تابع ( 7 ) حل المشكلات الإدارية بطريقة إبداعية - الإستراتيجية السادسة خطط العمل
تحدثنا سابعاً عن الخطوات الثمانية الإستراتيجية لحل المشكلات . وسوف أقوم بالتذكير بها مره أخرى : -
(1) إيجاد المشكلات (2) إيجاد الحقائق (3) تعريف المشكلة (4) إيجاد الأفكار
(5) التقييم والانتقاء (6) الخطـــة (7) القبـــــول (8) الفعـــل
وتعرفنا على الخطوة الأولى إيجــاد المشكلـــــة والخطوة الثانية إيجـاد الحقيقــــــــة والخطوة الثالثة تعريف وتحديد المشكلة والخطوة الرابعة إيجاد الأفكار والخطوة الخامسة التقييم والانتقاء والآن سوف يتم شرح الخطوة السادسة من استراتيجيات حل المشكلات بطريقة إبداعية وهي :
(5)خطط العملAction Planning
تعني إعداد مجموعة من الخطوات التي تؤدي إلى التنفيذ الصحيح للحلول المختارة .
الموظف المبدع في وضع الخطط يستطيع أن يتنبأ بالنتيجة النهائية قبل أن تحدث من خلال ملاحظته لدوافع وتصرفات المنفذين للخطة أثناء خطوات التنفيذ .
تطبيق الحلول ألابتكاريه .. تنفيذ الخطة
في مجموعة عمل ما .... كلام كثير .... فعل قليل .
اغلب الموظفين يكونون منغمسين تماماً في الكلمات الرنانة ..... مثـــل .... " إدارة الجودة الشاملة " و " الإدارة بالأهداف / بالتجوال ....... الخ " ولكن هذه العبارات مجرد كلمات لم يمارسوا أبداً أي من هذه التعبيرات الجذابة .
مثــــــال .........
في معظم شركات المبيعات والتسويق تجد شعار كلنا في خدمة العميل أو سوف نكون منظمة معنية بخدمة العملاء .......... الخ ، ومعنى هذه الشعارات أن جميع من في المنظمة سيفعلون كل ما يستطيعون لضمان رضا العميل ، ولكن في الحقيقة يقوم الموظفين في التركيز على فعل ما هو متوقع منه وينتهي عمل يوم بانتهاء المكالمات الهاتفية أو إقفال حسابات اليوم ........... الخ وفجأة يأتي عميل أو يكون موجود العميل قبل انتهاء العمل بقليل ولم يتم إنهاء متطلباته ، وهنا تنهال عليه العبارات من الموظفين .........
ý لو سمحت الدوام انتهى
ý لا يوجد لدي وقت لإنهاء معاملتك اليوم
ý راجعنا غدا لإنهاء إجراءاتك
ý لو سمحت معاملتك ليس عندي ... أين عند المدير .....
ý ...................... الخ .
هذا يعني أن الكلمات مجرد شعار ولا يوجد اثر واضح وموحد للموظفين اتجاه هدف محدد ومركز وهذا ما يعكس على المنظمة على المدى البعيد .
نعود للموضوع ونقول أن يكون لديك حل شيء جيد ، ولكن أن تحفز نفسك والآخرين على إحداث التغيير لكي يتحول إلى واقع عملي شيء أخر ، لذا يجب هنا ذكر العوائق النفسية للتنفيذ وشرح بعضها .
العوائق النفسية للتنفيذPsychological Roadblocks To Action
v عدم تحويل الأفكار إلى خطط عمل سهلة وبسيطة ومحددة .
v الخوف من المجهول .
v الخوف من فشل الحل المقترح .
v لا نستطيع رفض المشاريع الأخرى .
v محاولة الحصول على انتصار ساحق بدلا من المضي بسياسة الخطوة .
v تجنب المهام التي لا نستريح لها .
الخوف من الفشل Fear of Failure
ألان جائزة الفشل هي العقاب في الكثير من المنظمات ، يصبح مجرد تجنب الفشل هو الشغل الشاغل لكثير من الموظفين بدلا من الكشف عن المشاكل ومحاولة إيجاد حلول منطقية لها ، ويلجأ الكثيرون إلى إخفاء هذه المشاكل ، فإذا كان الحكم على الأداء يتم من خلال تحقيق أهداف معينة ، يلجأ هؤلاء إلى وضع أهداف متواضعة بقدر الإمكان ، ولاينهم لا يضمنون تحقيق النتائج في الوقت المحدد ويلجأ هؤلاء الموظفون أيضا إلى رفض التورط في إتباع جداول زمنية .
يمكننا القول أن الفشل في المحاولة هو أساسا فشل في التعلم ومن اكبر المشكلات التي تواجه عالم الأعمال وهو عدم رغبة وتردد مديري الإدارة الوسطى والعليا في تبني المنتجات والتكنولوجيات الجديدة ، ومن يرغب في اقترن اسمه بمشروع فاشل ؟ وهذا النوع من المديرين يراه موظفوه في صورة المتردد الغير قادر على الحسم والغير راغب في الإبداع والابتكار وتقتصر رؤيته على النتائج القصيرة المدى فقط .
الخوف من المجهول Fear of The unknown
تنفيذ حل جديد مثل السير في طريق مجهول ، بدون معرفة مسبقة بالمكان يكون من المستحيل استنتاج أين يمكن أن ينتهي بك السير ، كما أن الحل الجديد سوف يأتي معه مجموعة جديدة من المشاكل أو الفرص في شكل مواقف غير واضحة المعالم لهذا يفضل الكثيرون ما يعرفون فعلا عن ذلك المجهول الذي قد يقودهم إلى كارثة .
الخوف من عدم الكمال Fear of imperfection
الكثير مما تعلمتاه يعتمد على اختيار الإجابات الصحيحة للأسئلة المطروحة ، وتحت هذا النظام أي حل غير مكتمل أو خارج عن صلب الموضوع الأصلي يعتبر خطأ ، ويفضل الكثيرون الانتظار حتى الوصول إلى الحال الكامل والمثالي وهذا غير واقعي بالمرة ....
لا نستطيع أن نقول (لا) We can't say no to other Things
من السهل على الموظفين البقاء مشغولين بالإعمال الروتينية والمألوفة عن الخوض في أي مهام جديدة غير معروفة النتائج ، ويعتبر هذا صحيح إلى حد بعيد إذا كان " الجديد " يحتوي على مخاطرة الفشل أو انعدام الكمال والتي قد تضر بالكرامة أو المستقبل الوظيفي أو الدخل ، هذا النوع من التفكير هو الذي يقود الموظفين للتركيز على ابسط بنود قائمة أعمالهم التي ينبغي انجازها للحصول على إحساس سريع بالانجاز وفي الحقيقة فإن قائمة الأعمال التي تستدعي تنفيذ حلول جديدة أو الدخول في مجالات مجهولة عادة ما تكون مستهلكة للوقت ومن الخطورة مما يدعو هذا النوع من الموظفين إلى تركها .
القليل من المنظمات تمنح الحوافز لتشجيع موظفيها على فعل ما سبق ، بل كثير ما تقوم هذه المنظمات بمعاقبة الأفراد الذين يكرسون كل وقتهم لتنفيذ المناط بهم من إعمال روتينية يومية ، لهذا النوع من المنظمات يعتبر أي فرد لدية الوقت لاستكشاف أفكار جديدة موظف غير كفء ومتقاعس .
أهمية وضع خطة عمل محددة
أن أسباب تأجيل الأشياء هو فشلنا في ترجمة أفكارنا إلى خطة عمل بسيطة ومحددة ، بدون خطوات عمل تفصيلية لحل ما تظل الأفكار أفكار نظرية ......... كم مرة غادرت اجتماع لحل المشاكل أو غيره وأنت تشعر بعدم التأكد من ما هو المطلوب منك إنجازه بالضبط ؟ الحلقة المفقودة هنا هي الخطة التي توضح من الذي يجب ............ :
أن يفعل ؟
ماذا يفعل ؟
ومتى يفعل ؟
وأين يفعل ؟
وكيف يفعل ذلك ؟
كلما زادت التفاصيل وضوحاً وسهولة وتصور وواقعية وتمت برمجتها في خطة عمل .. كلما زادت درجة التحفيز والرغبة في التنفيذ لدى الكثيرين وفهم ما يجب القيام به ومسؤولياته وواجباته اتجاه المهام بشكل عام وحل المشكلات بشكل خاص بما أننا نتحدث عن حل المشكلات .
وفي هذه الخطوة لابد إن يوفر الموظف أو الموظفين التحفيز المناسب والالتزام بالتنفيذ ، ويتم التنفيذ بناءاً على خطة أو خطط عمل ......... دعني أعطيك خطة عمل بسيط وغير معقدة ومن خلاها ممكن أن تبدأ الانجاز .
(( ممكن الاستفادة من هذه الخطة بمهام العمل في الإدارة أو الخطط الأسبوعية بين الرئيس والمرؤوسين ... للتنويه فقط .. ولكن نحن سوف نستخدمها لحل المشاكل بما أن حديثنا عن ذلك ))
حمل الملف المرفق كي يظهر النموذج(ممكن عمل هذا النموذج بعرض الصفحة للاستفادة أكثر من المساحة)
بعد إعداد الخطة وتجهيزها يجب الإجابة عن هذه الأسئلة لتوقع الصعوبات عند تنفيذ الحل وقبل البدء في تنفيذ الخطة :
(1) ما هي المشاكل التي قد تسببها هذه الفكرة ؟
(2) أين يمكن أن تظهر هذه المشاكل ؟
(3) من الذي سيتأثر بهذه الفكرة ؟
(4) من يمكن أن يستفيد بهذه الفكرة ؟ من الذي قد يهتم ؟
(5) ما هو الوقت الملائم لتقديم هذه الفكرة ؟
(6) ما هي الخطوات المحددة التي يمكن اتخاذها لضمان سير العمل في تطبيق هذه الخطة للوصول إلى حل ؟
اعمل على جعل إجاباتك على هذه الأسئلة بسيطة ومحددة وقابلة للتنفيذ على قدر المستطاع واجعل إجاباتك ايجابية وغير طويلة وسلبية مثلا ً
أفعل ..... قم بعمل .......... اكتب ....... تقسيم الخطة على مراحل .....
ابتعد عن
سأفعل ..... الخطة صعبه ..... لا استطيع عمل .... طويلة / كثيرة ...........
كي تبدع يجب أن تنفذ ما فكرة به على شكل خطط ليعلم الجميع ماذا سيفعلون وكيف ومتى وأين .
سوف نتحدث لاحقا إن شاء الله عن الإستراتيجية السابعة
الحصول على الدعم والتأييد ... القبـــــول
الله من وراء القصد والفائدة للجميع .. وتقبلوا تحياتي .
رد مع اقتباس
