوين المحدد للوظائف التي تظهر كأقسام منفصلة تختلف من منظمة إلى لأخرى.
وتعتبر الميزة الأساسية للأساس الوظيفي هو أهليته. وبذلك فأنه يبدو أن من المنطقي أن يكون هنالك قسم يحتوي على خبراء في مجال محدد مثل مجال الإنتاج أو المحاسبة. ومن خلال أن تكون للأقسام تخصصات، تكون الإدارة الوحدات الفاعلة، حيث مثلاً تكون المحاسبة أكثر فاعلية عندما يتم العمل مع محاسبين والأفراد الآخرين ذوي الخبرة وعلم بذات المجال، حيث يتشاركون الخبرات لإنجاز العمل. وقد نالت شركة جنرال موتورز اهتمام كبير عندما جمعت جميع أقسام الإنتاج التقليدية إلى قسمين وظيفيين هما الإنتاج والمبيعات، والتي من حينها عمدت إلى التجميد من قسم المحركات ليكون وحدة وظيفية منظمة. وقد كانت القوة المحركة وراء خطوة شركة جنرال موتورز هي الرغبة في التقليل تكاليف التطوير والتسويق الخاصة بالسيارات من خلال تحقيق فاعلية أو أهلية لهيكلية تنظيمية قائمة على الوظيفة.

وتكون إحدى المساوئ الأساسية للتقسيم تبعاً للأقسام أنه نسبة لكون عمل المتخصصين معاً ويشجعون بعضهم البعض في المجالات الخاصة بالخبرة ، وأنه قد يتم التضحية بالأهداف التنظيمية لحساب الأهداف الخاصة بالأقسام/الإدارات. وقد يرى المحاسبون فقط مشكلاتهم وليس تلك الخاصة بالإنتاج أو التسويق أو مجمل الأمور الخاصة بالمنظمة. وبمعنى أخر، قد تكون الثقافة والشكل التعريفي للقسم هو أكبر من التعريف مع المنظمة وثقافتها.

التقسيم الجغرافي : -

يكون الأساس الأخر لعملية التقسيم هو تكوين المجموعات تبعاً للمناطق الجغرافية. ويكون المنطق الذي يبني عليه هذا المنطق هو الإدارة الخاصة بمنطقة ما لمدير. ويكون هذا الفرد هو المسئول عن العمليات بالنطاق الجغرافي المعين.

الشكل 16-1 التقسيم تبعاً للهيكل الوظيفي

شئون الموظفين

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtml1/02/clip_image001.gif[/IMG][IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtml1/02/clip_image002.gif[/IMG][IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtml1/02/clip_image003.gif[/IMG]

وتعتبر المنظمات الكبيرة الترتيبات الجغرافية هي ميزة نسبية لأنها تجعل من النشاطات الخاصة بالفصل المادي هي عملية تنسيق مركزية صعبة. كمثال، فأنه من الصعب تماماً لشخص في نيويورك أن يعالج الأمور الخاصة بمدينة كنساس، حيث يكون من الفائدة أن يتم تعيين وظيفة إدارية لشخص ما بمدينة كنساس.
يتم أحياناً تنظيم المعارض التي تبيع التجزئة للوحدات المختلفة على شكل تنظيمي خطي. وتتضمن منافذ البيع بالقطاعي المعينة على الوحدات والتي تسمى أحيانا بالأقسام والتي تقرر المدير الإقليمي الذي بدوره قد يقرر لمدير الشركة. كمثال، يقرر ( يكتب تقريراً) مدير شركة ليكسينجتون بكنتاكي يقرر بخصوص معرض التجزئة للسلسلة الوطنية لرئيس الشركة وهو قسم الميدويست. ويقرر الميدويست إلى وحدة الرئاسة.

ويتيح التقسيم بالمساحة تقديم أساس تدريبي بالنسبة لفريق العمل الإداري، حيث يكون فريق العمل قادر على وضع المدراء في المساحات ومن ثم يعمل على تقييم تقدمهم بالنطاق الجغرافي المعين. وتكون الخبرة التي يكتسبها المديرون من عملهم بالنطاق الجغرافي البعيد تتيح لهم خبرة التعرف على وجهات نظر قيمة عن الطريقة التي بها يتم قبول المنتجات أو الخدمات. ويوضح الشكل 16-2 الهيكل الخاص بالهيكل التنظيمي تبعاً للمساحة.


[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtml1/02/clip_image001.gif[/IMG][IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtml1/02/clip_image004.gif[/IMG]








الشكل 16-2 موضحاً هيكل التقسيم بالمساحة


التقسيم تبعاً للمنتج : -

يقسم العديد من المديرين في الشركات التي بها تنوع واسع للوظائف الخاصة بالشركة على أساس المنتج. وعليه، يتم وضع كل الوظائف ذات العلاقة بمنتج أو بيع منتج ما أو مجموعة معينة من المنتجات تحت التوجيه لمدير ما. ويكون من ثم المنتج هو الأساس المفضل مع نمو الشركة من خلال زيادة الكم من المنتج المعني الذي يتم تسويقه. ومع نمو الشركة، يكون من الصعب التنسيق فيما يخص الأقسام الوظيفية المختلفة حيث يكون من المفيد أن يتم تأسيس وحدات للمنتج المعني. وتتيح هذا التكوين للشركة لفريق العمل التطوير من الخبرات العامة فيما يخص إعادة البحث والتصنيع والتوزيع للمنتج المعني. وتتيح عملية التركيز على السلطة والمسئولية والمحاسبة الخاصة بمنتج محدد مستوى عال من الإدارة لتنسيق النشاطات.

وقد كان للهيكل التنظيمي من خلال استخدام المنتجات كأساس للتقسيم هو مفتاح للتطوير للرأسمالية الحديثة. وللعلم، يعني مصطلح تقسيم المنظمة مثل هذا النوع من الهيكل التنظيمي. وتستخدم أغلب الشركات الرئيسة والكبيرة بالدول النامية هذا النوع من التقسيم إلى حد ما. فقد يكون التقسيم على أساس المنتج هو عبارة عن وحدات قائمة بذاتها التي يكون بمقدورها تصميم وإصدار وتسويق منتجاتها حتى عند المنافسة مع الأقسام الأخرى لذات الشركة. وقد كانت شركة جنرال موتورز إحدى الشركات الرائدة في مجال التقسيم الهيكلي عندما قسم إنتاج السيارات إلى خمسة أقسام منفصلة هي الشفرولية والبونتياك واولدزموبايل والبيوك والكاديلاك. وكما لاحظنا مناقشتنا للشكل الوظيفي، فقد بدأت شركة جنرال موتورز في الابتعاد من التقسيم على أساس المنتج بشكل متكامل ليكون أساس للتقسيم.

ويتم توضيح تقسيم المنظمة تبعاً للمنتج بالشكل 16-3 من خلال ثلاثة أٌقسام للمنتج ( التجهيزات الصغيرة والتجهيزات الكبيرة والتجهيزات التجارية ) هي التي تقرر للرئاسة الخاصة بشركة أو بي أم. ونجد بداخل هذه الأقسام الثلاثة نجد قسمي الإنتاج وفريق التسويق. ونسبة لكون المديرون لأقسام الإنتاج هم المنسقين للمبيعات والتصنيع وتوزيع المنتج، فإنهم يكونون المراقبين لمركز الفائدة. وبهذه الطريقة، يتم تنفيذ المسئولية الخاصة بالربح من خلال أساس الإنتاج بالمنظمات. وقد يتم الطلب من المديرين أن يصمموا أهداف الربح ببداية الفترة ومن ثم مقارنة الأرباح الفعلية مع الأرباح المخطط لها.

الشكل 16-3 هيكل التقسيم بالمنتج
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtml1/02/clip_image001.gif[/IMG]

	[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtml1/02/clip_image005.gif[/IMG]

تتبنى الشركات التي يقوم تقسيمها على أساس المنتج منح المبادرة والسلطة الذاتية لمديري الأقسام فيما يخص المصادر الضرورية لأداء الخطط الخاصة بالأرباح. إلا أن هذه المنظمات تواجه قضية صعبة لتحديد كمية المال الضرورية لذلك، حيث تحتوي أغلب الهياكل التقسيم على درجة محددة من الفائض نسبة لرغبة كل قسم في أن تكون له مصادر بحث وهندسة وتسويق وإنتاج منفصلة وكل الوظائف الأخرى اللازمة لتسيير العمل التجاري. وبذلك، سوف نجد الفنيين والمتخصصين موجودين بالمؤسسة بكل مستويات القسم مما يسبب في أن تكون التكلفة الخاصة بالنشاط التجاري باهظة.

التقسيم على أساس العملاء : -

قد يكون الزبائن والعملاء هم الأساس لتجميع الوظائف. ويكون المثال على ذلك هي الهياكل التنظيمية للمؤسسات التعليمية. فقد تكون لبعض المؤسسات التعليمية بعض الدورات الدورية وتوسعة لبعض الأقسام. وفي بعض الأحيان، قد ينتسب أستاذ ما لقسم دوري أو قسم قد تم توسعته. وقد تذكر بعض الكليات من خلال عنوانها تحديداً القسم الموسع.
ويكون الشكل الأخر للتقسيم تبعاً للعملاء هو أقسام الإقراض بالبنوك التجارية، حيث تكون للموظفين علاقة بأقسام القروض الصناعية أو التجارية أو الزراعية. وعليه، فإنه سوف يتم تقديم الخدمة للعميل بناءً على هذه التقسيمات الثلاثة.
وقد شجعت أهمية رضا العملاء على الشركات على البحث عن طرق إبداعية لخدمة الناس على نحو أفضل. ونسبة لانقسام شركة بيل سيستيم، فقد اضطرت شركة اى تي و تي إلى تقسيم نفسها إلى وحدات حيث تختص كل وحدة بالإيفاء بحاجات محددة للعملاء. وقبل الانقسام، فقد كانت الشركة مقسمة تبعاً للوظائف التي تؤديها. وقد كان التوجه لتقسيم شركة بيل لابس تبعاً لحاجات العملاء هو في إطار الجهود التي يتم بذلها لتنفيذ سياسة جودة الإدارة وهي خاصة بتجريب نظام إداري يركز على العملاء في إطار هيكلة تقوم على أساس أرضائهم.

وتكون هنالك بعض الأقسام بالمعارض التي يتم تقسيمها إلى حد ما على أساس العملاء كما هو موضح بالشكل 16-4 مثل أن يكون هنالك قسم لبيع التجزئة وقسم لمبيعات يتم توصيلها للعملاء وعملاء المؤسسات وعملاء الجهات الحكومية. وقد لدى الشركات التي يكون بها تقسيم على أساس الأقسام قدرة أفضل على الإيفاء بحاجات العملاء عن الشركات التي لا يقوم أساس التقسيم بها على العوامل التي تضع العملاء محل اهتمام بالتقسيم.

حلقة السيطرة : -

( هو عدد الموظفين أو الإداريين الذين يقررون ( يكتبون تقارير ) لمرؤوسيهم. وتكون الحلقة هي العامل الذي يؤثر على الشكل والارتفاع لهيكل المنظمة).
تؤسس عملية تحديد الأسس الصحيحة للتقسيم أنواع الوظائف التي سوف يتم تجميعها مع بعضها البعض. إلا أن هذا التحديد لا يكون عدد الوظائف التي سوف يتم تضمينها بالمجموعة المعينة وهي قضية حلقة السيطرة. وعلى كلاً، تنبني القضية على قرار كم عدد الأشخاص الذين يكونون تحت إدارة مدير واحد. وعليه، يكون السؤال هو هل سوف تكون المنظمة أكثر فاعلية في حالة إذا ما كانت حلقة السيطرة واسعة أو محدودة؟ ويتعلق السؤال على إطار أساسي بعملية تحديد حجم العلاقة الشخصية التي يكون لمدير الإدارة أو القسم القدرة على التعامل معها. ويجب أن يتم تعريف حلقة السيطرة أيضاً من خلال اشتمالها ليس فقط على الموظفين التابعين رسمياً ولكن أيضاً أولئك الذين يكونون على اتصال بالمدير المعني. وعليه، فأنه لا يتم تعيين المدير ليكون مسئول عن التابعين المباشرين له، ولكن أيضاً لتكوين مديرين للعديد من الجمعيات وجماعات الأنشطة المختلفة الأخرى.
ويكون الاعتبار الأساسي لعملية تحديد حلقة السيطرة الخاصة بمدير هي ليست عدد العلاقات التي بالإمكان أن تكون، حيث تكون هي مؤشر وكثافة إجمالي العلاقات التي تكون مهمة. وللعلم، فإنه سوف لن تجري كل العلاقات والتي قد تختلف من حيث الأهمية. وفي حال تحول اهتمامنا من العلاقات المحتملة إلى العلاقات الفعلية كأساس لعملية التحديد المنظور لحلقة السيطرة، فأنه ستظهر لنا ثلاثة عوامل ذات أهمية بذلك.

ياباشا دايما مواضيعك جميله وتحفه والله

جزاك الله كل خير وشكراً جزيلاً

مشكورررررررررررررر استاذ
لو امكن شرح اكثر حتى نتمكن من استيعاب المنهجية

موضوع مفصل وممتاز
لا اعرف كيف اشكركم على هذا الموقع الذي يعد عمود من اعمدة دعم وبناء المحتوى العربي على شبكة الانترنت

الاستاذ الفاضل/ محمد أحمد إسماعيل لك وإلى كل القائمين على هذا الصرح كل الشكر والتقدير والاحترام وكذلك لكل المشاركين والمتابعين لهذا المنتدى الرائع