كتابة التقارير الادارية الفعالة - حالة عملية

كتابة التقارير
بقلم محمد قوصيني - معهد الادارة و القيادة في بريطانيا
00962795164831

هو المدير : الشخصية المتعنتة المتشددة في رأيها و لا يقبل المجادلة .
هو المدير : رأيه صواب و آراء الاخرين خطأ .

بدأ خالد عمله مع مدير بدأ الأمر و كانه مدير عصري ، كان خالد يكتب التقارير و يدخل بها الى مديره لكن مديره غالبا" ما رده بعبارات صريحة : ما هذا التقرير ؟ لماذا الخط هكذا ؟ لماذا المحاذاة الى التوسيط ؟ لماذا ؟ لماذا ؟ خالد لم يكن بوده الدخول في نقاشات عقيمة مع مديره ، فهو ما عليه الا الطاعة و التنفيذ .
استمر العمل هكذا حتى وصلت الامور الى نقطة الصفر فخالد الموظف المهذب ضاق ذرعا بما يمليه عليه مديره فهو كما يقول انها امور شكلية فقط ، و لا تهم حيث ان الادارة العليا تهتم بالمضمون فقط .
حتى ان خالد لم يبال بالاهتمام بالمظهر الخارجي للتقارير و لا بترميزها و تأريخها .
في يوم من الايام دخل خالد عند المدير حاملا" تقريرا مفصلا" عن مجمل أعمال الدائرة ، بدأ المدير يقرأ بالتقرير و يضع خطوطا" حمراء تحت بعض الكلمات ، لفت ذلك خالد فسأل المدير عن الخطوط الحمراء فقال انها اخطاء املائية ، تضايق خالد و خرج من مكتب المدير و هو يلعن الساعة التي تعين فيها في هذه الدائرة ، و صار يفكر مليا" بالانتقال الى دائرة اخرى لا تقارير فيها و لامدير يهتم بالهوامش دون الجوهر .


ما رأيكم اخوتي في المنتدى بهذا الوضع من الناحية الادارية و الفنية ؟
كيف تقيم كل من المدير و الموظف ؟
ما هي النصائح التي ستعطيها لخالد لكي يحصل على تقارير أكثر دقة و مرونة ؟
كيف يمكن للمدير توصيل ما يريد و تنمية مهارة خال ؟

يجب على الاستاذ خالد ان يدقق جيدا فى كتابته حيث ان العمل الادارى يتطلب تعاملات مع الاخرين بالمستندات دائما وان التنظيم والترتيب
من مهام الادارات الناجحه. اتعب قليلا حتى تثبت لرؤسائك انك جدير بالعمل الذى تقوم به وابدا بعمليه التغيير فورا

ان كتابة واعداد التقارير من الامور الهامة في العمل الاداري سيما الفني وللتغلب على المشكلة الادارية مدار البحث اود اولا ان اقول ان هذه المشكلة مؤسسية تتعلق بالادارة والموظفين وليست مشكلة الموظف خالد وارىمعالجة هذه المشكلة الادارية باتباع مايلي:
*استخدام الحاسوب بدلا من الكتابة اليدوية
*استخدام النماذج المعدة بدلا من التقارير اليدوية
*تقسيم الورقة المعدة للتقرير الى اقسام تشمل المعلومات المتخصصة مثل (الموضوع،المقدمة،جسم الموضوع،راي الموظف،التوصيات)
*على المدير الاهتمام بالمضمون اكثر من الاهتمام بالمظهر
*تدريب الموظفين على مهارات الكتابة الادارية
*اللجوء الى الاختصار في التقديم والدخول في الموضوع مباشرة
*استخدام الرسالة الالكترونية في التبادل الاداري داخل المؤسسة
ارجو ان اكون قد ساهمت في المناقشة المفيدة والله ولي التوفيق

او في البداية ان اشكر خبير التنمية و التدريب محمد مصطفى قوصيني علما انني حضرت له برنامج مشابه في الاردن و اتحفنا بالكثير من الحالات العملية المفيدة اكثر من مجرد الشرح .
ان كتابة التقارير مسألة مهمة يقتضي من الجميع وعلى مختلف مستويات الادارة الاهتمام بها و اود الاشارة الى بعض النقاط :
- كتابة التقارير المختصرة و الدخول في الموضوع بشكل مباشر ثم شرح المسائل .
- اللغة الفصيحة حيث يترك معظم مجلس الادارة صلب التقرير و يتفرغون لنقد اساليب اللغة الركيكة دون الصلب .
- البدء بالاكثر اهمية ثم الاقل اهمية .
- ملخص التقرير في البداية .
- كتابة الملاحظات و بعدها يتم شرحها بالتفصيل .\
- الاستنتاجات المنطقية و ضمن الامكانيات .
- البعد عن الطلبات الزائدة او غير الممكنة .
- كلفة التقرير و توقع العائد منه .
- تعزيز التقرير بالصور الواقعية في بعض الاحيان .
- الرسوم البيانية .
- ملف وثائق التقرير و متعلقاته كمستندات مؤيدة .
و غيرها الكثير من الحالات .
و للاستفادة اكثر هناك دورة تدريبية في فن كتابة التقارير الادارية و الفنية و مهارات الاتصال لدى شركة التواصل الدولي للاستشارات و التدريب يقدمها محمد مصطفى قوصيني بالتعاون مع معهد الادارة و القيادة - بريطانيا و هاتفهم هو 00962795164831

جزاك الله خيرا علي هذه المعلومات القيمه ...... و شكرا لك

شكرا على المعلومات القيمه

خلال مسيرتي المهنية صادف وان قابلت صنف المدير أعلاه
والحل الذي عملته هو التالي:
ولأني دقيق في عملي وعملنا يحتاج الى الدقة اتفقت مع مديري على اعتماده وتوقيعه لوثيقة ضبط فني للوثائق لأعرضها عليه متى ماختلفنا او متى ماظن انه اصطاد علي خطأ، وبالنسبة للأخطاء الإملائية راجعت كل ماتعلمته وتعلمت المزيد واشتريت معاجم وكتب كمراجع داعمة في حالة المصادمة .... النهاية هي ان دقتي تحسنت كثيراً وأيضاً أصبح يعتمد علي بشكل كبير وأصبحت الوثائق التي تأتي عن طريقي وبتوقيعي تمر مرور الكرام والسلام ختام ^^

جزاك الله خير على المعلومات القيمة