هناك عدة خصائص مميزة لنظم الإنتاج فى الوقت المحدد يمكن عرضها كما يلى :-



1- طريقة سحب المواد :-


فى إدارة حركة أو إنسياب المواد يستخدم نظام الإنتاج فى الوقت المحد طريقة السحب أو طريقة الدفع , ويدار التدفق بطريقة الدفع, بأن يبدأ موضع الإنتاج الأول عملية الصنع مقدما قبل طلب العميل, ثم يدفع بما أنتج إلى موضع العمل التالى, وهكذا حتى تنتهى عمليات الإنتاج.


أما الطريقة ا؟لأخرى لإدارة إنسياب المواد بين موضع العمل والموضع الأخير, فهى طريقة السحب حيث يكون طلب العميل هو المحرك للإنتاج, وحيث تبدأ عملية الإنتاج عندما يتقدم العميل للشراء, فيقوم أول موضع للإنتاج بسحب مستلزماته من المخزن, وتعد طريقة السحب أفضل, لأن العاملين فى مواضع أو محطات العمل يستطيعون تنسيق عمل محطاتهم بحيث تقل كمية المخزون, ولأن إنتاج الكميات الصغيرة هى عملية عالية التكرار, فتكون أوقات إعداد الآلات أو الأجهزة وأوقات التشغيل منخفضة , ولا تظهر حاجة لإنتاج يستبق حاجات العملاء لأكثر من دقائق مقدما .


وتستخدم المنظمات التى تنفذ عمليات تصنيعية عالية التكرار وتدفقات محددة من المواد نظم الإنتاج فى الوقت المحدد , لأن طريقة السحب تسمح بمراقبة تامة للمخزون والإنتاج فى محطات العمل , وهناك منظمات أخرى مثل مصانع الإنتاج المتقطع أو إنتاج الطلبيات تنتج كميات قليلة وبتكرارية منخفضة لعملية الإنتاج, تميل لاستخدام طريقة الدفع مثل تخطيط الإحتياجات من المواد, وحيث تعد المنظمة بتسليم ما طلبه العميل فى موعد لاحق, ويبدأ الإنتاج فى أول محطة عمل ويدفع قدما للمحطة التالية, ويتراكم المخزون قبل نقل الطلب المكتمل فى الموعد الذى تحدد مع العميل.



2- جودة عالية :-
تهدف نظم الإنتاج فى الوقت المحدد لتقليل الخردة والعادم والوحدات المعيبة التى تعاد معالجتها بهدف بلوغ معدل موحد لإنسياب المواد أو النواتج المرحلية, لأن الوحدات التالفة أو المعيبة لن تنساب بنفس المعدل إنسياب الوحدات السليمة, حيث ستحتاج لفرز أو تقييم, وقد تحتاج لتجنبها أو إعادة تشغيلها, وتتطلب كفاءة العمليات فى هذا النظام التوافق مع مواصفات السلعة أو الخدمة كما تحدد سلفا, وتطبق طرق إدارة الجودة الشاملة, من حيث مراقبة الجودة من المنبع, وعاملين يؤدون عملهم برقابة ذاتية كما لو كانوا هم المفتشين .



خذ هذا المثال فى أحد المصانع كان قسم اللحام ينتج وحدات ملحومة معيبة بنسبة 20% يوميا, لذلك قرر المخططون زيادة حجم الإنتاج وهو ما أدى لزيادة حجم المخزون, لكنهم لم يفعلوا شيئا لخفض عدد الوحدات المعيبة, واكتشف المهندسون من خلال التجارب أن درجة حرارة الغاز كانت عاملا هاما فى تحسين مستوى الإنتاج وجمعوا خرائط إحصائية لمراقبة الجودة ليستخدمها المشغلون لمتابعة درجة حرارة الغاز وضبطها بأنفسهم, وفى الحال تحسنت جودة عملية الإنتاج واستقر مستوى الجودة عند 95% وانخفضت أحجام الإنتاج والمخزون, مما مكن الإدارة من تطبيق نظام الإنتاج فى الوقت المحدد .



ويتعين أن تدرك الإدارة أهمية إسهام العاملين فى جهود التحسين, ففى أحد أقسام شركة جنرال موتورز فوضت الإدارة فى 1985 العاملين فى وقف خط الإنتاج بجذب حبل عندما تظهر مشكلات فى الجودة, وهو نفس الأسلوب المطبق فى شركات يابانية بإسم ‘Andon’ , كما خفضت الشركة عدد مفتشى خط الإنتاج وعدد المشرفين بواقع النصف, إن إيقاف خط الإنتاج يعد إجراء مكلفة دون مشكلة , لكن العاملين لم يكونوا مهيئين لهذه المسؤلية لذلك إنخفضت الجودة والإنتاجية, ولم يكن دهان السيارات لامعا بالقدر الكافى وظهرت عدة عيوب فى هيكل السيارة, فشكلت الإدارة فريقا من العاملين والمهندسين لحل المشكلات, وتم تغيير طريقة العمل وكذا نظام إيقاف خط الإنتاج ليتضمن حبلا تحذيرا أصفرا يطلب العمال بواسطته المساعدة دون إيقاف خط الإنتاج .



3- قوة عمل مرنة :-


يستطيع العاملون فى قوة عمل مرنة أن يؤدوا أكثر من عمل, وعندما تنخفض مستويات المهارة اللازمة لأداء معظم الأعمال – كما هو الحال فى المطعم مثلا – يمكن بلوغ درجة عالية من المرونة بتدريب محدود, أما فى المواقف التى تتطلب مستويات مهارة أعلى, كما هو الحال فى شركة للصناعات الهندسية, فإن تحويل فإن تحويل العمال إلى أعمال أخرى سيتطلب تدريبا مكثفا ومكلفا, والمرونة هامة للغاية, حيث يمكن تحويل العمال بين محطات عمل متعددة لفك نطاق الإختناق كلما ظهرت, دون السحب من المخزون الإحتياطى, لتوحيد معدل إنسياب الوحدات المنتجة فى نظام JIT , أو يمكن للعاملين أداء أعمال زملائهم المرضى أو القائمين بأجازات, وبرغم أن تكليف عاملين بأعمال لا يؤدونها أصلا قد يخفض الكفاءة إلا أن تدويرهم على الأعمال يخفف ما ينشأ لديهم من سأم وملل.



4- الإنتاج التلقائى :-
يلعب الأداء الآلى التلقائى دورا هاما فى نظم JIT لا سيما خفض تكلفة الإنتاج , إن توفير الأموال المستغرقة أو المجمدة فى المخزون يجبأن يوجه للإستثمار فى الآلات تلقائية الأداء لخفض التكاليف والإفادة من الأسعار التنافسية فى زيادة المبيعات والأرباح, وهذا ما نادى به " ساكيشى تويودا " مؤسس شركة تويوتا.


وقد تزايد إتجاه عديد من الصناعات مثل صناعة السيارات لإستخدام وحدات الإنسان الآلى فى مصانعها , وتتميز هذه الوحدات بأنها لا تسبب ما يخلقة البشر من مشكلات مثل المرض والتمارض واعتلال المزاج, ومع ذلك فإن بعض الأعمال لا يمكن أن تؤدى كما يجب إلا أن أداها البشر .



5- الصيانة الوقائية :-


فى نظم الإنتاج التقليدية قد يهمل مديرو الإنتاج صيانة الآلات وإذا توقف أو تباطأ أداؤها يلجأون لسحب ما لم تنتجه الآلات من المخزون ولكن لأن نظام JIT يركز على تدفق منسجم للمواد ومخزون إحياطى قليل بين محطات العمل, فإن وقت التوقف غير المخطط للآلات يمكن أن يسبب فوضى مؤثرة وتؤدى الصيانة الوقائية لخفض تكرار ومدة هذا التعطل, وبعد قيام الفنى بأعمال الصيانة الروتينية, يمكن أن يفحص أجزاء أخرى قد تحتاج لتغيير أو إحلال, فهذا الإحلال خلال فترات الصيانة المنتظمة المجدولة أيسر وأسرع من التعامل مع توقفات أو أعطال الآلة خلال الإنتاج, وتؤدى الصيانة وفق جدول يوازن بين تكلفة برنامج الصيانة الوقائية بين مخاطر وتكلفة توقف أو تعطل الآلة .


وهناك إجراء آخر هو جعل العاملين مسؤلين عن الصيانة الدورية لآلاتهم أو تجهيزاتهم الخاصة وجعلهم فخورين بكون تجهيزاتهم فى أحسن حالاتها, لكن يظل هذا الإجراء قاصرا على التجهيزات ( الآلات والأدوات ) البسيطة نسبيا , أما التجهيزات المعقدة فتحتاج لمختصين مدربين, إن أعمال الصيانة البسيطة تؤدى – بلا شك – إلى تحسين أداء الآلات, ومنع التوقفات, وهو ما يكرس شعار لا توقفات .