نجاح أي مشروع.كيف تضمنه وتطمئن نفسك إلىأنك على المسار الصحيح لبلوغه؟ الإجابة باختصار هي التخطيطوليس أي تخطيط بلالتخطيط المحكم الذي يعرف كيف يحدد الأهداف ويوزع الأدوار على طريقة المايسترو الذييمسك بعصاه ويوزع الأدوار على العازفين فينجح اللحن!
فالمهارات وحدها لا تكفيوالعنصر البشري ليس هو مفتاح السروالميزانية والإنفاق ليسا سببا وجيها لنجاحهذا المشروع أو ذاكصدق الخبراء حين يقولون لك: «النصف الأول من النجاح هوالتخطيط، والنصف الثاني هو.. التخطيط

الخطوة الأولى في تخطيط أي مشروعتتمثل في التوصل إلى اتفاق على مواصفات للمشروع بحيث تتضمن تلك المواصفات تعريفاأوليا للمشكلة التي يسعى المشروع إلى إنهائهاتلك هي الخطوة الرئيسية الأولىالتي يتوقف عليها تحديد ما يتلوها من خطوات ولذا فمهما تلقيت عند بدء العمل منمواصفات لهذا المشروع من جانب الأطراف المشتركة فيه فمازال يتعين عليك أن تتأكدوتتيقن من وجود توافق عام فيما بين كافة الأطراف المعنية بالمشروع من عاملينومنظمين ومديرين وعملاء فيما يتصل بمواصفات المشروع ومتطلباته.

ويمكن النظرإلى عملية التفكير في مواصفات المشروع باعتبارها الخطوة الأولى لضمان جودة المشروعليس هذا فحسب بل إن مثل هذه العملية ستوفر الكثير من الوقت والمال اللذين قديتعرضا للاستهلاك أثناء تنفيذ المشروع بمناقشة القضايا والتفصيلات الفرعية التيلابد من الاتفاق عليها وتحديدها قبل الشروع في تنفيذ المشروعومواصفات المشروعتعد المحدد الرئيسي في التعامل مع العديد من العوامل ذات الصلة بتنفيذ المشروعمثل الجدول الزمني لتنفيذ المشروعكيفية التعامل مع عناصر البيئة المحيطةبالمشروع من مناخ عام و موردين وعملاء الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة لتنفيذالمشروع ( موارد مادية وبشرية( وعلى هذا تصبح مواصفات المشروع بمثابة ميثاقعمل يوضح بشكل مفصل الهدف الرئيسي من المشروع وطرق تنفيذهلكن هذا لا يعنيأن هذا الميثاق غير قابل للتعديل بل على العكس من ذلكفإذا استجدت ظروف أو وصلتكمعلومات جديدة تستدعي التغيير في مواصفات المشروع فلا تتردد في إجراء تعديل فيالمواصفات إذا كان الخير في ذلك التعديلولابد من إخطار كافة الأفراد المعنيينبأي تعديلات طرأت على مواصفات المشروعليس هذا فحسب بل شجع الآخرين على اقتراحما يرونه من تعديلات ضرورية لضمان حسن تنفيذ المشروع.

ماالمطلوب؟بعد تحديد مواصفات المشروع والاتفاق عليها تكون المهمة التالية هيتحديدالخطوات التي يتعين القيام بها و كيفية القيام بهاوبدون وجود بنيان (هيكلعام) متفق عليه للمشروع يصبح العمل في المشروع كما لو كان سلسلة من الأفعال التيلايوجد بينها رابطولا تمنح القائمين بها شعورا بالإنجاز والتقدم. وللمضيقدما في التخطيط للمشروع يتعين عليك بعد الانتهاء من تحديد مواصفات المشروعأنتعمد إلى ترجمة هذه المواصفات إلى مجموعة متكاملة من المهام المترابطة في بنيانمتسلسل واضح المعالم يحدد كل مهمة من المهام الرئيسيةو ما تشتمل عليه من مهامفرعية كما يحدد في ذات الوقت درجة الترابط بين كل مهمة وأخرىسواء كانت فرعية أورئيسية بحيث يكون كافة العاملين في المشروع على دراية كافية بالمهام المنوطةبهمو ما يتصل بها أو يتوقف عليها من مهام رئيسية أو فرعيةو بذلك يكون قدتمت ترجمة المشروع المراد تنفيذه إلى مجموعة من المهام الفرعية البسيطة التي يؤديالتكامل والتوافق فيما بينها إلى تحقيق الهدف المنشود.


توزيعالمهام والأدواربعد الانتهاء من تحديد المهام التي يتعين تنفيذها تأتي خطوةتالية غاية في الأهمية والخطورةإلا وهي توزيع هذه المهام على العاملين فيالمشروع.
وهذه الخطوة ليست بالمهمة السهلة إذ انها لا تقتصر على تنفيذ المشروعالقائم فحسببل أكثر من ذلك أنها تنطوي على تطوير مهام وقدرات فريق العاملين معكوذلك بتوزيع المهام عليهمبالشكل الذي يؤدي مع الانتهاء من تنفيذ المشروع إلىإكسابهم مهارات جديدة وتطوير القدرات المتاحة لديهم وفي كثير من الأحيان. يكونمن الأفضل تجميع المهام المتشابهة والمترابطة في حزمة واحدة ويتم تكليف أحد الفرقالعاملة بالمشروع بأدائها.

كم من الوقت نحتاج؟نأتيللخطوة التالية والهامة في تخطيط المشروع ألا وهي التقدير الزمني له وهي خطوة فيغاية الأهمية والصعوبة في آن واحدفي هذا الصدد يتعين على الفرد الاستفادة منخبراته السابقة في تنفيذ مشروعات مشابهة في وضع التقديرات الزمنية لتنفيذ المشروعالقائمأو أن يعمد إلى تقسيم عملية تنفيذ المشروع إلى مهام تفصيلية ووضع إطارزمني تقريبي لكل من هذه المهامولكن كن حريصا على ألا تسرف في التفاؤل عند وضعالتقديرات الزمنية لتنفيذ المشروعفتتغاضى أو تتغافل عن أي معوقات قد تعترضتنفيذ المشروعفتعطي تقديرات زمنية قد لاتستطيع أن تفي بهاكما لا تسرف فيالتشاؤم فتعطي تقديرات زمنية مبالغ فيهاقد تؤدي إلى تراخي العاملين معك أو تبرمالعملاء من طول فترة تنفيذ المشروع.


رقابةومتابعةنأتي للخطوة التالية وهي مراقبة تنفيذ المشروع وهي خطوة لابد منهالوضع القواعد والأسس المنظمة لها مع بدء تنفيذ المشروعهنا يمكن تحديد مجموعةمن الأحداث الرئيسية (المعالم( بحيث تمثل هذه المعالم خطوات رئيسية نحو إنجازالمشروعويقاس بها تقدم سير العمل فيه كما توفر في ذات الوقت أيضا حافزا علىالعمل والإنجاز لفريق العاملين بالمشروع.


كفاءة التخطيطتتمثل الكفاءة والمهارة في التخطيط للمشروعات في استغلال مثل هذا التخطيطلتحقيق أهداف بعيدة المنالتتجاوز مجرد التخطيط للمشروع القائم إلى استغلالعملية توزيع المهام على فريق العاملين معك في وضع قواعد و أسس تحدد نمط أداء وكيفيةعمل كل منهم.


من لهذه المهمة؟التخطيط المحكم يقومعلى اشتراك فريق العمل في علمية التخطيط ذاتهاوعلى هذا الأساس قم باستطلاع آراءالعاملين معك عن مقدرة كل منهم على أداء أي من المهام الفرعية التي يتكون منهاالمشروعفإن مثل ذلك الأمر سيطرح مجموعة من الأفكار والاقتراحات التي سوف تسهمحتما في تنفيذ المشروع على أفضل نحو ممكن.

الاختباروالجودةلا يكتمل تخطيط وتنفيذ أي مشروع بدون وضع ضوابط محددة لاختبارالمشروع وقياس جودتهوهي عملية ضرورية في كل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروعوهو ما يعني أن أي مهمة فرعية يشتمل عليها المشروع لا يكتمل أداؤها إلا باجتيازمعاييرموضوعية محددة للجودةهذه المعايير يتم وضعها والاتفاق عليها في المراحلالأولى من تخطيط المشروعولذا عند وضع الإطار الزمني لكل مرحلة من مراحلالمشروع لابد من تخصيص فترة محددة لأداء هذه المهمةبحيث لا تقتصر معاييرالإنجاز على مجرد أداء المهام الفرعية وفق الجدول الزمني المحدد لها ولكن أيضا حسبمعايير الجودة المتفق عليها منذ البداية.


الالتزام بموعدالافتتاحيعد الالتزام بالجدول الزمني المحدد للانتهاء من تنفيذ المشروع أحدالمعاييرالرئيسية التي يقاس بها نجاح المشروعات الاستراتيجيةلذا فإن التخطيطالجيد للمشروعات لابد وأن يراعي توزيع حجم العمل وضغوطه على فريق العمل على نحومتوازنيجعل من السهل على فريق العاملين معك الالتزام بالجدول الزمني المحددلتنفيذ المشروعاعمل على تجنب فريق العاملين معك كافة العوامل والمتغيرات التييمكن أن تؤخر تنفيذ المشروع عن موعده المحدد.


خطط للأخطاءمنالأخطاء الشائعة في تخطيط المشرعات افتراض عدم حدوث أخطاء أثناء تنفيذالمشروعوهو افتراض غير صحيح فمن الأفضل توقع حدوث أخطاء ووضع الخطط البديلة التي تكفلالتعامل مع مثل هذه الأخطاء ومواجهتهاعن طريق إدخال تعديلات على خطة تنفيذالمشروع التي لابد وأن تتسم بقدر ما من المرونةكما يمكن عند التخطيط للمشروعالنظر في مجموعة من الأخطاء التي يمكن أن تحدث أثناء تنفيذ المشروعوتحديد مدىخطورة كل من هذه الأخطاء و كيفية التعامل معه والتغلبعليها.


خطط للمستقبلإن التخطيط يعد أحد العواملالرئيسية في نجاح كبرى الشركاتفهو أداة لتنفيذالأعمال في مواعيدها المحددةويتيح فرص التفاعل البناءة بين الشركة من جهة والموردين والعملاء من جهة أخرىوفي إطار تنظيم العمل داخل الشركة يجب أن يكون كل فرد من العاملين معك علىدراية تامة بالمهام الموكولة إليهويمكنه توقع المشكلات والأخطاء التي قد تطرأأثناء التنفيذ والتعامل معها على نحو جيد قبل أن تستفحل