الموضوع: تعرف على مهارات إدارة المشاريع

الفصل الاول


مفهوم المشروع وإدارته

قبل البدء بموضوع مهارات ادارة المشاريع، فانه لا بد لك من ان تتعرف على ماهية الادارة ومفهومها والمبادىء والاسس التي تقوم عليها.

مــــا هي الادارة؟

الادارة تعني:
- حسن استخدام قدرات الافراد ومعلوماتهم.
- حسن استخدام الموارد المتاحة.

بهدف تحقيق الاهداف المرغوب الوصول اليها:
- بأفضل الاساليب.
- وبأقل جهد وتكلفة.
- وبأفضل عائد ممكن.

وهي بالتالي: عملية اساسية وجوهرية تحتاج اليها جميع المنشآت والمشاريع باختلاف انواعها. ومع ذلك فقد اختلف رجال الفكر الاداري في نظرتهم وتعريفهم للادارة. واتفقوا على ان: الادارة تعني "الوظيفة التي يقوم بها المديرون على اختلاف مواقعهم ومشاريعهم".

وهنالك اتجاهان رئيسان عند رجال الفكر الاداري في تعريفهم لمفهوم الادارة هما:-

- الاول: اعتمد على تحليل العمل الذي يقوم به المدير الى عناصر او خطوات، ووضعوا بذلك تعريف للادارة يقوم على "تفاصيل ذلك العمل او خطواته".
مثال: عرفها فريدريك تايلور بانها:- المعرفة الصحيحة لما يراد ان يقوم به الافراد، ثم التأكد من انهم يفعلون ذلك بأحسن طريق وأرخص تكاليف.
- الثاني: اما الفريق الثاني من رجال الفكر الاداري، فانهم يعرفون الادارة من "طبيعتها وليس من وظائفها، باعتبارها نشاطاً متميزاً".
فيعرفها هينمان بأنها "أي الادارة" الوظيفة التي تؤدي الى فعل الاشياء بواسطة الاشخاص، وتوجيه جهود الافراد نحو غرض معروف.

والإدارة تقوم على مجموعة من المبادىء والأسس ومن اهم هذه المبادىء:-
- تقسيم العمل: وهو المبدأ الذي يترتب بناءاً على التخصص.
- السلطة والمسؤولية: والسلطة والمسؤولية مرتبطتان، بحيث تنبع المسؤولية من السلطة، وتستمد السلطة من واقع المسؤولية.
- النظـــام: ويعني احترام النظم والتعليمات، وإطاعة الاوامر، وهذا يتطلب وجود رؤساء قديرين على مختلف المستويات.
- وحدة الامر: وهذا المبدأ يعني ان العامل أياً كان مستواه يجب ان يتلقى اوامره وتعليماته من رئيس او مشرف واحد فقط.
- وحدة التوجيه: بمعنى ان كل مجموعة متجانسة من الانشطة ذات الهدف الواحد، يكون لها خطة واحدة ورئيس واحد.
- خضوع المصلحة الشخصية للمصلحة العامة: المصلحة العامة تقع في المقام الاول، ومصلحة المجموع تقدم على مصلحة الفرد، فان حصل التعارض وجب على الادارة ان توفق بينهما.
- مكافأة الافراد: ويعني منح العاملين تعويضات عادلة مقابل الجهد الذي يبذلونه.
- المركزية واللامركية: ويعني ذلك تركيز السلطة، او توزيعها وفقاً للظروف الخاصة، وبما يحقق اكبر مصلحة ممكنة.
- تدرج السلطة: أي سلسلة الرؤساء من اعلى الرتب الى ادناها. والتي يجب على كل مرؤوس مراعاتها عند الاتصال برؤسائه.
- المساواه: اخلاص العاملين وتفانيهم وولاءهم يمكن تحقيقه عن طريق العدالة والمساواة بينهم.
- ثبات العمالة: بمعنى ان ارتفاع معدل دوران عمالة، وبالتالي ارتفاع تكاليفها يرجع الى سوء الادارة.
- الابتكار والمبادرة: اتاحة الفرصة للعاملين لابتكار خطط ورسمها وتنفيذها.
- التعاون: ويعني الاتحاد قوة، ويعني روح الفريق الواحد والعمل الجماعي.

ماذا نعني بالمشروع؟

المشروع هو عبارة عن مجموعة من الاعمال المترابطة التي يتم تنفيذها بطريقة منظمة، له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان بوضوح وذلك لتحقيق النتائج المحددة المطلوبة لتلبية الحاجات الاستراتيجية للمؤسسة او المنظمة.

وعليه فان المشروع هو أي نشاط يتجاوز ما نعتبره عملاً روتينياً ، وهذا ما يميز المشروع كشيء يجب ان يحظى بمعاملة خاصة.

((حدد ثلاثة مشاريع انجزت في مؤسستك او اشتركت فيها، ثم اكتب ما ينطوي عليه هذا العمل من خصوصية تجعله متميزاً عن العمل الروتيني اليومي)).

ربما تكون قد كتبت عدداً من السمات الخاصة بهذه الانشطة التي نطلق عليها المشاريع، فهل استنتجت بأن المشاريع تشترك تقريباً في سمة واحدة وهي انها عبارة عن مجموعة من الاعمال المترابطة التي يجب ان يتم تنفيذا بطريقة منظمة لتحقيق اهداف هذا المشروع بكفاءة وفاعلية.

ولعلك قد توصلت الى ان المشروع ينطوي على فوائد مهمة ومهمة جداً وهي ان:-
· المشروع فرصة فريدة لتعلّم مهارات وتقنيات جديدة.
· المشروع وسيلة قيّمة لتحسين اداء جميع المشاركين فيه.
· المشروع فرصة لخلق اساليب عمل جديدة واكثر فاعلية.

وهذا ما يدعونا الى التأكيد على ان المشروع هو: مجموعة من الاعمال المترابطة يتم تنفيذها بطريقة منظمة، له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان بوضوح وذلك لتحقيق النتائج المحددة المطلوبة لتلبية الحاجات الاستراتيجية للمؤسسة او المنشأة بكفاءة وفاعلية.

وحيث ان المشروع عمل مميز فانك ستحتاج الى استخدام اساليب مختلفة لتحقيق النتائج المنشودة، ومنذ الان انت تقوم بدور الاداري المسمى كمدير للمشروع، تواجه مهمة صعبة تتمثل في ادارة فريق صغير من الموظفين جاءوا من اقسام مختلفة.

كما ان هناك احتمال كبير بان تتغير عضوية الفريق مع الوقت نظراً لتغير اولويات الاقسام المشاركة من فترة لاخرى، مما يدعوك الى ان تفرض تركيزاً اضافياً على الحاجة الى مهارات فاعلة في التواصل والمفاوضة والتأثير للمحافظة على السير بالمشروع نحو غايته.
وهذا كله يقودنا الى سؤال عن ما هي المهارات التي ستحتاج اليها لادارة المشروع؟ بالطبع يتوقع ان يكون لديك المهارات المطلوبة لتطبيق تقنيات الادارة الفاعلة للمشروع، كما انك ستحتاج الى التوسع في معرفتك ومهارتك بطرق اخرى عديدة منها:-
- وضع اهداف للافراد تنسجم مع اهدافهم وغاياتهم.
- خلق شعور قوي بالمسؤولية إزاء عمل المشروع.
- خلق التزام لدى اعضاء الفريق.
- تدريب اعضاء الفريق على العديد من جوانب العمل.
- التعلّم من الخبراء لزيادة معرفتك.
- شرح قراراتك الادارية.
- تشجيع الافراد للحفاظ على اهتمامهم ودافعيتهم.
- احاطة الجميع علماً بما يحصل من تقدم.
- تهيئة جو يشجع على تقديم تغذية راجعه.
- ادارة الزملاء والمجموعات بطرق فاعله.
- ادارة اطراف اخرى مثل المتعهدين والمستشارين.
- ادارة الخلافات التي تحدث بين اعضاء الفريق.
- مساعدة اعضاء الفريق في وضع اولويات لعملهم.
- اظهار اهتمامك بالتحسين والانجاز المستمر.
- المبادرة في اتباع السبل القصيرة والمباشرة في سبيل انجاز المشروع.

وعليه فان اعضاء فريقك يتوقعون منك ان تدعم اهتمامهم في جميع الاوقات للمحافظة على حماسهم للمشروع ولذا – أقول لك: اعتبر ادارة المشروع تحدٍ حقيقي لك لتتعلم ولتحسن ادائك حيث ستصبح اكثر قدرة على ادارة المشاريع.

ماذا نعني بادارة المشروع؟

· ينظر تقليدياً لادارة المشروع على انها عملية تتكون من المهارات التي تحتاج اليها لتدير المشروع بفاعلية، وكما تبين من نقاشنا السابق فان المشروع هو طريقة لإحداث تغير بهدف تزويدنا بشيء لا نملكه في الوقت الحالي.
· والتغيير عملية ليست جامدة بل حيوية ونشطة تسير باستمرار في اتجاه واحد كما نريد وضمن مجموعة من الظروف التي نحاول ان نتحكم بها قدر الامكان، ولذا يجب ان تكون عملية ادارة المشروع عملية حيوية نشطة تشتمل على التقنيات التي نستخدمها مع الافراد لتحقيق النتائج المطلوبة. وبناء على ما تقدم فان مفهوم ادارة المشروع يعني:-
ادارة المشروع: عملية حيوية نشطة تستفيد من المصادر المناسبة بطريقة منظمة ومنضبطة من اجل تحقيق اهداف محددة بوضوح ينظر اليها كحاجات استراتيجية، وهي عملية تجرى دائماً ضمن مجموعة محددة من الشروط.

وتتميز إدارة المشروع كعملية بكونها:
· تركز على الاهداف، وإلا فما الداعي اليها؟
· تركز على التغير الايجابي لايجاد شيء تحتاج اليه.
· متعددة التخصصات والمعارف، بمعنى انها تستخدم العديد من المهارات لتحقيق النجاح.
· تنتهز الفرص، بمعنى انها تتجاوز المعايير القديمة وتبحث عن معايير جديدة.
· تركّز على الضبط الذي بدونه قد لا ننتهي من المشروع مطلقاً.
· تركز على الاداء بمعنى انها تضع معايير عالية للعمل والجودة.
· تشكل وتطرح اسئلة بعيدة عن التقليد والعادات القديمة ومنفتحة على الافكار الجديدة.

لذلك كله فانك كمدير لهذا المشروع، ستحتاج الى نفس المهارات التي يمتلكها زملاؤك، مضافاً اليها الصعوبات التالية:-
· ادارة اعضاء فريق جاءوا من اقسام مختلفة.
· خطر عدم الاستقرار في الفريق.
· خلق بيئة فريق فاعلة.
· بناء فريق بسرعة من افراد لا يعرفون بعضهم بعضاً.
· ضعف التواصل وتبادل المعلومات بسبب عدم معرفة اعضاء الفريق ببعضهم بعضاً او بسبب عدم ثقتهم ببعضهم البعض.
· خلق هوية للفريق لتشجيع اعضاء الفريق على الالتقاء بانتظام والتعرف اكثر الى بعضهم بعضاً وتحسين العمل داخل الفريق.

وليكن في علمك كمدير للمشروع انه:-

· اثناء المراحل الاولى من المشروع يحاول اعضاء الفريق ان يعتادوا على العمل في بيئة جديدة ومع زملاء مختلفين، وهذا قد يؤدي الى بعض الخلافات اثناء تعلّم اعضاء الفريق على العمل معاً وإرساء المعايير التي تحكم الفريق وسلوكات اعضائه.
· النجاح لا يتأتى من مجرد استخدام الادوات والتقنيات المناسبة بل يتأتى من خلال استخدامك لمهاراتك كقائد ومدير للفريق بفاعلية وللتغلب على العقوبات المحتملة للتقليل من مخاطر الفشل.
سؤال: ما هي الاشياء الاخرى التي يمكنك ان تعملها مع اعضاء الفريق للتأكد من تقليل هذه الصعوبات الى ادنى حد ممكن ولابقائها تحت سيطرتك ولا سيما في المراحل الاولى من العمل في المشروع.

· على الرغم من انك تعرف بانه يتعين عليك ان تتعلم كل ما تعتقد بانه ضروري لانجاح المشروع، إلا انه عليك ألا تتوقع حياة هادئة، فأنت مثلاً تتوقع ان تحصل على التعاون الكامل والدعم المتحمس والالتزام القوي والنصح والتوجيه من جانب المعنيين، غير ان المشاريع غالباً ما تكون هدفاً للمعارضة المفتوحة والمناورة، والتدخل، والنزاع، وحتى التخريب.

وعليه فانه ومن منطلق دورك كمدير للمشروع، فانه يُتوقع منك ان:-

· تظهر مهارات مجرّبة في استخدام ادوات المشروع وتقنياته.
· تظهر مهارات فاعلة في قيادة الفريق.
· تكون فاعل في تأمين المصادر.
· تضطر للعمل مع مختلف الاقسام.
· تتمشى مع ممارسات واساليب العمل الموضوعة.
· تعمل مع افراد لا تعرفهم.
· تحافظ على السيطرة في المواقف المنطوبة على خطر.
· تحافظ على المواعيد المتفق عليها لانجاز المشروع على الرغم مما يبرز من مشاكل ومواضيع اخرى بين الحين والآخر.
· كذلك يتوقع منك ان تقبل تحمل المسؤولية إزاء المشروع.

ولذلك، فانه يجب عليك كمدير للمشروع ان:-

· تختار فريقك الاساسي، اعضاء الفريق الذين سيبقون معك لتنفيذ المشروع.
· تحدد اهداف المشروع ونتائجة ومجاله.
· تعالج المخاطر التي ينطوي عليها المشروع.
· تخطط للمشروع وتضع جدولاً مقبولاً لتنفيذ العمل.
· توزع مسؤوليات العمل على الاشخاص المعنيين.
· تراقب وتتابع التقدم الحاصل في المشروع.
· تحل ما يبرز من مشاكل.
· تراقب تكلفة المشروع.
· تعرض ما يحصل من تقدم في اعمال المشروع على المستفيدين من المشروع.

وبإعتبارك مديراً للمشروع فسوف يتم اختبار قدراتك على القيادة أثناء محاولتك لتحقيق النجاح في مشروعك، فأنت تعمل مع الاخرين ومن خلالهم، مستخدماً مجموعة من المهارات لتنشيط وتوجيه مجموعة مختلفة من الافراد ليقدموا أداءاً عالياً برغبة وبحماس طوال فترة العمل على المشروع، وحيث ان هؤلاء الافراد قد جاءوا من اقسام مختلفة، وان لكل واحد اسلوبه، فانك ستكون مضطراً لان تتعامل مع هذه الاختلافات في الاساليب لخلق مناخ تعاوني وتنسيق جهود اعضاء الفريق. فهل ستكون:

====