الموضوع: Certified Training Manager

Certified Training Manager



​


Quality Assurance Department
Training & Auditing Section
By: Zaid Ahmad Waqqad
December 2012

1. التعريفات:

1. الإدارة :

لقد تعددت التعاريف التي قدمت معنى الإدارة :

1. فن أو علم توجيه وتسيير وإدارة عمل الآخرين بهدف تحقيق أهداف محددة .
2. كما يقول "تشرشمان" أن الإدارة هي علم استخدام الجهد الإنساني تماما كالكيمياء التي هي علم استخدام خصائص العناصر و مركباتها .
3. كما يقول "ويب" أن الإدارة هي المختصة بتجنب أي ضياع في الجهد الإنساني
4. أما "فايول"فيقول أن معنى أن تدير هو أن تتنبأ وتخطط وتنظم وتصدر الأوامر وتنسق وتراقب
5. يقول " دراكر" أن الإدارة هي وظيفة ومعرفة وعمل يتم انجازه ، ويطبق المديرون هذه المعرفة لتنفيذ هذه الوظائف وتولي هذه الأعمال .
6. ويقول " سيسك " أن الإدارة هي التنسيق بين الموارد من خلال عمليات التخطيط، التنظيم، التوجيه والرقابة حتى يمكن الحصول على الأهداف المحددة.
7. ويقول " كونتز " أن الإدارة هي وظيفة تنفيذ الأشياء عن طريق الآخرين .

من خلال كل هذه التعاريف يمكن أن نقول أن الإدارة هي تلك المجموعة من العمليات المنسقة والمتكاملة والتي تشمل أساسا التخطيط ، التنظيم ، التوجيه والرقابة .

1. التدريب:

هو ذلك النشاط المستمر لتزويد الفرد بالمهارات والخبرات والاتجاهات التي تجعله قادراً على مزاولة عمل ما بهدف الزيادة الإنتاجية له وللجهة التي يعمل بها, أو نقل معارف ومهارات وسلوكيات جديدة لتطوير كفاءة الفرد لأداء مهام محددة في الجهة .

1. المدير :

هو الشخص المسئول عن بقاء الأعمال في المنظمة منتظمة وتسير بشكل صحيح ,
كما أنه الشخص الذي يضع الخطط ويقود الأفراد للقيام بالأعمال المنوطة بهم و مساعدتهم وأبداء المشورة والنصح لهم لإتمام الأعمال على أكمل وجه ومتابعة خطة العمل والقيام بالإشراف على تنفيذها وعمل الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر وإبقاء فريقه في الاتجاه الصحيح .

1. مدير التدريب و التطوير :

هو الشخص المتخصص والمسئول عن متابعة وتطوير برامج التدريب للموظفين, استقطاب العروض التدريبية التي من دورها تطوير أداء ونوعية العمل و بناء روح الولاء للمنظمة عند العاملين بها .
كما يقوم بتنظيم وإدارة البرامج التدريبية في المنظمة والتأكد من أن الأفراد قد حصلوا على المعرفة والتطور اللازم في المهارات الفاعلة التي تساعد في العمل.

1. الوصف الوظيفي :

1. مدير التدريب و التطوير :

1. تصميم وتطوير البرامج التدريبية التي تغطي احتياجات المنظمة الحالية والمستقبلية.
2. التعرف على الاحتياجات التدريبية من خلال الأفراد أو من خلل الحاجة الدخول أسواق جديدة أو طرح منتجات جديدة.
3. عمل الاستشارات مع مدراء الدوائر للتعرف على الاحتياجات التدريبية.
4. تصميم ووضع الخطة التدريبية.
5. تحديد ميزانية التدريب .
6. أدارة التدريب الداخلي وتحديد مواده .
7. العمل مع المدربين الداخلين لتطوير التدريب ومحتواه .
8. تقييم التدريب وتقييم البرامج التدريبية .
9. تحليل الحاجات التدريبية للمنظمة .
10. اختيار المراكز التدريبية التي سوف يتم التعاون معها لتقديم التدريب.
11. تطوير أدوات التقييم والاختبار الخاصة بالتدريب.

1. رئيس قسم التدريب والتدقيق (في الشركة الدولية للدواء):

1. إدارة تدريب الموظفين الجدد والموظفين القدامى وفقاً لنظام التدريب وضمن جدول زمني محدد وحسب حاجة الدوائر.
2. إدارة الدورات التدريبية الخارجية بالتنسيق مع المراجعة الإدارية .
3. إدارة وتحديث قاعدة بيانات التدريب .
4. إدارة تدريب طلاب المعاهد والجامعات والتنسيق مع الدوائر المعنية حسب التخصص.

1. مسئول أول التدريب والتدقيق ( الشركة الدولية للدواء ) :

تنسيق أنشطة التدريب في الشركة الدولية للدواء والمشاركة في التدقيق الداخلي والخارجي.

1. المشاركة في تدريب الموظفين الجدد والقدامى وفقاً لنظام التدريب وضمن جدول زمني محدد وحسب حاجة الدوائر من خلال الوثائق والأنظمة الدولية .
2. التواصل ومتابعة مراكز التدريب الخارجية من أجل متابعة الدورات التدريبية القادمة .
3. إبلاغ مدير الدائرة عن أي دورات تدريبية لمتابعة الترشيح والتدريب .
4. القيام بأي أعمال تخص التدريب والتدقيق تطلب من مدير الدائرة .
5. متابعة تحديث قاعدة بيانات التدريب .

( في الشركة الدولية للدواء قسم التدريب و التدقيق جزء من دائرة تأكيد الجودة )

• أهم الصفات التي يجب أن تكون في مدير التدريب والتطوير :

1. التحدث الفاعل مع الجميع والإنصات الجيد .
2. تحديد الأشخاص الأكفاء للعمل في قسم التدريب والتطوير .
3. أن يمتلك روح التطوير .
4. أن يكون شخص محفز للآخرين على العمل والتطور .
5. أن يدير وقته ووقت العاملين لديه بشكل فاعل .
6. إدارة وتوجيه الموظفين في قسمه .
7. استخدام المنطق في تحديد المشاكل وحلها .
8. الواقعية .
9. رحابة الصدر .

1. أهمية التدريب :

يعد التدريب صفة من صفات المنظمات الحديثة التي تحرص على مواكبة التطور وكل التغيرات التي تطرأ في شتى المجالات التكنولوجية والإدارية , وكما الحال لدينا في الشركة الدولية للدواء يجب أن نكون مواكبين كل التحديثات والتغيرات في القوانين والتشريعات التي تنظم العمل في الصناعات الدوائية وما يترتب عليها من أنظمة.
وللمحافظة على قوة الأداء والدافع الحالي للمنظمة يستلزم منها العناية بعناصر الأداء سواء من خلال استيعاب طرق العمل القائمة , العمليات , الأدوات والأجهزة أوالأنظمة القديمة .
يساهم تدريب الأفراد في المنظمة مساهمة مباشرة في تحسين مستوى الفرد الاقتصادي والاجتماعي , ويزيد من درجة الأمان الوظيفي للفرد ويقلل دوران الموظفين في معظم الأحيان.
لا يقتصر التدريب على فئة محددة من الموظفين دون أخرى , فالتدريب لجميع العاملين في المنظمة بكافة مستوياتهم الوظيفية والإدارية من الأيدي العاملة إلى مستويات الإدارة المختلفة, ومن الموظفين الجدد إلى الموظفين القدامى .

1. أهداف التدريب :

تشمل أهداف التدريب ولا تقتصر على الآتي :

1. اكتساب الأفراد المعارف المهنية والوظيفية وصقل المهارات والقدرات لإنجاز العمل على أكمل وجه .
2. تطوير أساليب الأداء لضمان أداء العمل بفاعلية .
3. رفع الكفاءة الإنتاجية للفرد .
4. تخفيف العبىء على المشرفين و الرؤساء .
5. المساهمة في معالجة أسباب الانقطاع عن العمل .
6. توفير احتياجات المنظمة من القوى العاملة .
7. الحد من الأخطاء والفاقد والاستفادة من القوى العاملة والأدوات والأجهزة والآلات المستعملة إلى أقصى حد ممكن
8. مساعدة كل موظف على فهم و إدراك العلاقة بين عمله وعمل الآخرين وبين أهداف الجهة التي يعمل بها .

1. فوائد التدريب للأفراد والمؤسسات

التدريب الجيد يؤدي إلى فوائد للأفراد الذين يتلقون التدريب وللمؤسسات التي يعمل بها هؤلاء الأفراد على حد سواء.
فمن الفوائد التي تعود على الأفراد المتدربين ما يلي:

1. تحسين الأداء.
2. زيادة المقابل المادي.
3. زيادة فرص الترقي إلى وظائف أعلى أو الحصول على وظيفية أحسن في مؤسسة أخرى .
4. يعمق الإحساس بالرضى الوظيفي .
5. يتيح للفرد تكوين مهارات جديدة في مجال الحديث والكتابة ، و الاستماع .
6. زيادة الثقة بالنفس، وتطوير الذات .
7. يخفف من حدة الخوف من الإقدام على ممارسة أعمال جديدة .
8. تحسين وزيادة فعالية القرارات وحل المشاكل .

أما بالنسبة للمؤسسات فمن الفوائد المتحققة من التدريب ما يلي :

1. يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والمخرجات من خلال تحسين المهارات والأداء الوظيفي.
2. زيادة جودة المنتجات مما يزيد من إشباع حاجات العملاء.
3. تحسين صورة المؤسسة مما يؤدي إلى جذب المزيد من العملاء والموظفين المحتملين.
4. تقليل التكاليف وبالتالي زيادة الأرباح من خلال تحسين وتحديد الأدوار والصلاحيات للعاملين بالمؤسسة.
5. للتدريب أثر تطبيقي إذ أن التدريب الناجح يشجع الآخرين بالمؤسسة على اكتساب معارف ومهارات وأفكار وتقنيات جديدة.
6. وجود وحدة تدريب بالمؤسسة يحسن من قدراتها على إدخال دعم أو تغيير السياسات ونظم العمل عندما يتطلب الأمر ذلك.
7. يعمل على تطوير قيادة جديدة .
8. يرسم الطريق للمنظمة في تخطيط الاحتياجات البشرية .

1. رأس المال الفكري

تبوأ الاستثمار في تأهيل العنصر البشري مكانة متميزة بين أوجه الاستثمار المختلفة نظرا لأهمية الموارد البشرية في تحقيق التنمية والتقدم حيث أصبحت هذه الموارد من المقاييس الأساسية التي تقاس بها ثروة الأمم استنادا إلى مستوى هذا التأهيل وكفاءته لإدارة ودفع عناصر الانتاج والخدمات الأخرى .
ويأتي التدريب ومن خلال ارتباطه مع الواقع العملي وسيلة رئيسية لتحقيق هذا الهدف ، ومن ثم يتزايد الاقبال على الاستثمار فيه يوما بعد يوم خصوصا مع التغيرات التقنية المتلاحقة التي تتسارع خطاها في العالم وتحاول تطبيقها المنشآت لتحافظ على وضعها في الأسواق ، ووجود أهداف وطنية ومتطلبات اجتماعية تستدعي الاستثمار في التدريب لمساعدة الموارد البشرية على الالتحاق بسوق العمل ، مما يتطلب إعطاء التدريب أولوية في مجالات الاستثمار القائمة والمستقبلية سواء على مستوى الدولة أو مستوى القطاع الخاص على أن يحدد هذا الاستثمار بأساليب منهجية علمية وتطبيقية تضمن تحقيق المردودات الاقتصادية والاجتماعية للتدريب وتتجنب من الهدر في الإنفاق على برامجه ، مع التقييم المستمر للاستثمار في التدريب وقياس ما يتحقق منه من عائد من أجل علاج نقاط الضعف التي قد تقابله وتعزيز نقاط القوة التي تعزز فاعليته.
أصبح التدريب هو حجر الزاوية والحل الرئيسي لتوفير العمالة القادرة على أداء مهام العمل ، حيث يستهدف التدريب إكساب الأفراد المعلومات والمعارف والمهارات التي تتطلبها الوظيفة وممارستها تطبيقيا ، إضافة إلى تطوير هذه المعلومات والمعارف والمهارات بما يتناسب مع التغيير المنشود سواء في مهام الوظيفة الحالية أو الوظائف المستجدة أو تطوير أداء الموظف وقدراته في أداء هذه المهام ، بما يحقق للمنشأة المزيد من الكفاءة الاقتصادية في تقديم منتجاتها أو خدماتها ويرسخ عوامل الاستقرار الوظيفي ويحد من معدلات الغياب ودوران العمل والحوادث المهنية بها ، ويعزز قدراتها على المنافسة ، فضلا عن المردودات الاجتماعية خاصة من حيث رفع مستوى المعيشة والحد من معدلات البطالة .
أهمية ودوافع الاستثمار في التدريب
ويزيد من هذه الأهمية من الناحية العملية العوامل التالية :

1. استمرار الفجوة القائمة بين مخرجات التعليم واحتياجات سوق العمل .
2. تزايد عدد الباحثين عن عمل من الموارد البشرية الوطنية سواء من مخرجات التعليم أو غيرها من الفئات القادرة على العمل ، ويزيد التدريب والتأهيل من فرص حصول الأشخاص على الوظائف .
3. التوجه نحو إحلال العمالة الوطنية محل العمالة الوافدة مع الحفاظ في ذات الوقت بمستوى التشغيل والذي يتطلب مهارات مقاربة لما اتسمت به العمالة الوافدة .
4. الحاجة لمواكبة التطورات المستحدثة في تكنولوجيا الانتاج وتحسين أداء الخدمات بأنماط جديدة .
5. الحاجة لمواكبة المتغيرات المستمرة في الإدارة عند ممارسة الوظيفة وعلى رأس العمل طوال فترة الخدمة .
6. التنافس المتزايد بين المنشآت خاصة مع تحريرالتجارةعلى اجتذاب أكبر حصة في السوق أو على الأقل الحفاظ على المستوى الحالي دون نقصان مما يتطلب التحسين المستمر للكفاءة الاقتصادية .

1. الحلقة التشابكية للاستثمار في التدريب
   
   1. رغم تعدد أشكال التدريب ، إلا أن المراحل التي تمر بها العملية التدريبية تسلك نظاما متشابها وجهدا مخططاً ومنظماً في مراحل متتالية تمثل حلقة تشابكية تكمل كل منها الأخري وتؤثر وتتأثر بها .
   2. وهذه المراحل قد تتم بالمنشأة بشكل كامل إذا كانت تتوافر لديها إمكانات التدريب الداخلي ، أو لدى جهات التدريب الخارجية ، أو بالتعاون بين المنشآت وهذه الجهات في مرحلة أو أكثر .

وتتمثل هذه المراحل فيما يلي :

• تحديد الاحتياجات التدريبية :-

1. تعد عملية تحديد الاحتياجات التدريبية الخطوة الأولى والأساسية التي تنطلق منها العملية التدريبية وتؤثر في جميع المراحل اللاحقة حيث تبين أهداف التدريب والفئة المستهدفة منه وتساعد على التخطيط الجيد للبرامج التدريبية ، وتحدد الاحتياجات التدريبية الفرق بين الأداء الحالي والأداء المستهدف .
2. وتعرف بأنها مجموعة التغيرات المطلوب إحداثها في الفرد والمتعلقة بمعلوماته وخبراته وأدائه وسلوكه واتجاهاته لجعله مناسبا لأداء مهام الوظيفة التي يشغلها أو المرشح لشغلها.
3. وبناءً على هذه الاحتياجات يتم تحديد الغرض من التدريب وفقا لمتطلبات أداء الوظائف وتطلعات المنشأة نحو تحسين الأداء وعلاج مشكلات العمل القائمة ، ومواجهة التوسع في الأنشطة أو إحداث وظائف جديدة أو تعيين موظفين جدد ، وغير ذلك من الأهداف ، وتقوم المنشآت التي ترغب في إلحاق موظفيها بالتدريب بحصرهذه الاحتياجات التدريبية ، كما تتولى جهات التدريب تجميع هذه الاحتياجات وتصنيفها وتصميم البرامج التدريبية بناء عليها .
   
   • وضع خطة التدريب :-

1. يقوم قسم التدريب والتطوير في المنشأة بوضع الخطة التدريبية شاملة الاحتياجات التدريبية والموظفين المطلوب تدريبهم ، وذلك بناء على توافر معلومات وافية عن أهداف المنشأة وأوضاعها ، والأفراد المطلوب تدريبهم ، والبرامج التدريبية المتاحة وجهات تنفيذها والاعتماد المالي للتدريب والإطار الزمني للتنفيذ .

• تصميم التدريب :-

وتشتمل على تحديد محتوى التدريب بناء على الاحتياجات التدريبية ووضعها في برامج تدريبية ، وتحديد أساليب التدريب الذي سيتم بها التدريب ، وتحديد نوعيات ومستويات وتخصصات المدربين ، ووضع الجداول الزمنية للبرامج التدريبية والأماكن المناسبة لتنفيذه ، وتحديد ميزانية التدريب ، وتحيد أسس تقييم هذه البرامج .
وتتولى تنفيذ هذه المرحلة الجهات التي تقوم بالتدريب ويتطلب نجاحها أن تكون محتويات البرامج التدريبية متوافقة مع الأهداف والاحتياجات التدريبية ، مع تنوع الأساليب التدريبية بما يتناسب مع مستويات المتدربين واحتياجاتهم وييسر نقل المعلومات والأفكار والتطبيقات العملية لهم ، وأن يحدد بدقة المساعدات التدريبية التي تتوافق مع محتويات البرامج التدريبية .

• تنفيذ التدريب :-

ويتم فيها الاعلان عن البرامج وإلحاق المرشحين بها وإخطارهم بمواعيدها وتهيئة أماكن ومساعدات التدريب ، ثم عقد البرامج بحضور المتدربين لها وانتظامهم فيها ، ثم إجراء الاختبارات اللازمة في نهاية كل برنامج تدريبي ، ويجب مراعاة التسلسل المنطقي لموضوعات البرنامج ومدى تفاعل المتدربين معها وحسن نقل المعلومات والتطبيقات إليهم من قبل المدربين وكفاية أساليب التدريب لتوصيل المعلومات والتطبيقات وملائمة الوقت المخصص للتدريب .

• تقييم البرامج التدريبية :-

تهدف هذه المرحلة إلى قياس مدى تحقيق البرامج التدريبية للأهداف التي صممت من أجلها والتعرف على نواحي القصور في جزئياتها لعلاجها في الأنشطة اللاحقة ، ويتم تقييم البرامج على ثلاث
مراحل هي :

• تقييم البرنامج قبل التنفيذ للتأكد من سلامته وقدرته على تحقيق الهدف الذي صمم من أجله .
• تقييم البرنامج أثناء التنفيذ للتأكد من سيره في الخط المرسوم له .
• تقييم البرنامج التدريبي بعد التنفيذ للتأكد من تحقيقه لهدفه .

ويعتمد في مستويات التقييم السابقة على مجموعة متنوعة من الاستقصاءات والتقارير والنماذج يتم استيفائها من قبل كل من المشرفين على البرنامج والمدربين والمتدربين وتختلف في نوعية محتوياتها وفقا للغرض الذي ترمي إليه من التقييم .

• تطوير البرامج التدريبية :-

ويتم هذا التطوير بناء على نتائج التقييم بإدخال التعديلات المناسبة على تصميم البرامج ، وعلاج ما شابها من ثغرات .

1. تحديد الاحتياجات التدريبية :-

1. تعريف لاحتياجات التدريبية :-

يعرف البعض الاحتياج التدريبي بأنه التفاوت بين ما هو كائن وما يجب أن يكون. وللوصول إلى تحديد الاحتياجات التدريبية فانه يجب أن نحدد السلوك أو الأداء المراد تغييره أو تطويره، والسلوك أو الأداء المستهدف بعد التدريب، ويلاحظ أن الاختلاف أو الفرق بين السلوك أو الأداء المستهدف هو الأساس لمعرفة درجة الاحتياج التدريبي الذي نسعى للوصول أليه.
وهناك من يعرف الاحتياجات التدريبية بأنها جوانب النقص التي قد يتسم بها أداء العاملين في منظمة ما – لأي سبب من الأسباب والتي يجب أن تتضمنها برامج التدريب المقدمة إلى هؤلاء العاملين بما يعمل على تحسين هذا الأداء.
ويمكن الخروج من المفاهيم المختلفة للاحتياجات التدريبية بالآتي :

• إنها معلومات واتجاهات ومهارات وقدرات معينه- فنية أو سلوكية يراد تنميتها أو تغييرها أو تعديلها.
• إنها تمثل نواحي ضعف أو نقص فنية أو إنسانية، حالية أو محتملة في قدرات العاملين أو معلوماتهم أو اتجاهاتهم أو مشكلات محددة يراد حلها
• إنها عملية مستمرة غير منتهية وذلك نتيجة للتغييرات التنظيمية أو التكنولوجية أو الإنسانية أو بسبب الترقيات أو التنقلات، التوسعات ، عمليات التطوير، أو بسبب بعض المشكلات غير المتوقعة وغيرها من الظروف التي تتطلب إعداداً وتدريباً ملائماً ومستمراً لمواجهتها.
• إنها توفر ما يمكن تسميته باستمرارية النضج والتقويم الذاتي، فتحديد الاحتياجات التدريبية يسمح بالمراجعة المستمرة للواقع ودوره في الوصول إلى وضع افضل.
• إنها بوجه عام أهداف للتدريب تسعى المنظمة إلى تحقيقها، فالتدريب لا يكون إلا إذا كانت هناك احتياجات تدريبية.

وبما أن المهمة الأساسية للتدريب هي توفير برامج لتنمية الموارد البشرية. ولضمان تقديم هذه البرامج في الوقت المناسب لذا يجب أن يتم تخطيط وتنفيذ العديد من الأنشطة المهمة ضمن عمليات التدريب والتطوير. ومن أهم هذه الأنشطة تحديد الاحتياجات. وتعتبر عملية تحديد الاحتياجات التدريبية عملية مهمة وحاسمة لنجاح البرامج التدريبية، وذلك لأن تحديد الاحتياجات التدريبية يتطلب ما يلي:

• تحديد الأفراد المطلوب تدريبهم ونوع التدريب المطلوب ومدة البرامج والنتائج المتوقعة منهم.
• يحدد للتدريب أهدافه بدقة، كما يتقرر في ضوئها تصميم محتوى البرامج التدريبية، والوسائل المستخدمة في التدريب واختيار المتدربين، وكذلك تقييم برامج التدريب.
• يساهم في تحديد المسافة بين المستوى الذي يكون عليه المتدرب قبل بدء التدريب، والمستوى الذي نأمل وصوله إليه عند نهايته، إذ إن تقدير الاحتياجات التدريبية وقياسها قياسا علميا هو الوسيلة المثلى لتحديد القدر المطلوب تزويده للمتدربين كما ً وكيفاً من المعلومات والاتجاهات والخبرات الهادفة إلى إحداث التطوير ورفع الكفاءة المهنية.
• يساعد في تشخيص مشكلة ما، ويساعد على عملية التخطيط لحلها، ويبين مدى استحقاقية برامج التدريب من عدمها.
• يسهم في تخفيض النفقات والتقليل من الإهدار من خلال تحقيق أهداف التطوير بصورة شاملة، ورفع معدل كفاءة الأداء والحصول على مستوى أعلى من إنتاجية العمل التي يتم تحقيقها عن طريق التدريب.

إضافة إلى ذلك فإن المعلومات التي يتم الحصول عليها في عملية تحديد الاحتياجات التدريبية يمكن أن تستخدم في عملية التنبؤ بالاحتياجات التدريبية المستقبلية.

1. أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية:

إن عملية تحديد الاحتياجات التدريبية عملية مهمة وحاسمة لفعالية البرامج التدريبية وذلك للأسباب التالية :

• إن تحديد الاحتياجات التدريبية هو الأساس لكل عناصر العملية التدريبية وأهمها عملية تحديد الاحتياجات التدريبية، وتصميم محتوي البرنامج التدريبي ونشاطاته، وتقييم البرنامج التدريبي. فتحديد الاحتياجات التدريبية يعد مؤشرا يوجه التدريب توجيها صحيحا في تلك العمليات الفرعية.
• يساعد تحديد الاحتياجات التدريبية في التركيز على الأداء الحسن، والهدف الأساسي من التدريب.
• يوضح تحديد الاحتياجات التدريبية الأفراد المطلوب تدريبهم، ونوع التدريب المطلوب، والنتائج المتوقعة منهم.
• في غياب تحديد الاحتياجات التدريبية أو تحديدها بشكل غير دقيق، إضاعة الجهد والوقت والمال.

ونظرا لكون عملية تحديد الاحتياجات التدريبية ليس عملا سهلا كما يظن البعض، فهو عمل مسحي منظم يكون في العادة عبارة عن جهد تعاوني جماعي تضطلع به كافة أجهزة المنظمة بغية معاينة وفحص الفجوة ما بين أهداف محددة و وضع قائم فعلا، ويكون هذا الجهد في صورة برنامج منظم أساسه وغرضه تحديد الاحتياجات التدريبية للمتدربين، والتي تنبع من احتياجهم الفعلي في الجوانب التي يشعرون بنقص في معرفتهم أو إتقانهم لها. فانه قد يشترك في تحديدها عدد من الجهات ذات العلاقة وفقا لمستوى وموقع المتدربين المستهدفين، وتبعا للهدف العام المراد تحقيقه.

1. مصادر تحديد الاحتياجات التدريبية:-

فانه يمكن لجهة واحدة أو أكثر من الجهات التالية الإسهام في تحديد الاحتياجات التدريبية:

• المتدرب لأنه الشخص الوحيد الذي يشعر بجوانب القصور لديه أكثر من غيره.
• الرئيس المباشر الذي يشرف على المتدرب المراد تحديد احتياجاته التدريبية .
• اختصاصي التدريب وهو الشخص المتفرغ لشؤون التدريب الفنية والذي تقع على عاتقه مسؤوليات تحديد الاحتياجات التدريبية.
• الخبير المتخصص والمستشار وهو الشخص الذي ينتمي إلى هيئه تدريبية أو استشارية مستقلة متخصصة في التدريب وتحديد احتياجه.
• الإدارة العليا (المحلية أو المركزية) وذلك بحكم إشرافها العام على المتدرب، ووجود التقارير الدورية لديها عنه طول فترة عمله في موقعه التابع لها.
• مراكز التدريب المختصة وهي التي تعتبر بمثابة بيوت الخبرة المتخصصة، و التي تمتلك من الخبرات الطويلة والتقنيات والطرق المسحية ما يؤهلها للعب دور بارز ومؤثر في شؤون التدريب.

ولكن لا يمكن لأي جهة من هذه الجهات تحديد الاحتياجات التدريبية دون وجود الطرف المباشر وهو المتدرب، وإلا أصبح هدف البرنامج التدريبي المبني على هذا التحديد غير مفهوم تماما عنده، وأصبح محتوى البرنامج لا يمس الحاجات الحقيقية له بالصورة الكافية مما يقلل إن لم يفقد قيمته، ولا يمكن للقائمين عليه التأكد فيما بعد من مدى تحقيق أهدافه.

1. أصناف الاحتياجات التدريبية:

هناك عدة طرق لتصنيف الاحتياجات التدريبية منها:

1. تصنيفها حسب الهدف، أي تصنيفها إلى:

• احتياجات عادية لتحسين أداء الأفراد، مثل دورات المدرسين المعينين حديثا في أصول التدريس أو في الأساليب التربوية.
• احتياجات تشغيلية لرفع كفاءة العمل مثل الدورات المتعلقة بكيفية استخدام نظام إداري جديد أو طريقة عمل جديدة.
• احتياجات تطويرية لزيادة فعالية المنظمة، مثل دورات إعداد كوادر متكاملة لتشغيل وحدة فنية، أو تخصيص منح للراغبين في العمل مستقبلا في المنظمة أو العاملين حاليا بهدف تأمين الحصول على كوادر ماهرة مستقبلا حسب خطة الاحتياجات من الكوادر.

1. تصنيفها حسب الفترة الزمنية، أي تصنيفها إلى:-

• احتياجات عاجلة (آنية-غير مخططة).
• احتياجات قريبة المدى ( مخططة).
• احتياجات مستقبلية (تطويرية /خطة بعيدة المدى).

1. تصنيفها حسب حجم التدريب أو كثافته، أي تصنيفها إلى:-

• احتياجات فردية.
• احتياجات جماعية.

1. تصنيفها حسب طريقة التدريب أو أسلوبه, أي تصنيفها إلى:-

• احتياجات لتدريب عملي في الموقع / تطبيقي.
• احتياجات لتدريب معرفي في قاعات /نظري.

1. تصنيفها حسب مكان التدريب أو جهته, أي تصنيفها إلى:-

• احتياجات تدريبية أثناء العمل اعتماد على الخبرات الداخلية.
• احتياجات تدريبية خارج العمل اعتمادا على مراكز وهيئات تدريبية أو مؤسسات مماثلة.

1. مداخل تحديد الاحتياجات التدريبية:

إن مداخل تحديد الاحتياجات التدريبية ثلاثة هي :
1- مدخل تحليل المنظمة : ويتضمن دراسة المنظمة ككل من حيث الجوانب التالية:

• أهداف المنظمة و مواردها وأساليب العمل فيها.
• تحليل الهيكل التنظيمي وسياسات المنظمة والقوانين والأنظمة والتعليمات الخاصة المتعلقة بالتدريب من حيث وضع التدريب الحالي في كل قسم من أقسام المنظمة، وهنا تجري دراسة فعاليات التدريب وأنواعه، والمشكلات التدريبية، والمواد المتاحة، والاحتياجات التدريبية المستقبلية، وما يتصل بذلك من قضايا.
• دراسة وتحليل القوى العاملة.
• تحليل مؤشرات العمل.
• تحليل المناخ التنظيمي.

2- مدخل تحليل الوظيفة: ويجري تحليل الوظيفة من دراسة وصف الوظيفة ومواصفات الوظيفة. وهنا تجري مقارنة وصف الوظيفة بمواصفات شاغل الوظيفة واستنباط أهم المعارف والمهارات والكفايات والقدرات والصفات التي تنقص شاغلي الوظائف. كما قد تجري مقارنة مواصفات الوظيفة المطلوبة بمواصفات الوظيفة الواقعية الحالية المتوفرة لدى شاغل وظائف معينة. وهنا يقوم المخطط للتدريب بجمع المعلومات عن الظروف المحيطة بالوظيفة والمعلومات والمهارات والقدرات الضرورية لأدائها. والغرض من ذلك تحديد ما يجب أن يعرفه الموظف لتأدية تلك الوظيفة أو المهمة من اجل الوصول إلى الأهداف المرجوة. وبالإضافة إلى ذلك، يقوم المخطط للتدريب بتحليل مسؤوليات الوظيفة أو العملية المتضمنة في كل مهمة، وغالبا ما يأخذ التوصيف الوظيفي كأساس للحصول على مثل تلك المعلومات. ويمكن استخدام المعلومات المجمعة عن الوظائف الحالية والمستقبلية لتحديد ما يجب أن يدرب علية الموظف. وهذا يتطلب تحديد كل معايير الأداء والواجبات والمهام التي تتضمنها الوظيفة وطريقة أدائها بالإضافة إلى المعارف والكفايات اللازمة لأدائها. وبهذا، فان برنامج التدريب يمكن أن يقدم عائدا واستثمارا مناسبا إذا ارتبط مباشرة مع العمل لا مع شاغل الوظيفة.
أما طرق تحليل العمليات (الوظيفة) فإنها كثيرة، ألا انه يمكننا تقسيم المعلومات والبيانات المطلوبة لعملية التحليل إلى ثلاثة أنواع :

• معلومات تتعلق بواجبات ومهام الوظيفة.
• معلومات تتعلق بالمسؤوليات المترتبة على شاغل الوظيفة حتى يتمكن من أدائها.
• معلومات تتعلق بالمهارات والكفايات والمعرفة الضرورية لإنجاز هذه المهمات بشكل كاف ومرض.

و أخيرا فان العناصر الأساسية التي تشملها عمليه تحليل (الوظائف) يمكن تلخيصها كالأتي :

• اسم الوظيفة وموقعها في الهيكل التنظيمي.
• خلاصة الوظيفة، جملة أو جملتين تعطي فكرة عامة عن الوظيفة.
• المهام المطلوبة، وهذه عادة تتطلب لائحة كاملة للمهمات التي تشملها الوظيفة، مع الإشارة إلى توزيع وقت الموظف بين هذه المهمات.
• علاقة الوظيفة بالوظائف الأخرى في الهيكل التنظيمي ( ما فوقها وما تحتها مباشرة).
• الإشراف ويقصد به عدد الذي يشرف عليهم شاغل الوظيفة واسماء وظائفهم.

وتستخدم عدة بدائل لتحليل الوظيفة أهمها: المقابلة، والملاحظة ، والاستبيان، وتحليل المشكلات، وقد نستعين بالتحليل الوظيفي لتقدير الحاجة التدريبية، آي النظرة إلى الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة.
3- مدخل تحليل الفرد: ونحاول هنا أن نقيس أداء الفرد في وظيفته، وتحديد المعارف والمهارات والاتجاهات اللازمة لتطوير أدائه، وينصب التحليل هنا على العامل وليس على الوظيفة. ونستخدم في هذا المدخل أسلوب الملاحظة أو المقابلة أو تقارير تقييم الأداء، أو توزيع قوائم رصد الاحتياجات التدريبية على عدد الأفراد.
ومن هنا يظهر الفرق بين التدريب الوقائي والتدريب التصحيحي حيث أن :
التدريب الوقائي يكون مخطط له و قبل أي نشاط جديد في المنظمة ويكون لهذا التدريب المتسع من الوقت للتنظيم واستقدام العروض من مراكز التدريب مما يقلل كلفة التدريب وكلفة وقوع اي حادث او خطاء في المنظمة .
التدريب التصحيحي يكون بعد وقوع مشكلة ما او خطاء اوحادث قد وقع في المنظمة وهذا التدريب مكلف من حيث قيمة التدريب وكلفة الخطاء او الحادث الذي وقع في المنظمة

1. توفير مكان ملائم:

ينبغي أن يتوفر مكان للتدريب مجهز بأثاث ملائم للمتدربين حيث يتاح لكل مشترك مقعد وطاولة إذ انه يحتاج لان يكتب أو يقوم ببعض الأنشطة اليدوية. إن أي دورة بغض النظر عن عدد المشاركين قد تتطلب تقسيم المشتركين عدة مجموعات اصغر ولعب الدور قد يتطلب المحاكاة، حيث يشترك فريق يكون من فردين أو ثلاثة أفراد أما المناقشات فقد تتطلب مجموعات فرعية. لذلك يعتبر التأكد من وجود المكان الملائم للتدريب أمرا ضروريا. وإذا كانت هناك قاعة كبيرة متاحة، فكل من الأركان الأربعة للغرفة يمكن استخدامها لتخدم المجموعات الفرعية، لكن ينبغي تنظيم الطاولات والكراسي والشاشات والسبورات والأجهزة الأخرى وتنظيمها مسبقا حتى نتلافى مضيعة الوقت. إن إزعاج إحدى المجموعات قد يؤثر على الأخرى لذلك كان لابد من الإعداد لفصل الغرفة أو لوجود الغرف المنفصلة.
ومن شروط نجاح البرامج التدريبية توفر الأماكن الملائمة لتنفيذ هذه البرامج وقد لا تتحقق الأهداف المقررة بسب سوء اختيار مكان التدريب. وقد يؤثر مناخ التدريب مثل حجرة الدراسة وترتيبات التدريب خارج المباني ومكان العمل وغير ذلك من المواقع، في اختيار نوع النشاط. ويجب أن نتأكد من أن المناخ أو بيئة التدريب مجهزة بشكل كاف، مثل وجود المعدات السمعية والبصرية، وكذلك الساحات المفتوحة للنشاط. وتكون إجراءات التنظيم والترتيب تحت هيمنة المدرب، مع توفير الأجهزة والآلات المساعدة عند الحاجة إليها.
يفضل ان تكون القاعة التدريبية تحتوي على طاولات دائرية وان يكون المتدربين جالسين بشكل نصف دائرة .

1. النتائج المأمولة من الاستثمار في التدريب:-

من المأمول أن يتحقق من التدريب مجموعة من النتائج كمردودات إيجابية تحقق أهداف التدريب ، إلا أنه يجب أن يكون معروفا أنها قد لا تتحقق دفعة واحدة أو بشكل محسوس فور العودة من التدريب ، فقد يتطلب الأمر لحدوث جدواها بعض الوقت
وأهم هذه النتائج ما يلي :

1. التحسن الكمي والنوعي في حجم الانتاج أو الخدمات التي تقدمها المنشأة .
2. تخفيض تكاليف التشغيل ، والاستخدام الأمثل للموارد المتاحة .
3. التوفير في تكاليف الصيانة .
4. زيادة الإيرادات .
5. شغل الوظائف الشاغرة.
6. التطور التقني في أداء الأعمال وفقا للأدوات والتجهيزات وأساليب العمل المستحدثة .
7. إرتفاع معدلات الأداء وحجم الانجاز من قبل الموظفين .
8. زيادة مستوى الرضا الوظيفي والانتماء للمنشأة من قبل العاملين.
9. انخفاض معدلات الحوادث .
10. زيادة الانضباط وانخفاض معدلات الغياب والتمارض .
11. انخفاض معدل دوران العمل .
12. زيادة درجة التعاون بين الموظفين ، وبينهم وبين رؤسائهم .

1. تقييم وقياس العائد على الاستثمار من التدريب :-

بعد الانتهاء من التدريب وعودة المتدربين إلى أعمالهم ، من الأهمية التعرف على أثر التدريب في إحداث التغيير المنشود والفائدة المرجوة منه ، وبالتالي تقدير عائد الاستثمار من التدريب ، وهذا يتأتى بتقييم التدريب وقياس العائد منه .
ويجب الإشارة بداية إلى أن قضية قياس العائد من النشاط التدريبي مازالت محل بحث ودراسة وهي علامة استفهام دائمة الطرح تحولت الإجابة عليها إلى اجتهادات شخصية أو تجارب مؤسسية مازالت في معظمها تمر بمرحلة التجربة والخطأ .
1. مفهوم تقييم العائد على الاستثمار في التدريب:
تقييم التدريب هو العملية التي يتم بها التعرف على درجة فاعلية التدريب ، بمعنى هل حقق التدريب أهدافه أم لا ؟ وبعبارة أخرى هو التعرف على مدى التأثير الذي أحدثه التدريب في المشاركين في البرنامج التدريبي من خلال عملية قياس موضوعية لمجموعة المهارات والقدرات والمعارف والعادات والاتجاهات الجديدة ، وتـأثير ذلك على العمل ، وكذلك التطوير الذي أحدثه هذا التدريب في سلوك المشاركين وفي أداء المنظمة .
2. أهداف تقييم العائد على الاستثمار في التدريب :
أهداف تقييم عائد الاستثمار في التدريب من وجهة نظر المنشأة وأهمها :

• التعرف على قدرة جهات التدريب التي تم التعاون معها على تنفيذ نشاط التدريب .
• معرفة مدى تحقيق التدريب للغرض منه ومدى استجابة البرنامج التدريبي لحاجة المتدربين .
• تحديد مدى الاستفادة التي عادت على المنشأة من إلحاق موظفيها بالتدريب .
• قياس مدى التقدم الذي أحرزه المتدربون من حيث تطبيق المهارات التي حصلوا عليها خلال البرامج التدريبية .
• التعرف على العائد من الاستثمار في التدريب ومقارنته بالموارد المالية التي صرفت من أجله .
• تكوين قاعدة معلومات تسهم في معاونة الإدارة على اتخاذ قراراتها خاصة ما يتعلق بسياسة التدريب والموارد البشرية والتطوير والتحديث في أنشطة المنشأة .

مستويات تقييم العائد على الاستثمار في التدريب

• المقارنة بين الاحتياجات التدريبية التي تم وضعها والبرامج التدريبية المقابلة لتلبيتها .
• حساب التكاليف التي أنفقت على المتدرب طوال فترة التدريب .
• اختبارات الأداء والتي تثبت مستوى المهارات والتحصيل العلمي والعملي الذي حصل عليه المتدرب .
• معدلات الحوادث والإصابات في العمل .
• معدلات دوران العمل .
• معدلات الغياب عن العمل .
• حجم الشكاوي المقدمة من العاملين وأيضا من العملاء .

طرق قياس العائد على الاستثمار في التدريب
هناك عدة طرق لقياس العائد على الاستثمار في التدريب من أبرزها :

أ - استخدام المعادلة التالية :
العائد على الاستثمار من التدريب في أي برنامج (ROI) = فوائد البرنامج – تكاليفه
تكاليف البرنامج

أو بمعنى آخر : الوفورات المحققة تكاليف البرنامج

ب - تقييم الاستثمار في التدريب من خلال حساب فترة استرداد العائد على النحو التالي :
إجمالي الاستثمار في التدريب
المدخرات السنوية
ج – المقارنة بين تكاليف التدريب والعائد منه :
حيث يتم حساب تكاليف التدريب وأهم بنودها تكاليف الوحدة المعنية بالتدريب بالمنشأة وتكاليف البرنامج التدريبي وتكاليف المتدرب وتكاليف الفرص الضائعة نظير غيابه من العمل لحضور التدريب (مثل نقص حجم العمل أو حجم الانتاج) ، ومقارنة هذه التكلفة بالعائد الحادث والمتوقع من التدريب عن طريق قياس المؤشرات الممكن قياسها مثل حجم المبيعات والإنتاجية ووقت الانجاز والتوفير في تكاليف التشغيل والصيانة والتوفير نتيجة الإقلال من الحوادث وأيام الغياب وغيرها.

• المقارنات في الأداء التنظيمي والأداء الوظيفي قبل وبعد التدريب :

ويتم من خلال هذه الطريقة ومن واقع السجلات والتقارير المتاحة في المنشأة التعرف على مدى التغير الحادث سواء بالنسبة للمنشأة (في مؤشرات الأداء التنظيمي) أو الأفراد الذين تم تدريبهم (وفقا لتقارير وسجلات أدائهم وسلوكهم الوظيفي) من خلال المقارنة بين هذه المؤشرات قبل وبعد التدريب ، على أن يؤخذ في الاعتبار أن تتم المقارنة أكثر من مرة وبعد فترات دورية من التدريب .
هـ - مقارنة المتدربين بنظرائهم الذين لم يتلقوا التدريب
ويتم ذلك بمقارنة مستويات الأداء لمن تلقوا التدريب ومجموعة أخرى مشابهة في نفس الوظائف لم تتلق التدريب
صعوبات قياس العائد على الاستثمار في التدريب

• صعوبة قياس بعض جوانب المقارنة .
• هناك برامج من السهل قياس العائد على الاستثمار فيها مثل برامج مندوبي المبيعات حيث يمكن قياس حجم المبيعات في المنشأة قبل وبعد التدريب ، غير أن هناك برامج تحتاج إلى بحث أكثر دقة للتوصل إلى عائدها مثل برنامج إدارة المكاتب أو إدارة الاجتماعات وغيرها.
• غالبا ما يتم وضع أهداف التدريب دون صياغتها في شكل وحدات يمكن قياسها .
• صعوبة وضع وحدات قياس للأداء تنطبق على كافة الوظائف نتيجة لاختلاف طبيعة الأعمال من وظيفة لأخرى .
• أن حساب العائد في بعض الجوانب قد يرتبط أكثر بالتقدير البشري ومدى إدراكه للفائدة المتحصلة وهذه قد تختلف من شخص لآخر .
• وأيا كان الأمر فإنه يمكن قياس العائد على الاستثمار في الاستثمار - رغم صعوبته - من خلال أخذ العوامل الممكن حسابها لتلقي الضوء ولو بشكل نسبي على هذا العائد .

أدوات تقييم العائد على الاستثمار في التدريب
هناك العديد من الأدوات والطرق التي يستعان بها عند تقييم العائد من الاستثمار في التدريب وتجرى بعد عودة المتدرب من التدريب منها:

1. استقصاء آراء رؤساء المتدرب حول التغير الذي حدث في أداء وسلوك الموظف .
2. تقارير تقييم أداء المتدربين قبل وبعد التدريب لتقييم التغير في المهارات السلوكية والاتجاهات .
3. اختبارات التعرف على الميول والمواقف قبل وبعد التدريب لقياس ما أحرزه المتدرب من تقدم .
4. تقارير الانتاجية وحجم الانتاج وتكاليفه لقياس التحسن الفعلى في الكفاءة الاقتصادية للمنشأة .

النهاية