تابع (6) حل المشكلات الإدارية بطريقة إبداعية - الإستراتيجية الخامسة ........ ( التقييم والانتقاء )
تحدثنا سابعاً عن الخطوات الثمانية الإستراتيجية لحل المشكلات . وسوف أقوم بالتذكير بها مره أخرى : -
(1) إيجاد المشكلات (2) إيجاد الحقائق (3) تعريف المشكلة (4) إيجاد الأفكار
(5) التقييم والانتقاء (6) الخطـــة (7) القبـــــول (8) الفعـــل
وتعرفنا على الخطوة الأولى إيجــاد المشكلـــــة والخطوة الثانية إيجـاد الحقيقــــــــة والخطوة الثالثة تعريف وتحديد المشكلة والخطوة الرابعة إيجاد الأفكار والآن سوف يتم شرح الخطوة الخامس من استراتيجيات حل المشكلات بطريقة إبداعية وهي :
(5)التقييــــم والانتقــــاء
هي تحويل الأفكار التي تم اختيارها إلى حلول عملية قابلة للتنفيذ .
الموظف المبدع في عملية التقييم والانتقاء يتمتع بقدرة وافر من المعايير داخل عقله تساعده على انتقاء الأفكار غير المنحازة وهو يتجنب القفز المفاجئ إلى النتائج المبنية على المعايير ودوافع خفية ، فالحلول لديه يتم إبداعها أولا ثم تقييمها .
الأفكار الجيدة تتطلب عقلا متفتحاً .. وهذا ما تتطلبه أيضا عملية تقييم الأفكار الجديدة بفعالية ، ما أن تختار مجموعة صغيرة من الأفكار في الخطوة الرابعة (إيجاد الأفكار) تكون خطوتك التالية هي اختيار فكرة واحدة مفيدة على الأقل من بين هذه الأفكار يمكنك أن تضع لها خطة عملية للتنفيذ .
يمكن لعملية التقييـم أن تكون بسـيطة أو معقدة إلى حد ما وذلك لعـدة أسـباب . فمثلا : لتحديد أي من ثلاثة أشخاص أثقل وزناً ؟ لا يتطلب هذا أكثر من مقارنة وزان الثلاثة على الميزان ، والمهمة الأكثر تعقيداً مثلا : قد تكون ( أفضل شخص في العمل ) من الصعب جداً اخذ مثل هذه القرارات بدون أن يكون لديك معايير واختبارات لقياس ومقارنة النتائج .
فكر في شراء سيارة لك من بين مجموعة من السيارات ، لا يجب أن يتوقف قرارك على معيار واحد فقط فهناك معايير كثيرة مثل ( السعر – استهلاك البنزين – اتساع السيارة – اللون – الشكل – الموديل ........ الخ ) واختيارك الأخير سيعتمد على العديد من المعايير وهو أهم وأصعب الاختيارات بالنسبة لك .
وإذا قمت بتقييم البدائل وحدك فهذا أمر سهل أما إذا كنت جزء من فريق يقوم بعملية التقييم قد تكون هناك صعوبة في الاتفاق على المعايير الأفضل للاستخدام .
وأول خطوة تقوم بها عندما تقوم بعملية التقييم هي عمل قائمة بالمعايير التي يمكن أن تستخدم لقياس الأفكار المختارة ، وفي هذه المرحلة تجنب الحكم واستخدام المنطق ، واختار المعايير بدقة وتأني .
ما أن تنتهي من اختيار المعايير الملائمة يمكنك البدء في تطبيق هذه المعايير على الأفكار المقترحة في الإستراتيجية الرابعة ، كما لا يشكل الأسلوب المحدد الذي تستخدمه في عملية التقييم أهمية كبرى بالقياس إلى العملية نفسها . ومن أفضل أساليب تقييم الأفكار التالي :
(1) طريقة المعايير البسيط
تساعد طريقة المعايير البسيط على الحكم على الحلول المقترحة والمنتقاة على أساس مجموعة محددة من المعايير المنتقاة والمختارة كل على حدة ، ويمكنا هنا استخدام مثـــــــــال للتوضيح : شراء سيارة
تخيل انك اختصرت قائمة الاختيار إلى أربعة سيارات وثلاثة معايير للقياس والمقارنة وهي ( السعر – استخدام الوقود – توفر مراكز الخدمة )
ضع الموديلات الأربعة من أعلى لأسفل على اليسار ثم ضع المعايير الثلاثة أفقيا على قمة الشبكة ........
توفر مراكز الخدمة
استخدام الوقود
السعر
BMW
مرسيدس
تويوتا
فورد
ابدأ بمقارنة كل من الموديلات الأربعة مع كل معيار على حدة ، ابدأ أولا في مقارنة السيارات الأربعة من ناحية السعر ثم من ناحية استخدام الوقود ثم من ناحية أوفر مراكز الخدمة ، وضع في اعتبارك انك لا تقارن بين السيارات ، ففي هذه المرحلة لا نقوم باختيار أفضل أو أسوأ سيارة ...... سيأتي هذا فيما بعد أما ألان فالهدف فقط هو ببساطة معرفة قيمة كل معيار لكل سيارة .
ولذلك فمن المهم تقييم كل سيارة على حدة ضمن المعايير الموضوعة كل على حدة أيضا ، وذلك لتجنب ما يسمى بــــ ( خطأ التقدير الشخصي Halo error ) 0
تقييم معايير الاختيار البسيط
هي مدخل منظم للترتيب حسب الأولوية واختيار أفضل الحلول من ضمن مجموعة منتقاة من هذه الأفكار والحلول : -
(1) قم بوضع قائمة للمعايير المحتملة ، قم باختيار أفضل هذه المعايير ، قم بصياغتها بعناية .
(2) قم باختيار مقياس عشوائي ( من صفر إلى 3 مثلا ) ثم قم بملأ الشبكة بالبيانات والمعلومات .
(3) ابدأ في معيار واحد وابدأ في التقييم من أعلى لأسفل ( لكل سيارة من السيارات في المثال السابق ) 0
(4) ابدأ في فحص النتائج ومقارنتها بعد الانتهاء من إدخال كل الأرقام .
لن تخبرك الشبكة بأفضل اختيار ولكنها ستساعدك على فهم الاختيار بين البدائل ، وكل ما عليك هنا هو أن تختار مقياس عشوائي للتقييم ، وممكن استخدام الأحرف للتعبير مثلا ( م. ممتاز – ج. جيد – ض. للضعيف ) وممكن استخدام الأرقام أيضا ( 3. ممتاز - 2. جيد - 1. للمقبول - صفر. للضعيف ) .
بعد أن تملا الشبكة بالأرقام ( أو الأحرف ) يمكن البدء في تقييم المعايير
ملاحظة هامة .......
لا تحاول البدء في التقييم والمقارنة قبل أن تملا الشبكة تماماً تجنباً لمخاطرة انشغال بالمقارنة بين المقاييس عن المقارنة الأهم بين المعايير نفسها .
توفر مراكز الخدمة
استخدام أو استهلاك الوقود
السعر
المجموع
5
2
2
1
BMW
6
2
2
2
مرسيدس
9
3
3
3
تويوتا
7
3
2
2
فورد
كن على حذر خاصة أذا كنت تستخدم مقياس رقمي ، استخدم الأرقام بواقعية ، فطريقة المعايير البسيطة نفسها لم تصمم للإغراض التحليلية فقط ، كما انه من الصعب جمع جميع المعايير المرتبطة بالتقييم ومن غير الممكن أن تستطيع الحصول على كل المعلومات بدقة والمرتبطة بكل عنصر لتقييمه . أو لوزن كل معيار، وبينما تسمح لك هذه الطريقة بتطبيق المنطق على الاختيارات فإن الغرض الأساسي لهذه الطريقة هو مساعدتك على فهم نقاط القوة والضعف لكل فكرة .
وحيث أن هذه الطريقة تشجع الحوار داخل مجموعة العمل فهي تضمن تفهم كامل للفرضيات وتوفير رؤية واضحة لما ينبغي عملة بعد ذلك .
(2) تحليل المقارنة بالأهمية النسبية العكسية
الطريقة الثانية للتقييم هي طريقة تحليل المقارنة بالأهمية النسبية العكسية وفي هذه الطريقة يتم دمج جميع المعايير معاً ( عكس الطريقة السابقة ) وهي طريقة لتقييم عدة فروض بالمقارنة المباشرة بين الفروض الزوجية واحدة بعد الأخرى .
وفي كل تقييم مباشر لابد من وضع سؤالان في الاعتبار ( "ما هو الفرض الأفضل أو الأهم في الفرضان ؟ " وما هي درجة الأفضلية أو الأهمية مقارنة بالفرض الأول ؟
دعونا نستخدم هذه الطريقة مع مثال للتوضيح لتقييم الأهمية النسبية لبعض المشاكل الملحة . المثــــــــــال :
افترض انك مدير شركة ولديك (5) اتجاهات تحت الملاحظة تؤثر على سير العمل وهم :
1 - زيادة المنافسة الأجنبية .
2 - تزايد الغموض الاقتصادي وعوامل عدم التأكد .
3 - التغيير السريع للتكنولوجيا .
4 - التغيير السريع لأذواق العملاء .
5 - تزايد معدلات النقص في العمالة الماهرة .
وأنت تحاول إن تفكر كيف يمكن ترتيب هذه الاتجاهات حسب الأهمية تقوم بوضع الاتجاهات أفقيا ورأسياً على الشبكة .
ابدأ التحليل بمقارنة (A) على المستوى الرأسي مع (B) على المستوى الأفقي وهكذا وبعد ذلك لا بد أن تقرر ما أذا كان الفرق في الأهمية كالتالي :
رقم (.) لا فرق
رقم (1) أهم أهم بقليل
رقم (2) إلى حد ما
رقم (3) أكثر أهمية
ثم يتم تحديد الأهمية النسبية وتكون بمجموع المستوى الرأسي على المجموع الكل مضروب في مائة .
الأهمية النسبية
المجموع
زيادة العجز في العمالة النادرة الماهرة E
التغيير السريع لذوق العميل
D
التغيير لسريع
للتكنولوجيا
C
نمو ظروف عدم التأكد لاقتصادي B
زيادة المنافسة الأجنبية
A
A=35%
A7
A – 3
A – 2
A – 1
B - 1
A – 0
A زيادة المنافسة الأجنبية
B=45%
B9
B – 3
B – 2
B – 1
B - 3
B نمو ظروف عدم التأكد الاقتصادي
C=15%
C3
B – 3
B – 0
C – 0
C التغيير السريع للتكنولوجيا
D=5%
D1
D – 1
D – 0
D التغيير السريع لذوق العميل
E=0%
E0
E – 0
E زيادة العجز في العمالة النادرة الماهرة
20
المجموع الكلي
ومن المثال السابق يتبين لدينا أن الأقل أهمية نسبية يجب التركيز عليه وهو أول الأولويات التي يجب أن نضعه تحت الملاحظة لأنه تؤثر على سير العمل 0
تذكر دائما أن الحلول أو مجموعة الحلول التي تختارها قد لا يكون حاصلة على تقدير والحل الذي قد تعتقد انه أقيم الحلول قد يكون حاصلا على تقدير ضعيف ليس لأنه حل سيء ولكن لأنه قد لا يحصل على تأييد الغالبية ، أو انه الأكثر في استهلاك الوقت اللازم للتنفيذ ، وعموماً بغض النظر عن القرار فان ما يتبقى هو مرحلة التنفيذ للعملية ألابتكاريه لحل المشكلات .
لا بد أن تبتكر خطة لتنفيذ التغيير الذي ترغبه وذلك لضمان الحصول على موافقة الجميع على هذا التغيير وأيضا لأخذ الخطوات اللازمة لجعل هذا التغيير مستديماً .
والمهم في هذه المرحلة ليس طرق وأساليب تقييم الأفكار حسب الطرق المقترحة أعلاه فبإمكانك إيجاد طرق أسهل أو طرق ملائمة لطبيعة المنظمة ، ولكن الأهم في هذه المرحلة هو إيجاد طرق يقبلها الجميع وقابلة للتنفيذ .
نامل تحميل الملف لوجود جداول في الموضوع
سوف نتحدث لاحقا إن شاء الله عن الإستراتيجية السادسة
خطط العمل Action Planning .
الله من وراء القصد والفائدة للجميع .. وتقبلوا تحياتي .
رد مع اقتباس