الموضوع: نبذه عن تحليل وتوصيف الوظائف

مقـدمـــة INTRODUCTION

قامت الوثائق السابقة بوصف طرق تحديد القيمة النسبية للأعمال (للوظائف) وذلك للتأكد من عدالة معدلات الأجور المخصصة لكل منها وأن صاحب العمل يتلقى عائداً مناسباً بدلالة العمل المؤدى في مقابل الأموال التي ينفقها. وقد أشارت هذه الوثائق إلى تصنيف الأعمال (الوظائف) في معناه العام ، والذي يعني تحديد موقع عمل (وظيفة) في تصنيف مهني وتقييمه بغرض تحديد المستوى الصحيح داخل التصنيف لهذا العمل (الوظيفة) . كما أن هذه الوثائق ناقشت أيضاً وبشئ من التفصيل الطرق المختلفة لتنفيذ عمليات التقييم هذه وتطوير والمحافظة على تصنيف أو تقييم المعايير المصمَّمة بوجه خاص للنظام العام .

وتعتمد صلاحية الإجراءات التي تم وصفها في هذه الوثائق على كمال ودقة بيانات العمل (الوظيفة) التي تم جمعها. ذلك أن تجميع وتحليل هذه البيانات وعرضها بصورة قياسية دقيقة يعتبر ذو أهمية قصوى في نجاح برنامج التقييم (أو التصنيف). وستؤدي الأخطاء أو الإهمال أو التحريف في المعلومات الأساسية حتماً إلى أخطاء في التصنيف وينتج عن ذلك مشكلات لكل من الموظفين والإدارة . ومن البديهي أن يعتقد كلً من أخصائي التصنيف والمشرف أو المدير بأهمية أن تكون بيانات العمل (الوظيفة) التي تم تصميمها لغرض التصنيف على أعلى جودة ممكنة .

تعـــــاريف Definitions
وكمقدمة لتحديد طرق الحصول على بيانات عمل جديدة وكيفية إستخدام الإدارة لهذه البيانات ، ينبغي تحديد معاني كلمات وعبارات معيَّنة مستخدمة في هذه الوثيقة وفي وثائق أخرى حتى يمكن فهمها بوضوح. ومثل هذه التعاريف هي:

أ ) الوظيفــة (المنصب) Post
هي مجموعة من الواجبات التي تؤدى بواسطة فرد ما ولها صفة التكرار ولها صفة التماثل وتحتاج إلى تجانس في المعارف والمهارات .

ب) العمـــــل Job
يصف العمل وظيفة واحدة أو وظيفتيّن متماثلتين أو تقريباً متماثلتين . فمثلاً عندما يؤدي عشرة من الكتبة تقرياً نفس العمل الواحد ، فإننا نستطيع أن نصف العشر وظائف هذه بوصف عمل مركَّب واحد .

جـ) الواجب والمهمة Duty and Tasks
يمثِّل الواجب أحد أجزاء العمل الهامة الممكن تمييزه أو إدراكه والذي يختلف عن غيره من الواجبات ويمكن وصفه في عبارة واحدة قصيرة . ويمكن تقسيم الواجب إلى مجموعة من المهام المرتبطة ببعضها ، إلا أن ذلك غير مطلوب وغير مرغوب لأغراض تقييم العمل ، ومع ذلك قد يكون ضرورياً دراسة طرق أداء العمل وسريان العمل وتبسيط العمل ، وهو أمور يهتم بها محلِّل الإدارة . وعلى ذلك يصبح الواجب الجزء الأكبر من العمل الكلي بينما تكون المهام هي وحدة النشاط التي تصنَّع مجتمعة الواجب. ويجب على محلِّل العمل حين يقوم بتحليل عمل ما لأغراض التقييم أن يركِّز على الواجبات الأساسية بدلاً من التركيز على المهام الفردية في العمل .

د) توصيف واستبيان توصيف العمل
Job Description and Job Description Questionnaire

(I يشير توصيف العمل إلى وصف مكتوب للعمل الذي يؤديه الموظف ، بداية من عناصر بيانات العمل الأساسية التي تحدِّد العمل. ويتكون بوجه عام من معلومات أساسية عن العمل وتتضمن مسمَّى العمل الوظيفي وفقرة ملخَّصة قصيرة عن الواجبات وعبارات تفصيلية عن الواجبات ، مع وصف كل واجب في فقرة منفصلة مع بيان النسبة المئوية للزمن الذي يستغرقه الموظف في أداء كل واجب .

(ii ويشير استبيان توصيف العمل إلى توصيف العمل مضافاً إليه الإجابة عن مجموعة من الأسئلة تتعلق مباشرة بالعوامل المستخدمة في خطة التقييم المناسبة .

تحليل العمل Job Analysis
يمكن تعريف تحليل العمل كما يلي:
- التجميع المنظَّم لبيانات أساسية تتعلق بالواجبات التي تكوِّن عملاً ما والمتطلبات العقلية والاجتماعية والبدنية والمسئولية التي يجب توافرها في الموظف لكي يؤدي الواجبات بنجاح .

- تحليل البيانات لفصل وتحديد العناصر الضرورية الأكثر أهمية عن غيرها من العناصر الأقل أهمية .

- تسجيل المعلومات في نموذج معدّ مسبقاً باستخدام لغة واضحة وموجزة واتباع استخدام كلمات قياسية معيَّنة (توصيف العمل والاستبيانات).

وتحليل العمل هوة تقنية تتطلب مجموعة مؤتلفة من المهارات المختلفة ، مثل مهارة إجراء المقابلات الشخصية ، والقدرة التحليلية والمهارة في الكتابة الواقعية والدقيقة والموجزة. ولكى تصبح محلِّلا بارعاً فإن الأمر يتطلب تدريباً خاصاً وشهورا عديدة من التمرين الشاق المستمر. وهو تقنية يمكن بل ويجب تعلمها ، إلى درجة معينة - بواسطة المسؤولين إذا ما أرادوا أن يوصِّلوا متطلباتهم إلى إدارات الأفراد مع الإدراك الكامل لطبيعة ومطالب العمل الذي يؤدى تحت رعايتهم وبتوجيهاتهم وأن يمنحوا موظفيهم واجبات عمل منطقية وفعَّالة.

ويمثِّل توصيف العمل - مع الاستبيان أو بدونه أو مع عوامل التوصيف أو بدونها - النتيجة النهائية لتحليل العمل ويمكن أن يستخدم للعديد من الأغراض التي تتعلق بالأفراد.

استخدامات تحليل العمل Uses of Job Analysis
يعتبر تحليل العمل الأساس المتين الوحيد لتحديد القيمة النسبية للأعمال داخل المؤسسة. ويستخدم أيضاً عند مقارنة الرواتب التي تدفع لوظائف معيَّنة داخل المؤسسة مع تلك التي تدفع لنفس الوظائف في المؤسسات الأخرى. وتمثل نتائج هاتيْن العمليتيّن العوامل الرئيسية في تحديد المرتبات والأجور.
كما أن توصيف العمل مضافاً إليه مواصفات إختيار دقيقة يعتبرا ضرورييْن في عمليتي تعيين واختيار الموظفين حيث أنهما يساعدان فى الإعلان عن العمل وقياس قدرات الأفراد في مقابل متطلبات العمل وفي إطلاعهم كاملاً على متطلبات العمل وفي تحديد دافعيتهم نحو تنفيذ الأعمال.

وأيضاً يعتبر توصيف العمل أداة نافعة للمشرف عند تقييمه لأداء موظف في موقع العمل ، حيث أنه يذكَّر كلأً من المشرف والموظف بجميع الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار ومناقشتها. كما يمكن أن يكون أيضاً نقطة البدء لتحديد المجالات التي يمكن إجراء بعض التحسينات بها ولوضع الأهداف والحدود الزمنية لمثل هذه التحسينات . وهكذا يمكن تخطيط التدريب على العمل بما يناسب فرداً معيناً. وبالإضافة إلى ذلك ، عندما يحتاج بعض الأفراد إلى نفس التدريب ، وهو ما يحدث عادة بعد تغيير طرق أداء العمل ، فإنه يمكن تخطيط برامج التدريب الرسمي. كما يمكن أيضاً أن يوفِّر توصيف الوظائف العليا باعثاً لشاغلي الوظائف الأدنى لتطوير أنفسهم أو أن يكون الأساس لخطط أكبر لتطوير السلم الوظيفي للمهن المختلفة داخل المؤسسة.

وتوجد وظائف أخرى للأشخاص يمكن أداؤها بفعالية أكثر بواسطة كل من الشخص المسؤول عن العمل ومدير الأفراد في حالة ما إذا كان كل‘‘ منهم متوفر لديه توصيفاً دقيقاً للوظائف . ووسط هذا التوصيف يوجد توجيه الأفراد وتطوير الاختبارات ودراسات مهنية واسعة. وبدون مبالغة يمكن القول أنه بدون تحليل عمل جيد ، يصبح من الصعب ، إن لم يكن من المستحيل ، أن يكون لدينا برنامجاً جيداً للأفراد .

ويجب التذكر أيضاً بأن توصيف العمل يخدم كمعلومات أساسية ممتازة المسئولين العاملين في مجالات أخرى في المؤسسة. فعلى سبيل المثال ، يخدم توصيف العمل كنقطة بداية للمحلِّل الإداري عند دراسته لطرق الأداء أو كمادة مرجعية للإدارة العليا التي قد ترغب بصفة دورية في إلقاء نظرة فاحصة على مجالات معينة في مؤسساتهم . وفي النهاية يمكن أن يكون توصيف العمل نافعاً عند تجميع إجابات عن أسئلة يثيرها المسؤولون أو الجمهور .

طرق تحليل العمل Methods of Job analysis

توجد طرق عديدة لتحليل العمل ، أشهر اثنين منها هما:
- الإستبيان Questionnaire وهو نموذج يضم مجموعة من أسئلة تتعلق بالجوانب أو البنود التي يجب أن يغطيها تحليل العمل ، وبحيث يوجّه هذا النموذج إلى القائمين بهذه الأعمال من أجل الحصول على الحقائق والمعلومات عن الأعمال التي يقومون بها ، وقد يتم استخدام الاستبيان عن طريق المقابلة الشخصية لشاغل الوظيفة وملء الإستبيان معه ، أو عن طريق إرساله إلى شاغل الوظيفة ليقوم بملئه مباشرة وبدون مساعدة من أحد .

- المقابلة Interview المصحوبة بالملاحظة Observation حينما وجدت أنشطة للعامل يمكن بيانها عملياً أو توضيحها بعينات من العمل الكامل. والمقابلة هي حوار وجهاً لوجه بين القائم بجمع معلومات وحقائق العمل أو الوظيفة وبين القائم بالعمل أو الوظيفة . وعن طريق هذا الحوار الذي يتم غالباً من خلال مجموعة محدَّدة من التساؤلات يحاول القائم بجمع المعلومات والحقائق عن الوظيفة الحصول على ما يريده. وقد تُجمع المقابلة والملاحظة بحيث يتمم كل منهما الآخر ، فيقوم المحلِّل بملاحظة العامل أو الموظف أثناء أدائه لعمله ، ثم يجري معه بعد ذلك مقابلة ، بحيث يستوضح من القائم بالعمل بعض الجوانب التي تسترعى إنتباهه أثناء الملاحظة .

وتستخدم الطريقة الأولى (الإستبيان مع المقابلة) بصفة أساسية عندما يراد تغطية مجموعات كبيرة ومتفرقة. ولا ينتج عن البيانات التي تم جمعها بهذه الطريقة توصيفاً وظيفياً في الحال للواجبات ، وإنما يجب إعادة كتابة التوصيف النهائي للواجبات والمسؤوليات بدون استخدام أي كلمات أو عبارات تحدِّد مسبقاً التقدير. وقد تكون ممارسة الدور المزدوج للمحلِّل ومن يقوم بالتقييم غير شائعة في بعض المؤسسات . ويعتبر الحكم الجماعيPooled Judgement من أفضل الوسائل للتأكد من أن خطط تقدير النقطة point-rating للتقييم أو في الواقع أي نوع من خطط التقييم يتم استخدامها على نحو ملائم وبفعالية .

ويعتبر صياغة استبيانات تحليل العمل وتوصيف العمل مهمة صعبة ومعقدة ، والتي يجب أن يتم تنفيذها بواسطة مجموعة من الخبراء ذوي درجة عالية من الخبرة والمهارة في هذا المجال . وعادة ما يكون هؤلاء الأشخاص مهتمين بتطوير معايير التصنيف . والإختلافات في تنظيم هذه الإستبيانات يجب أن تستخدم فقط عندما يتطلب ذلك وفقط بموافقة مجموعة التطوير المركزية.

وعند استخدام الإستبيانات ، يكون من الأهمية بمكان إشراك مشرف الموظفين ، حيث يجب أن يأتي الإستبيان عن طريق المشرف ويجب أن يكون الأساس لمناقشة العمل مع المشرف . ويعتبر هذا الأسلوب هاماً بسبب أن الموظفين لايستدعون بالضرورة جميع واجباتهم ولايحدِّدونها . ومن ناحية قد يركِّز الموظفون بقوة أكبر على أحد الواجبات وبقوة أقل على آخر أو قد لايعبرون عن أنفسهم بوضوح. ولهذه الأسباب ، فإن استخدام الإستبيانات بمفردها يجب تجنبه متى أمكن ذلك عملياً.

ويجب أن يكون توصيف الوظيفة مكتوباً أو على الأقل في شكل مسودَّة بواسطة المشرف حينما يتم إستحداث وظيفة جديدة أو عندما يتم إحداث تغيرات جوهرية في الواجبات الخاصة بوظيفة ما . وبالإضافة إلى ذلك يجب مراجعة توصيف الوظائف دائماً عندما تصبح وظيفة ما شاغرة ويجب إعادة كتابته أو مراجعته وتنقيحه عند حدوث تغيرات في ظروف العمل.

وتوجد طرق أخرى لتجميع بيانات العمل التي يتكرر استخدامها بدرجة أقل من تلك السابق ذكرها ، وتتميز بحدود تقصر استخدامها على مواقف خاصة أو ظروف معيَّنة . وكمثال على ذلك إستخدام اللجنة الإستشارية الفنية Tehnical Advisory Committee ، والتي هي عبارة عن مجموعة من المسئولين ذوي السلطة العليا بالنسبة لهؤلاء الذين يجب توصيف أعمالهم وهؤلاء المطلِّعين تماماً على نوع من العمل المعقد نسبياً. كما يوجد أيضاً مجموعة "المقابلة" group interview عندما يتم إحضار عدداً من الأشخاص يؤدون نفس العمل معاً لصياغة أو كتابة توصيف عمل مركَّب . وقد يستخدم هذا في حالات المسئولين من الإدارة المتوسطة أو العليا الذين يؤدون جميعاً نفس نوع العمل ، والذين يكونون قد تم إحضارهم معاً لحلقة أو ورشة عمل تدريبية .

وأسلوب آخر هو أن يطلب من أفراد الإدارة أن يكتبوا توصيف أعمالهم الخاصة بهم في نموذج من البداية إلى النهاية. وغالباً ما يكون هذا تمريناً مفيداً حيث أنه يدرِّب الأفراد على التفكير بدقة وبعناية فيما يفعلونه وما مدى واجباتهم ومسئولياتهم .




كتابة توصيف العمل (الوظيفة) Job Description Writing

تتميز كتابة توصيف العمل (الوظيفة) بالدقة والصعوبة . وهي تجبر الكاتب على أن يفكر بوضوح ودقة في اللغة التي سيكتب بها والتي يجب أن تكون بسيطة ومختصرة. ويكون شكل التوصيف المجهَّز جيداً بسيطاً وبالتالي من المحتمل أن يكون إنتاجه مهمة بسيطة نوعاً ما. وليس هذا صحيحاً دائماً ، فالتوصيف الجيد يكون موجزاً وواضحاً ودقيقاً وهي جميعاً خصائص وصفات تتطلب أسلوباً منظماً ودقيقاً.

(أ ) تنظيم المادة Organization of the Material
(i) إن أول شئ يفعله المحلِّل بعد فحص وتنقيح البيانات ، هو أن يحدِّد الواجبات الأساسية والبسيطة (بدلالة الوقت المستغرق) للوظيفة أو العمل . بعدها يختار الواجبات الأكثر أهمية ويكوِّن فقرة عن كلٍ منها يخبر فيها القارئ عن ماذا يتم فعله وكيف يتم تنفيذه ولماذا يتم تنفيذه. وقد تبدأ الفقرة بعبارة موجزة موضوع تحتها خطاً وتعطى باختصار أساس الفقرة كلها. وقد تكون العبارة الموجزة البداية لجملة أطول وبالتالي ستتناول فقط ما تم تنفيذه . مثال ذلك:

" مراجعة إجراءات مكتبية وطرق لتحقيق سريان أسرع وأكثر كفاءة للوثائق إلى الوحدات التي ستأخذ القرارات المطلوبة" .

وقد تكون العبارة الموجزة جملاً قصيرة منفصلة والتي تعطي الأساس للفقرة كلها . مثال ذلك:

"يتسلَّم ويصنِف مكالمات تليفونية ، ويجيب على تليفونات الإدارات معطياً معلومات عن أنشطة الإدارات والأفراد حتى أمكن ذلك ، أو تحويل المكالمات إلى الشخص المطلوب أو المؤهَّل للإجابة عن الإستفسار . ويصنِّف المكالمات ويضعها تحت طلب المسئولين عن الإدارات لتوفير وقت المسئولين في الوصول إلى الشخص المطلوب أو يقوم بتحويل المعلومات إلى مسئول أو كاتب آخر".

وليس من الضروري دائماً أن نشرح لماذا يتم إتخاذ قرار ما أو حتى كيف يتم تنفيذه في بعض الحالات. وفي حالة الواجبات البسيطة جداً ، يتم البرهنة ذاتياً عن كيف يتم التنفيذ ولماذا يتم. وفي المثال السابق نجد أن "لماذا" و"ماذا" غير واضحتين ، بينما نجد أن "كيف" واضحة حيث أن كل قارئ يعرف كيف يعمل التليفون الآن.

(ii) وعندما يحدِّد المحلِّل ويصنِّف الواجبات ويحدِّد نسبة الزمن المستغرق في أداء كل واجب ، فإن الخطوة التالية هي كتابة ملخصاً مختصراً عن واجبات العمل أو الوظيفة. وعادة مايتكون هذا الملخص من فقرة واحدة فقط وقد تحتوى على جملة أو عدة جمل . ويجب توصيف الوظيفة أو العمل باستخدام مصطلحات عامة على أن يُراعى مطابقتها لصيغة "ماذا" و "كيف" و"لماذا".

(ب) اللغة Language

يجب أن يتكوَّن كتابة التوصيف الوظيفي من عبارات دقيقة وموجزة وواقعية تُعطي صورة كلامية واضحة عن الأفعال والأنشطة المراد إنجازها وكيف يتم إنجازها وماهية أهدافها . ويجب على كل عبارة أن تبدأ بفعل وصفي دقيق في صيغة المفرد الغائب وفي زمن المضارع . وقد تتغير الأفعال ، إذا لزم الأمر ، إلى صيغة المصدر عند استخدام ملخص الوظيفة أو العمل أو "ما" يتم فعله لأغراض التوظيف والإختيار . وبقدر الإمكان يجب أن يعطي فعل الحركة بالإضافة إلى مفعول به "ما" يتم فعله وأن تبدأ الجملة "بما يتم فعله" بدلاً من أن تبدأ بمقدمة عن "كيف" يتم فعله ، مثل عبارة: "باستخدام منشار كهربى ، اقطع الخشب ….". ومن المحتمل أن يكون الفعل هو الكلمة الأكثر أهمية في الجملة كلها ، وبالتالي يجب أن نهتم كثيراًعند إختياره. كما يجب تجنب الأفعال المبهمة والغامضة مثل "يجهَّز" ، ويعالج موضوعاً " ، "ويساعد" ، ويعتني بـ" ، ويكون مسئولاً عن ، "ويشارك في" فعلى سبيل المثال قد يعني "تجهيز التقديرات" أي شئ: فقد تعني "أنواع تقديرات التكاليف" أو "تجميع أرقام المنطقة" أو "تقدير التكاليف المستقبلية على أساس السنوات السابقة وعوامل أخرى مثل …..".

ملخــــص Summary
يتكون تحليل الوظيفة من تجميع البيانات وتحليلها وتسجيلها . وتأخذ مرحلة التسجيل صيغة التوصيف الوظيفي وتحتوي على عناصر بيانات الوظيفة وملخص الوظيفة وعبارة تدل على الواجبات الأساسية للوظيفة مع توضيح نسبة الزمن المستغرق في أداء كل واجب.

أنواع مختلفة من تصنيف الوظائف
VARIOUS TYPES OF
JOB DESCRIPTIONS

التوصيف الوظيفي هو وصف دقيق وموجز وواقعي لوظيفة ما والمطالب التي تفرضها على شاغل الوظيفة.

والتوصيف الوظيفي هو النتيجة لتحليل عميق قام به المدير للواجبات والمسئوليات لوظيفة ما والمطالب الجسمانية والذهنية للوظيفة والحدود البيئية والفنية التي تفرض على الموظف الذي ينفِّذ الواجبات ، والقدرة والمعرفة والمهارة اللازمة لتأدية الوظيفة . وهو بيان مكتوب عن كيف يخصِّص المدير الواجبات والمسئوليات داخل الوحدة التنظيمية والطريقة التي يتم بها تنفيذ هذه الواجبات والمسئوليات.

ويختلف تقديم المعلومات باختلاف الإستخدام المقصود من التوصيف ، كما يختلف أيضاً طبقاً للمتطلبات الداخلية لكل مؤسسة . وفيما يلي الأشكال الرئيسية الثلاثة للتوصيف الوظيفي:

.1 توصيف الوظيفة Job Description

* عناصر بيانات وظيفية أساسية .
* ملخص للواجبات والمسئوليات .
* وصف تفصيلي للواجبات والمسئوليات .
* خريطة تنظيم .

.2 إستبيان توصيف الوظيفة Job Description Questionnaire

* عناصر بيانات وظيفية أساسية .
* ملخص للواجبات والمسئوليات .
* سلسلة من الأسئلة عن معلومات عناصر خطة التقييم .
* خريطة تنظيم .

.3 الإعلان عن الوظيفة

* عناصر بيانات وظيفية أساسية .
* ملخص للواجبات والمسئوليات .
* قائمة بالمؤهلات وموازين إختيار الخبرة (ضرورية / مرغوبة)
* معلومات تتغلق بترتيبات التعاقد والمكافأة والتعويض.

مشكوووووووووور ووفقك الله

جزاك الله خيرا وجهد مشكور .

جزاك الله خير


افدتني كثيراً..

وفقكم الله انا شاء اله الى الامام

شكرا على المداخلة المفيدة.....

مشكوررررررررررررراااااااا ااااااااااا على مشاركاتك القيمة