تجربة معهد التنمية الإدارية في تقييم ومتابعة التدريب
1. نبذة موجزة عن نشاط التدريب في معهد التنمية الادارية :
أنشئ معهد التنمية الإدارية في دولة قطر بموجب القانون رقم (6) لسنة 1997م ، واستناداً إلى نص المادة (2) من القانون فإن المعهد يسعى لتحقيق الأهداف الآتية (12) :
1) العمل على تطوير كفاءة الجهاز الإداري للدولة عن طريق رفع كفاءة موظفيه وتنمية مهاراتهم .
2) إبداء المشورة في المجالات التنظيمية والإدارية لوحدات الجهاز الإداري للدولة .
3) إعداد الدراسات والبحوث التنظيمية والإدارية .
4) القيام باعمال نشر وتوثيق وجمع المعلومات الإدارية .
5) العمل على تطوير ورفع كفاءة موظفي الجهاز الإداري للقطاعين الخاص والمختلط .
من أجل تحقيق أهداف المعهد السابقة فقد تم إنشاء عدة إدارات في المعهد ، تأتي إدارة التدريب في مقدمتها، حيث تعمل تلك الإدارة على إعداد وتنفيذ البرامج والدورات التدريبية وعقد اللقاءات والندوات العلمية في الموضوعات الإدارية المختلفة . ويلاحظ أن معظم نشاط التدريب موجه لموظفي الجهاز الحكومي ، مع وجود مشاركة محدودة من القطاعين الخاص والمختلط . هذا وقد تم تنفيذ الفعاليات التدريبية السابقة من خلال المدربين العاملين في المعهد، وفي أحيان عديدة تم الاستعانة بمدربين من الخارج .
2. أهداف تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الادارية :
لا تخرج أهداف تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الادارية عن الأهداف العامة لتقييم ومتابعة التدريب بشكل عام ، فقد تنبهت إدارة التدريب في المعهد ومنذ إنطلاقة نشاطها إلى أهمية التقييم والمتابعة ولذا أولت هذه العملية أهتماماً كبيراً وذلك لتحقيق الاهداف الآتية :
1) التعرف على مدى نجاح البرامج التدريبية وتحقيقها لأهدافها المحددة في الخطة التدريبية .
2) التعرف على مدى رضا المتدربين عن الوسائل والأساليب التدريبية المستخدمة في البرامج التدريبية .
3) تحديد مدى نجاح المدربين في توصيل ونقل المعلومات للمتدربين .
4) تحديد مدى استفادة المتدربين من البرامج التدريبية ومدى صلة الموضوعات والحالات والامثلة المطروحة خلال البرامج بواقع عملهم الفعلي .
5) تحديد المشكلات والصعوبات التي واجهت المتدربين خلال فترة البرنامج التدريبي .
6) معرفة مدى مناسبة المادة التدريبية التي تم توزيعها على المتدربين .
7) تحديد مدى رضا المتدربين عن الخدمات الإدارية في المعهد .
3. أساليب تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الادارية :
تتعدد وتتنوع الأساليب المستخدمة في تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الادارية وذلك على النحو التالي :
1) استمارات التقييم : تم ومنذ إنطلاقة نشاط التدريب في المعهد تطوير إستمارة خاصة لتقييم البرامج التدريبية ، حيث يتم في نهاية كل برنامج تدريبي توزيع استمارات تقييم على المتدربين تتاح لهم فرص تعبئتها بكل حرية حيث أنهم يقومون بتعبئتها دون ذكر أسمائهم ودون تواجد المشرف العلمي أو المدربين . وقد تم تطوير هذه الاستمارة عدة مرات وذلك للوصول الى استمارة أكثر بساطة وشمولية . تتضمن استمارة تقييم البرنامج التدريبي المستخدمة حاليا مجموعة من الاسئلة المغلقة والمفتوحة والتي تتعلق بوجهات نظر المتدربين بمدى استفادتهم من البرنامج ومناسبة كل من الأساليب والوسائل والخدمات الإدارية والتوقيت. وتتاح الفرصة للمتدربين أيضاً لكتابة المشكلات والمعوقات التي واجهتهم اثناء تنفيذ فعاليات البرنامج التدريبي .
2) تقرير المشرف العلمي : بعد إنتهاء المتدربين من تعبئة استمارات التقييم يتم تجميعها من قبل المشرف العلمي ليصار إلى مطالعتها وإعداد تقرير كامل عن البرنامج التدريبي بناء على نتائج التقييم وعلى ملاحظات المشرف العلمي ، حيث يبدي المشرف العلمي ملاحظاته بخصوص حضور ومشاركة المتدربين ، ومدى التزامهم ورضاهم عن الجوانب المختلفة المتعلقة بالبرنامج التدريبي الخدمات الإدارية . يرفع التقرير بعد إعداده إلى مدير إدارة التدريب ليقوم بالاطلاع عليه ومناقشة المشرف العلمي في بعض الامور المتعلقة بالبرنامج وبعد ذلك يتم حفظ التقرير في الملف الخاص بالبرنامج التدريبي .
3) اللقاءات مع المتدربين : بالاضافة إلى استمارات التقييم فإنه وفي نهاية كل برنامج تدريبي يتم عقد لقاء يجمع المتدربين ومدير إدارة التدريب والمشرف العلمي حيث يتم في هذا اللقاء إتاحة الفرصة لكل متدرب لإبداء رأيه بخصوص البرنامج ومدى استفادته منه وملاحظاته وتوصياته ويتم الاجابة على أية تساؤلات للمتدربين . ولا شك أن هذه اللقاءات مفيدة جداً لأنها تتيح الفرصة للمتدربين للتعبير عن آرائهم بكل حرية ، وتتيح الفرصة لإدارة التدريب للمتابعة والتقييم وبشكل مباشر .
4) فحص نماذج الترشيح الخاصة بالمتدربين : بالإضافة إلى كل من استمارات التقييم واللقاءات المفتوحة مع المتدربين ، فإن إدارة التدريب قامت باعداد ملفات خاصة لكافة البرامج التدريبية ، يتضمن الملف الواحد الاطار العام للبرنامج واستمارات المرشحين . وبالتالي وقبل بدء البرنامج التدريبي يتم فحص استمارات المرشحين وذلك لمعرفة مدى مناسبة وملاءمة مؤهلاتهم العلمية ومسمياتهم الوظيفية للبرنامج التدريبي . فإذا كان المرشح مناسباً يتم إبلاغ إدارته بالقبول ، وإذا لم يكن كذلك يتم الاعتذارله .
5) تحديد مشرفين على البرامج التدريبية : ومن ناحية أخرى ، فإنه يتم تسمية مشرف علمي لكل برنامج تدريبي ليتولى إعداد الاطار العام للبرنامج متضمناً الأهداف ، والموضوعات ، والوسائل والأساليب والجدول الزمني . وقبل بدء البرنامج التدريبي يتولى المشرف العلمي التأكد من اكتمال المادة العلمية ومناسبتها ومن صلاحية القاعة التدريبية ومن توافر الخدمات الإدارية اللازمة . ولا يتوقف دور المشرف العلمي هنا ، فهو في بداية البرنامج التدريبي يقوم بتعريف المتدربين بأهداف البرنامج وجدوله الزمني ، ويقوم بالمتابعة المستمرة للحضور والغياب ، ويقوم أيضاً بمتابعة المتدربين ومعالجة أية مشكلة تبرز خلال فترة تنفيذ البرنامج .
تقارير تقييم البرامج التدريبية : هذا ومن جهة أخرى فإن إدارة التدريب تقوم وكل فترة زمنية باعداد تقرير حول تقييم البرامج التدريبية متضمناً أسماء البرامج التدريبية ونتيجة التقييم العام لها وذلك لإجراء المقارنات والتوصل إلى المؤشرات التي تدل عليها نتائج التقييم . ويبين التقرير كذلك البرامج التي كان تقييمها العام مرتفع وتلك التي تقييمها العام متدني ، ويتم عقد إجتماع عام لإدارة التدريب يشارك فيه كافة المدربين وذلك لمناقشته التقرير وإبداء الآراء حول أسباب تدني معدلات تقييم بعض البرامج .ومن الجدير بالذكر أن هذه التقارير تلقى عناية واهتمام الادارة العليا في المعهد ممثلة بمدير المعهد ومجلس ادارته .