" الوقت - كأداة فاعلة للإنتاج "


بغض النظر عن طبيعة النشاط الذي تقدمه المنظمة سواء كان منتج أو خدمة .. سواء كانت ربحية أم تطوعية .. فلا خلاف أن عامل الوقت يمثل أهمية كبرى في كل دوائر ومسارات الإنتاج داخل منظمتك .

تأمل !! في أكثر أربعة أو خمسة شكاوي أتت لك الشهر الماضي. ستجد إن اثنان منهما يرجعان إلى تأخر في التسليم أو تعقيد في الإجراءات تأمل في شكوى الموظف التي تتلقاها من حين لآخر . كم عدد منهم يرجع إلى التأخير من خلال النظم والإجراءات " التي تصيب الموظفين أحياناً بذهول" .


الواقع إن عامل الزمن هو الذي يتحكم في انسياب وتدفق عملية الإنتاج في جميع قطاعات العمل بالمنظمة .

الوقت والإنتاج :
كل وحدة من الإنتاج تقدم للعميل تدخل تكون من خلال دائرة زمنية محددة ، وكلما كانت مدة الخدمة كلما زادات الإنتاجية كمثال :
- المدة التي شملت استقبال المريض واستخراج ملفه الطبي.
- المدة التي استغرقت لتسجيل بيانات جديدة للمريض.
- المدة التي استغرقت في غرفة الفحص .
- المدة المستغرقة لإجراءات العلاج وكتابة الوصفات.

الوقت والقدرة على النمو :
نحن نعيش الآن في مرحلة عمرية معينة وننتقل بمرور الوقت إلى مرحلة عمرية جديدة – فمن الشباب إلى الكهولة إلى الشيخوخة- . والفطن من يحاول أن يستثمر المرحلة الحالية لكي يظل يحتفظ بحيويته ونشاطه في المراحل التي تليها .


الشركات والمنظمات أيضاً يجب أن تأخذ في اعتبارها أنها ذاهبة للشيخوخة والاندثار . فإذا أرادت لنفسها أن تبقى شابة وفتية ومنافسة لفترات طويلة يجب عليها أن تطور من قدراتها وتحسن من كفاءة مواردها البشرية والمالية ، وتحسن من سياستها وتبسط من إجراءاتها ، وتتفحص وترصد كل مرحلة من مراحل الخدمة أو الإنتاج .. كم من الوقت تستغرق ؟ ، وكيف يمكن تقليله؟ ، فهناك دائماً فرص للتطوير وإمكانية للتحسين والتعديل ، وبهذا النهج التطويري ستنمو الطاقة الإنتاجية للمنظمة . وبنمو المنظمة وباستقرار جودة الخدمة التي تقدم ستمتلك القدرة على الصمود أمام أي منافس قوي ، ويكون لديها القدرة على مواجهة أي تهديدات مستقبلية .


هناك عدد من الأدوات والنظريات المميزة التي تساهم في إدارة الوقت بفاعلية . نماذج التخطيط والتنظيم للوقت من أهم الأدوات التي تترجم الوقت والأعمال إلى أموال وتدفع العمل إلى النمو والازدهار.

الوقت ورضاء العميل :
العميل يتوقع السرعة في إنجاز خدمته . لأنه يجد هذه الميزة متوفرة في قطاعات عديدة من الخدمات. لكي تحتفظ بموقعك التنافسي ، عليك أن تدرك أهمية عامل الوقت بالنسبة للعميل ما أمكن ذلك . العملاء لا يتوقعون السرعة الفائقة ، ولكن توقعاتهم تكون في إطار الاستجابة السريعة لطلباتهم ، وهذه تعد من أبرز الميزات التي يقدرونها ويفضلونها في الشركات التي يتعاملون معها .

الوقت والعائد المستثمر :
بحسب اكتمال الدورة الإنتاجية لمنتجك أو لخدمتك يأتي العائد أو الربح . لو استغرقت هذه الدورة وقت أطول ستقلص بطبيعة الحال من القدرة الإنتاجية ويحد من ذلك من تدفق وسرعة خدماتك .

فالطاقة الإنتاجية ستكون متأثرة بل ومرهونة بالإطار الزمني الذي يتحكم في خروج الخدمة للعميل .

في حالة استغراق الخدمة لوقت أطول من اللازم أن تقدم بعض البدائل والحلول لاستثمار الوقت بأقصى حد ممكن.


معرفة الخطوات التي تشكل إجراءات الإنتاج ستسمح لك بتقليص الوقت الذي تأخذه هذه الخطوات لإخراج الخدمة إلى مرحلتها الأخيرة.


الكاتب : إبراهيم شوقي