الموضوع: المشكلة الإدارية : فرصة ثمينة !!

السلام عليكم ..

أقدم لكم مقال عن المشكلان الإدارية ..
من إعداد : أحمد بن عبد المحسن العساف ..
المشكلة فرصة ثمينة !:
المعنى المرادف للمشكلة عند الصينيين هو:
الفرصة ! # فرصة.. لماذا ؟
 إيجاد حل جديد وعدة حلول أخرى بديلة لكل مشكلة.
 اكتشاف قدرات فكرية وطاقات عملية.
 استمرارية البحث عن برامج وآليات جديدة وإبداعية.
 تحافظ على وحدة المجموعة وتزيد من ثباتها مما يعزز روح الفريق الواحد.

# كيف تدرك المشكلة ؟
1. بالمقارنة مع التاريخ السابق.
2. بالمقارنة مع مجموعات متشابهة.
3. من خلال النقد الخارجي.
4. بالرجوع لأهداف الخطة وبرامجها.

# حال الناس مع المشاكل:
• النفي أو الغفلة: تتراكم.
• التضخيم والتهويل: اليأس.
• الاعتدال والتوسط: الحل.

# أسئلة مهمة عند تحديد المشكلات:
 ما مدى حدّة المشكلة وصعوبتها ؟
 ماذا عن تكرار حدوث المشكلة ؟
 ما مدى أهميّة المشكلة ؟
وبالإجابة الصريحة على هذه الأسئلة تتحدد طريقة التعامل مع المشكلات .

# الأساليب المتبعة للتعامل مع المشكلات:
* لا تفعل شيئاًً :
1. إذا كانت المشكلة ستحل تلقائياً .
2. إذا كانت آثارها ضعيفة .
3. إذا كانت تكلفة الحل أعلى من تكلفة المشكلة .

* معالجة الآثار :
1. عندما نتوقع زوال السبب .
2. عندما تكون تكلفة معالجة السبب كبيرة .
3. عندما يكون السبب خارج السيطرة .

* مراقبة الوضع فقط :
1. إذا كانت غير ملحة .
2. إذا بدأت بالتلاشي .
3. إذا كانت الأسباب غير واضحة .

* معالجة المشكلة:
1. إذا كانت خطيرة .
2. إذا كانت متفاقمة .
3. إذا جاء أمر بعلاجها من جهة عليا.

# من أسباب عدم مواجهة المشكلة :
1. الجهل بحدوثها.
2. الارتياح.
3. كونها تتعلق بشخص محبوب أو مكروه .
4. إذا كانت .......؟ انظر أساليب التعامل مع المشكلات .

# أخطاء في تحديد المشكلات :
 تجميع المشاكل الصغيرة كمشكلة كبيرة واحدة : فمن الحكمة تحجيم العدو وليس تضخيمه .
 الاعتماد على المشاعر دون الحقائق .
 القفز مباشرة إلى الأسباب والحلول .
 الاختلاف حول معيار الأداء القياسي : ومن أسباب ذلك غياب التخطيط أو ضعفه .
 التركيز على الأسباب الخارجية فقط . " وإن تصبروا وتتقوا لا يضركم كيدهم شيئاً " .
 إغفال مشاركة المستويات الإدارية القريبة من تنفيذ العمل .

# أسلوب كبنر- تريجو لتحديد وتعريف المشكلات :
ماهي المشكلة ؟
أين المشكلة ؟
ماهي السمات المميزة للمشكلة ؟
ماذا ومن تعني المشكلة ؟
متى حدثت / تحدث المشكلة ؟
ما الذي يبقى ثابتاً ؟ وما الذي يختلف ؟
هل المشكلة تكبر أم تصغر ؟ ماهو الشيء المميز عند تغير حجمها ؟
ماهو الوضع الطبيعي ؟
أين الوضع الطبيعي ؟
ماهي السمات المميزة للوضع الطبيعي ؟
ماذا ومن لا تعنيه المشكلة ؟
متى لا تحدث ؟

# أدوات مهمة في حل المشكلات :
أين توضع هذه الأدوات ؟؟؟ضعها في متناول يدك .
الأدوات هي :
من؟ ماذا؟ أين؟ متى؟ كم؟ كيف؟ لماذا؟

# من الذي يدعى لحل المشاكل ؟:
لا بد أن تتوافر فيمن يحضر جلسات مناقشة المشاكل وحلها صفة أو أكثر مما يلي :
1. لديه معلومات عن المشكلة وأطرافها .
2. صاحب خبرة للمشورة والرأي .
3. جيد التدريب والمهارة .
4. ملتزم بالتنفيذ .
5. من يراد تدريبه وتهيئته .

# الحل الجماعي : إيجابيات وسلبيات :
الإيجابيات :
1. تنوع الأفكار وتلاقحها .
2. تعدد مصادر المعلومات .
3. أقل تحيزاً . حيث تنتفي الدواعي الشخصية .
4. فرصة للتواصل والتدريب .
5. الالتزام العالي بالأداء .
6. اختيار أفضل الحلول المقترحة . بسبب مشاركة عدة عقول في الحل والاختيار .
7. مشاركة عدة مستويات إدارية . فتشارك الإدارة العليا التي تهتم بالتخطيط والإدارة الوسطى المهتمة بالإشراف والإدارة الدنيا المعنية بالتنفيذ .

السلبيات :
1. إغفال تسجيل الأفكار .
2. التنافس المنفر .
3. المواكبة والمجاراة . بسبب الركون إلى خبرة أو مكانة أحد المشاركين .
4. الافتقار إلى التوجيه الموضوعي . انظر أسلوب القبعات الست في التفكير .
5. المقيدات الزما نية والمكانية .
6. سيطرة طريقة تفكير الرئيس .

# أسباب الفشل في حل المشكلات :
1. عدم اتباع المنهجية في تحديد وحل المشكلات .
2. وضع المشكلة خارج نطاقها الحقيقي .
3. نقص المعلومات أو التحليل السيئ للمشكلة .
4. استخدام نوع واحد من التفكير (طريقة القبعات الست) .
القبعة البيضاء = نظرة موضوعية للأمور
القبعة الحمراء = الانفعال والحدس والتفكير الفطري
القبعة السوداء = الحذر والتشاؤم والتفكير السلبي
القبعة الصفراء = الممكن والمنطق الإيجابي
القبعة الخضراء = الأفكار الجديدة والتفكير الخلاق
القبعة الزرقاء = ضبط عملية التفكير
5. غياب أو تحجيم مشاركة الأطراف المعنية .
6. الخوف من الفشل ومن التجديد ومن تبادل الأفكار .
7. مقاومة التغيير .
8. التوقف عن التنفيذ أو ترك المتابعة والتقويم .

# أهمية المعلومات لحل المشكلات :
 المعلومات مهمة لحل المشاكل إذ المعلومة قوة .
 لا بد أن يكون للمعلومة صلة بالموضوع .
 توقيت الحصول على المعلومة مهم .
 يجب أن تكون المعلومات دقيقة ومفصلة وكاملة .
 شرعية طريقة الحصول على المعلومة .
 لابد من التعامل بكفاءة مع المعلومة .

# أنواع المعلومات:
خارجية وداخلية .

# مصادر المعلومات :
 المصدر البشري .
 البيانات الاولية والثانوية والتاريخية .
 البيانات الوصفية والكمية .
 التنبؤات والتوقعات واستشراف المستقبل .
ويمكن الحصول على هذه المعلومات من التقارير والكتب والاستبانات وغيرها .

# أدوات تحليل المعلومات :
 سمكة إشيكاوا: حيث تكتب المشكلة وتحدد أهم أسبابها وأكثرها تأثيراً .
 خرائط الزمن : من خلال رسم بياني يتضح زمن الانحراف وبتحليل الزمن يتعرف على الأسباب .
 خرائط الإجراءات:لتحديد مكمن الخلل فيعالج .

# خطوات تحليل المشكلة:
1- تعريف المشكلة وتمييزها. " المشكلة المعرفة جيدا هي مشكلة نصف محلولة .
2- تحليل المشكلة : أسبابها ؛ماذا نريد ؟هل تؤثر على أهدافنا ؟ ..
3- إعداد قائمة بالحلول ( طريقة العصف الذهني ) .
تقوم طريقة العصف الذهني على مبادىء : الحرية في طرح الأفكار ؛ يمكن البناء على فكرة مطروحة ؛ عرض الأفكار دون نقد ؛ الكم الكثير يولد الكيف المتميز . ثم تمحص الأفكار ويحذف المكرر و يختار المناسب منها ويقارن بينها .
4- تقييم الحلول (حسب المعايير) . " الملائمة وتشمل المهارات المطلوبة والموارد البشرية والمادية ، التكلفة ، المخاطر : هل لديك القدرة على تحمل أسوأ النتائج المتوقعة ( تقييم الخطر النازل ) ، مراعاة البيئة والقيم والمفاهيم الشخصية ، مستوى القبول للقرار .
فعالية التنفيذ = النوعية * القبول .
5- تحديد الخيار الأفضل واتخاذ القرار . " الايجابيات والسلبيات ( النوع لا العدد ) ، الإجماع الحقيقي ؛ التصويت ( بنوعيه : إما اختيار حل واحد أو تقييم جميع الحلول من 10 مثلاً وجمع قيم كل حل والأكثر قيمة هو المناسب )
6- وضـــع خـــــطــــــة للتــنــــفـــيـــذ . " لأنه إحداث تغيير ، توقع المخاطر ثم حاول منعها أو تقليلها ، ناقش الأفراد التفيذيين فلابد من القناعة والوضوح والاستعداد النفسي وبين لهم منافع القرار ومضار عدمه .
7- المتابعة والتقييم : . " تابع التنفيذ ولا حظ مؤشرات النجاح أو الفشل ، اعترف بالقرار السيء ؛ عند الحاجه الدائمة للقرار اجعله سياسة ، تأكد من انتهاء المشكلة واتخذ خطوات وقائية لمنع تكرارها ، اكتب تقريراً مفصلاً لرئيسك .

# هل وجود المشكلات يعد مشكلة ؟!:
هل وجود المشكلات يعد مؤشراً سلبياً على العمل ؟
*مجرد وجود المشكلات أمر طبيعي ويدل على وجود عمل له خاصية التفاعل والاستمرارية والتجديد .
*إذا كانت المشكلات كثيرة بدرجة لافتة للنظر فهذا يدل على وجود خلل في جهة ما .
*انتفاء المشاكل كلية يدل على انتفاء أصل العمل أو ضعف المتابعة والتقييم.