تابع ( 8 ) حل المشكلات الإدارية بطريقة إبداعية - الإستراتيجية السابعة الحصول على الدعم والتأييد - القبول


تحدثنا سابعاً عن ....... الخطوات الثمانية الإستراتيجية لحل المشكلات .
وتعرفنا على الخطوة الأولى إيجــاد المشكلـــــة والخطوة الثانية إيجـاد الحقيقــــــة والخطوة الثالثة تعريف وتحديد المشكلة والخطوة الرابعة إيجاد الأفكار والخطوة الخامسة التقييم والانتقاء والخطوة السادسة خـطـط العمـــل ، والآن سوف يتم شرح الخطوة السابعة من استراتيجيات حل المشكلات بطريقة إبداعية وهي :

(7)الحصول على الدعم والتأييد ( القبــــول )

تعني الإدراك التام للمفهوم القائل بأن كل فكرة أو خطة مهما بلغت درجة جودتها يمكن أن تواجه بالرفض والمقاومة للتغيير .
فالمتمكنين من أساليب الحصول على هذا القبول لديهم من الوسائل ما يقنعون بها المتلقين بأن هذه الحلول تناسبهم وتفيدهم وبأن المشكلات الضخمة تتضاءل حجمها باستخدام تلك الحلول .

خلال مرحلة تخطيط العمل من المحتمل أن تكون قد حددت الموظفين الذي تحتاج إلى موافقتهم وتأييدهم ودعمهم لتستطيع تنفيذ حلك المقترح بنجاح ، وفي الحقيقة قد تحتوي خطتك على خطوة أو أكثر تشمل الحاجة إلى الدعم والتأييد للأسباب التالية : -
(1) عندما تسال شخص ما لماذا تخاطر بالموافقة أو المشاركة في حلك المقترح ؟ فأنت تسألهم في الدخول إلى عالم مجهول ، لا بد لك من أن تجد الوسيلة التي تستطيع بها تحجيم أو القضاء على مخاوفهم وإحساسهم بعدم الراحة . وإلا فأنت تخاطر بعدم الحصول على التأييد أو المشاركة التي تحتاج إليها .
( وسيلة الإقناع )

(2) حتى إذا كانت فكرتك تعطيهم الإحساس بالراحة ، ما زالت بحاجة إلى إغراء الآخرين بالمشاركة في إحداث التغيير ، عندما يشعر الموظفين بأنهم كانوا جزء من عملية التغيير سوف يساهمون بصورة أكثر فعالية في جعلها حقيقة واقعية ، أما إذا شعروا بالانعزال عن العملية فقد لا يشعروا بالرغبة في المساعدة وممكن يعارضوا التنفيذ .
( وسيلة المشاركة )

(3) الأفكار الجيدة والجزئية والجديدة أصعب في ( البيع ) من الأفكار التقليدية ، حيث تتطلب هذه الأفكار إحداث تغيير ، ولهذا يجب أن تصبح رجل مبيعات هنا من اجل تنفيذ أفكارك المبتكرة ، لان اغلب المنظمات تجد الصعوبة من موضوع وفكرة التغيير .
(وسيلة البيع والتغيير) .

كيف تبيع فكرة ( الأفكار )

فيما يلي بعض الأفكار عن كيفية بناء المهارات في هذه الخطوة من خطوات العملية الابتكارية . أهم هذه المهارات هي تخفيض الإحساس بعدم الراحة الذي تجلبه الأفكار الجديدة .
قدم فكرتك في جميل بسيطة لضمان فهمها واستيعابها من المستمع ، وكلما قل فهم المستمع للفكرة كلما زاد خوفه منها ، وكلما زادت سهولة فهم الفكرة كلما زادت درجة الثقة في صاحبها وقدرته على تنفيذ الحل .

تخفيض الإحساس بعدم الراحة الذي تجلبه الأفكار الجديدة

v كن متفهما لحساسية الموظفين للتغيير ، أعطهم بعض الإحساس بالسيطرة .
v اجعل الجميع يشعرون بأنهم أصحاب الفكرة .
v أعطي الموظفين ما يستحقون من ثناء كلما حانت الفرصة .
v قل للموظفين بأنهم استخدموا هذه الفكرة أو الأسلوب من قبل بطريقة أو بآخري .
v اترك بعض الإجراءات أو الأجزاء للموظفين للتغيير أو التحسين .
v أشرك الموظفين في تفاصيل التنفيذ .
v اجل من الصعب على الموظفين أن يقولوا لا .
v قدم فكرتك في الوقت المناسب للآخرين .
v حاول أن تصيب الموظفين بعدوى التفاؤل والأمل .
v أعترف بأخطائك .
v أطلب من المستمعين أن يفعلوا لا أن يسمعوا فقط .
v ضع مكافآت من اجل انجاز الفكرة والتغيير .
v اسأل الموظفين أن يدلوا بآرائهم وطرق أخرى للتنفيذ .


تأكد من أن الموظف يفهم جيداً الفوائد التي ستجلبها له أو لها هذه الفكرة ، فمن غير المعقول أن يرفض أو يعارض احد فكرة ما ستعود عليه أو على إدارته بالفائدة ، لكن إذا كان هذا العرض يعود عليك وحدك أو على إدارتك وحدها بالفائدة فسوف يكون من الصعب جداً إقناع هؤلاء الموظفين بدعمك ، ومن الأفضل بقدر الإمكان أن تشرح لعملك المرتقب كيف أن فكرتك ستساعده أو تساعدها في حل المشكلات الهامة التي تواجهه أو تواجهها شخصياً .
مسؤوليتك أن تلاحظ وجود فرصة للتحسين ، ومسؤوليتك أن تحصل على التأييد وأن تطرح فكرة ، وان تناقش المتغيرات ، وان تحصل على الموافقة على الحل النهائي ، ومسؤوليتك أيضا أن تضع خطة العمل ، يمكنك تحويل أي اعتراضات الى تحديات وباستخدام هذه الأداة التخطيطية مرات ومرات يمكنك تحسين مهاراتك الخاصة بالحصول على التأييد لأفكارك الجديدة .

فكرة النموذج والأسئلة

يمكنك إيجاد وسيله أخرى لبيع أفكارك للمستمعين المعارضين للفكرة والتغيير وعمل نموذج يحتوي على أسئلة محددة لهم والاجتماع بهم وإعطائهم النموذج الذي يحتوي على الأسئلة وتعبئتها من قبلهم والدخول في نقاش على الأجوبة التي يتخوفون منها ، وسوف اعرض عليك بعض الأسئلة التي ممكن ان تسألهم إياها من خلال نموذج وممكن أيضا أن تزيد عليها حسب نشاط المنظمة التي تعمل بها.

1- الأفكار المختارة : ................................
2- المستمع ( الموظف ) : ...........................
3- ما هي مشكلة الموظف التي ستساهم فكرتك في حلها ؟ دعه يكتب هل فكرتك تساهم في حل ؟ وما وجهة نظره ؟
4- ما الذي مطلوب من الموظف فعله بالضبط ؟ اشرح له ذلك بالتفصيل وقل له أنا أريد ( الموظف) أن يقوم بــــــــ .......... وجعله يكتب المهام المطلوبة منه ويتم النقاش فيها .
5- لماذا يجب أن يتم التغيير ؟ من اجل تجنب المشكلات لاحقا ؟ كيف ؟
(الفوائد) ( كيف يمكن لكل فائدة أن تفهم )
....................... ....................................
....................... ....................................
....................... ....................................
....................... ....................................

6- ما هو التخوف الرئيسي للموظف ؟ كيف يمكن التغلب على هذه المخاوف ؟ قل له يكتب كل شيء يفكر فيه واشرح له كيف يمكن أن يتغلب أو نتغلب عليها .
....................... ....................................
....................... ....................................
....................... ....................................

صمم هذا النموذج كيفما تشاء وبالأسلوب والطريقة التي تناسبك ... لا يوجد تقييد بنمط معين فنحن نتحدث عن الإبداع ، ولا تيأس في النقاش واجعله على مدار يومين ( اجتماعين ) أو ثلاثة ، فهذا أصعب جزء في إقناع المعارضين والمتخوفين من اجل دعمهم لك ، عندما يفهموا الغاية ويعرفوا الفوائد ويسهل عليهم تقبل الفكرة والخطة فسوف يكونوا أول المؤيدين لك وللفكرة التي طرحتها ، ولا تنسى أن هناك بعض الموظفين لا يحبوا التغيير ومسؤوليتك هنا إقناع اكبر عدد ممكن فقط.

تذكر أن التغييرات التي قد تبدو صغيرة بالنسبة لك ، قد تبدوا كبيرة للآخرين ...

مثـــــــــلا ...

في نوعية المكاتب المفتوحة قد يفجر طلبك لإعادة ترتيب الغرفة بأخذ بضعة سنتمترات من المساحة المحددة لكل موظف لإضافة مكتب جديد ... جميع أنواع الغضب المكبوتة لسنين طويلة في صدور الموظفين في موضوعات أخرى لا تمت لاعادة تنظيم الغرفة بصلة ...................
بالنسبة لهم قد تشعرهم فكرتك بتدني منزلتهم الوظيفية حتى لو كان بدون قصد ... افعل كل ما تستطيع لتوزيع ملكية الفكرة على الآخرين وحاول إقناعهم أنهم استخدموا هذا المفهوم من قبل بطريقة أخرى ... أي ترك مساحة للتطوير والتعديل في جزئية طريقة التنفيذ في الخطة ليتمكن الآخرون من اقتراح بعضها والتداخل مع الخطة بصورة شخصية ولا تسأل الموظفين ( المستمعين) أسئلة تحتمل الإجابة عليها بنعم أو لا فقد تكون إجابتهم لا أعطي الموظفين الخيار بين بديلين كلاهما أحابته نعم فقط مثل ينبغي أن نبدأ غداً أم نبدأ الأسبوع القادم ؟ واختر الوقت المناسب لعرض فكرتك .

بعض الأوقات المحظورة لعرض فكرتك على الموظفين
ý يوم نهاية الأسبوع .
ý يوم بداية الأسبوع .
ý قبل استراحة الغداء .
ý قبل انتهاء العمل اليومي بساعات .

وفي الختام ... حاول نقل تفاؤلك للآخرين صرح لهم بالمخاوف التي تنتابك من التفكير في المجهول ، اشرح لهم كيف أيمكنك التغلب على هذه المخاوف وذلك بتعديد فوائد الفكرة لا تجعل الموظفين يجلسون صامتون يستمعون فقط حاول دائما اشراكهم في المناقشات ، حيث سيساعدهم هذا على استيعاب أفكارك أكثر وحاول استخدام المعنيات السمعية والبصرية كلما أمكن وخاصة تلك الأنواع التي تتطلب مساعدة الآخرين لك في التقديم .


سوف نتحدث لاحقا إن شاء الله عن الإستراتيجية الثامنة
التنفيذ ( بدء التنفيذ )


الله من وراء القصد والفائدة للجميع .. وتقبلوا تحياتي .