نظم المعلومات الإدارية *

تعريف وأهمية نظم المعلومات الإدارية:
إن نظم المعلومات الإدارية هي طريقة منظمة لعرض معلومات الماضي والحاضر المتعلقة بالعمليات الداخلية والآثار الخارجية. وتدعم نظم المعلومات عملية التخطيط والإدارة ونشاطات المشروع داخل جمعية تنظيم الأسرة, بحيث توفر المعلومات المناسبة في الوقت المقرر للمساهمة الفعّالة في اتخاذ القرار.

إن نظم المعلومات الإدارية توفر المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها, حتى يمكن اتخاذ القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل منظمة ما (مثل المنظمات غير الحكومية أو جمعيات الأسرة). أنظر القسم 2, الشكل (1) و (2). وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات الوظيفية.

وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم وإدارة وظائف برامج المشروع. ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل إدخال الكمبيوتر بفترة طويلة من الزمن. فقد نشأت في باد الأمر بإدارة الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى. ويوسع استخدام الكمبيوتر من سهولة استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة. كما أن هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.

معايير, مصادر, طرق, ومراحل نظم المعلومات الإدارية:
ابتداء من جمع البيانات, وفترات تلك البيانات إلى التحليل ورفع التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة والشاملة وكلن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أو اتخاذ القرار. لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:
الدقة: معلومات وبيانات صحيحة.
حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة وفي حينها.
التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.
الإيجاز: معلومات موجزة بالاستثناء أو نشاطات مخططة حسب الحاجة.
الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المختلفة.
توفر المعلومات: أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.

مصادر وطرق ومراحل المعلومات:
أ#. متطلبات المعلومات وجمع البيانات:
ومهما كان الغرض من استخدام نظم المعلومات الإدارية بالنسبة لاتخاذ القرار فيها يتعلق بتنمية برنامج ذي هدف معين أو مشكلة معينة فمن الأٍسهل تنظيم البيانات بطريقتين أساسيتين:
أولاً: إعداد قائمة بالمعلومات أو البيانات المعروفة عن مشكلة أو موضوع ما على النحو التالي:

القائمة (1) البيانات المعروفة للباحث
المشكلة
البيانات المعروفة لنا
المصدر








ثانياً: إعداد قائمة بالبيانات المطلوبة – غير المعروفة للمسؤولين. ويمكن أن تساعد استفسارات معينة في عملية جمع البيانات:
1. لماذا تجمع البيانات (الهدف)
أ#. الجهة الموجهة إليها البيانات.
ب#. الغرض.
2. أين توجد البيانات (المصدر).
3. كيف يتم جمع البيانات (الطريقة)
أ#. عدد مرات جمع البيات, ومتى تجمع.
4. أي صعوبات في عملية جمع البيانات (حدود الصعوبات).

القائمة (2) تنطبق الأسئلة كما في المثال السابق على إحدى حالات برامج جمعيات تنظيم الأسرة ويتم ذلك على النحو التالي:

مجال المعلومات
الجماعات المستهدفة
تفاصيل الجماعات المستهدفة
المصادر
منهج المعلومات
صعوبة جمع البيانات











ويمكن تفسير محتوى تلك القائمة عن طريق الرسم البياني التالي:
























ب. مراحل المعلومات:

(1) (2)
دراسة احتياجات المعلومات
(القائمة 1)

جمع البيانات
(القائمة 2)









هي عملية مستمرة
التقييم

لمراجعة وتحسين
طريقة جمع وحفظ

البيانات.



(5) (3)
سريان واستخدام
المعلومات

تحليل البيانات
وتنسيق المعلومات









تتم هذه المرحلة بعد
دراسة وثيقة لكل (4)

حفظ المعلومات

المراحل السابقة
وقبل تثبيت النظام


بعد عملية استيعاب كاملة

رسم بياني يوضح مراحل نظم المعلومات في برامج تنظيم الأسرة



وهناك ثلاث مستويات إدارية ينبغي توفير المعلومات لها:
1. مستويات الإدارة العليا: وتتطلب توفير معلومات للقيام بالتخطيط واتخاذ القرارات.
2. مستويات الإدارة الوسطى: وتوفر المعلومات لأغراض الرقابة (التخطيط – واتخاذ القرارات).
3. مستويات الإدارة الدنيا: وتوفر المعلومات لأغراض التشغيل اليومي.

ج. الجدول الأول

أنواع وطرق البيانات المجمعة

النوع / الطريقة
الكمية
النوعية
الملاحظات
المباشرة
غير المباشرة
---
المقابلات
منظمة
غير منظمة
---
الوثائق
تحليل موضوعي
بطريقة القياس الكمي
---
---
السجلات
إحصائية
الوثائق الثانوية

التقارير والنماذج
---
---
---
التقارير
المباشرة
شفهية
وغير شفهية
---



أنواع الطريقة
الكمية
النوعية
أخرى
دراسة الحالة
المسح
البحث
مناقشات المجموعات
---
---
---
---

د. الجدول الثاني

أنواع فترات البيانات
النوع
الكمية
النوعية
مستمرة
دورية
استثنائي
---
---
---
---

و. الجدول الثالث


نوع التحليل
كمي
نوعي
تحليل إحصائي
أ#. وصفي
ب#. مركب
ج. سببي
د. متوقع
---
---
---
---
---

نوع التحليل
كمي
نوعي
تحليل غير إحصائي
تمهيدي
وصفي
تاريخي



القسم الثاني
الحاجة إلى نظم المعلومات الإدارية واستخداماتها في تنمية البرامج

وسنتعرض في هذا القسم إلى مراحل نظم المعلومات الإدارية في برنامج تنمية ما. ويركز الشكل (1) على كل مراحل تطوير برنامج بكامله. والشكل (2) يركز على مستوى معين من تنمية البرامج وهو المستوى العملي. وفي كلا الحالتين فإن تدفق المعلومات والبيانات يجب أن يكون واضحاً في كل مراحل تنمية برنامج ما.
الشكل (1)

الحاجيات







التخطيط






التشغيل
مراحل التشغيل


الموارد

النتائج








الآثار الأخرى التي قد
تؤدي إلى تغيير المواقف
حاجيات جديدة
التقييم




عوامل خارجية






الشكل (2)

مراحل تنفيذ البرنامج

متطلبات التنفيذ

نتائج التشغيل

التشغيل

جهاز
دعم البرنامج

نشاطات داخل وخارج العيادات


















مجالات العمل المجالات الإدارية







التعليم تقديم الفحص العلاج التدريب إدارة البحوث التقييم
الخدمات والعلاج البرنامج













القسم الثالث
مبادئ ونماذج التقارير وقائمة المعايير

سننتظر إلى المعلومات الإدارية من جانب رفع التقارير وقائمة المعايير.
1. مبادئ رفع التقارير:
تتكون المبادئ الرئيسية لرفع التقارير على النحو التالي:
أ#. عنوان التقرير: يجب أن يكون مختصر ويعطي وصفاً للمحتويات ومحدد من ناحية المقاييس.
ب#. يجب أن يتلائم التقرير بالنسبة للشخص الموجه إليه التقرير.
ج. يجب أن يعد التقرير حسب كل مستوى من المستويات الإدارية في المنظمة حسب ترتيب المسؤولية.
د. يجب أن يتميز التقرير بالأهمية الفورية, أي أنه يقدم في الوقت الذي تكون هناك حاجة إليه.
هـ. يجب أن يكون التقرير واضح ومختصر. ويجب استبعاد البيانات غير الضرورية ويمكن ذكر البيانات المقارنة بغرض إلقاء بعض الضوء على حقائق معينة. يجب أن يكون العرض مرتباً بصورة منطقية على النحو التالي:
الحاجة إلى التقرير.
الحقائق.
النتائج والتوصيات.
الإجراءات المطلوب اتخاذها إذا كان هناك داع لها.
يجب تقليص ذكر الأرقام والحقائق والتقارير. ويمكن استخدام النماذج البيانية كطريقة للعرض.
و. يجب مراجعة التقرير بصورة دائمة بالنسبة لمجالات معينة:
التكلفة.
تغير الظروف.
المتطلبات التفصيلية للإدارة.

وتشمل التقارير السنوية للاتحاد على الآتي:
القسم الأول: تقارير المشاريع
القسم الثاني: تقارير دعم المشاريع
القسم الثالث: تقرير الإدارة والخدمات العامة
القسم الرابع: النشاطات الأخرى
القسم الخامس: التعليق الشامل للبرامج
القسم السادس: النماذج أ إلى ك
القسم السابع: إحصاءات الخدمة
القسم الثامن: تقرير السيولة النقدية

2. قائمة المعايير :
يمكن أن تستخدم قوائم المعايير في أي مرحلة من مراحل تنمية البرنامج. وتستخدم هذه القوائم بهدف التوصل إلى معلومات جديدة أو تصحيح تلك المعلومات التي قد تكون غير ملائمة.

فيما يلي مثال توضيحي عن قائمة مراجعة استخدمت في تقييم أحد برامج تنظيم الأسرة بشكل عام. ويمكن تقسيم قائمة المعايير إلى ثلاثة مراحل حسب الشكل (2) المشار إليه سابقاً: التخطيط- التشغيل – التقييم.
أ#. التخطيط:
يجب أن يقوم الموظف المسؤول بتحري الحاجيات أو متطلبات البرنامج ويتعين عليه معرفة ذلك:
كيفية تحديد حاجيات البرنامج.
أساس معايير الحاجيات.
متى.
الأشخاص الذين قاموا بذلك.
الحاجة إلى إجراء تغيير خلال فترة معينة.

استراتيجيات البرنامج
كيف تمت – الأشخاص الذين وضعوها – إلى أي حد كانوا واقعيين – كيفية تبريرها – أثرها على البرنامج – العلاقة بين النقاط المشار إليها حاجيات البرنامج – نواحي النقص في التخطيط – يجب مراجعة خطط البرنامج مع احتياجات وأهداف البرنامج.





ب#. التشغيل:
يجب أن يقوم الشخص المسؤول بمراجعة إدارة البرنامج وأوصافه التنظيمية والاتصالات التنظيمية داخلياً وخارجياً فيما بين الوكالات والمنظمات الأخرى. ويقوم الشخص القائم بالمراجعة بتحري أوجه التنسيق وعدم التنسيق في البرنامج.
ويتعين اختبار نشاطات البرنامج الرئيسية تشغيلياً وإدارياً وإشرافياً.

ج#. التقييم :
يتم تحليل البرنامج حسب أنواع التقييم المنفذ.
تقييم مباشر.
تقييم التشغيل: النتائج – الأثر – الكفاءة.
وبعد جمع البيانات والمعلومات يمكن للمسؤول عن المراجعة التعرف على القيود الداخلية ومظاهر البرنامج التي تحتاج إلى رقابة وتقييم.

وبعد التعرف على الأمر المشار إليها عالية يمكن التوصية بأولويات التقييم. ومرفق قائمة بالمعايير باللغة الإنجليزية.



















ملحق رقم 1
ملخص جدول طرق تجميع وتقييم بيانات برامج تنظيم الأسرة
تخطيط البرنامج
الحاجة للبرامج
سياسات البرامج
حاجة المتقبلة
رسمية / غير رسمية
الحاجة حسب المنطقة الجغرافية
حسب النوع
الحاجة حسب الأوضاع السكانية
القوانين
الحاجة حسب الكم
اللوائح والأنظمة
الحاسبة حسب نوعية الخدمات
الإرشادات
على مر الزمن
حسب الموضوع
سياسات التخطيط
السياسات التنظيمية
سياسات العاملين
اتجاهات السياسة
سياسة الرقابة والإشراف
سياسات البحوث والتقييم
سياسات الإنتاج والخدمات
سياسات الترويح والإعلان
سياسات التوزيع
السياسات المالية
أهداف البرنامج
خطة البرنامج / الاستراتيجية
حسب دقة التاريخ المستهدف
البيئة العامة
بوقت التأثير
السوق وعوامل السوق
حسب النتيجة سواء كانت سلعة أم خدمات
استثمار الطلب والحاجة
بنوع التأثير
وجود كافة الموارد
التغير في الوعي
الخطة
التغير في المعرفة
نوع الخطة
التغير في الدافع
محتوى الخطة
التغير في حالة السلوك
التغير في السلوك
التغير في الوضع الاجتماعي

عملية البرنامج
نظام البرنامج
موارد البرامج
الهيكل
موارد بشرية
السلطة / المسؤولية
مالية
الاتجاه / القيادة
مادية
التنسيق / الاتصال
طرق / وأساليب
نشاطات البرامج
تعليم / تعريف
توزيع الإنتاج
فحص طبي / علاج

التدريب

الدراسات والبحوث / التقييم

الإدارة

تقييم البرامج
تقييم البرامج
العقبات
لمواصلة العمل
سياسات
للانتاج
أهداف
للمؤثرات
موارد
للتأثير
نشاطات
لحسن سير العمل
التنظيم
لمعرفة العقبات
المعلومات
مؤشر تفسيري
خارجي
من
جغرافي
ماذا
اقتصادي
متى
نفسي
أين
مادي
لماذا
اجتماعي
كيف
ثقافي
كم
سياسي
قانوني
إداري

مؤشرات التقييم
المتاح
سهول الحصول
حسن اختيار
القبول
المنطق
المواظبة
المنافسة
الوضوح
التوقيت
التدقيق
الحاجة
العلاقة
التوافر
الفائدة
الإنتاجية
الاعتماد
التأثير
الصلاحية
حسن الأداء
الموضوعية
الشمولية
الواقع
الانتظام



* د. نرفانا خضر, ورقة عمل مقدمة في التنظيمات الأهلية العربية في مؤتمر, القاهرة 31 أكتوبر إلى 3 نوفمبر 1989, ص 619-635.