يبدو أن كل أصحاب الأعمال لديهم قائمة مهام يومية مطالبين بتنفيذها، ولكن رغم ذلك فإنه لايبدو أن هناك عدد كاف من الساعات خلال اليوم لتنفيذ كل ما هو مكتوب في القائمة. ومديري الأعمال ليسوا معفيين من هذه المشكلة.

فالمديرين الجيدين قد يجدون أنفسهم يقضون وقتا طويلا في إعداد تلك القائمة، وفي النهاية يكتشفون أنها لاتمثل أهمية تذكر، ولا تفيد الأعمال. وهنا أشار التقرير الذي نشره موقع businessknowledgesource.com إلى أن تحسين الطريقة التي يتم وضع المهام بها في القائمة يجب أن يتم خلال النهار، وهذا لتحقيق أهداف أكثر.

وأوضح التقرير أن أهم الأشياء التي يجب أن يدركها المديرون هو أن إعداد قائمة بالأعمال اليومية المطلوبة ليس بالأمر الكافي، ولكن يجب تصنيف العناصر الموجودة بالقائمة، ومعرفة النقاط الهامة أكثر من غيرها والتي يجب أن يركزوا عليها. وكخطوة أخيرة يجب أن يقوم المديرون بتخصيص الموارد لهذه النقاط الهامة، وقياس مقدار نجاح التقدم في إنجازها، ومن ثم مكافأة أنفسهم عند نجاحهم.

وذكر التقرير بعض النقاط الهامة حول إعداد قوائم الأعمال، أولها تصنيف الأمور المطلوب تنفيذها وفقا لأهميته، وتحديد الوقت المناسب لتنفيذ كل منها.

ثانيا لابد من استخدام عنصر إدارة الوقت بشكل جيد؛ فليس من الجيد فقط معرفة ما يحتل قائمة المهمات المطلوب تنفيذها، و إنما من الهام أيضا معرفة الوقت الذي يتطلبه الانتهاء من كل منها. ومن المهم أن يخصص مديرو الأعمال عامود في قائمة المهام يحددون فيه الوقت الذي سيتطلبه تنفيذ كل مهمة.

ثالثا من المهم استخدام المكافات كحافز؛ ففي أحيان كثيرة يرى مديرو الأعمال أن قائمة المهام طويلة و يصعب تنفيذها في الوقت المحدد، وهنا يكون من المفيد وضع إحدى الأهداف والتي تشير إلى المقدار الذي من المفترض إنجازه في أحد الأيام، ومن ثم إعطاء أنفسهم مكافآة مقابل تنفيذ هذه المهام. وبهذا فسوف يشعر الأفراد بأنهم ناجحون، و أنهم استطاعوا أن يكونوا منتجين بنهاية اليوم.

وأخيرا يجب على الأفراد استخدام نظام لتذكيرهم بما هو مطلوب منهم عمله و هذا حتى يظلوا ناجحين، فيجب على المديرين أن يطوروا نظاما لإدارة وقتهم وحتى يتمكنوا من فعل الكثير في الأوقات المتاحة لهم.