الموضوع: الإجتماعات أكون او لا أكون

" إن الإجتماعات يمكن أن تكون نقمةتكلف مؤسستك المال الكثير ، أو أن تكون نعمة وأداة لتحقيق النجاح المأمول" إبراهيمالفقي

1 - هل هذا الإجتماع هامحقاً : -

" إذا مابدأ المرء باليقين ، فإنة سوف ينتهي بالشك ، أما إذارضي بأن يبدأ من الشك فإنه سوفينتهي باليقين حتمياً " فرانسيس بيكون


عليك أن توجه لنفسك الأسئلة الأتية عندما تقرر عقدإجتماع ما :-
- هل الإجتماع ضروري
- ما هو الهدف من وراء هذاالإجتماع
- هل يمكن ببساطه أن أرسل مذكرة أو أقوم بإتصال هاتفي بدلاً من عقد الإجتماع
- هل يمكننيتحقيق أهدافي من خلال إجتماع فردي

إذا وجدت بأن الإجتماعضرورياً فوجه لذاتك الأسئلة التالية :-
- على من ينبغي حضور الإجتماع
- هل أحتاجفعلاً لكل هؤلاء في الإجتماع
- هل يجب علىّ حضور الإجتماع( إذا أجبت بلاقم بالتفويض أما إذا أجبت بنعم فوجه لذاتك الأسئلة التالية : -
- هل يجب علىّالبقاء في الإجتماع حتى نهايته
- كم من الوقت يحتاج هذاالإجتماع

لا تتجنب الإجتماعات بل على العكس تعلم كيف تجعلها مثمرة وفعًاله وحاول أنتسخر الإجتماعات لصالحك بدلاً من أن تكون ضدك……….

2 - الأسبابالسبعة وراءعقد الإجتماعات : -

"لا يهمماذا يقول الناس عن الإجتماعات أو ماذا يعتقدون فهي باقية دائماً وأبداً " كليد و زبرسون


1 - التخطيط : غنه أحد الأسباب الرئيسية لعقد الإجتماعات فقد يكون الهدف الحصول على الأفكارالجيدة لوضع تخطيط أفضل .
2 - صنع القرار : من أجل مناقشة موضوع هام والوصولالى قرار يتميز بمزيد من الفاعلية عن القرار الذي قد تتخذة بمفردك.
3 - توصيلالمعلومات : قد يكون من أجل إستعراض الإتجاهات الجديدة أو غبلاغ الأعضاء بتغيراتمعينة.
4 - حل المشكلات : من أجل حل النزاعات والوصول الى أفضل حل ممكن.
5 - التحفيز والمكافأة : قد يكون من أجل تحفيز الأخرين وتحميسهم من خلال الإطراءوتقدير أداء الأفراد أمام الجميع.
6 - التدريب : من الأسباب أيضاً تدريب الفريقورفع مستوى مهاراتهم.
7 - بناء فريق العمل : الإجتماعات قد تكون أداة ممتازةلبناء الفريق ، ففريق العمل يشارك المسئوليات ويتخذ القرارات ويحدد الأهداف وخطواتالتنفيذ.

3 - الأنماط السبعة للناس في الإجتماعات : -


" إن اللجنةما هي إلا مجموعة من الرجال تحافظ على الدقائق بينما تضييع الساعات " ميلسونبريل



1 - المسيطر : الذي يجب أنتكون مقاليد الإجتماع في يدة.
2 - المتعالم : يعتقد بأن لديةالإجابة عن أي سؤال لذى فهو يمطر الجميع بوابل من التفصيلات الى درجة الملل.
3 - المقاطع : يقاطع الأخرين ليظهر أنه على معرفة فينحرف أحياناً عن الموضوع الأصلي الى مواضيعأخرى.
4 - محبالأحاديث الجانبية : إنه يحاور الذي بجانبة بهدوء أثناء حديث شخص أخر فهو يحاول جذبانتباه الأخرين إليه بعيداً عن الأجتماع نفسة.
5 - السلبي : إنه يعبر عن مشاعرةالسلبية والمثبطة تجاه الإجتماع ، يلقي بالتصريحات السلبية وأن الأخرين سوف يتذكرونكلامه فالأجتماع لن يأتي بفائدة هكذا يقول.
6 - الخجول : يفتقد الثقة في النفسوتقدير الذات يحاول تجنب المشاركة في الحديث والحوار أثناء الإجتماع.
7 - المرتبك : عندما تستمعإلية لا تحصل على جملة مفيدة و إذا وجهت إلية سؤال معين يعطيك إجابتين…


4 - الأسباب العشرة وراء فشل الإجتماعات : -

" إنالإجتماعات ذاتها ليست شيئاً غير فعَال وغير منتج ، بل الناس هم الذين يجعلونهاهكذا " إبراهيم الفقي

1 - الإفتقاد الىالإعداد
2 -الإفتقاد الى الهدف (الغاية)
3 - عدم وضع جدول أعمال .
4 - زيادة عدد الحاضرين .
5 - حضور الكثيرمن الأجتماعات.
6 - نزاعات الشخصية.
7 - الإنتقاد .
8 - عدم المشاركة " الإحجام عن المشاركة"
9 - عدم تحديد العمل .
10 - عدم المتابعة.


5 - المحاذير الخمسة عشر عند حضور الإجتماع : -

" إن ماصنعه المرء يمكن أن يغيره" فردريك مور فرسون

إقرأ القائمة الأتية قبل أن تذهب الى أي إجتماع : -

- لا تذهبوأنت غير مستعد.
- لا تتأخر مهما كانت الأسباب.
- لا تدعو عدداً كبيراَ لحضور الإجتماع، فكلما زادو قلت مشاركاتهم.
- لا توزع المعلومات أثناء الإجتماعالتي يمكن لسكرتيرك أن يوزعها عليهم قبل الإجتماع.
- لا تقاطع .
- لا تجادل.
- لا تأخذ أي شيء على محمل شخصي.
- لا تستحوذ على الكلاموحدك .
- لا تخشىعدم الإتفاق مالم يكن شخصي.
- لا تهدد أحداً .
- لا تستخذم أو تسمحبإستخدام لغة بذيئة.
- لا تكن سلبياً .
- لا تشجع الحوارات الجانبية ولا تسمحبها.
- لا تقضيوقتاً أكثر من المحدد للإجتماع.
- لا تنس أن توجه الشكر لكل الحاضرينفي النهاية.

6 - المبادىء العشرون لضمان نجاح الإجتماعات : -

" غنك بوصفك قائداً لجماعة فأنت المسئولعن خلق بيئة يؤدي فيها النقاش الى توصيات وقرارات أفضل " كليدوربرسون

حان الوقت لتقديمالمبادىء الأكثر قوة وفعالية لضمان نجاح أي إجتماع و هي :-
1 - كن مستعداً .
2 - قم بتوزيع جدول الأعمال مقدماً .
3 - أدع الشخصياتالرئيسية فقط.
4 - أجعل الجميع على أتم الإستعداد
5 - احرص على إذابة المنازعات مقدماً .
6 - احرص علىالحضور مبكراً.
7 - اهتم بالتنظيم
8 - ضع هدفك أمامك.
9 - ضع أساساً قوياً ( إحرص على وضعبعض القواعد الرئيسية أمام الحاضرين مثل : احترام أراء الأخرين مشاعرهم ، إعطاءفرصة الحديث لكل عضو………)
10 - حدد وقت الإجتماع.
11 - نظم مواعيد للراحة أثناء الإجتماع .
12 - أخلق بيئةآمنه (دع الأخرين يعبرون عن رؤاهم بحرية تامة)
13 - استشر الأخرين .
14 - استمع باهتمام.
15 - احتفظ بهدوئك وكنعلى سجيتك .
16 - لا تخرج عن جدول الأعمال .
17 - اعترف بخطأك ثم استمر في العمل.
18 - اغرس فيالجميع روح الإلتزام .
19 - قم بوضع خطة للعمل.
20 - عليك بالمتابعة.

عندما تحرص على تنفيذالمبادىء العشرين السابقة في إجتماعاتك سوف تجد نفسك أكثر قوة كما سوف يتوفر لديكالكثير من الوقت والمال وسوف يحترمك الأخرين وينظرون إليك نظرة القائد الحقيقيلهم….

7 - جدول الأعمال … ما هو ؟

" إن جدولالأعمال بمثابة الخريطة ، فهو يصل بك الى غايتك المنشودة بأقصر الطرق الممكنةوأكثرها أماناً" إبراهيم الفقي

يعد جدول الأعمال من أهم الأدوات التي يمكن لناإستغلالها لإدارة الإجتماعات بشكل يمتاز بالكفاءة والإنتاجية
إن الذهاب الى أيإجتماع دون جدول أعمال منظم ومعد جيداً هو أسرع طريقة للفشل الأكيد، لذا كان منالضروري عندما تقرر أي إجتماع أن تتأكد أنه حتمي وهام ، ثم تبدأ بكتابة هدفك منهوالموضوعات التي تريد مناقشتها والنتائج التي تسعى الى تحقيقها ، بعد ذلك عليكتسجيل الأعضاء الذين ينبغي عليهم الحضور وكذلك موعد ومكان الإجتماع…….. إن ذلك سوفيجعل إجتماعك مثمراً ومتميزاً.

8 - المفاتيح الستة وراءإجتماع أكثر قوة وفعالية :-

" إنالإجتماعات العظيمة والمنتجة لا تحدث فحسب ، بل قد تم تشكيلها ببراعة وعناية" منأسرار نجاح المدير

1 - متابعة ما تم فيالإجتماع السابق.
2 - التقدير والمكافأة شجع فريقك كافأهم واعط كلاً قدرة.
3 - قم بدعوة ضيف يتحدث فيالإجتماع . إنها أفكار تشجع الجميع على الحضور.
4 - اعرض شريط فيديو : - عليك ان تجعللك أسلوباً متميزاً في الإجتماعات ومن الأساليب الرائعة عرض أشرطة فيديو عنالتحفيز- التنمية الشخصية وغيرها..
5 - لا تستحوذ على الحديث.
6 - تذكر أسماء الجميعخاطبهم بأسمائم لتشعرهم بالأهمية فهو امر ضروري.

9 - متى تعقد إجتماعاً : -

" إن هناك ثلاثة أشياء في الحياة يمكنك التنبوء بها : الضرائب، الموت ، ومزيد من الإجتماعات" فيك مور

- إجتماع الأفطار.
- إجتماع العمليات اليومي من أجلالتحفيز وهو لا يستغرق وقتاً طويلاً و ليكن التاسعة صباحاً .
- إجتماع الصباح.
- إجتماع الغداء.
- إجتماع بعد الظهر .
- الإجتماع في ساعات متأخرة.
- إجتماع الطوارىء : عند مواجهة طارىء لذا فهو في أي وقت من اليوم.
- الأحتفال التشجيعي : لمنح مكافأة لأحد الأشخاص.
- إجتماع العصف الذهني : لمناقشة فكرة ما لإتخاذ قرار سريع في أي وقت إنه طريقة ممتازة لبناء فريق عمل.
- الإجتماع الشهري : لإعلان النتائج الشهرية.
- الإجتماع الربع سنوي والنصفسنوي والسنوي : إنها نفس الإجتماعات الشهرية لكنها تضم عدداً كبيرا من الأعضاء.
- الإجتماع الضخم (السنوي الكبير) وهو عادة ما يضم الإدارة العليا والوسطىوالمراقبون وأيضاً الموظفون ويكون أشبه بحفلة سنوية يٌدعى إليها محاضرون محترفونولذا فهو يتطلب الإعداد الجيد.

10 - أين يعقد الإجتماع : -

" إن تكرار القرارات الخاطئة كل يوم قد تسبب في مشاكلك" جيمرون

استعرض الكاتب مجموعه من الأماكن وبإختصار شديد هي :
- في محل العمل (مكتب المدير - قاعة المؤتمرات)
- إجتماعات خارج نطاقالعمل.

11 - الإجتماعات وتقدير الذات :

" أعتنيبالجذور وسوف تعتني الفروع بنفسها " مثل صيني

من الجميل في هذة الجزئية من الموضوع أن الكاتب ذكربأنه حضر إحدى الندوات في كاليفورنيا عن تقدير الذات وبعد أن أقضى المشاركون الندوةمدتها يومين وتعرف بعضهم على بعض ، عقد متحدث الندوة حلقة ليتحدث الجميع عن صفاتأول الجالسين ثم الذي يلية وهكذا ، بعدها طلب منهم ان يكتبوا الأشياء الجيدة فيانفسهم في عشر دقائق …

إن هذا الموقف حسب قول الكاتب يجعلهم يشعرونبالأهمية فوائدها عظيمة جربها في محيطك .
حاول أن تكون مبدعاً وتجعل إجتماعاتكمتعة لا تنتظر متى تصبح الإجتماعات مثمرة بل إجعلها أنت كذلك أو إجعلها إجتماعاتعظيمة….

إتخذ القرار لتعقد إجتماعاً ناجحاً