حتى يمكن اتخاذ قرار جيد فإن عملية اتخاذ القرار عادة ما تمر بستة مراحل وتشمل الخطوات التالية :-

1- تحديد المشكلة :-

عندما تظهر مشكلة ما ، قد يرى بعض متخذى القرارات أن المشكلة واضحة ومن السهل تعريفها وذلك م من النظرة السطحية أو النظرة الشخصية للمشكلة وكثيرا ما يرتب على ذلك وقوع فى خطأ التعريف غير الصحيح للمشكلة وبالتالى استمرار المشكلة الأساسية ومسبباتها وضياع المجهودات فى حل مشكلة وهمية لا أساس أو لا وجود لها. لهذا يتم تحديد المعلومات والحقائق التى قد تساعد فى التعريف الواضح والدقيق والصحيح للمشكلة ويتم ذلك من خلال دراسة وتحليل المعلومات والحقائق المتعلقة بالمشكلة حيث يمكن التوصل لأى دلائل أو استنتاجات تساهم فى التوصل إلى تعريف صحيح للمشكلة أو أهم جوانبها . وبشكل عام يحتاج المدير إلى دراسة مختلف المواقف والظروف المرتبطة بالمشكلة من مختلف جوانبها ودراسة تطورات المشكلة منذ بداية ظهورها حتى وقت دراستها والتوقعات المستقبلية الخاصة بالمشكلة ويحاول المدير ايضا أن يجيب على بعض التساؤلات التى تتعلق بالقوى أو المتغيرات التى بوجودها ظهرت المشكلة أو القوى أو المتغيرات التى باختفائها ظهرت المشكلة ، وما هى الاتجاهات المستقبلية لهذه القوى أو المتغيرات .

فى هذا الصدد نوضح أنه ليس بالضرورة أن يكون هناك سببا واحد للمشكلة بل قد يكون هناك أكثر من سبب لمشكلة واحدة ، ويتطلب الأمر أيضا توافر المعلومات الخاصة بكافة جوانب أو أطراف المشكلة والأهمية بالنسبية لهم وما يمكن أن يؤدونه فى حل المشكلة أو تزايد تعقيها ودروهم فى ظهور المشكلة ودروهم فيما قد يحدث من تطورات مستقبلية ، وفى نفس الوقت هناك تساؤلات يجب دراستها ومحاولة الإجابة عليها وتتعلق بمكان ظهور المشكلة وأيضا زمان ظهور المشكلة والعلاقة بينهما واتجاهات هذه العلاقة مستقبلا.

من خلال دراسة وتحليل ما سبق من معلومات وحقائق يصبح من الممكن التوصل إلى تعريف المشكلة الحقيقة والتوصل إلى العامل أو العوامل الرئيسية التى أدت إلى ظهور المشكلة وبالتالى يمكن أن يحدد الإطار الذى يتم من خلال حل المشكلة محل الدراسة .

عند تعريف المشكلة وتحديدها ينبغى الاهتمام بصياغة المشكلة بدقة وبوضوح والتأكد أن هناك علاقة وثيقة بين المشكلة محل البحث والموقف محل البحث بجوانبه المختلفة والتأكد أيضا من أن المشكلة قابلة للحل .

2- تكوين أو خلق الحلول البديلة :

لمعرفة الحلول البديلة يحتاج الأمر فحص لمكونات المشكلة ، ولا شك أن الدراسة الجامعية أو اشتراك أكثر من شخص فى ذلك يتيح الفرصة لمزيد من الأداء والمقترحات البديلة فتكون فرصة العلاج الصحيح للمشكلة أكبر ويجب أن نحدد أكبر عدد ممكن من بدائل التصرف المتاحة حتى تلك التى تبدو من النظرة الأولى أنها عديمة الجدوى أو قليلة الأهمية ، فقد يتضح فيما بعد عكس ذلك ومن المهم مراجعة قائمة البدائل بالإضافة أو التعديل نتيجة الدراسة أو نتيجة المناقشات مع الآخرين ولعل اهم ما قد تسفر عنه هذه المناقشات ليس فقط اسقاط أو إضافة بدائل وإنما وهو الأهم ادخال تعديل على ترتيب البدائل حسب اهميتها النسبية .

أحيانا يكون عدم التصرف هو أحد البدائل ففى بعض الأحيان يكون عدم التصرف هو الأمر الواجب ، بمعنى أن عدم التصرف وعدم اتخاذ أى قرار هو فى حد ذاته قرار بعدم التصرف ، ويحدث ذلك عادة فى حالة عدم توافر البيانات اللازمة أو تعذر وضع بديل بسرعة كافية وإذا ذاك يكون القرار هو إلا نتخذ قرارا لحين زوال هذه الظروف .

3- تقييم البدائل :-

الطريقة التقليدية لتقييم الحلول البديلة تقوم على تحديد ما يتمتع به كل حل من مزايا ، وما يتصف به من عيوب أو مخاطر وفى هذه الحالة لا ينبغى أن تحسب المزايا والعيوب بعددها فحسب بل يجب أن يعطى كل منها وزنا يتفق مع أهميته .

وهذه الخطوة بالطبع تستلزم التنبؤ بالمستقبل لأن المزايا والعيوب لن تظهر إلا فى المستقبل وتبدو صعوبة هذه الخطوة فى اتخاذ القرارات فى أن التنبؤ بالمستقبل نفسه شئ آخر ، ومما يزيد الأمور تعقيدا أن الوقت غالبا ما يكون ضيقا لا يسمح باكتشاف كل النتائج المتوقعة لكل بديل .
أنه من الصعب التنبؤ بدقة كاملة ، ولكن أحيانا متخذ القرار يمكن أن يكون حريصا بالنسبة لاعتبارات عدم التأكد فى المستقبل ، إلا أنه قد يمكن التغلب بشكل أو بآخر على ذلك من خلال عدة سيناريوهات للأحداث والنتائج المحتملة .

وبالتالى يمكن خلق عدة خطط طارئة للعمل أو التصرف ممكن تطبيقها أو تنفيذها بناء على ما يكشف عنه المستقبل .

4- الاختيار بين البدائل :-

بعد القيام بتعريف المشكلة وتحليلها وتحديد البدائل وتقييم لك بديل ، فإن المدير يكون فى موقف يسمح له بمحاولة تحديد الحل الأفضل ، وإذا كان قد قام بعمله بطريقة مرضية فسوف يجد أمامه عدة بدائل للإختيار من بينها ذلك أنه من الحالات النادرة أن تجد مشكلة لها حل واحد فقط.

وهناك بعض المعايير التى يمكن استخدامها للمساعدة على اختيار أفضل حل من الحلول المحتملة ، ومن هذه المعايير أحد المعايير الهامة وهو معيار الخطر ، فلابد من مقارنة أخطار كل بديل بالمكاسب المتوقعة منه والوفر فى الجهد حيث أن أفضل حل هو الذى يعطى أفضل النتائج بأقل مجهود .
إن نقطة الاختيار هى نقطة القرار وعندما تبدو مهارة المدير فى التوصل إلى القرار الذى يحقق أكبر عائد ممكن ، ويمكن استخدام الحاسب الآلى للتأكد مما إذا كان القرار أو البديل سيحقق أفضل النتائج .

5- تنفيذ القرار :-

إن مجرد اتخاذ قرار لا يكفى لوضعه موضع التنفيذ الفعلى ، بل ينبغى أن يعرف بأمره كل من له علاقة تنفيذية به ، وتتوقف فعالية القرار على فعالية نظام الاتصالات داخل المنظمة وحتى يمكن تنفيذ القرار لابد من تحديد الهدف أو الأهداف التى يجب تحقيقها ومراعاة أن يتم تنفيذ القرار فى إطار سياسات المنظمة وبذلك لا تكون هناك معوقات تتعلق بالتنفيذ أو تتعارض مع سياسات المنظمة ، كما يتطلب الأمر تحديد للأعمال اللازمة لتحقيق الأهداف المطلوبة .

لهذا يتم تحديد وقت ابتداء ووقت انتهاء كل خطوة تم تحديدها وعليه يجب أن نشجع كل فرد على أن يحدد بنفسه ما سوف يفعله وكيف سيفعله للوصول على الأهداف المتفق عليها ، كما يجب أن تحدد الإجراءات التى سيجرى اتباعها .

هذا ويمكن القول باختصار أن التنفيذ الصحيح للقرار يتطلب تخطيط جيد له عدة خطوات.
- تحديد كيف ستبدو الاشياء عند الإنتهاء من تنفيذ القرار .
- تحديد الخطوات أو خريطة التدفق والخطوات الضرورية لانجاز القرار .
- وضع قائمة بالموردين والانشطة المطلوبة لتنفيذ كل خطوة .
- حدد الوقت المطلوب لكل خطوة .
- تحديد الأفراد المسئولين عن كل خطوة .

1- تقييم القرار :-

آخر خطوة فى عملية اتخاذ القرار هى تقييم القرار . هذا يعنى جمع معلومات عن كيفية أو فعالية القرار سواء كانت هذه المعلومات تأخذ الصيغة الكمية أو النوعية وذلك لتحديد مدى نجاح أو فشل القرار ، وتقييم القرار ذو فائدة هامة سواء كانت التغذية العكسية بالبيانات إيجابية أو سلبية .

إن التغذية العكسية والتى تشير إلى الفشل تعنى :-

- التنفيذ يحتاج إلى وقت أكبر ، موارد ومجهودات أكثر .
- القرار نفسه سئ أو خاطئ .
إذا اتضح أن القرار غير مناسب فإنه مرة ثانية تعاد دورة القرار فيتم اعادة تحديد المشكلة والحصول على معلومات اكثر واقتراحات جديدة وتقليل الأخطاء التى حدثت فى المرة الأولى .

بعد أن استعرضنا مراحل أو خطوات اتخاذ القرار فهناك تساؤل .

هل يستطيع المدير أن يقول لنا كيف يتخذ أفضل قرار ؟

إن أحد المداخل هى أن تنتظر حتى نرى نتائج القرار ، ولكن كيف يكون الأمر عندما يتخذ القرار ولا ينفذ ؟
ليس هناك ضمان بأن القرار الذى يتخذه المدير هو أفضل القرارات وكل ما هو هناك أن المدير يتبع الإجراءات المناسبة التى يمكن أن يترتب عليها أفضل قرار تحت ظروف معينة ، هذا يعنى أن متخذ القرار كان يأخذ الحذر الملائم فى اتخاذ القرار وبرغم ما سبق فإن المدير لا يعرف ما إذا كان القرار سوف يعمل جيدا ، فليس هناك شئ يضمن مخرجات جيدة لأى قرار ولكن المدير يعرف جيدا أنه عمل أفضل ما لديه لاتخاذ قرار رشيد .