الموضوع: كيفية عمل خطة المشروع

التخطيط وتنفيذ خطة المشروع

إذا طلب منك التخطيط وتنفيذ خطة العمل المتعلقة بمشروع -أي شيء تقوم به -سوف تستخدم تقريباً جميع المبادئ السبعة وعندما يتم تكليف بمشروع، فمن المهم أن تدرك أن عليك القيام بأمرين. الأول التعامل مع الطلب نفسه؛ ،" من فضلك قم بهذا المشروع،" ( الذي يبدو جيدا ولكن يتضح غير ذلك في النهاية). أما الأمر الثاني فهو شيء دائماً ما أرى أنه ،" الأعباء،" الجدول 7-1 تقرير متابعة سير العملالمشروع : إنتاج ضخم لإصدار 2,1 التقرير: 14، التاريخ: 21 أكتوبر 2007، مدير المشروع: ،" فرانك،" ، الفريق : ،" راشيل،" و،" ديبي،" و،" ديكلان،" و،" ستيف،" و،" ماري،" التوزيع: الوارد ذكرهم بالإضافة إلى ،" برناديت،" و،" هيو،" و،" دان،" و ،" يبدرو،" و ،" تيد،" أرسله لي + لأي شخص آخر دي صلة بالموضوع

التواريخ الحالية هي: اختبار: ينتهي في 17 نوفمبر 2007 التوافر بعد إعداد قوائم بالعملاء – 19 يناير 2008
الاتجاهات : تاريخ التسليم – تاريخ التغيير

كما أشير إليه في أحيان أخرى بأنه ،" القيود الثابتة،" . وترتبط الأعباء أو القيود الثابتة بفكرة أن الأشخاص عندما يوكلون لك عملاً يقولون إنه يجب القيام به في موعد أقصاه... وبهذه الميزانية وباستخدام هذه الموارد. يبدو لي أنك إذا حاولت التعامل مع الطلب والأعباء معاً، فسوف تفحم نفسك في العديد من المشكلات. وذلك لأنه عند التعامل مع الطلب، سوف تفكر في الفترة الزمنية التي ستحتاجها فضلاً عن الموارد والميزانية... إلخ. على الصعيد الآخر، سوف تخبرك الأعباء بأنه ليس لديك وقت وأنك لن تحصل على الميزانية وأنك ستفقد عدداً كبيراً ممن يعملون معك. الأمر الذي يجب القيام به هو التعامل مع الطلب والأعباء، كل على حدة. فأولاً، أفهم الطلب ثم استخدم ما تعلمته لاتخاذ قرارات منطقية تتعلق بالأعباء.وتساعدك مبادئنا الخاصة بالتفكير السليم في القيام بذلك بشكل صحيح. لنفترض إذن أن هناك طلباً ما وأعباء. نضع الأعباء جانباً ونركز على الطلب. يقول المبدأ 2،" اعرف ما تحاول القيام به،" .ما الذي يتناوله هذا المشروع بالضبط؟ ما الذي لا يتناوله؟ وتمكنك أداة ،" فهم ما تحاول القيام به،" . كما أننا قادرون على الوصول بفرص ربح الأطراف المعنية لأعلى درجة ممكنة، إذا ما استخدمنا المبدأ 7،" رؤية من وجهات نظر الآخرين،" . أي أنه في إمكاننا التأكد من أن ناتج المشروع الذي نقوم به هو أفضل ناتج ممكن من وجهات نظر جميع المشتركين في المشروع. بعد ذلك، استخدم المبدأ 3: دائماً ما يكون هناك تسلسل للأحداث لفهم ما يجب القيام به، لتحقيق النتائج المنشودة. ثم استخدم المبدأ 4: الأمور لا تتم من تلقاء نفسها، الذي يدفعنا إلى أن نتأكد من أن هناك من يقوم بكل مهمة في تسلسل الأحداث، وأن الناس أمامهم الوقت الكافي للقيام بهذه المهمة تحديداً (بطاقات تحديد الوقت هي الأداة التي نستخدمها للقيام بذلك). كما أنه يمكننا الوصول بنقاط قوة الفريق لأكبر درجة ممكنة.ويحثنا المبدأ 5: نادراً ما تسير الأمور بالشكل المتوقع؛ على أن نضع الأحداث غير المتوقعة في اعتبارنا أو أن نضع نسبة حدوث خطأ في خططنا. عند هذا الحد، نكون قد حللنا الطلب بشكل مناسب، وكوناً أوضح صورة ممكنة عن كيفية سير المشروع. (لاحظ أنه كان من الممكن إيضاح هذه الصورة بعدة طرق. فمن الممكن تمثيلها باستخدام مخطط جانت، الذي يوضح من يقوم بكل مهمة ووقت قيامه بها، أو اللوحة الجدولية التي توضح التكاليف التي ينفقها الشخص والمكاسب التي يحققها شخص آخر وقدرها ووقت حصوله عليها، أو لوحة الإنتاج. الآن يمكننا التعامل مع الأعباء. بشكل عام، فإن ما توضحه الخطة من أنه أمرممكن الحدوث وما توضحه الأعباء من أن هناك حاجة لحدوث ذلك الأمر لا يمثلان نفس الشيء. وما يحدث بعد ذلك؛ في الغالب، هو أن الناس يضعون الخطة جانباً ويوافقون على الأعباء. وهذا الإجراء يعني ضمناً أن الخطة خاطئة. كل هذا بالرغم من أن الخطة تمثل أفضل تصور عن المشروع يمكن لأي فرد أن يضعه لأي شخص. إن مبادئنا تخبرنا بأن هذا أكبر خطأ يمكن أن نقع فيه.فالمبدأ 6: الأمور قد يتم إنجازها أولاً يتم إنجازها، يوضح أن الخطة إذا لم تتفق مع الأعباء، فلا سبيل لإنجاز الأمور. كما أن تجاهل الحقائق غير السارة لن يفيد هو الآخر. والأمر الصائب أن تقول إن الخطة أفضل تصور لنا عن المشروع: فماذا نفعل الآن بالأعباء؟ هل يمكننا إضافة مزيد من الأشخاص أو الأموال أو الموارد؟ هل يمكننا الحد من نطاق ما قررنا القيام به؟ هل لا يزال مستوى الجودة الذي نطمح إليه مطلوباً أم من الممكن الرضا بما هو أقل؟ ونحن نفعل ذلك حتى تتفق الخطة مع الأعباء؛ أو حتى نحصل على خطة واقعية تساعد من تسببوا في الأعباء على التعايش معها.عودة مرة أخرى للمبدأ 7: رؤية الأمور من وجهات نظر الآخرين؛ نشرح الخطة لكل من يعمل في المشروع ونخبرهم بدورهم فيه. الآن، نصبح مستعدين لبدء المشروع بعد أن حددنا فرصنا في الفوز (أما إذا كنا وافقنا على الأعباء ورضينا بها، لفشل المشروع في الكثير من الحالات ولما بقى أمامنا سوى انتظار انتهائه). لكي ندير المشروع، فإننا نقوم بتطبيق الخطة التي وضعناها. ويوضح المبدأ 6 ، تقدمنا في المشروع. أما المبدأ 2: معرفة ما تحاول القيام به، فيساعدنا على التنبه لأي تغيرات تطرأ على المشروع طوال فترة إنجازه.(بوجه عام، هذه هي الأمور التي تطرأ عليه لعدة أسباب. على سبيل المثال، تمثل تلك الأمور أشياء تم إغفالها في البداية، وأن ما كنا نريده لم يكن ما أردناه حقا، أو أن تتغير متطلبات العمل، أو أن يتغير السوق أو تتغير التقنيات أو نجد طريقة أفضل للقيام بالمهمة أو أن نقوم بتقدير شيء يتضح بعد ذلك أنه أصغر/أكبر بكثير مما كنا نعتقد... إلخ).ويساعدنا المبدأ 7: رؤية الأمور من وجهات نظر الآخرين، على كتابة تقارير متابعة سير العمل بطريقة مفهومة لجميع الأطراف المعنية. في النهاية، عند انتهاء المشروع سيكون من الجيد أن نمضى بعض الوقت في تحليل المشروع وتسجيل ما حدث بالفعل، حتى تصبح عملية التخطيط للمشروع التالي أسهل. المثال 6 إدارة