النتائج 1 إلى 2 من 2

الموضوع: 7 خطوات ناجحة لإدارة الإجتماعات

#1
الصورة الرمزية HR Management
HR Management غير متواجد حالياً مستشار
نبذه عن الكاتب
 
البلد
ارتيريا
مجال العمل
أعمال ادارية
المشاركات
1,925

7 خطوات ناجحة لإدارة الإجتماعات

كتبت: ليزا كوااست


ن عقد الاجتماعات الناجحة شرط أساسي لمن يود الاستمرار في صعود سلم التقدم المهني، لأن الاجتماعات إجراء حتمي في جميع الشركات والقطاعات في أي مكان. سنتعرف فيما يأتي على 7 خطوات تساعدك في نيل إعجاب زملائك ورؤسائك والارتقاء بمستوى مصداقيتك:




  1. 1. حدد الجوانب الرئيسة للاجتماع: يبادر بعض المديرين إلى الدعوة للاجتماع دون تحضير كاف، فلا يكون لديه أجندة واضحة وقلما يعرف المشاركون سبب الاجتماع أو ما يتوجب عليهم الاستعداد له أثناء انعقاده. وفي كل مرة يحدث مثل هذا الأمر، يتقلص حجم الاحترام الذي يحظى به المدير، لذا لا تضيع وقت زملائك؛ إذ ينبغي لك قبل أي لقاء، أن تجلس مع نفسك وتحدد الجوانب الرئيسة: ما هي الغاية الكلية؟ ما هي الأهداف؟ ما هي المخرجات الأساسية؟ من هم الرعاة- الجهات المعنية ولماذا؟



  1. 2. تحقق من الأجندة- الحضور: ابدأ بآخر ما تتوقع حدوثه، فكر في الأهداف والغايات ثم ضع أجندتك لتتضمن الأشخاص والمواضيع المناسبة. قسم الأجندة إلى أجزاء حسب الموضوع، واجعل كل جزء يشتمل على: موعد البدء والانتهاء والوصف والأهداف والطرف المعني (المتحدث أو الشخص المسؤول عن شرح الموضوع)، وموعد البدء في النقاش. وحالما تفرغ من كتابة المسودة الأولى للأجندة، اتصل بكل من أدرجته في أجندتك من المتحدثين للتأكد من مشاركته، وناقش معه أهداف الجزء الخاص به واحرص على استيضاح ما سيناقشه أو يعرضه.




  1. 3. اختر موقع الاجتماع وقم بحجزه: خذ بعين الاعتبار عدد الحضور والمساحة المطلوبة لتوافر وسائل العرض (الشاشات والكشاف الضوئي للحاسوب، واللوحات البيضاء القابلة للمسح، والأوراق الكبيرة التي يمكن طيها من الأعلى…)، وتوافر خدمة الطعام (إن كانت ضرورية)، واستراحة الحضور. ومن المستحسن أن تحجز أيضا وقتا كافيا قبل موعد بدء الاجتماع، لإجراء التحضيرات اللازمة، ووقتا كافيا عقب موعد الانتهاء في حال جرى التمديد لفترة أطول.




  1. 4. قم بالتحضيرات الضرورية: على الرغم من أنك لا تستطيع التحكم بمجريات الحدث جميعه، لكن عليك أن تبذل قصارى جهدك لضبط أكبر عدد ممكن من مظاهر الاجتماع؛ فالتحضير الجيد يعني النجاح. والتق بالأطراف المعنية لضمان التزامها ودعمها، ثم حدد الأدوار كما يلي:



- تدوين الملاحظات: نظرا لانشغالك بإدارة اللقاء، ستحتاج إلى طلب المساعدة من أحدهم كي يدون القضايا المطروحة والقرارات الناتجة فيما يخص كل موضوع.



- الحفاظ على الوقت: يعمل الشخص المكلف بهذه المهمة على الرجوع بالمشاركين إلى صلب الموضوع في حال لاحظ انحرافا في مسار النقاش.



- إثارة الحماس: يعمل المكلف بهذه المهمة على ضمان التطرق إلى جميع الجوانب ذات الصلة وتنوع الآراء، كما يحاول تهدئة الأجواء في حال احتدام النقاش.



- توثيق نقاط تحتاج للمتابعة: يمتاز صاحب هذه المهمة بخط جميل مقروء، ويكتب على اللوح الأبيض أو الورق المطوي أي نقاط ناشئة لا تتصل مباشرة بموضوع الاجتماع، وينبغي مناقشتها في المستقبل.




5. قم بافتتاح الاجتماع وختمه وتسهيل مجرياته: يرغب الحاضرون دوما في معرفة ما سيحصل في الاجتماع مقدما، لذا عليك مراعاة هذا الأمر قبل البدء، بتوضيح ما سيتم إنجازه، وما هي النتائج الواجب استخلاصها في النهاية.
أثناء انعقاد الاجتماع، احرص على تبادل النقاشات المعمقة وتفحص المواقف من جميع الجوانب. دون البنود المهمة من أعمال وقرارات وخطوات للمتابعة عقب انتهاء الاجتماع، وحاول أن تكون قدوة للآخرين طوال الوقت- باحترام الخلفية العلمية لدى الحضور، والحرص على شيوع الاحترام بين الجميع.




  1. 6. سارع بإصدار محضر الاجتماع: عليك إرسال المحضر للمشاركين في غضون 24 ساعة من انعقاد الاجتماع، بحيث تكون جميع النقاط حية في ذاكرتهم، وبالتالي يمكن الاستفادة من النشاط الذي تخلل اللقاء. واستخدم الأجندة كقالب نموذجي لكتابة المحضر مسبقا.
  2. وتحت كل جزء من أجزاء الاجتماع، يمكنك ببساطة إضافة جميع القضايا التي نوقشت والقرارات التي اتخذت. ولا تنس أن تتقدم بالشكر الجزيل للحضور ومشاركتهم الفاعلة، وذكرهم بضرورة قراءة المحضر من أجل الاطلاع على بنود العمل والمتحدثين والمواعيد النهائية.
  3. 7. تعلم من أخطائك: حسن مهاراتك القيادية عن طريق الإجابة على الأسئلة الآتية بعد كل اجتماع: ما الذي سار على ما يرام؟ ما الذي لم يكن بمستوى توقعاتك؟ إذا سنحت لك الفرصة أن تعيد الكرة مرة أخرى، فما الشيء الذي ستفعله بشكل مختلف؟

أجريت قبل سنوات عدة استطلاعا غير رسمي للرأي، وطلبت من 100 زميل لي أن يقيموا تجربتهم إجمالا في حضور الاجتماعات التي تخللت مشوارهم المهني، وكانت الأجوبة على النحو الآتي:




  • 79% قالوا إن الاجتماعات كانت سيئة للغاية.
  • 14% قالوا إن الاجتماعات كانت حسنة.
  • 7% قالوا إن الاجتماعات كانت رائعة جدا.


لا تسمح بأن يندرج اجتماعك ضمن الفئة السيئة؛ فإدارتك الجيدة له تؤدي إلى تعزيز الاحترام الذي تناله من مديريك وأقرانك. أما سوء إدارته فقد يقود إلى كارثة مهنية لأن الافتقار الواضح للاستعداد يقوض مصداقيتك ويدفع زملائك إلى الاستهانة بك، بل وربما يؤثر سلبا على تقديرك لذاتك.
إن إدارتك للاجتماع بكفاءة عالية تمنحك فرصة لإبهار الآخرين (لاسيما الإدارة) بمهاراتك وقدراتك. وكما يقول بوبي أونسر: “يوجد النجاح حيثما يلتقي الاستعداد الجيد مع توافر الفرص”.


منقول من : فوربس العربية

#2
نبذه عن الكاتب
 
البلد
المملكة الأردنية الهاشمية
مجال العمل
مدير موارد بشرية
المشاركات
1,647

رد: 7 خطوات ناجحة لإدارة الإجتماعات

موضوع رائع ، بارك الله في جهودك

إقرأ أيضا...
خطوات فعالة لإدارة وقت أفضل

- ابتعد عن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى التدخلات الغير ضرورية . يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة . يمكن أن تعيق المقاطعات... (مشاركات: 1)


7 أسئلة و7 خطوات لإدارة الوقت بفاعلية

https://www.hrdiscussion.com/imgcache/15089.imgcache د. راكان عبد العزيز الراوي تحدَّثْنا في العدد السابق عن مُضيِّعات الوقت، تلك التي تسلُبنا واحداً من أهمّ مواردنا، فنجد أنفسنا ضائعين بين... (مشاركات: 0)


خطوات إعداد حملة تسويقية ناجحة"1"

العناصر الواجب توافرها في الاعلان أو الحملة التسويقية ... بقلم/ دعاء عابدين إن نجاح أي إعلان أو حملة تسويقية يعتمد بالدرجة الأولى على مجموعة من العوامل وهي : المنتج والسعر والترويج أو الاعلان... (مشاركات: 0)


إدارة الإجتماعات ( 2 ) تحضير الإجتماعات النقاشية

الخطوة الأولى – دراسة الموضوع حضر الوثائق و أدرسها . جهز أمثلة و حالات واقعية. (مشاركات: 2)


إدارة الإجتماعات ( 1 ) أساسيات نجاح الإجتماعات

نستعرض فيما يلي أساسيات نجاح الاجتماعات و كذلك الخطوات اللازمة لنجاحها و يعتبر التحضير و القيادة من المبادئ الأساسية في هذا الخصوص . التحضير و يشمل : (مشاركات: 4)


دورات تدريبية نرشحها لك

دبلومة علوم البيانات وتطبيقاتها في مجال ادارة الاعمال

البرنامج التدريبي الاول عربيا والذي يتم فيه شرح مفهوم علم البيانات وهندسة البيانات وكيفية تخزين البيانات ونقلها ومعالجتها وتحليلها، وكيفية ادارة البيانات الضخمة وحمايتها في ضوء منظور ادارة الاعمال


Mini MBA في ادارة الجودة

برنامج تدريبي متقدم يؤهل المشاركين تأهيلاً عملياً متقدماً في ادارة الجودة والمواصفات الدولية المختلفة، كما يغطي البرنامج التخصصات الاكثر طلباً من مجال ادارة الجودة. ويتناول موضوعات ضمان ورقابة الجودة ونظم الادارة ومفهوم العمليات والمواصفات الدولية للايزو وتقنيات الضبط الاحصائي للجودة ومنهجيات تحسين الجودة (لين - 6 سيجما) ومعايير التميز المؤسسي، تتم الدراسة في هذا البرنامج التدريبي اونلاين من خلال محاضرات تفاعلية عبر الانترنت.


جلسات إرشاد الآباء وتربية الابناء تربية صحيحة

تهتم هذه الجلسات بتأهيل الاباء والامهات والمربين تأهيلا علمياً على التربية الصحيحة للابناء. وذلك من خلال تقديم وعرض الطرق والمفاهيم العلمية والمواقف التربوية.


دبلوم الجودة الشاملة بمختبرات الفحص والمعايرة ISO17025/2017

اهم دبلوم تدريبي موجه للعاملين في معامل الفحص والاختيار والمعايرة حيث يتناول شرح نظام ادارة الجودة الشاملة لمعامل الاختبار والمعايرة والمتطلبات العامة والهيكلية ومتطلبات الموارد ومتطلبات العملية ومتطلبات نظام الادارة والمراجعات الداخلية لنظام إدارة الجودة لمعامل الاختبار والفحص والمعايرة


كورس التدريس للمجموعات الصغيرة والكبيرة

برنامج تدريبي يهدف الى تأهيل المشاركين على الالمام بطرق واستراتيجيات التدريس والتي تستخدم في التدريس للمجموعات الصغيرة والكبيرة، كما يقدم البرنامج تعريف بعملية التدريس (العملية التعليمية) ومفاهيمها واهدافها واطراف العملية التعليمية ومبادئ الممارسات التدريسية السبعة


أحدث الملفات والنماذج