النتائج 1 إلى 2 من 2

الموضوع: المبادىء العشر لادارة الوقت بفاعلية

#1
نبذه عن الكاتب
 
البلد
مصر
مجال العمل
مدير عام مركز صياغة الذهب والمجوهرات
المشاركات
498

المبادىء العشر لادارة الوقت بفاعلية

لقد اصبح الوقت المتاح أمام الإداريين الكبار والمديرين على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات اليوم تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات جديدة، بدلاً من النظر إلى مدى العائد من استثمار هذا الوقت. إن عمل المدير أساساً مجزأ، ولهذا فان وقته ينبغي أن يكون مجزأ بين إنجاز عمل اليوم والتفكير في نشاطات وأعمال الغد. ولهذا فان الفائدة من وراء إدارة وقت المدير لا يمكن أن يبخس حقها.إن الوقت مورد فريد في نوعه إذ أن كل شخص يملك منه نفس المقدار، كل عمل يحتاج إلى وقت لا يمكن شراؤه، وإنما الحل الحقيقي الوحيد هو استخدام افضل للوقت المتاح وعلى هذا ينبغي على الإداريين والمديرين أن يتعلموا كيف يديرون عملية استخدام وقتهم، إن إحدى العادات الخمس المشتركة بين كل المديرين الفعالين هي معرفة كيف يذهب وقتهم وكيف ينبغي أن يذهب. إن ممارسة إدارة الوقت عادة يمكن تعلمها.يحدث التعلم بطرق متعددة، إحداها التجربة والخطأ والكثير من المديرين الناجحين تعلموا أن يحلوا مشكلات وقتهم بهذه الطريقة.الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت:إن العملية الإدارية تتكون من مهام التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة، وهذه الأخيرة تحتوي على مهمة إدارة الوقت.هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم تطويرها نتيجة للمراجعة الشاملة للكتابات والمقالات في مجال إدارة الوقت وإذا ما استعرضنا كل عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل اكثر.أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط: التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم: احتفظ بمذكرة مواعيد أو اطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويدون نشاطات العمل.1- مبدأ تحليل الوقت: تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. من الضروري، كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.إذا لم يفهم المدير كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه. ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يصرف وقته حاليا وذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الفرد للوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت. هذا هو أول مبدأ في التخطيط ويسمى مبدأ تحليل الوقت.إن أساس تحلي الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها. ينبغي تقسيم وقت المدير اليومي إلى فترات كل فترة 15 دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم. بعد تسجيل كاف يجعل المدير قادرا على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، يمكن القيام بعملية التحليل. عند القيام بالتحليل يجد المدير أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر. 2- مبدأ التخطيط اليومي:من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من اجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وان تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أن عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر. وعليه" حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك".3- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية.المبدأ الثالث من مبادئ التخطيط فهو تخصيص الوقت حسب الأولوية. ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات. تعتمد طريقته على ظاهرة إن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة.والأشياء المهمة ليست دائما ملحة. وقد أوصى بان تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من " ملح جدا" ألي " غير ملح" ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من " مهم جدا" إلى " مهم". أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. من الواضح إذن إن اكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.4- مبدأ المرونة:يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي انه يجب إلا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.وعند إعداد الخطة اليوميةينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالمدير الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على اتباعه.إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة اكثر من نصف يومه يكون مغاليا. فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها. فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو إننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت. ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل. هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح.ثانيا: المبادئ المتعلقة بالتنظيم:تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم المدير لوقته وبيئته حتى يصبح اكثر فعالية في استخدام وقته. وأول مبدأ للتنظيم هو:1- مبدأ التفويض: إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية.تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بان يتم أولاً تحديد أي من هذه الأعمال يمكن تفويضها. كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي المدير وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها. ولكي يتم تحديد الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي على المدير أن يتبع مبادئ التفويض المعروفة والراسخة.2- مبدأ تقسيم النشاط ( العمل):كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معا في أقسام من خطة العمل اليومية.3- مبدأ التحكم في المعوقات: من الضروري جدا لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.الفوائد من تنفيذ هذين المبدأين واضحة، إذ يجب التقليل من المقاطعات وذلك بتقسيم النشاطات وتجميعها حسب التشابه الموجود بينها، فإذا تم تقسيم النشاطات بحيث يلتقي المرؤوسون مع مديرهم في وقت معين، والاتصالات الهاتفية يرد عليها في وقت محدد، وتم تحديد موعد للاجتماعات وفي وقت معين، كما حدد وقت "الهدوء" للتفكير الخاص بالمدير يوميا، عندها تتحسن فعالية استخدام الوقت كلما خفت المقاطعات، وسيقل أيضاً عدد المرات الابتداء والتوقف ( المعوقات أو المعترضات) في إنجاز الأعمال، فالمحافظة على عدد مرات الابتداء والتوقف إلى حد بسيط سوف يؤدي إلى تحسين فعالية إنجاز المهام الذي سيؤدي إلى توفير الوقت.4- مبدأ الإقلال من الأعمال الروتينية: إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً.إن تنظيم العمل والعاملين بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني سيؤدي إلى استخدام اكثر فعالية للوقت. لن يستطيع أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماما، لكن ينبغي الإقلال منها. تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30% و 65% من الوقت المتاح أمامهم.ثالثا: المبادئ المتعلقة بالرقابة:بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية. إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية.... لكي يحقق الهدف كما خطط له.... يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول. يسمح له التباين بان يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها.يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:1- مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضروريان لإدارة الوقت. إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به. فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.2- مبدأ إعادة التحليل:3- ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة اشهر والعودة للعادات السيئة في إدارة الوقت.ويجب إعادة تحليل الوقت مرة كل ستة اشهر على الأقل. فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم المديرين يعودون لممارساتهم القديمة. ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر


#2
الصورة الرمزية احمد عصمت متولي
احمد عصمت متولي غير متواجد حالياً تحت التمرين
نبذه عن الكاتب
 
البلد
ارتيريا
مجال العمل
أعمال ادارية
المشاركات
2

رد: المبادىء العشر لادارة الوقت بفاعلية

شكرا جزيلا
سوف أحاول أن أطبق هذه المفاهيم

إقرأ أيضا...
عشرة خطوات للتخطيط لادارة الوقت

10 خطوات قم بإعداد قائمة بالمهام التي يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التي ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فىأحد النقاط . كل ما عليك هو... (مشاركات: 6)


المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية لقد اصبح الوقت المتاح أمام الإداريين الكبار والمديرين على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات اليوم تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات... (مشاركات: 3)


الوصايا العشر لاستغلال الوقت

عشر وصايا سريعة قد تساعدنا في إدارة ذواتنا .. وتوجيه دفة حياتنا نحو الأفضل ... يرجى تحميل الملف المرفق ... مع وافر تحيتي ... (مشاركات: 0)


دورات تدريبية نرشحها لك

جلسات إرشاد وتأهيل للآباء على كيفية التعامل مع المراهقين

جلسات توجيه وإرشاد تهدف الى إكساب المشاركين الطرق والاساليب الصحيحة في التعامل مع المراهق وتفهم احتياجاته، وتحويل طاقاته الى طاقة ابداعية مثمرة، ويتناول المشكلات التي يعانيها الابناء والبنات في سن المراهقة وكيف يتعامل الاباء والمربون معها


دبلومة الذكاء الاصطناعي - AI

ستتعلم في دورة الذكاء الاصطناعي فهم ماهية الذكاء الاصطناعي وفلسفته، ويقصد بفلسفة الذكاء الاصطناعي دراسة الأسس الفلسفية للذكاء الاصطناعي وتناول قضايا مثل؛ أخلاقيات الذكاء الاصطناعي، وامتلاك الآلات للذكاء وتأثير ذلك على حياتنا كبشر، كما ستتعلم أنواع خوارزميات الذكاء الاصطناعي فلكل نوع خصائصه وتطبيقاته الخاصة، ومن المهم أن نكون على دراية بأنواع خوارزميات الذكاء الاصطناعي حتى نتمكن من اختيار الخوارزمية المناسبة لحل المشكلة التي نواجهها، بالإضافة إلى شرح تخصص تعلم الآلة وهو فرع من الذكاء الاصطناعي يسمح للآلات بتعلم دون أن يتم برمجتها بشكل صريح، وغيرها من المواضيع والتخصصات داخل الذكاء الاصطناعي AI.


برنامج أخصائى إدارة المكاتب - Office Management Specialist

برنامج تدريبي يشرح مهام أخصائي ادارة المكاتب ودوره في مساعدة الادارة والجدارات الشخصية لاخصائي ادارة المكاتب والتواصل الشخصي الفعال في المؤسسة مع الزملاء والشخصيات الصعبة وكتابة التقارير الادارية وأعمال الارشفة وتنظيم الاجتماعات والتطبيقات المكتبية الالكترونية


كورس الاعداد لامتحان تويفل / أيليتس - IELTS / TOEFL

امتحانات التويفل والايليتس هي اشهر امتحانات لتحديد المستوى في اللغة الانجليزية لغير الناطقين بيها، وانت قطعا تحتاج اجتياز احد هذه الامتحانات سواء كنت ترغب في استكمال دراسات عليا في اي تخصص او كنت استاذا جامعياً وترغب في العمل في جامعة خاصة أو دولية او كنت تخطط للسفر والاقامة في دولة أجنبية أو كنت مهاجراُ في دولة أجنبية وترغب في الحصول على الاقامة او كنت ترغب في العمل في وظيفة في جولة أجنبية او كنت طبيبا وترغب في الحصول على الزمالة البريطانية أو اي زمالة أوروبية، هذا الكورس يساعدك على تعلم كيفية اجتياز هذه الامتحانات ويؤهلك ويساعدك على تحقيق ذلك.


برنامج تحليل وتقييم المخاطر السيبرانية

برنامج يتناول مفهوم الامن السيبراني وأمن البيانات وعملية جمع وتنظيم معلومات المخاطر الالكترونية ووضع معايير تقييم المخاطر الالكترونية وتطوير استراتيجيات الاستجابة للمخاطر ويستعرض أدوات وتطبيقات لتقييم وإدارة المخاطر على البنية التحتية لمعلومات المؤسسة و تحديد وتنفيذ الضوابط الأمنية التي تلبي متطلبات Fisma, OMB وإدارة المؤسسة ويستعرض الحلول السحابية للأمن والحماية.


أحدث الملفات والنماذج