يكون بمقدور المديرين تقسيم الوظائف إلى وظائف بالمنظمة، حيث يجب على المؤسسة أن تتعهد بوظائف محددة للقيام بدورها العملي. وتكون هذه النشاطات هي وظائف المنظمة. وتكون الوظائف الضرورية لشركة تصنيع كمثال محتوية على الإنتاج والتسويق والتمويل المالي والجوانب الحسابية وشئون الموظفين. وتكون هذه النشاطات الضرورية إنتاج وبيع المنتج وتتضمن النشاطات الضرورية الخاصة ببنك على الإيداع والإقراض واستثمار الصناديق المالية. وتكون الوظيفة الخاصة بالمستشفى هي التي تحتوي على قسم الجراحة والعلاج النفسي والتنويم والصيدلية والتمريض وشئون الموظفين. وقد تكون أي من هذه الوظائف هي عبارة عن قسم بها وبالتالي يتم تقسيم الوظائف تبعاً للأقسام المعنية. وقد نجد الأساس الوظيفي فالمنظمات الصغيرة نسبياً من خلال تقديم نطاق محدود من المنتجات والخدمات. وقد يستخدم ذات الأساس على شكل واسع ليكون الأساس الذي تقوم عليه التقسيمات الخاصة بالمنظمات التي تقدم منتجات متنوعة. وللعلم يقوم هيكل المنظمات الصناعية على الأساس الوظيفي. وتكون هذه الوظائف هي الهندسة والتصنيع والمصداقية والتوزيع والتمويل وشئون الموظفين والعلاقات العامة والمشتريات. ويكون للأساس الوظيفي تطبيقات واسعة في المنظمات التصنيعية وتلك التي تقدم الخدمات. ويكون التكوين المحدد للوظائف التي تظهر كأقسام منفصلة تختلف من منظمة إلى لأخرى. وتعتبر الميزة الأساسية للأساس الوظيفي هو أهليته. وبذلك فأنه يبدو أن من المنطقي أن يكون هنالك قسم يحتوي على خبراء في مجال محدد مثل مجال الإنتاج أو المحاسبة. ومن خلال أن تكون للأقسام تخصصات، تكون الإدارة الوحدات الفاعلة، حيث مثلاً تكون المحاسبة أكثر فاعلية عندما يتم العمل مع محاسبين والأفراد الآخرين ذوي الخبرة وعلم بذات المجال، حيث يتشاركون الخبرات لإنجاز العمل. وقد نالت شركة جنرال موتورز اهتمام كبير عندما جمعت جميع أقسام الإنتاج التقليدية إلى قسمين وظيفيين هما الإنتاج والمبيعات، والتي من حينها عمدت إلى التجميد من قسم المحركات ليكون وحدة وظيفية منظمة. وقد كانت القوة المحركة وراء خطوة شركة جنرال موتورز هي الرغبة في التقليل تكاليف التطوير والتسويق الخاصة بالسيارات من خلال تحقيق فاعلية أو أهلية لهيكلية تنظيمية قائمة على الوظيفة.

وتكون إحدى المساوئ الأساسية للتقسيم تبعاً للأقسام أنه نسبة لكون عمل المتخصصين معاً ويشجعون بعضهم البعض في المجالات الخاصة بالخبرة ، وأنه قد يتم التضحية بالأهداف التنظيمية لحساب الأهداف الخاصة بالأقسام/الإدارات. وقد يرى المحاسبون فقط مشكلاتهم وليس تلك الخاصة بالإنتاج أو التسويق أو مجمل الأمور الخاصة بالمنظمة. وبمعنى أخر، قد تكون الثقافة والشكل التعريفي للقسم هو أكبر من التعريف مع المنظمة وثقافتها.