المصطلحات المتعلقة بالتوثيق :
7-1 وثيقــة :
معلومات محفوظة في وسط ما .
أمثلة : الإجراءات المكتوبة ، تعليمات العمل ، السجل ، المواصفات ، الرسومات ،التقارير و
المواصفات القياسية Standard .
ملحوظة (1) : الوسط قد يكون ورقة أو بطاقة مثقبة أو قرص مغناطيسي أو إليكتروني أو ضوئي أو صورة فوتوغرافية أو عينه أو مجموعة مما سبق .
ملحوظة (2) : مجموعة الوثائق مثل المواصفات و / أو السجلات تسمى أيضا توثيق Documentation .
7-2 المواصـفة :
هي وثيقة يتم التعبير فيها عن المتطلبات .
ملحوظة : ممكن أن تكون مواصفة منتج / عملية / نظام أو مواصفة شركة / عالمية / محلية .
7-3 دليل استرشادي :
هي وثيقة يتم النص فيها على مقترحات عن المتطلبات
7-4 دليل الجودة :
هو وثيقة وصف نظام إدارة الجودة بمنظمة ما
7-5 السجــل :
هو وثيقة تحتوي على نتائج الأنشطة التي تم إنجازها وهي الدليل الملموس على إجراء
هذه الأنشطة
ملحوظة : تستخدم سجلات الجودة لتوثيق التتبع وإعطاء الدليل الملموس للتحقيق والإجراء الوقائي والإجراء
التصحيحي .