الموضوع: مشكلة لها حلول: كيف تتعامل مع فوضى البريد الإلكتروني ؟؟
مشكلة لها حلول: كيف تتعامل مع فوضى البريد الإلكتروني ؟؟
إذا كنت مثلي تتلقى في مختلف ساعات اليوم العشرات من رسائل البريد الإلكتروني الهامة التي تحتاج الى إنتباهك فقط أحيانا و الى رد كتابي قد يكون طويل للغاية في معظم الأوقات, و إذا ما كنت تعتمد على البريد الإلكتروني فعليا كأداة لإنجاز العديد من أعمالك عبر مراسلات هامة فلابد أنك قد واجهت – في أحسن الأحوال – أو لازلت تواجه على الأرجح مشكلة كبيرة في الطريقة المثلى لتلقي, إدارة و إجابة هذة الرسائل الإلكترونية اليومية.
و دعني أفترض كذلك أن هناك الكثيرون ممن يشعرون في أحيان كثيرة بأن الإستقبال الفوري لرسائل البريد الإلكتروني سواء عبر ترك نافذة البريد الإلكتروني في المتصفح مفتوحة بشكل دائم أو عبر خدمات الدفع اللحظي لرسائل البريد الإلكتروني الى الهاتف مثل خدمات الPush Notifications و خدمات البلاك بيري يشكل عاملا مشتتا للإنتباه عن القيام بمهام محددة في وقت محدد, فأنت تحاول التركيز على القيام بعمل محدد مثل كتابة مستندات هامة أو غيرها من الأعمال و ما أن تصلك رسالة إلكترونية إلا و تجد نفسك مضطرا و مدفوعا بقوة خفية الى قراءة الرسالة و من ثم التفكير في محتواه إن استلزم الأمر و ربما من بعد ذلك الرد عليها قبل أن تحاول العودة من جديد الى ما كنت تقوم به و ما هي إلا عدة دقائق و يتكرر التسلسل ذاته للأحداث ناهيك عن تداخل كل ذلك مع وصول بعض رسائل البريد المزعج الى بريدك الإلكتروني.
من يواجه هذة المشكلة لا شك و أنه سيبدأ في البحث عن حل - و نحن لا نتحدث هنا مطلقا عن التخلص كليا من البريد الإلكتروني صورة مرسلة الذي أظنه أحد أفضل اختراعات البشرية خلال القرن الماضي - لتنظيم التعامل مع البريد الإلكتروني بما يسمح بالتركيز على القيام بالأعمال المختلفة و كذلك التركيز في الرد على المراسلات الهامة. و بواقع التجربة الشخصية فقد توصلت الى حلول متنوعة لهذا الغرض أتنقل بينها وفقا لما تقتضيه الظروف و ربما تساعد هذة الحلول بعض من يعانون من المشكلة ذاتها:
بداية, لا تترك نافذة البريد الإلكتروني في المتصفح مفتوحة دائما, فمهما فعلت لن تتمكن من كبح جماح رغبتك في تفقدها كل عدة دقائق بسبب و بدون سبب
الخيار الأول, قم بتحديد أوقات معينة لتفقد البريد الإلكتروني و الرد على جميع رسائلك بتركيز كامل و لتكن مرة في بداية اليوم و مرة في نهايته على سبيل المثال أو حسبما تقتضي طبيعة عملك
البديل الآخر, و هو أقل حدة من سابقه و لكنه سيسهم كذلك في تنظيم التعامل مع البريد الإلكتروني و هو أن تقوم بتفقد بريدك الإلكتروني مع بداية و نهاية تصفحك للإنترنت فبدلا من ترك نافذة البريد الإلكتروني مفتوحة دائما فإنك تتفقده فقط قبل أن تبدأ استخدام المتصفح و قبل أن تغلق المتصفح و بين المرتين تتفرغ لما تريد أن تقوم به
الإقتراح الأخير, و في الواقع فهذا ما أميل الى تطبيقه في معظم الأحيان - و إن كنت أتنقل بين الحلول الأخرى من حين الى آخر - هو أن تعتمد على واحدة من خدمات الإستقبال الفوري للبريد الإلكتروني سالفة الذكر و تقوم بإلقاء نظرة سريعة على الرسائل عند وصولها دون قرائتها بتمعن أو الرد عليها و لكن فقط تمييز الرسائل الهامة و تلك التي ستحتاج الى قراءة أو رد من غيرها و وضع علامة لتمييزها - لهذا الغرض أستخدم النجمة الصفراء في بريد GMail - و مراجعة جميع هذة الرسائل في وقت لاحق محدد من اليوم.
إذا ما كانت لديك تجربة شخصية مختلفة, فشاركنا بها ..
رد: مشكلة لها حلول: كيف تتعامل مع فوضى البريد الإلكتروني ؟؟
شككرا اخوي على الموضوع
أعاني كثيرا من تراكم بريد العمل والمراسلات
هل هناك برامج أخى أفضل من الاوت لوك والأوت لوك إكسبريس لتحميل البريد ؟
رد: مشكلة لها حلول: كيف تتعامل مع فوضى البريد الإلكتروني ؟؟
ولك بمثل إن شاء الله
أ.LooL777
ولنا الشرف بأن تكون أو مشاركة لك تكون من نصيبي
وبالنسبة للبرنامج ال>ي تبحث عنه فلا أدري سو أن (تجدول وقتك ) إدارة الوقت
===========
هل تعاني من الظلم الوظيفي؟ هل تعاني من تسلط مدير ظالم ينتهك حقوقك المعنوية او يهينك أو يكلفك فوق طاقتك أو يحجب عنك الترقيات ويرقي من هو دونك في الكفاءة والمؤهلات ؟ إذاً تأمل النقاط التالية:
- قبل أي... (مشاركات: 7)
النصيحة الاولي : سرعة المعالجة :
ناقش الموظف في مشكلة عدم انتظامه في الحضور والانصراف فورا دون تأخير ولا تؤجل ذلك
النصيحة الثانية : افسح المجال للمناقشة :
لا بد من اعطاء الفرصة للموظف لابداء... (مشاركات: 12)
التفكير مزيج من الكلمات والجمل والصور الذهنية والمشاعر. تدخل الأفكار إلى الذهن، تمكث فترة قصيرة، ثم تختفي مفسحة المجال لأفكار أخرى أن تظهر. بعض هذه الأفكار يبقى في الذهن فترة أطول ويؤثر في الشخص... (مشاركات: 12)
كيف تتعامل مع الأنماط المختلفة للمتدربين ؟
الدكتور / صلاح عبد السميع عبد الرازق
إن المعلم والمدرب الناجح يمتلك العديد من المهارات التي تمكنه من تحقيق هدفه التدريسي والتدريبي الذي يسعى إليه ، ومن... (مشاركات: 1)
نتفاجأ في بعض الأحيان بإعلانات تجارية تشمل عروضاً مغرية لا نملك إزاءها سوى أن نهم للاستفادة منها. وكثير منا، وفي مراحل متقدمة، يخذل من عدم جدية تلك العروض واتخاذ الأساليب الملتوية بهدف إعاقة الحصول... (مشاركات: 0)
دورة تدريبية متخصصة في مجال الارشفة الالكترونية وتهدف الى تأهيل المشاركين على فهم نظم الارشيفات الالكترونية، حيث سيتعرف المشارك على لمحة عن تطور نظام الارشيف الالكتروني ونشأته، والتعرف على المفاهيم الاساسية لنظام الارشيف الالكتروني، واشكال الملفات فيه وانواعه، وكذلك شرح وسائط التخزين المستخدمة من خلال هذا النظام، وسيتم شرح المعايير والمقاييس الدولية لنظم الارشيفات الالكترونية، وكذلك التعرف على خطط ادارة الازمات لنظام الارشيف الالكتروني.
برنامج تدريبي موجه لغير الماليين لمساعدتهم على فهم الادارة المالية وتطبيقها في شركاتهم واعمالهم يهدف البرنامج الى اكساب المتدربين القدرة على فهم البيانات المالية والتحليل المالي وادارة رأس المال العامل وتحضير الميزانية التشغيلية وقرارات الميزانية الرأسمالية واتخاذ القرارات المالية
اذا كنت من العاملين في قسم الوثائق او الارشيف او احد مديري الادارات او الاقسام في الشركات والمؤسسات الكبرى او في المؤسسات الحكومية، فأنت امام واحد من اهم البرامج التدريبية الموجهة خصيصا لك، حيث يتم تأهيلك في هذه الدورة التدريبية للتعرف على المبادئ والاجراءات اللازمة لتنظيم عمليات حفظ وتداول الوثائق داخل المؤسسات بكافة انواعها، كذلك التعرف على العمليات الفنية المتمثلة في التصنيف والترتيب وانواع الفهارس ووسائل الايجاد المختلفة التي تساعد العاملين على سرعة استرجاع الوثائق.
برنامج تدريبي يؤهلك لاستخدام برامج التصميم 2D و 3D في انجاز تصميماتك للمجوهرات يتناول اساليب رسم المجوهرات وتحويل الاسكتشات الى تصميمات احترافية باستخدام برامج متخصصة مثل برنامج الراينو و Adobe Photoshop / Adobe illustrator
دورة تدريبية متكاملة في برنامج Peachtree والذي يعد واحدا من اهم البرامج المحاسبية المستخدمة فى الشركات متوسطة الحجم والصغيرة فى العديد من الدول العربية وذلك نظراً لانحفاض سعره بالمقارنة ببرامج آخرى ”الاوراكال و الساب” وبالاضافة الى ما يتميز اليه البرنامج من ادوات تساعد الادارة