تنظيم لقاءات المدير واستقبال الزوار:

يتردد الكثير من الزوار على المنشات الحكومية والخاصة … ويكون هدفهم في معظم الأحوال مقابلة المسؤول الأول عن العمل أي رئيس المنشأة، لإحساسهم أنه وحده بيده مقاليد الأمور ومن ثم فإن ما يحضرون من أجله سيجدون حلا مرضيا لهم بلا شك ، أو استجابة مقبولة لمطالبهم بينما الصورة الواقعية في ظل التحديث والتطوير الإداري تختلف تماما عن هذا الاعتقاد حيث تفويض السلطة وتوزيع المسؤوليات وبالإمكان معالجة بعض الأمور الجانبية بواسطة مسؤولين آخرين يقع ضمن اختصاصهم الغرض من الزيارة لإتاحة الفرصة في أكبر قدر من الوقت أمام الرئيس لدراسة المشكلات الأساسية ومتابعة سير العمل بصورة فعالة بدلا من إهداره في مقابلات لا فائدة منها.
ومن هنا يبرز دور مدير المكتب الفعال في كيفية التعامل مع الزوار وتوجيههم إلى جهات الاختصاص أو معاونتهم في إنجاز مصالحهم إذا كان ذلك في مقدوره ثم تنظيم المقابلات الضرورية التي يشعر بحسه الوظيفي وبعد نظرته مدى أهميتها وجدواها وعلى ذلك فهو همزة الوصل بين رئيسه والقادمين لزيارته.
ومن البديهي أن اقتداره ومهارة مدير المكتب في هذا الشأن يتوقف إلى حد بعيد على قدرات وصفات شخصية وعلمية ينبغي له أن يتحلى بها وينميها ويثريها بصفة مستمرة.



الزيارات الفعالة:

حتى تكون الزيارة فعالة ومثمرة وغير مضيعة لوقت العمل يستوجب الأمر التعرض للأتي بشي من التفصيل:-
أولا: القواعد التي يجب أن يراعيها مدير المكتب في استقباله للزوار:
1. تهئية مكتبه لتوقع استقبال الزوار في أي وقت
2. استقبال أي زائر في مكتبه أولا وتسجيل بيانات عنه بطريقة مهذبة
في بطاقة الزيارة أو سجل الزوار ليتسنى له ترتيب الوقت
المناسب للمقابلة
3. أن تكون الزيارات بمواعيد محددة مقدما
4. عدم شغل وقت الرئيس إلا بالمقابلات الضرورية وتوجيهه الباقي
منها إلى المختصين وإرشادهم غلى أماكنهم والعمل على مساعدتهم
ومن الطبيعي آن إجادة مدير المكتب لفن التعامل مع الناس ولباقته
وهدوئه وإلمامه بالقواعد الأساسية للسلوك الإنساني تساعده كثيرا
في هذا المجال.




ثانيا: إتمام المقابلات مع الرئيس:

1. تحديد موعد المقابلة وإدراجها في سجل الارتباط اليومي للرئيس.
2. عند حضور الزائر في الموعد المحدد له سلفا يجب إتمام المقابلة
فورا طالما آن الرئيس على استعداد لذلك وفي حالة تأخير الموعد
ولو لدقائق معدودات على مدير المكتب أن يعتذر بلباقة ويطلب
منه الانتظار بعض الوقت ريثما يهيئ له الظروف.
3. عند بدء المقابلة على مدير المكتب أن يقدم الزائر إلى الرئيس وإذا
كانت المقابلة تتطلب مناقشة بعض الأمور المهمة فعليه أن يقوم
بتزويد الرئيس بالبيانات والمستندات التي قد يحتاج إليها.
4. قد لا يتمكن الرئيس من مقابلة زائر حضر بناءا على موعد سابق
لظروف طارئة وعلى مدير المكتب في هذه الحالة أن يعتذر له
بلطف ورقة مبررا ذلك بسبب وجيه وإذا كان أمامه متسعا من
الوقت فيحسن الاعتذار هاتفيا مع اقتراح موعد أخر.
هذا بصدد المقابلات العادية .. أو التي يطلق عليها أحيانا الروتينية غير أنه قد تواجه مواقف أخرى تستلزم تصرفا ذكيا… وحضورا بديهيا حتى يعالجها بحكمة وكياسة ومنها هذه الأمثلة والحالات:




زائر دون موعد سابق:

كثيرا ما يأتي زوار من هذا النوع ويجب التصرف معهم في حدود النظام الذي وضعه الرئيس وأتفق مع مدير مكتبه عليه وذلك في ضوء اعتبارات متعددة منها:
· أهمية الزيارة والغرض منها وملائمة الوقت.
· إمكانية توجيه الزائر إلى أحد المختصين
· هل في إمكانية وصلاحية مدير المكتب إتمام المقابلة أم تحديد موعد
لاحقا أو عرض الموضوع على الرئيس من خلال نموذج لبطاقة
تعد لهذا الغرض تقدم للزائر لاستيفاء بياناتها على النحو التالي:-








نموذج بطاقة مقابلة




مؤسسة / شركة
مدير المكتب العام



بطاقة مقابلة

أسم الزائر:……………………………… ………………………………..
الوظيفة:…………………………… ……………………………………..
الغرض من الزيارة:…………………………… ………………………….
التاريخ:…………………………… ……………………………………..





زائر من العاملين في المنشأة:

في أغلب الأوقات يكون غرض هذه الزيارة متعلقا بالعمل فإذا ما تحقق مدير المكتب من ذلك عليه أن يعمل على سرعة إتمام المقابلة حتى لا يترتب على حدوث أي تأخير تعطيل في سير العمل ولا سيما إذا كان راغب الزيارة من الموظفين الذين هم في نفس المستوى الوظيفي للرئيس.
ومن المفيد أن يحاول مدير المكتب بطريقة أو بأخرى وبشيء من اللباقة والمهارة تعريف موظفي المنشأة بالاتصال هاتفيا قبل أي زيارة لرئيسه كي يتعرفوا على إمكانية ذلك تسهيلا لمهمتهم وتوفيرا لوقتهم.






زائر قريب أو صديق:

علاقة القربى والصداقة في المجتمع العربي تختلف عن باقي المجتمعات الأخرى من حيث تمييزها بالحساسية ونظرا لهذه الخصوصية فمن الأفضل أن يتفق مدير المكتب مع رئيسه مقدما على كيفية معالجة تلك الزيارات وهل يسمح لصديق أو قريب بالمقابلة أم لا يسمح له بذلك.
وغني عن البيان أن أي خطأ في معاملة زائر من هؤلاء ربما ينجم عنه مشكلة لا داعي لها.
وعموما ففي حالة منع زيارة من هذا النوع فيجب التصرف بأدب ورقة ولباقة ومنطق في تقديم عذر وجيه. ثم محاولة عرض بتقديم خدمة أو أكثر تسهيلا لمهمة القريب أو الصديق إن كان هذا ممكنا.



- إنهاء المقابلة:

قد تطول فترة الزيارة لزائر ما للرئيس عما هو مقرر لها إما لتمادي الزائر في مناقشات لا داعي لها وإما لنسيان الرئيس لمواعيد سابق الارتباط لها لنفس اليوم مما قد يتسبب عنه نوعا من الإرباك أو التضارب في المواعيد الأخرى، وهنا لابد أن يتدخل مدير المكتب لإنهاء المقابلة بطريقة دبلوماسية مهذبة تنم عن حسن النية ولا تجرح مشاعر الزائر.
زمن الأمور المتعارف عليها أن طريقة إنهاء مثل هذه المقابلات يتم الاتفاق عليها مقدما بين الرئيس ومدير مكتبه كأن يدخل الأخير ويخبر الرئيس أن ثمة أعمال هامة تنتظره ، أو أن موعد اجتماع إحدى اللجان أصبح وشيكا أو يلح بطريقة محسوسة في كلمات محسوبة بما يوحي للزائر أنه قد أستنفذ الوقت المسموح وفي ذلك ضياع لوقت العمل بلا مبرر.
ومن الصواب أنه يجب أن لا يتم هذا التصرف إلا بعد إعلام الرئيس ودون أن يشعر زائره وليكن ذلك من خلال الاتصال بالهاتف الفرعي الداخلي.





مدير المكتب والنشاط الإعلامي:-

من نافلة القول أن العلاقة بين المنشأة الرسمية والمؤسسات الإعلامية من صحافة وإذاعة وتلفزة ووكالات أنباء على جانب كبير من الأهمية، وتدخل هذه العلاقة ضمن فنون العلاقات العامة ، وترمي العلاقة مع المؤسسات الإعلامية إلى كسب ثقتها وتزويدها بالبيانات والمعلومات التي تحتاجها في أعمالها ، وكذلك تهدف إلى خلق جسور من المودة والوشائج الطيبة معها .
وعلى مدير المكتب خاصة في المنشأت ذات النشاط الواسع أن يحاول دائما التعرف على وجهة النظر للمحررين في الصحف والمجلات والإذاعة والتلفزيون ووكالات الأنباء وما يحتاجون إليه من معلومات تفيدهم وتغني موادهم التحريرية من تحقيقات وتقارير وموضوعات وأخبار.
وحتى يلعب مدير المكتب دور برؤية صحيحة فعليه مراعاة الأتي:-
1. إعداد المعلومات التي يتوقع طلبها منه تمهيدا لأخذ موافقة
المسؤولين على نشرها.
2. الرد على الاستفسارات والتساؤلات بكل دقة ووضوح وفي حدود
التعليمات
3. التعامل مع الإعلاميين بأسلوب دقيق مهذب مسهلا لهم مهمتهم من
مقابلات أو تزويدهم بمعلومات مراعيا قيمة الوقت بالنسبة لهم..
فإن عملهم يتسم بالسرعة وهم يعيشون في سباق مع الزمن.
هذا فيما يخص تسهيل مهمة رجال الإعلام في استقبالهم وتزويدهم بالأخبار والبيانات التي ينشروها لكي تبقى ناحية أخرى تتمثل فيما يفرزه النشاط أعلامي لاسيما المكتوب منه على صفحات المجلات والصحف في صورة تحقيق صحفي أو مقال أو بيان أو خبر أو شكوى حيث يستوجب على مدير المكتب أزاء هذا اتباع الأتي:-
1. الاطلاع على الصحف والمجلات المختلفة( اليومية ، الأسبوعية ،
والشهرية).
2. قطع قصاصات الموضوعات والأخبار الخاصة بالمنشأة والاحتفاظ
بها.
3. إرسال تلك القصاصات أو ملخصا بها على نموذج خاص بذلك
للرئيس أو الإدارات المختصة للاطلاع عليها ودراستها واتخاذ ما
يلزم مع الإفادة بالرأي
4. تلخيص ما يهم الرئيس من الموضوعات المنشورة وعرضها عليه.



أما إذا كان الموضوع في صورة مقال طويل أو تحقيق صحفي فيجب تلخيصه وكتابته ويفضل أن يكون التلخيص مطبوعا على الألة الكاتبة في نموذج كالسابق تماما.
ويعتبر التلخيص أحد فنون العمل الإداري المكتبي الذي يتطلب وضع المعاني الكثيرة في كلمات قليلة مرتبة ترتيبا منطقيا دون الإخلال بجوهر الموضوع وذلك لتوفير وقت الرئيس مع إعطائه فكرة مركزة عن الموضوع الملخص.
وحتى يكون التلخيص مختصرا مفيد ولا يقتصر التلخيص على المواد الصحفية والأخبار فقط بل يتعدى ذلك إلى التقارير والدراسات ومحاضر الاجتماعات يجب مراعاة القواعد الأتية:
1. البدء بقراءة الموضوع المراد تلخيصه بدقة وعناية وصولا للفكرة
الرئيسية له.
2. إعادة قراءة الموضوع مرة ثانية مع وضع خطوط خفيفة تحت
العبارات الهامة والجوهرية
3. حذف الجمل الاعتراضية والأمثلة والمترادفات والمقدمات والنهايات
التي تمثل حشوا لا داعي له.
4. ربط الأفكار الرئيسية والجمل الهامة وتنسيقها في فقرات مركزة في
تسلسل منطقي مع تجنب الجمل التي يمكن أن يحل محلها كلمات
تفي بالمعنى وكذلك استخدام الأرقام والاصطلاحات المعروفة مكان
الحروف.

وعموما يجب أن يخرج الملخص في وضوح تام وشمول كامل وترابط دقيق وسلامة لغوية
ويجدر إشارة إلى أنه عند تلخيص مقال منشور في صحيفة أو مجلة يجب ذكر أسم الصحيفة أو المجلة والتاريخ ورقم العدد والصفحة واسم كاتب المقال وعنوان المقال – وإذا كان تقريرا أو دراسة فيجب ذكر مقدم التقرير أو الدراسة وعنوانها.