لكي تضمن النجاح في إدارتك لمشروعك

12 قاعدة أساسية
تعتبر إدارة المشاريع في أيامنا هذه من المواضيع الهامة التي يجب البحث بها والعمل على تطبيقها بشكل فعال وجيد من أجل ضمان نجاح أي نوع من أنواع المشاريع، فالإدارة الناجحة = عملاً ناجحاً
يقدم لنا مايكل غرير فيما يلي مجموعة من النقاط التي يترتب على مدراء المشاريع مراعاتها لضمان نجاح مشاريعهم.
1. يجب أن يركز مدير المشروع على ثلاثة أبعاد هامة في نجاح المشروع:
عليهم أن يعرّفوا نجاح المشروع ببساطة على أنه إتمام جميع معطيات المشروع في الوقت المحدد، ضمن ميزانية محددة، على مستوى من الجودة مقبولة لدى المساهمين والقائمين على المشروع على حد سواء. يجب أن يبقي مدير المشروع اهتمام الفريق مركزاً على هذه الأهداف الثلاث الأساسية.
إذا ضمن مدير المشروع تفعيل العناصر الثلاث التي يقوم عليها أي مشروع بشكل ناجح ضمن نجاح مشروعه
الميزانية، الجودة ، والتسليم في الوقت المحدد الوقت المحدد
2. التخطيط هو كل شيء:
تتفق جميع آراء الباحثين والعاملين في إدارة المشاريع على أمر واحد وهو أن أهم الفعاليات التي يجب أن يقوم بها مدير المشروع التخطيط؛ فالمخططات التنظيمية المفصلة ومخططات مشاركة الفرق تعتبر الأساس الوحيد لنجاح لمشروع. وعندما تتفق أحداث العالم على تغيير الخطة، يتوجب على مدير المشروع القيام بوضع أخرى جديدة تعكس التغييرات الحاصلة. لذلك يجب أن يكون التخطيط وإعادة التخطيط هما منهج حياة مدير المشروع.
3. يجب أن يشعر مدراء المشاريع أن " الأمر مستعجل " وينقلوا هذا الشعور إلى أفراد فرق العمل لديهم:
لأن المشاريع عبارة عن محاولات أو عمليات محددة بوقت وميزانية وموارد أخرى متاحة. يجب أن تكون عمليات إنجاز المشاريع في تقدم مطّرد نحو الإنهاء. وحيث أن أفراد فرق العمل لديهم الكثير من الأولويات التي قد تشغلهم، لذلك يتوجب على مدير المشروع أن يحتفظ باهتمامهم مركزاً على معطيات المشروع ووقت التسليم . هنا يمكننا اعتبار التذكير، والتحري المستمر للوضع، والاجتماعات المنتظمة من الأمور الأساسية.
4.المشاريع الناجحة تستخدم نموذجاً لدورة حياة مشروع ناجح :
نحن نعلم ما الذي يفيد. يمكن أن تساعد النماذج مثل نموذج ISD القياسي، وغيره من النماذج في التأكد من أن أفضل المقاييس الاحترافية والممارسات موجودة ضمن مخططات مشاريعنا . هذه النماذج لا تدعم الجودة فحسب، بل تساعد في التخفيف من عمليات الإعادة في العمل. فعندما يستدعي ضغط الوقت والميزانية إجراء اقتطاعات معينة ، يكون مدير المشروع هو صاحب القرار في تحديد دورة حياة المشروع الأفضل بالنسبة للعمل، وبالتالي ضرورة هذه الاقتطاعات وأين يمكن أن تُطبَّق.
5. تجب رؤية ومراجعة جميع معطيات المشروع وفعالياته بتفاصيل واضحة:
باختصار يجب أن يضع مدير المشروع وفرق العمل لديه صورة ملموسة وواضحة لمعطيات المشروع في شكلها النهائي. يجب أن تكون هذه الصورة واضحة في ذهن كل من له علاقة بالمشروع، بحيث يكون مسار جميع الجهود والمحاولات في اتجاه واحد. تجنب الوصف الغامض تجنباً تاماً. تكلم عنها، ارسمها، صورها اعمل كل ما بوسعك لتوضيحها ثم تأكد بأن الجميع موافق عليها.
6. يجب إنجاز معطيات المشروع بشكل تدريجي ومتتابع نحو المنتج النهائي:
بديهي أن تكون التكلفة باهظة مالاً ووقتاً إذا ما فكرت في أسلوب القفزة الواحدة وإنجاز معطيات مشروعك كلها في آن واحد. أنجز القليل في كل وقت، احصل على مراجعات وموافقات جزئية، وحافظ على تطور مضبوط.
7. تحتاج المشاريع إلى موافقات واضحة وتواقيع من القائمين على المشروع:
تعتبر نقاط التفاهم الواضحة، المقرونة بتواقيع القائمين على المشروع والمساهمين الرئيسيين فيه نقاطاً مفصلية في تطوير معطيات المشروع. الأمر ببساطة هو أن: أي فرد لديه السلطة في أن يرفض أو يطلب مراجعة أي من معطيات المشروع بعد أن تخرج بشكلها النهائي، يجب أن تُطلب منه المراجعة والموافقة على العمل في مراحل الإعداد.
8. يرتبط نجاح المشروع بتحليلات عميقة لاحتياجات المشروع:
أظهرت الأبحاث أنه عندما تظهر النتائج بشكل معطيات متوافقة تماماً مع الاحتياجات المنصوص عليها في وثائق المشروع، فإن احتمال نجاح المشروع يكون كبيراً . لذلك يجب أن يصر المدراء على أن يكون هناك احتياجات عمل موثقة للمشروع قبل المضي في استهلاك موارد التنظيم في العمل على إنجازه.
9. يجب أن يجاهد مدراء المشاريع من أجل الحصول على وقت كاف لإنجاز الأمور "بشكل صحيح:
في عملنا مع مدراء المشاريع، غالباً ما نسمع هذه الشكوى: "نحن نمنح الوقت دائماً من أجل ‘إنهاء المشروع‘ أتمنى لو يكون الوقت الممنوح لنا هو من أجل إنجاز المشروع ‘ على الوجه الصحيح‘ بالدرجة الأولى". يجب أن يسعى مدراء المشاريع جاهدين للحصول على هذا الوقت عن طريق شرحهم للقائمين على المشروع، وللمدراء من المستوى الأعلى ما يترتب على ذلك من نتائج جيدة في خروج المنتج النهائي بنوعية متميزة.
10. يجب أن تتوافق مسؤوليات المدير مع سلطة موازية لها:
ليس كافياً أن توكل إليك مسؤولية إدارة مشروع؛ يجب أن يطالب مدراء المشاريع بسلطات مناسبة وكافية ليتمكنوا من القيام بمسؤولياتهم على الوجه الصحيح. يجب أن يكون لديهم السلطة في الحصول على الموارد أو المشاركة بها، وأن يكون يتمتعوا بدعم الإدارة العليا.
من الضرورة بمكان أن يكون القائمون على المشروع مشاركين فاعلين في مراحل التنفيذ
طالما سيكون لهم حق تقييم المنتج النهائي للمشروع: قبوله أو رفضه
11. يجب أن يكون القائمون على المشروع والمساهمون مشاركين فاعلين في المشروع لا زبائن سلبيين:
يطالب معظم الأفراد القائمين على المشروع والمساهمين بسلطة الموافقة على المعطيات النهائية للمشروع إما بشكل تام أو بشكل جزئي. ولكن في مقابل هذه السلطة تأتي مسؤوليتهم في أن يكونوا مشاركين فاعلين في المراحل الأولى من المشروع (المساعدة في تحديد المعطيات النهائية) وفي فترات المراجعة، ومراحل تطور العمل، وأن يحافظوا على استمرارية حركة العمل، وتعجيل تواصل مدراء المشروع مع الإدارات العليا ومع الفئة المستهدفة ، بالإضافة إلى المساعدة في الحصول على الوثائق المطلوبة.
12. نموذجياً، يجب أن تُباع المشاريع ويعاد بيعها أيضاً:
هناك أوقات يحتاج فيها مدراء المشاريع لأن يكونوا موظفي مبيعات أيضاً ، وذلك من أجل الحفاظ على التزام القائمين على المشروع والمساهمين في تمويل المشروع. بمساعدة مخططات العمل، قد يحتاج مدراء المشاريع إلى تذكير الناس بشكل دوري بما يحتاجه العمل، وبأن مشاركاتهم تعتبر أساسية في تحقيق هذه الاحتياجات.
حاول أن لا تبدأ في استهلاك موارد التنظيم في المشروع قبل حصولك على توصيف موثق للمشروع بكل عناصره.