الموضوع: تحليل وتصميم وتوصيف العمل

(نوع الأشخاص الذين أبحث عنهم، لشغل مناصب الإدارة العليا، هم هؤلاء المتحمسون المغامرون، هؤلاء هم الأشخاص الذين يحاولون إنجاز أكثر مما هو متوقع منهم، ودائمًا ما يحققون ما يريدون).
لي ياكوكا
حين نختار الأفراد المناسبين، فإننا نختارهم لوظائف معينة، وهم مناسبون بالنسبة لهذه الوظائف، وليس لوظائف أخرى، وحين ندرب الأفراد فإننا ندربهم على وظائف محددة بعينها، فالوظائف ركيزة أساسية لأداء ممارسات إدارة الموارد البشرية، وهي بحق تعتبر أحد جناحي الموارد البشرية، أليس من الواجب الآن، أن ندرس ما يطلق عليه تحليل وتوصيف العمل؟!
مفهوم تحليل العمل:
هو تحديد الأنشطة Activities المكونة للمهام Tasks، المكونة للوظيفة أو العملJob، ووضع ذلك في توصيف متكامل، وتحديد لمواصفات شاغل الوظيفة.
ونلاحظ من خلال التعريف السابق أن أي وظيفة تنقسم إلى مجموعة من المهام، والتي يطلق عليها أيضًا أعباء أو مسئوليات أو اختصاصات، وكل مهمة تتكون من عدة أنشطة متنوعة.
تحليل العمل، لماذا؟
إن توفير بيانات كاملة عن الأنشطة والمهام المكونة للوظيفة، ومواصفات شاغلها ذات أهمية بالغة، لأداء معظم وظائف إدارة الموارد البشرية، وسنوضح ذلك فيما يلي:
1. تعريف الموظف بمهام عمله:
يساعد تحليل العمل (وبطاقة وصف الوظيفة) في تعريف الموظف بمهام عمله، وفي إعلامه بما تتوقعه المنظمة منه في القيام بأعمال معينة.
2. تصميم العمل: Job Design
يساعد تحليل العمل في تجميع الأنشطة في مهام، وتجميع المهام في وظيفة كاملة تحتوي على بداية ونهاية، وتحتوي على هوية واضحة، وتوفر الإحساس بالمسئولية، وتوفر التخصيص وتقسيم العمل.
3. الاختيار: Selection
يوفر تحليل العمل بيانات عن المواصفات المثالية الواجب توافرها في شاغل الوظيفة، وعلى المنظمة أن تبحث عن هذه المواصفات في المتقدمين لشغل الوظيفة، وأن تصفيتهم بناءً على مدى توفر هذه المواصفات فيهم.
4. تقييم الوظائف Job Evaluation
بناءً على تحليل الوظائف، يتم تحديد أهميتها النسبية (أو قيمتها) داخل المنظمة، ويتم التعبير عن هذه الأهمية أو القيمة في شكل أجور.
5. تقييم أداء العاملين Performance Evaluation
يوفر تحليل العمل بيانات عن الأعباء والمهام والمسئوليات التي يجب أن يقوم بها شاغل العمل، ومدى قيامه الفعلي بها يحدد قيمة أدائه وكفاءته، ويقوم الرئيس المباشر بملاحظة مدى قيام مرؤوسيه بالأعباء والمهام والمسئوليات الموجودة في وظائفهم، ويترتب على ذلك استحقاقهم لحوافز أم لا.
من يقوم بتحليل العمل؟
هناك تعاونًا مشتركًا بين مدير الموارد البشرية وباقي المديرين التنفيذيين في المنظمة، وبصفة عامة يقع العبء الأكبر على عاتق مدير الموارد البشرية؛ باعتباره هو الذي يخطط وينسق العمل ويشرف على تنفيذه ويقوم بإخراجه في الشكل النهائي له، وفيما يلي مهام مدير الموارد البشرية والمدير التنفيذي:

مدير الموارد البشرية	المديرين التنفيذيين
· إعداد أجراءات تحليل العمل. · التنسيق مع المديرين التنفيذيين في جمع المعلومات. · تصميم الوظائف. · إعداد وتوصيف الوظائف. · مساعدة المديرين في الخطوات التي يقومون بها. · دراسة تأثير تصميم وتوصيف الوظائف على سلوك العاملين داخل أعمالهم.	· توفير المعلومات اللازمة لتحليل العمل. · التحقق من مساهمة العاملين في توفير المعلومات اللازمة، ومراجعتها. · مراجعة تصميم الوظائف، وتوصيفها. · إلزام العاملين التابعين بضرورة القيام بالمهام الموجودة في تصميم وتوصيف الوظائف، وحثهم على ذلك.

خطوات تحليل العمل:
هناك أربع خطوات رئيسية يمر بها تحليل العمل، ألا وهي:
1. الخطوة الأولى: احصل على معلومات مبدئية:
وتتمثل هذه المعلومات في طبيعة المنظمة، ومنتجاتها أو خدماتها، وهيكلها التنظيمي، وإختصاصات الإدارات وما يتبعها من أقسام، وطبيعة الأعمال، والعلاقات بين الأقسام وبين الإدارات، وأي معلومات عن المحاولات السابقة لتحليل وتصميم وتوصيف الأعمال إن وجدت في المنظمة.
2. الخطوة الثانية: اختر عينة من الوظائف:
إذا كانت المنظمة موجودة، وتعمل منذ فترة طويلة، وتحتاج إلى تحليل لوظائفها، فإن اختيار عينة مماثلة للنوعيات المختلفة من الوظائف يعتبر أمرًا مفضلًا، ويتم تحليل باقي الوظائف بالقياس (والمقارنة) بالوظائف المشابهة في العينة، أما إذا كانت المنظمة جديدة، فيفضل عدم أخذ عينة، بل تتم الدراسة على كل الوظائف.
3. الخطوة الثالثة: اجمع البيانات:
إن جمع أكبر قدر ممكن من البيانات، يساعد على تحليل العمل، وتهتم هذه الخطوة بتحديد نوعية البيانات، وتحديد أسلوب جمع البيانات، وتحديد أسلوب التحقق من صحة البيانات.
4. الخطوة الرابعة: حلل العمل:
بعد جمع البيانات اللازمة عن العمل يتم التعرف على (أي تحليل) مكونات الوظيفة من حيث:
1) طريقة أداء العمل:
· ما الذي يؤدى؟
· متى يؤدى؟
· لماذا يؤدى؟
· أين يؤدى؟
· كيف يؤدى؟
2) المسئوليات:
· المسئولية عن المرؤوسين.
· المسئولية عن الخامات والمعدات.
· المسئولية عن الأموال.
3) العلاقات مع الآخرين:
· العلاقات مع الرؤساء.
· العلاقات مع الزملاء.
· العلاقات مع المرؤوسين.
· العلاقات مع الأقسام الأخرى.
· العلاقات مع الجمهور.
4) ظروف العمل:
· ظروف العمل المادية (إضاءة، الحرارة،...).
· العلاقات الإجتماعية وجماعات العمل.
· الأجر والمزايا والخدمات العينية.
5) متطلبات القيام بالوظيفة:
· التعليم.
· المهارات والخبرة.
· التدريب.
· الذكاء.
· الصحة والمجهود البدني.
· الدافعية والمهارات الإجتماعية.
نوع البيانات المطلوبة في تحليل العمل:
هناك العديد من البيانات التي يمكن جمعها عن العمل، ومن أهم هذه البيانات ما يلي:
· اسم الوظيفة.
· تبعيتها التنظيمية.
· واجباتها.
· سلطاتها ومسئولياتها.
· الإشراف على الآخرين.
· طبيعة القرارات المتخذة.
· شكل الخامات المستخدمة.
· طبيعة السجلات والتقارير المرتبطة بالوظيفة.
· المعلومات الداخلة للوظيفة، والخارجة منها.
· ظروف العمل.
· الأخطاء المحيطة بالعمل.
· المتطلبات الذهنية والعضلية للقيام بالعمل.
· المؤهلات المطلوبة للقيام بالعمل.
· التدريب والخبرة المطلوبة للقيام بالعمل.
أساليب جمع البيانات:
تتعدد أساليب جمع البيانات بغرض تحليل العمل، ولكن هناك خمسة أساليب رئيسية يمكن استخدامها في جمع البيانات التحليل، ويتوقف استخدام كل أسلوب من هذه الأساليب على الغرض الذي من أجله يتم إعداد تحليل العمل، ويمكن استخدام كل أسلوب على حدة طبقًا للغرض من التحليل، كما يمكن أيضًا استخدام أكثر من أسلوب في نفس الوقت، وهذه الأساليب هي:
1) المقابلات الشخصية.
2) الملاحظة المباشرة.
3) نماذج الإستقصاء.
4) فحص سجلات الأداء.
5) الإستعلامات.
وسنعرض فيما يلي هذه الأساليب بشيء من التفصيل:
1) المقابلات الشخصية:
يعد أسلوب المقابلات الشخصية من أكثر الأساليب شيوعًا واستخدامًا في جمع البيانات المتعلقة بتحليل العمل؛ وذلك لأنه يتيح التعرف على جميع جوانب الأداء الخاصة بالوظيفة وجميع الجوانب السلوكية المتعلقة بسلوك شاغل الوظيفة، وهناك ثلاث أنواع من المقابلات وهي:
· المقابلة الفردية مع كل موظف.
· المقابلة الجماعية مع مجموعات من الموظفين يشغلون نفس الوظيفة.
· المقابلة مع مشرف أو أكثر ممن لديهم معرفة ودراية بالأعمال التي يؤديها مرؤوسيهم.
2) الملاحظة المباشرة:
وذلك بملاحظة الفرد شاغل الوظيفة أثناء تأدية وظيفته، وتدوين ملاحظاته، وتستخدم هذه الطريقة في الوظائف البسيطة والمتكررة مثل عمال الإنتاج أو التجميع وغيرها من الأعمال البدنية.
3) نماذج الإستقصاء:
وذلك بإرسال قوائم إستقصاء بعد تصميمها بواسطة خبراء التحليل، وإجابة شاغل الوظيفة عليها هو ورئيسه المباشر، وتتميز بقلة تكلفتها وقصر وقتها.
4) فحص سجلات الأداء:
يعطى لشاغل الوظيفة سجل؛ لكي يسجل فيه الأنشطة اليومية التي يقوم بها وبنفس التسلسل الزمني.
5) الاستعلامات:
تعتبر الاستعلامات واحدة من أكثر الطرق استخدامًا في الحصول على معلومات عن الوظائف، وبصفة خاصة عندما ينبغي تغطية عدد كبير من الوظائف، من ناحية أخرى، فإنها تمثل طريقة أقل إستهلاكًا للوقت، وأقل تكلفة في الحصول على المعلومات من عملية عقد المقابلات الشخصية.
وعن طريق استخدام منهج منظم، فإنه يكون من الممكن الحصول على قدر أكبر من التوافق فيما يخص مستوى الإجابات، كما يمكن ضمان الحصول على كل المعلومات المطلوبة، وهناك عدد من الأدوات المتاحة، ومن بين أفضل هذه الأدوات PAQ
(Position Analysis Questionnaire) بالإضافة إلى
Work Profiling System لصاحبيه Holdsworth Saville.
توصيف الوظيفة:
هو النتيجة الملموسة لتحليل العمل، وتظهر في شكل وصف تفصيلي مكتوب للوظيفة، وهدفها وطبيعتها، والمهام، وظروف وبيئة العمل، ومواصفات شاغل الوظيفة.
كيف يمكن تحديد مواصفات شاغل الوظيفة؟
يتم التحديد إما بشكل تقديري، أو بشكل إحصائي، وسيتم الإشارة إليهما كالآتي:
الأسلوب التقديري:
يتم الاعتماد على تقدير وخبرة الرؤساء الحاليين والسابقين للوظيفة المراد تحديد مواصفات شاغلها.
الأسلوب الإحصائي:
1. تحديد المواصفات المحتملة في شاغلي الوظيفة.
2. قياس هذه المواصفات في عدد من شاغلي الوظيفة.
3. قياس كفاءة أداء شاغلي الوظيفة.
4. حساب قوة وإتجاه الإرتباط بين بند 2 وبند 3؛ وذلك لمعرفة طبيعة العلاقة بين المواصفات وكفاءة الأداء.
والآن، ماذا بعد الكلام؟
فيما يلي بعض النصائح التي تساعد من يقوم بتحليل العمل عند قيامه بتوصيف الوظائف:
1. يجب أن يكون توصيف الوظيفة مكتوبًا بشكل بسيط وكامل، ويعبر عن المهام والأنشطة بوضوح.
2. التحديد الدقيق لمجال عمل الوظيفة، وطبيعة عملها، والعلاقات بينها وبين الوظائف الأخرى، وأهمية تلك العلاقات.
3. التحديد الدقيق للكلمات التي تصف الوظيفة، واستخدام بعض الألفاظ ذات التأثير الفعال مثل: يحلل، يخطط، يشرف على، ينقل، يجمع...
4. التحديد الدقيق لنطاق السلطة والمسئوليات الإشرافية.
5. أن تكون موجزة ومختصرة.
6. المراجعة من خلال التأكد من أن التوصيف الذي أعددته يفي بالمتطلبات الأساسية أم لا، وهل يستطيع الموظف الجديد أن يتفهم عمله إذا ما قُدم له التوصيف؟
وأخيرًا:
أختم بقول تيودور روزفلت: (إن أفضل مدير تنفيذي هو من يكون لديه من حسن العقل ما يجعله يختار المتميزين للقيام بما يريد فعله)