الدليل المرجـعي : للسياسـات و النظم و الاجراءات الوظيفيةفي ادارة الموارد البشرية

محمد أحمد إسماعيل · 05-17-2008, 08:26 PM

الدليل المرجـعي : للسياسـات و النظم و الاجراءات الوظيفيةفي ادارة الموارد البشرية الجــزء الثاني د. محمد عبد الرزاق عــرفان

سياسة بـدلات السفر و الانتقالات هذه السياسة – شأنها شأن بعض السياسات – تعتمد في اطارها العام على العلاقة الارتباطية المباشرة مع هيكل الدرجات المالية و المستويات الادارية في الهيكل التنظيمي الموجود في الشركة ، و حيث أن السفر لأداء مأموريات أو مهام العمل قد يكون الى جهة اما داخلية داخل الحدود الجغرافية لجمهورية مصر العربية أو خارجها ، كذلك البدلات الممنوحة تشمل كلا من السفر الداخلي و السفر الخارجي و هو ما سوف يرد ذكره فيما يلي و على أن يؤخذ في الاعتبار أن المعيار الرئيسي و العنصر الحاكم في تطبيق هذه السياسة من عدمه هو معيار الفترة الزمنية من حيث طول المدة أو قصرها حيث تطبق هذه السياسة على السفر لمدة لا تقل عن يوم عمل و لا تزيد عن أربعة أسابيع عمل ، فاذا زادت المدة الزمنية عن هذه الفترة فأنها لا تخضع للاطار العام الذي تغطيه هذه السياسة من حيث سريانها:
أولا: تعريف السفر: السفر الداخلي داخل الحدود الجغرافية لبلد الشركة المقر: حسب هذا التعريف يكون السفر بهذا المعنى هو الذي يتم بموجبه انتقال الموظف من مدينة الى مدينة أخرى يوجد بها مكتب أو فرع تابع للشركة لانجاز مهام عمل وظيفية معينه و محددة المدة الزمنية و متفق عليها ، يتحقق من خلالها صالح العمل للشركة التابع لها الموظف.
السفر خارج الحدود الجغرافية لبلد الشركة المقر: حسب هذا التعريف يكون السفر بهذا المعنى هو الذي يتم بموجبه انتقال الموظف من بلد الى بلد أخر يوجد بها مكتب أو فرع تابع للشركة لانجاز مهام عمل وظيفية معينه و محددة المدة الزمنية و متفق عليها ، يتحقق من خلالها صالح العمل للشركة التابع لها الموظف ، و قد يكون الغرض من السفر هو ايفاد الشركة لأحد خبرائها أو مستشاريها لانجاز مهام عمل ذات طبيعة متخصصة .
ثانيا: الأنواع المختلفة للبدلات: تشتمل البدلات المعتمدة ضمن هذه السياسة على الأنواع التالية: بدل المعيشة: و هو المبلغ النقدي الذي يحصل عليه الموظف ( مرتبط بشكل مباشر بالدرجة الماليه و المستوى الوظيفي للموظف ) لمواجهة المصاريف و أوجة الانفاق المرتبطة بالطعام و الشراب و الاكراميات و ما شابهها من مصاريف للاعاشة في حالة ما اذا كانت هذه المصاريف غير مشمولة في مكان الاقامة في الفنادق ، فأن كانت الاقامة كاملة فلا يحق للموظف الحصول على بدل معيشة. قيمة هذا المبلغ ( في حالة استحقاقة ) تمثل الحد الأقصى و بحيث أن ما زاد عليه يتم تحمله كاملا بواسطة الموظف و لا يتم الاستعاضه عنه أو ادراجة ضمن مصاريف السفر الأخرى مصاريف الانتقال: هي بطبيعتها مصاريف فعليه يتم استعاضتها لصالح الموظف اذا كان قد تحملها من جيبه الخاص عند انتقاله من و الى مكان العمل. بدل الوجبة: قد ينطلب الأمر أن يتم تشغيل الأفراد في بعض الادارات لفترات زمنية متصلة تزيد في مجموعها عن ساعات العمل الرسمية اليومية نتيجة لحاجة العمل أو لمواجهة ظروف تشغيليه طارئة. و يستلزم الأمر هنا كشرط أساسي لصرف هذا البدل أن تكون ساعات العمل الفعلية المتصلة لا تقل عن أثني عشر ساعة عمل و ألا يكون هذا الموظف مستحقا لبدل المعيشة أي بمعنى عدم جواز الجمع بين البدلين في نفس الوقت. فاذا توافرات كل الشروط السابقة ، يكون الموظف مستحقا لبدل وجبة تبلغ قيمته النقدية مبلغا نقديا محددا على أن يراعى أن هذا البدل لا يمثل قيمه مصاريف فعليه و بالتالي لا تتم الاستعاضة النقدية لما يزيد عن قيمة البدل المحدد. ثالثا: السياسات المستحدثة (*) استهلال يهدف هذا الجزء من الدليل المرجعي الى تحقيق الاطار المنهجي لفكر الجودة الشاملة و تفعيل التطوير المستمر للنظم و السياسات من خلال مدخل ( سد ثغرات التطبيق ) الذي بدوره يحقق ما يلي: 1. توفير بدائل مستنديه في صورة سياسات معدة للتطبيق عند حدوث أو توقع حدوث مواقف في ظل ظروف غير مواتيه مع اطلاق مفهومها على وجه العموم.
2. سد ثغرات السياسات و النظم و الاجراءات و التي لا يتم اكتشافها الا بعد تطبيقها على جميع المستويات الادارية و التنظيميه و استخدامها بواسطة مستخدميها النهائيين.3
3. . توفير بدائل مستندية في صورة سياسات معدة للتطبيق عند حدوث أو توقع حدوث انتعاشات اقتصادية تنعكس على طموحات فكر التطلع و النمو المستقبلي.
4. تحقيق فكر المراجعة الداخلية للنماذج و الاقرارات الداخلية المستخدمة كأداوات لتطبيق السياسات و النظم بشتى أنواعها ، لضمان أنها تحقق الأغراض المنشأة من أجلها فضلا عن مسايرتها لاحتياجات مستخدميها النهائيين بشكل سهل و مفهوم و ميسر.
5. ادراج أي سياسات أو تظم أو اجراءات جديدة هي بطبيعتها لا تصنف تحت أيا مما سبق. و أخذا بعين الاعتبار أن الفكر الابداعي و الرؤى المستقبليه لا يمكن أن يأتي من فراغ كما أنه لا يوجد من عدم ، شأنه في ذلك شأن المادة ، الا أنه يمتاز عنها بميزة الاستقراء و الربط فيما بين بعدي الحاضر و المستقبل في ظل خبرات تراكمية متعددة المجالات، و لتحقيق الاستفادة من مثل هذه الخبرات فيقترح على القائمين بنشاط الموارد البشرية تولى مسئولية تصميم قائمة استقصاء الغرض منها تحقيق فاعلية الاتصالات التنظيمية و التغذية المرتدة فيما يتعلق بالبنود الخمسة المشار اليها بعالية تحقيقا لفكر المرونة و مواجهة التغير. هذه القائمه يقترح توزيعها على المستخدمين النهائيين ( على أساس العينة العشوائية المنتظمة ) بالشكل الذي يغطي جميع المستويات الادارية و التنظيمية داخل الشركة ، بشكل دوري و دراسة ما قد تحويه من ردود أو آراء تساهم في تحقيق واحد أو أكثر من البنود الخمسة الموضحة بعالية. سياسة التقلص في هيكل العمالة هذه السياسة لا يتم تطبيقها أو اللجوء اليها الا بناءا على قرار سيادي صادر من السلطة الادارية العليا ممثله في رئيس مجلس ادارة المنظمة. الاطار العام للسياسة: من المسلمات التي تشكل فكر التوجه لدى الادارة العليا للشركة أنها تسعى دائما نحو تأصيل و تزكية فكر الانتماء و التطوير لجميع العاملين في الشركة من جهة ، و من الجهة الأخرى التوسع المخطط لأوجة المجالات و حجم الأعمال في الأنشطة الاقتصادية التي تعمل من خلالها أنشطة الشركة ككل مما يتهيئ معه تحقيق عناصر الاستقرار لبيئات العمل الوظيفي. الا أنه قد يحدث أحيانا ظروف غير مواتية بعضها ناتج عن عوامل خارجية لا يمكن التحكم فيها أو في تداعياتها متمثله في التغيرات التي قد تحدث في سوق العمل ، التقدم التكنولوجي ، أو عوامل داخليه قد تفرضها تغيرات تنظيميه لا يمكن اغفالها تستدعي الأخذ بها تحقيقا للصالح العام قد تؤدي الى حتمية اللجوء لقرارات منها قرار تقليص الحجم الحالي لعدد العمالة. أن الغرض الأساسي لهذه السياسة هو التقليل الى أدنى حد ممكن من الآثار السلبيه التي سوف تقع على من سوف يتم انهاء العلاقة التعاقدية معه كنتيجة مباشرة لهذه السياسة. 1. نطاق التطبيق: يتحدد نطاق تطبيق هذه السياسة من حيث سريانها على التعريف التالي: الموظف الذي يخضع لهذه السياسة هو الموظف الذي يكون انهاء العلاقة التعاقدية الحالية معه نتيجة لواحد أو أكثر من الأسباب التالية:· انتهاء الغرض الذي من أجله تم تعيين الموظف للعمل بالشركة أو بادارة أو قسم معين لأداء مهام عمل محددة بحيث ينتفي الغرض من الوظيفة بأنتهاء الغرض الذي أنشئت من أجله. · تعرض بعض أوجة الأنشطة الرئيسية لمجالات عمل الشركة أو أحدى الادارات التابعة لها لظروف اقتصادية معاكسة ينتج عنها أو متوقع أن ينتج عنها بالضرورة انتفاء الحاجة الى وجود العدد الحالي من العمالة و بالتالي حتمية اتخاذ قرار بالاستغناء عن جزء من العمالة كاجراء وقائي يتم فيه تغليب المصلحة الجماعية على المصلحة الفردية. 2. الكيفية التي يتم بها تحديد الأفراد المستغنى عنهم: حينما يكون قرار التقليص قرارا يمثل منعطفا استراتيجيا لا مفر من اللجوء اليه ، فأن تحديد الكيفية التي يتم بناءا عليها اختيار هؤلاء الأفراد لابد و أن تشتمل على دراسة العناصر و المؤثرات التالية و التي بدورها لا تمثل قائمة كاملة لتلك العناصر و انما هي فقط على سبيل الاسترشاد لمساعدة متخذي قرار الاختيار على تحديد ( من ) سوف يتم الاستغناء عنه وظيفيا. هذه العناصر و المؤثرات تشمل دراسة و مقارنة ما يلي: · القدرات المهنية و المهارات الوظيفية و السلوكيات الشخصية المطلوبه و التي تحتاجها أو سوف تحتاجها الادارة أو الشركة مستقبلا فيمن سوف توكل اليه مهام و مسئوليات العمل الوظيفي.· المؤهلات الدراسية و سنوات الخبرة التراكمية.· الانضباط السلوكي و الالتزام بالنظم و اللوائح و السياسات المنظمة لأطر العمل الداخلي.· المدة الزمنية للخدمة مع الشركة ( و عادة ما يتم اللجوء الى هذا العنصر اذا ما تساوت جميع العناصر و الؤثرات السابقة و بحيث تكون مدة الخدمة هي بمثابه العنصر الحاكم الذي يرجح القرار من عدمة ). 3. الكيفية التي تقوم بها الشركة بمساعدة الأفراد المستغنى عنهم: يتخذ أسلوب المساعدة هنا أحد البديلين التاليين ، البديل الأول البحث و التشاور مع باقي الادارات داخل الشركة ( التي كان يعمل بها الموظف المستغنى عنه ) عن فرصة عمل بديلة تتناسب مع الخبرات و المهارات التي يمتلكها هذا الشخص ، فاذا لم تكن هنالك فرصه للنقل الداخلي يتم اللجوء الى البديل الثاني. أما البديل الثاني هو منح هذا الشخص فرصة التغيب لمدد زمنية لا تتجاوز ساعة في اليوم أو يوما كاملا في الأسبوع بغرض البحث عن وظيفة أخرى للعمل لدى الغير و دون أن يصاحب ذلك التغيب أي ضرر مادي يقع عليه ( ممثل في صورة استقطاعات ) كنتيجه لبحثة هذا أثناء ساعات العمل الاعتيادية.4. اعادة التوظف لمن سبق الاستغناء عنهم: يشترط لنطبيق مبدأ اعادة توظيف أولئك الذين سبق للشركة أن أستغنت عن خدماتهم الوظيفية أن يتوافر فيهم الشروط التالية و التي يمكن ايضاحها فيما يلي:· أن يكون الاستغناء قد تم لواحد أو أكثر من الأسباب الموضحة تحت بند " نطاق التطبيق ".· ألا يكون الاستغناء قد تم كنتيجة لسلوكيات غير سوية من جانب الموظف سواء في حق زملاؤة أو رؤسائة في العمل.· أن يكون طلب اعادة التوظف طلبا له من المبررات ما يؤهله للقبول مع الأخذ بعين الاعتبار أن مصلحة العمل تأتي على رأس أولويات و مبررات اعتماد طلب اعادة التوظف.· يكون اعتماد طلب اعادة التوظف بالسلطة المنفردة لمدير عام الشركة. سياسة المظهر العام و الصورة الذهنية تمثل هذه السياسة ركنا مكملا لما تعتمده المنظمة من فكر و مناهج عمل تقوم على أساس الارتقاء الذي يتسع مفهومه ليشمل منظومة العمل و معايير الأداء فضلا عن سلوكيات التعامل في بيئة العمل بالشكل الذي يحافظ على الصورة الذهنية في أعلى معدلاتها .. الاطار العام للسياسة: تهتم هذه السياسة بعدة جوانب ينصب معظمها على توفير بيئة محفزة لأداء مهام العمل من خلال سلوكيات تتفق و فكر الريادة و التميز الذي تعتنقه الشركة. المظهر العام: يتسع مفهوم المظهر العام ليشمل ما يلي: 1. الشركة ككل 2. مكان العمل الذي يمارس فيه الموظف مهام و مسئوليات عمله اليومي: فمن ضمن العناصر المحفزة للعمل أن يكون مكان العمل مرتبا و نظيفا و لا توجد أوراق مبعثرة على أسطح المكاتب و هكذا.3. المظهر العام للموظف ذاته: فمن حيث الملبس فقد يتطلب الأمر التزام الموظف بارتداء ملابس رسميه و خصوصا في حالات حضوره لاجتماعات داخل أو خارج الشركة أو لو كان يشغل مسمى وظيفي مرتبط بشكل مباشر بالتعامل مع عملاء من خارج الشركة و هكذا. و بوجه عام فان القاعدة الرئيسية هنا أن الالتزام بارتداء الملابس الرسمية يكون خلال كل أيام الأسبوع فيما عدا أيام الخميس فيجوز الحضور بالملابس غير الرسمية ( الكاجوال ) ما لم تتطلب طبيعة العمل خلاف ذلك. 4. الأنماط السلوكية التي ينتهجها الموظف في تعاملاته سواء مع الغير ( زملاء – رؤساء – مرؤسين ) أو مع عملاء أو زوار للشركة ، هذه السلوكيات - في مجملها - ترتبط بشكل وثيق بقيم الاحترام – سواء للذات أو للآخرين - و المساواة و الولاء و الانتماء و السعي نحو اعلاء مكانة الشركة.

سياسة منع التدخين
تنتهج الادارة العليا سياسة تقضي بمنع التدخين و التقليل الى أدنى حد ممكن من الآثار السلبية و الأضرار الناتجة عن التدخين. الاطار العام: يكون حظر التدخين في الأماكن التالية: 1. المكاتب المشتركة و التي يوجد بها أفرادا غير مدخنين.2. الأماكن المغلقة و بما يشمل الأماكن المخصصة لعقد الاجتماعات.3. أثناء صعود السلالم أو الهبوط و كذلك داخل المصاعد.4. فاعات التدريب5. المكاتب المجهزة بأي أجهزة أو معدات بها خاصية انذار الدخان أو الحرائق. أما الأماكن التي قد يسمح بالتدخين فيها هي كما يلي: 1. المكاتب الخاصة 2. المكاتب التي يشغلها أفرادا جمعيهم من المدخنين .3. البوفيهات

سياسة المساعدة في استكمال التعليم تهدف هذه السياسة الى تشجيع الموظف الذي يرغب في استكمال تعليمه الدراسي للحصول على مؤهل أعلى من مؤهلة الدراسي الحاصل عليه وقت التحاقة للعمل في خدمة الشركة بهدف تحسين أداؤه الوظيفي فضلا عن سعيه نحو الاستزادة من العلوم و المعرفة على وجه العموم. أهلية الاستفادة: يجوز لأي موظف من موظفي الشركة يكون قد مضى على تعيينه عام ميلادي كامل أن يستفيد من هذه السياسة للالتحاق بالدراسات التعليمية التالية: 1. نظام التعليم الجامعي المفتوح للحصول على درجة البكالوريوس أو الليسانس. معايير الموافقة على تمتع الموظف بهذه السياسة: 1. أن تتفق طبيعة الدراسة مع واحد أو أكثر من المعايير التالية: المسمى الوظيفي الحالي و مجال التخصص المهني للموظف و فرص الترقي المستقبلي له داخل الشركة .2. أن تكون مواعيد الدراسة ( المحاضرات ) في غير أوقات العمل الرسمية ( الدراسة بنظام التعليم المفتوح تكون في أيام الجمع من كل أسبوع ) 3. أن يكون من المشهود لهم بالكفاءة الوظيفية و السلوكيات السوية.4. أن يقوم باستيفاء نموذج اقرار يتعهد بموجبه بالبقاء في خدمة الشركة لمدة زمنية لاحقة لتاريخ حصوله على الدرجة العلمية . الاجراءات: الاجراءات التالية - هي في مجملها - تشكل اطارا عاما يمتاز بالمرونة في التطبيق بالشكل الذي يوفر قدرا ملموسا من المرونه بما يتلائم مع النظم و القواعد الداخلية الخاصة بالشركة و في ذات الوقت تضع ملامح رئيسية لا يجوز نقضها أو الخروج عنها باعتبارها ضمن الاطار الهيكلي للسياسات و المزايا الممنوحة . كما تقضي القواعد الهيكلية المنظمة لهذه المنحة ألا يزيد العدد المتمتع بمثل هذه الميزة عن عدد يترواح من (موظف واحد) كحد أدنى الى ثلاثة موظفين كحد أقصىمن اجمالي عدد العاملين الذين ينطبق عليهم قواعد الاستفادة من هذه الميزة. التسلسل المرحلي للاجراءات المستندية اللازمة: 1. يقوم الموظف الذي يرغب في الاستفادة من هذه السياسة بتقديم طلب موجه الى مدير الادارة التابع لها وظيفيا لابداء رغبته في الالتحاق بالدراسة المطلوبه و على أن يوضح في هذا الطلب بيانات عن نوع و طبيعة الدراسة و اسم الكلية و الجامعه و مدة الدراسة و مصاريف التسجيل أو الالتحاق و مواعيد حضور المحاضرات و ما الى ذلك من معلومات أساسية.2. يقوم مدير الادارة المعني بتقرير أحقية أو عدم أحقية الموظف في التمتع بهذه الميزة بناءا على معايير منها: مدى الارتباط فيما بين نوع و طبيعة الدراسة و المسمى الوظيفي الحالي للموظف ، الفوائد سواء المباشرة أو غير المباشرة التي سوف تعود على معدلات الكفاءة و الفاعلية في الأداء الوظيفي للموظف ، مدى حاجة العمل ( و ليس مجرد ابداء الموظف للرغبة ) الى مثل هذا النوع من الدراسات المتخصصة و ما الىذلك من معايير قد يتطلبها الأمر في حينه.3. يجوز لمدير الادارة / الرئيس المباشر الاستعانة بشئون الأفراد لامدادة ببيانات عن الموظف سواء من حيث الدورات التدريبية السابق له الالتحاق بها ، أو مدة عمله بالشركة أو الدرجة المالية / الوظيفية للموظف أو المؤهل الدراسي الأصلي للموظف عند بدء تعيينه بالشركة أو الجزاءات السابق توقيعها على الموظف و المرتبطة بأي شكل من أشكال سوء السلوك أيضا امدادة بملخص تقييم الأداء السنوي للموظف عن الأعوام السابقة و ما الى ذلك من بيانات قد يتطلب الأمر توفيرها لمدير الادارة لدعم ما يتخذه من قرارات. تكون الموافقة على طلب التمتع بهذه الميزة وفقا لما يقرره مدير عام الشركة. الاجراءات المالية: تقوم هذه السياسة على أساس مبدأ المشاركة الجزئية و مساعدة الموظف في تحمل الأعباء المالية الناتجة عن المصاريف الدراسية كحافز تشجيعي له لرفع مستواه العلمي و الدراسي.و حيث أن أحد أهم عوامل النجاح و التفوق هي العوامل الشخصية المرتبطة بالرغبة الحقيقية و الدوافع الذاتية للموظف في العلم و التعلم و بحيث يأتى بعدها في المرحلة التاليه تكلفة العامل المادي ، فقد تم وضع الاطار العام للاجراءات المالية كما يلي:1. نسبة المشاركة المالية الجزئية التي تساهم بها الشركة هي نسبة خمسة و عشرون في المائة (25%) من قيمة المصاريف الدراسية الفعلية يتم رفعها الى نسبة خمسون في المائة (50%) عند نجاح الموظف في الاختبارات التي يتم عقدها في نهاية العام الجامعي.2. المصاريف الماليه المرتبطة بشراء الكتب أو المراجع الدراسية أو المرتبطة باختبارات تحديد المستوى المؤهل للقبول بالدراسة أو ما شابه ذلك من مصاريف يتم تحملها بالكامل بواسطة الموظف ذاته و لا تشملها هذه السياسة.3. لا تشمل هذه السياسة الدراسة بالجامعات أو المعاهد العليا المنشأة وفقا لاتفاقيات خاصة. القواعد المنظمة لاجراءات ما قبل قبولالاستقالة أو انهاء الخدمة تحتوي هذه السياسة على مجموعة من القواعد و الاجراءات ذات الصفة و الطبيعة الالزامية التي تشكل في مجموعها اطارا لنظم تحقق و متابعة رقابية بهدف التأكد من جوانب قد يحدث اغفال بعضا منها لأسباب قد تتعلق بواحد أو أكثر مما يلي: 1. السهو أو النسيان أو الخطأ.2. الاهمال الغير متعمد3. عدم المعرفة بالقواعد الواجبة الاتباع.4. عدم وجود التنسيق الوظيفي السليم بين الادارات المشتركة.5. عنصر الفجائية في تقديم الموظف لاستقالته أو الرغبة في الاسراع في انهاء العلاقة التعاقدية مع الموظف.6. أسباب أخرى. مما لا شك فيه أن أي موظف حالي يعمل في خدمة الشركة يكون لديه حدود و سلطات وظيفية ( صغرت أم كبرت ) تتيح له الاطلاع على مستندات و أوراق تكون في حوزته و يستخدم أصول بعضها ثابت و بعضها منقول فضلا عن ما يتاح له استخدامة من أجهزة الكومبيوتر و وسائل التقنية المكتبية الحديثة التي توفرها له الشركة لتسهيل أداؤة اليومي لمهام و مسئوليات العمل. جميع هذه الأدوات و غيرها هي ملك خاص للشركة فلا يجوز تداولها في غير الأغراض التي تحقق أي مصالح سوى مصلحة الشركة ، و من أجل هذا الهدف تحديدا أكتسبت هذه القواعد و الاجراءات الصفة الالزامية لها. أولا: الادارات المعنية بالتطبيق: القاعدة الرئيسية أن جميع الادارات الموجودة داخل الشركة الواحدة هي ادارات معنية بتطبيق هذه الاجراءات الا أنه هنالك ادارات بعينها يزداد لديها الشق الخاص بمتابعة و تولي تطبيق هذه الاجراءات و هي تحديدا الادارات التالية:1. شئون الأفراد و الشئون الادارية2. الادارة المالية3. الادارة النوعية التي كان يعمل بها الموظف المستقيل و /