التواصل والاتصال في موقع العمل برنامج مستمر ولا يمكن اعتباره أمرًا مفروغًا منه، فالخبراء يحذرون المدراء من تجاهل التكتيكات التالية للمحافظة على اتصال في الاتجاهين بين الإدارة والعاملين:

• سياسة الباب المفتوح: وهذا لا يعنى أن يكون باب المدير مفتوحًا حرفيًا وعلى مدار الدقيقة، وإنما المقصود أن يعرف العاملون أن مديرهم متاح، ويمكنهم التحدث إليه وأنه يستمع لهم. وعلى المدير أن يكون عند كلمته، فلا يؤجل اللقاء بالموظفين دائمًا بحجة أنه مشغول ولا يجبرهم على القبول بمواعيد بعيدة جدًا.

• الصدق والنزاهة: ينبغي أن يثق المدير في قدرة العاملين على التعامل مع الأخبار السيئة، وعليه إخبارهم بصراحة بما يجري في المؤسسة أو المنظمة والمجالات التي تحتاج لتحسين الأداء فيها، كما ينبغي العمل على تجنب المفاجآت، وألا يفقد المدير رباطة جأشه في حالة وقوع خطأ.

• الاهتمام: لا داعي ليتشاغل المدير بالأوراق أمامه وهو يتحدث لموظفيه، فإعطاؤهم اهتمامه يعكس احترامه لهم والجدية في التعامل مع ما يقلقهم.

• الانفتاح: قد ينقل الموظفون أخبارًا سيئة للمدير لا يحب الاستماع إليها، أو يعبرون عن آراء لا يتفق معها، وفي هذه الحالة عليه أن يستمع إليهم جيدًا قبل أن يرد، وإذا لم يكن متفقًا معهم فعليه أن يشرح لهم لماذا، ولا يكتفي برفض آرائهم، كما أن عليه أن يعدل موقفهم إذا قدم الموظفون معطيات وحقائق تؤكد صواب وجهة نظرهم.

• التكرار والاستمرارية: لا يينبغي تحديد يوم محدد في الشهر للتواصل بين المدير وموظفيه، بل ينبغي أن يكون الاتصال والتواصل نوعًا من روتين يومي، يشعر العاملون بالارتياح وهم يتحدثون مع مديرهم، كما أن المدير لن يفوت أمرًا مهمًا في وقته المناسب.

وعلى صعيد آخر يؤكد الخبراء أهمية التغذية الرجعة (FeedBack) بين الجانبين مع التذكير بالخط الرفيع الفاصل بين الإفراط في النقد والمقترحات الغامضة. ولتكون هذه التغذية الراجعة مفيدة يجب على من يقدم التغذية الراجعة أن يتأكد من أنه يعرف الحقائق، فتقديم تغذية راجعة غير صحيحة يدمر مصداقية صاحبها. كذلك لابد من اختيار الكلمات بعناية، فهذا يساعد على ألا يتحول النقد إلى تجريح، وعلى من يقدم تغذية راجعة أن يستمع للشخص الآخر فقد يكتشف حقائق لم يكن يعرفها. كما يجب عدم التركيز فقط على أخطاء ارتكبها الشخص الآخر وإنما على تقديم حلول ومقترحات لتحسين الأداء.

ويمكن للمدير سؤال العاملين لماذا اختاروا مسارًا معينًا للعمل، وعليه أن يتذكر أن الهدف من مداخلته هو دفع الموظف نحو اتجاه جديد، وهذا لا يعني جعله يشعر بالذنب والخطأ، فذلك لا يساعد على تحسين الأداء، وأخيرًا يجب على المدير أن يظهر اهتمامه دائمًا، وأن يشرح لموظفيه كيف يمكن أن تساعدهم مداخلاته (تغذيته الراجعة) ولماذا هي مهمة.