يتحدد الحافز وفق أمرين :
الأول و يتعلق بحاجات الفرد
الثاني و يرتبط بظروف العمل
أولا : حاجات الفرد :
صنف ماسلو حاجات الفرد وفق الهرم الآتي المعروف باسمه :
1. الحاجات البيولوجية
2. الحاجة إلى الأمن
3. الحاجة إلى الانتماء
4. ( الحاجة الاجتماعية )
5. الحاجة إلى الاعتراف و التقدير
6. الحاجة إلى إشباع الذات.

ثانيا : ظروف العمل :و يمكن تقسيمها إلى الظروف المادية و الظروف الإنسانية
1. الظروف المادية:
- الإضاءة
- التهوية
- النظافة
- فترات الراحة
- الهدوء
- وفرة الوسائل
2. الظروف الإنسانية :
- الإشادة بحسن الأداء و ولو كان ضعيفا
- إلغاء التهديد و العقاب
- تحميل الموظفين المسؤولية و محاسبتهم عليها
- التقليل من الوسائل المخولة قانونا قدر الإمكان
- المرونة في المعاملة
- انتقاد السلوك و ليس الشخص