الموضوع: خطوات فعالة لإدارة وقت أفضل

- ابتعد عن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى التدخلات الغير ضرورية . يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة . يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك . لذا لا تدعها تحدث . استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد الصوتى . وإن كنت مضطراً ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون . أو غير أوقاتك لتكون فى قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرين .
- تعلم أن تتجاهل المهام التى لا تؤدى لنتائج . فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية . إن كانت الخطوة غير هامة اليوم ، فلا تضيع وقتك بها ، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجاً ، كلما كنت منتجاً .
-الغ أى سفر غير ضرورى . استخدم التكنولوجيا الحديثة التى توفر الوقت. إن كان فى الإمكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكترونى للتعامل مع قضايا اليوم الهامة . تجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد من الوقت ورفع معدل الإنتاج .
- سجل أفكارك على مسجل ، أو استعمل برامج الصوت فى الكمبيوتر ، ثم حرر الكلمات إلى صيغة ملائمة . فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك ، دون عناء محاولة الكتابة المنمقة . الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر ، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور . وغالباً تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين .
- ضع مواعيد نهائية يومية . سواء قبلتها أم لا ، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج . كلما اقتربنا من الموعد النهائى لإتمام العمل ، كلما بذلنا ما فى وسعنا لإنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهرياً وأسبوعياً ويومياً. فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدأ العمل الحقيقى . تعمل المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها .
- قف أثناء تحدثك بالهاتف . فالوقوف يجعلك تتحدث فى الموضوع مباشرة وبسرعة وتكون المكالمة مثمرة . من السهل أن تجلس جلسة قصيرة ومريحة جداً وعندها ستطول المكالمة .
-جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها فى نفس الوقت . رد على كل المكالمات الهاتفية التى تتعلق بموضوع واحد فى اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الأعمال اليومى . إتمام عدد من المهام الصغيرة يكون أسهل فى وسط زحام العمل . حيث يساعدك دعم جهودك على الاستفادة القصوى من وقتك . جمع المهام الصغيرة معاً مثل الأعمال المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد الإلكترونى . عندما تجبر على الانتقال من نشاط لآخر والعودة مرة أخرى ، فإنك تستهلك الوقت فى محاولة إعادة التركيز والاندماج .
أدر الاجتماعات بكفاءة . أعلن مسبقاً عن موعد الاجتماع والتزم به . أغلق الباب لتبدأ الاجتماع . لا تحرج ممن يأتى متأخراً . فلتكن معروفاً بأنك ملتزم تماماً بمواعيد الاجتماعات , وسرعان ما سيتفهم العاملون أنك رجل أعمال جاد وعندها ستصبح الاجتماعات مثمرة . حدد الاجتماعات فى أوقات غير تقليدية من اليوم مثل الساعة 1.50 مساءاً أو 3.45 مساءاً مما يساعد على الالتزام بدقة المواعيد .
- تحدى نفسك . حاول دائماً أن تتفوق على نفسك . ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها . وبتحويلها للعبة ، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح.
-أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة . أكتب كل المهام ، دون الاهتمام بالتسلسل المناسب . بعد تسجيل كل المهام ، حلل 3 مجموعات مختلفة من المهام ( أ ، ب ، ج ) باستخدام أقلام التعليم الملونة . بمجرد تقسيمهم ، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة فى مخططك اليومى . وبهذه الطريقة ، ستتعرف فى بداية العمل كل يوم ، على المهام الصعبة التى ستواجهك .
-جمع كل سجلاتك الهامة معاً . احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط . ومن الأفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك . احتفظ بالملفات الدائمة وتجنب وضع الملاحظات على الأظرف أو قصاصات الورق الصغيرة . واستخدم ملف خططك لتدوين كل الملاحظات . محاولة استخدام أكثر من خطة تزيد من فرصة نقص الإنتاج . كما أنك بنقل البيانات تخاطر بفقد عنصر أو خطوة هامة .
- فى كل الاتصالات الهاتفية أدخل إلى الموضوع مباشرة تجنب الثرثرة المضيعة للوقت . أجعل رسالتك مختصرة ومفيدة بقدر الإمكان . أدخل فى لب الموضوع . قدر وأحترم وقت الآخرين وسيعاملونك بالمثل .- أنشئ سجلات إلكترونية لواجباتك ومسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على الكمبيوتر للتسجيل باستمرار ، فإنك عاجلاً أم أجلاً ستنهى حالة الإحباط التى يمكن أن تحطم كل شئ . وقد ينجح استعمال الكمبيوتر أو يفشل . وإذا كان كل ما تملكه مسجل فقط على الحاسوب دون امتلاك مرجع مكتوب ، عندها قد تواجه الإحباط الحقيقى . أعمل مسودة على الورق ، وبالتالى سيكون عندك مرجع لمنع أى ضياع للمعلومات .
- فلتكن منجزاً وكافئ نفسك بالمدح الجميل . الحياة فى كثير من الأمور ، لعبة ذكاء . أحياناً نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع والألعاب الصغيرة والتى يمكن أن تحفز مستويات جديدة من الإنتاج والإنجاز ، تشجيع نفسك بكلمات إيجابية قليلة كتحية لإنجازك يساعدك على إنجاز المزيد .
- أضف حوافز للتشجيع على بذل المزيد من الجهد . اقطع وعداً لنفسك أو لفريق عملك ، بعمل شئ ممتع حقاً ، إذا وصلت للهدف فى وقت قياسى .
-احتفظ بخطتك . الاحتفاظ بسجل مرئى لتقدمك فى إنجاز مشروعك الصعب يمكن أن يدفعك لإنجاز أكبر . استخدم خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل مهمة يتم إنجازها . مما يساعدك على الاستمرار ويبقيك متحفزاً ويعطيك برهان مرئى لإنجازك .
- ليس من الضرورى البدء بتنفيذ أول نقطة . أحياناً يكون من الأفضل البدء بأى نقطة فى المشروع . محاولة التمسك بالبداية تطبيقاً لما تعلمته ، قد يكون ذو نتيجة عكسية . فإن كانت البداية صعبة ، ابتعد عنها وانتقل مباشرة إلى ما يمكنك القيام به . اختر المهمة الأسهل ، وقم بها أولاً . وبعدها يصبح إنجاز المهام التالية أسهل .
- قم بنوع من الإجراء المنتج فوراً . أعلم أن قمة قوتك فى هذه اللحظة ، الآن لا شئ أهم من اللحظة الحالية لا فى الماضى ولا المستقبل . بلا أدنى شك ، الوقت الوحيد الذى تعتمد عليه هى لحظات يومك الحالى . لا تهدرهم.
- هيئ الأشياء التى توفر من بذل الجهد . قم بتجهيز المستندات التى استعملتها سابقاً لإنجاز مهام مماثلة ، مراراً وتكراراً ، الملخصات وجداول الأعمال والاجتماعات والاستفتاءات والطلبات المدونة ، كل هذه أمثلة بسيطة للمستندات التى غالباً ما تستخدم .
- كن رقيباً على نفسك ، فى الأيام التى تحاول فيها التخلص من النقاط الهامة ، أحكم نفسك وعدل منهجك . اسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتى هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت . الهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن . تذكر الهدف دائماً ، شئ تسعى لإنجازه ، لكى يعطيك الوقود اللازم لتخطى الصعوبات .
- واجه التحديات والصعوبات وجهاً لوجه . غالباً ما يكون الوقت المحدد للخطوة الأكثر أهمية لا يكفى لإتمامها . إذا كان هذا هو الحال ، فإن أفضل ما تفعله هو أن تستجمع قوتك وتبدأ بالعمل . أعمل بهمة . فعادة لا تكون الأمور بالصعوبة التى تتخيلها .
- كلف آخرين بالعمل كلما أمكن . داوم على المتابعة للتأكد أنهم على الطريق الصحيح وفى الوقت المحدد . غالباً ما يمكن أن يتولى الآخرون المهام الفردية . فتوظيف طاقات الآخرين يمكن أن يكون عوناً كبيراً خاصة إذا ما زودوا بالتوجيهات والتدريبات الكافية .
- أسس نظام جيد للملفات . لا شئ أكثر إحباطاً من معرفتك أنك تملك المواد التى تحتاجها ولكنك لا تستطيع تحديد مكانها . وأحد طرق تأسيس هذا النظام هو أن تضع دليل للملفات فى الأدراج . ويمكن تصنيفها بنظام الأرقام أو الحروف الهجائية ، طالما أن هناك مكاناً يتسع للإضافات المرتبطة بنفس التصنيف . كلما أضفت ملفاً جديداً بالدرج ، سجله فى الدليل . ضع كل شئ فى مكانه المناسب وستجده عندما تحتاجه .
- احتفظ بخطتك اليومية أو دفتر ملاحظاتك بالقرب منك دائماً . سجل كل أفكارك وملاحظاتك وأى معلومات أخرى تقفز إلى ذهنك فى أى وقت ، وغالباً ما يحدث ذلك فى أوقات انشغالك بأعمال أخرى . دون ملاحظاتك الغير هامة والتى تود مشاركة الآخرين بها فى نهاية اليوم .
- اتخذ القرارات بسرعة وحزم . يشترك الذين صنعوا النجاح فى حياتهم فى صفة اتخاذ القرار السريع والتمسك به . لا تضيع الوقت فى التردد . قدر الموقف بأفضل ما يمكنك ثم اتخذ القرار . ليست كل القرارات تتخذ بسرعة ، لكن العديد من القرارات اليومية تكون كذلك . كلما مارست ذلك كلما تحسنت وزادت كفاءتك .
- اختصر الوقت الذى تقضيه فى تحضير الردود . تعلم أن تستخدم الهاتف بفاعلية لتوصيل الردود المتأخرة . حاول بقدر الإمكان استخدام الهاتف للرد على المراسلات ، فليس من الضرورى الرد على الخطابات والفاكسات بنفس الطريقة . مكالمة هاتفية صغيرة تؤدى المهمة فى الوقت الذى قد تستهلكه فى التحضير لإرسال الخطاب .
- حافظ على صحتك العقلية والبدنية . لأنها ضرورية للقيام بأفضل إنجاز . نظم وقتك من أجل حياة أفضل ، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة . فأنت تحتاج لصحة جيدة لكى تستمتع بإنجازاتك كما ينبغى . لا شئ أهم من صحتك . فبقاؤك فى حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة على التحمل . ويجعلك كذلك أكثر تفتحاً وأقل توتراً .
- مارس الرياضة بانتظام . عامل جسدك كميكنة تخضع للصيانة وعندها ستعمل بشكل أكثر كفاءة ، لفترات أطول . يساعدك أى نوع من الرياضة المنتظمة على أن تبدو أكثر حيوية ونشاطاً . والراحة بعد المجهود الجسدى يقوى ويعيد بناء الجسم .
- تعلم القراءة السريعة . فالعديد من الدورات والكتب متوفرة لمساعدتك . من السهل جداً لمتوسطى السرعة فى القراءة مضاعفة سرعة قراءتهم بمساعدة بعض الأفكار والتقنيات البسيطة . صممت بعض الدورات للذهاب إلى ما هو أبعد من مضاعفة سرعتك ، لكن ذلك يتطلب الممارسة المستمرة. مضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك نصف الوقت ، مما يتيح لك المزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية .
- ركز على الهدف فى جميع الأوقات . اعرف هدفك . كن مدركاً لهدفك وعندها ستشعر بالإنجاز عند إكمال كل مهمة . تذكر ما تسعى إليه بشكل واضح فى عقلك ، ستدرك عندها أنه من الضرورى العمل بجد لإنجاز الأعمال .
- تمسك بجدول أعمالك . مع أنه من الطبيعى أن تظهر أشياء أخرى تعمل على تشتيت انتباهك ، إلا أنك لا يجب أن تنجرف وراءها . عندما يحدث شئ يشتت الانتباه ، لاحظه ، سجل تفاصيله ، أجله لوقت آخر . بعد أن تنهى عمل اليوم الهام ، ارجع إلى ملاحظاتك وتعامل مع أسباب المقاطعة .

ممتاز جداااااااااا وشكرا على المعلومة