وسائل إنتقال المعلومات في نظم المعلومات الإدارية
Information Transmission Methods of MIS

تستند نظم المعلومات الإدارية في المنظمة على المعلومات كمصدر رئيسي ومورد هام لهذه النظم، لذلك تحتاج هذه النظم إلى تجميع مستمر لكافة المعلومات المنتجة في بيئة المنظمة وبعض المعلومات من البيئة الخارجية للمنظمة، وتكون عملية تجميع المعلومات بشكل مستمر ومن كافة أطراف المنظمة لذلك تحتاج المعلومات أثناء نقلها من مكان إلى آخر إلى وسيلة وهذه الوسيلة أو أسلوب إنتقال البيانات يمكن أن تأخذ أكثر من شكل أو طريقة ومن الأساليب المتبعة لإنتقال المعلومات في المنظمة.

ª الأسلوب اليدوي:-

وتنتقل المعلومات الإدارية تبعا لهذا الأسلوب بالطرق التقليدية إذ يكون إستخدام نظم المعلومات الإدارية في المنظمة غير متصل مع بعضه البعض، أي أن كل نظام يعمل بشكل مستقل ومنفصل عن بقية الأنظمة، ففي المستوى التشغيلي يتم تهيئة البيانات من تجميع وحفظ وتوثيق ثم نقلها إلى المستوى الفني الذي يتم فيه جدولة وتفريغ وفرز البيانات وإنتاج التقارير التي تحتوي على بيانات تفصيلية عن جميع عمليات المنظمة، ثم يتم تمرير المعلومات إلى المستوى التكتيكي الذي يتم فيه تصنيف وتبويب وتحليل المعلومات وعرضها بأشكال تساعد في إتخاذ القرارات ووضع السياسات، ثم يتم نقل المعلومات الدقيقة والتحليلية الشاملة إلى المستوى الإستراتيجي حيث تحتاج الإدارة العليا التنفيذية إلى المعلومات الدقيقة لوضع إستراتيجيات المنظمة.

وحسب تلك الطريقة فإن جميع المعلومات تكون مكتوبة على الورق ثم تمرر بوساطة الموظفين بإستخدام البريد الداخلي للمنظمة والتي عادة ماتحتاج إلى وقت طويل وجهد كبير إضافة إلى صعوبة نقل كافة المعلومات إلى جميع أطراف المنظمة مخاطر العبث بالمعلومات أثناء تناقلها بين المواقع المختلفة، ويستخدم هذا الأسلوب في المنظمات الصغيرة والمتوسطة وبعض المنظمات الكبيرة التي لا تستطيع فيها الإدارية أن تستخدم أساليب أخرى متطورة أو لا ترغب بتلك الأساليب لأي سبب من الأسباب.

ª الأسلوب الآلي:-

وحسب هذا الأسلوب فإن نظم المعلومات الإدارية تكون متصلة مع بعضها البعض داخل المنظمة بشبكة إتصالات تمكنها من تمرير كافة المعلومات فيما بين المنظمة وقد تمتد لتصل إلى مناطق خارج المنظمة وبعيدة جدا، وحسب هذا الأسلوب تنتقل المعلومات بين المستويات والوظائف الإدارية بالطريقة التشاركية Sharing Information التي تهيئ معلومات مكونة من بيانات تحليلية ومؤشرات وإستنتاجات ذات قيمة عالية للإدارية ففي كل مستوى من المستويات الإدارية وفي كل وظيفة يتم تجميع وتصنيف وتبويب وتحليل البيانات وإستخراج النتائج بحيث تكون متاحة وبشكل كامل لجميع المستويات والوظائف الإدارية بشكل حقائق متكاملة ومعلومات آنية وسريعة وحسب حاجة كل مستوى.

إن تلك الطريقة تستند إلى تكنولوجيا الإتصالات والشبكات الحديثة كالحاسبات الإلكترونية وشبكات المعلومات المحلية والواسعة بحيث يستطيع من خلال تطبيق هذه التكنولوجيا أن يهيئ المعلومات الدقيقة والمفيدة للمستويات والوظائف الإدارية لإستخدامها في التخطيط والمتابعة وإتخاذ القرارات مثل التقارير والمؤشرات والجداول والأشكال ذات الخصائص المنتقاة والضرورية والكفاءة والدقة والوضوح.