إن العديد من أصحاب الأعمال يعتقدون أن الأدوات التي يحتاجونها لتقديم خدمة عملاء متميزة بعيدة عن متناولهم. ولكن حتى أصغر الشركات لديها القدرة على الوصول إلى كل شيء تحتاجه لخدمة عملائها وإسعادهم، والأمر لايتعلق باستخدام التقنيات الحديثة، ولكن في حقيقة الأمر، فإن هذه الأدوات تؤدي لاضطهاد العملاء وليس خدمتهم.

وفي هذا الإطار، أشار المقال الذي نشر على موقع bnet.com إلى أن العامل الأول الذي يحدد جودة خدمة العملاء هم الأفراد أنفسهم، فبدون وجود الأفراد المناسبين، لن يكون هناك أداة، أو تكنيك، أو دليل تدريبي في العالم يمكنه أن يجعل خدمة العملاء ممتازة. ولهذا فإنه ما لم يكن الموظفون سعداء، ومتحمسين، ويحصلون على الدعم داخل أعمالهم، وعلى علم بكافة شؤون الأعمال، ويتمتعون بالتحفيز الكافي، ويتمتعون بالسلطة داخل أعمالهم، فإنهم لن يتمكنوا من إسعاد الآخرين.

وذكر المقال أن هناك 3 نقاط أساسية لتحسين خدمة العملاء. أولا إبرام وعود قوية والالتزام بها؛ فعندما تعد الشركات بأنها سترد على عملائها خلال ساعة أو ساعتين، فإنها يجب أن تلتزم بهذا، ويجب ألا تتأخر عن الرد خلال نفس اليوم. كما يجب ألا تتذرع الأعمال بأي أسباب لتقاعسها، أو عدم ردها على عملائها. ولهذا فإنه من الضروري أن يختار موظفو خدمة العملاء الوعود التي يمكنهم أن ينفذوها ويفوا بها.

ثانيا وضع أرقام لخدمة العملاء على المواقع الخاصة بالأعمال؛ فهناك عددا متزايدا من الشركات وجدت أن العملاء يتفاعلون بشكل إيجابي مع هذه اللمحة البسيطة. وبالنسبة للشركات الصغيرة الحجم بشكل خاص، فإن هذه الوسيلة تدعم الثقة و المصداقية، واللتان تعتبران من العوامل الأساسية في اتخاذ زوار المواقع لقرار للشراء. وهناك بعض الشركات التي قد يكون لديها بعض الأسباب الشرعية وراء عدم وضعها لأرقام هواتف خاصة بها، ولكن الغالبية ليس لديهم عذر، والاحتمال الأكبر هو أنهم يختبئون خلف صفحاتهم الإليكترونية.

ثالثا إضافة خاصية المحادثة الفورية إلى المواقع الإليكترونية؛ حيث أن العملاء يستخدمون المواقع الإليكترونية يوميا، وخاصية المحادثة بالتحديد تسمح لأي شخص داخل الشركات بالتحدث مع العملاء بشكل سريع.