منسق مشترياتالتبعية : إدارة المشتريات كود الوظيفة : MD 015الهدف و الغرض من الوظيفة:تنظيم و حفظ و إمساك سجلات و نماذج إدارة المشتريات و إدخال البيانات على الحاسب الآلى و مساعدة مدير المشتريات فى مهامه حسب الطلبالرئيس المباشر:- مدير المشترياتالمهام و المسئوليات:- ينوب عن مدير المشتريات فى حالة عدم تواجده بسبب الأجازات أو المرض أو السفر أو خلو المنصب- المشاركة فى التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لإدارة المشتريات- تنفيذ الخطط و البرامج التنفيذية الخاصة بإدارة المشتريات- تدريب الأفراد العاملين بإدارة المشتريات على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب- مساعدة مدير المشتريات في التأكد من قدرات الموردين على الوفاء بمتطلبات أوامر الشراء و طلبات عروض الأسعار و إستبيان الخامات وذلك قبل اعتماده أى المساعدة فى تقييم الموردين- تحرير سجل قيد الموردين والقرارات التي يصدرها مدير المشتريات- إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته- المشاركة فى إعداد الميزانية المناسبة لإدارة المشتريات فى حدود إمكانيات المنظمة بناءاً على دراسات- تنفيذ جميع المهام التى يطلبها مدير المشتريات فى حدود العمل بإدارة المشتريات- رفع تقرير أسبوعى إلى مدير المشتريات لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المشتريات- منسق المشتريات مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء المشتريات و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخليةنطاق المسئولية و الإشراف:- منسق المشتريات مسئول عن كل ما يتم تكليفه به من أعمال و مسئول عن جميع المستندات التى يحررها أو يراجعها مسئولية كاملة و يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على مندوبي المشترياتالسلطات و الصلاحيات:- تنحصر سلطات و صلاحيات منسق المشتريات فى ما تم تكليفه به وليس له سلطة إتخاذ قرارات إلا فى حدود مهامه التى يؤديهاالمؤهلات الدراسية:منسق المشتريات يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية- بكالريوس تجارة – قسم محاسبةالدورات التدريبية:منسق المشتريات يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:1- مفاهيم نظم الجودة 2- المراجعة الداخليةالخــبرات:منسق المشتريات يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:- خبرة بالعمل الإدارى لا تقل عن ثلاثة سنوات منها سنة على الأقل فى ضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)- خبرة ثلاث سنوات كمندوب مشتريات (خبرة داخل الشركة)اللـغــات:- اللغة العربيةبطلاقة تحدثاً و كتابة- اللغة الإنجليزيةيفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابةالمهــارات:منسق المشتريات يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق2- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى بإحتراف3- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة4- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف5- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية6- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً7- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم8- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين9- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباكالسمات الشخصية:يجب أن يتحلى منسق المشتريات بالسمات التالية:1- الإنضباط فى المواعيد2- التركيز و المنطقية فى التفكير3- معدل ذكاء عالى4- هادىء الطباع و غير إنفعالى5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز8- حسن المظهر و الأناقة9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة10- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة منسق المشتريات عن 23 سنة و لا يزيد عن 30 سنةمدة العمل فى الوظيفة:لا تقل مدة العمل فى وظيفة منسق المشتريات عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن سبع سنواتالترقـيات:بعد إنتهاء مدة عمل منسق المشتريات ، و فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى ، يتم ترقيته إلى وظيفة مدير المشترياتمعايير التقييم:1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات المشتريات من خلال إدارة نظام الجودة
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها منسق المشتريات لرئيسه المباشر (مدير المشتريات)
4- تقرير الرئيس المباشر (مدير المشتريات)