ينبغي لنظم الرقابة ان تعكس طبيعة النشاط وحاجاته، ان نظاماً للرقابة يفيد منه نائب مدير يعمل في التصنيع سوف يكون غالباً مختلفاً في الحجم والطبيعة عن نظام آخر لرئيس عمال في احد الحوانيت التي تقع تحت ملاحظته .
كذلك تختلف ادوات الرقابة الاساسية لادارة المبيعات عن تلك التي تكون للادارة المالية ،وسوف يختلف كلاهما عن تلك التي لادارة المشتريات ، ومن المؤكد ايضاً ان مشروعاً صغيراً سوف يحتاج الى انواع مختلفة من وجوه الرقابة عن تلك التي يحتاج اليها المشروع الكبير .

وتوجد تطبيقات عامة لوسائل معينة مثل الميزانيات ،ونقط الانفصال والساعات ،والتكاليف القياسية او المعدلات المالية المتعددة في كثير من اوضاع العمل ،وعلى أية حال فإنه لا يجوز أبداً الافتراض بان أياً من هذه الوسائل المستخدمة استخداماً كبيراً يكون قابلاً لتطبيقه في منطقة رقابة محددة لشركة او ادارة معينة .
ان من مهمة المدير ان يكون يقظاً بالنسبة للعوامل الاستراتيجية في خططه وعملياته التي تتطلب رقابة ، وكذلك ان يكون متأكداً ان الوسائل المستخدمة تناسبها .