نصائح هامة للنحاج في إعداد الاجتماعات

محمد أحمد إسماعيل · 05-06-2008, 11:47 AM

الإجتماعات و ضرورة التخطيط لها ؟
مقدمة
أن عقد الإجتماعات المختلفة في أي مؤسسة ضروري ولا بد منه لأسباب معروفة منها : مساعد تهاعلى تبادل الخبرات والتجارب بين العاملين ، تقديم معلومات جديدة واضحة موثقة من مصادر أمينة للمسئولين وبصورة خاصة للعاملين عموماً من خلال الاجتماعات ، إعطاء الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك إضافة الى وتكريس الاجتماعات لروح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة .
و الاجتماعات غالبا تستهلك جزء كبير من أهم موارد المؤسسة اي : الوقت الكثير والمال الوفير . إذاً يجب إستثمار الإجتماعات بأكبر قدر ممكن من الفاعلية ولا طريق الى تفعيل ونجاح الإجتماعات إلا بتعزيز التخطيط لها والعمل الدؤوب لجعل ذلك التخطيط ناجحا قدر الإمكان فالتخطيط الفاشل للإجتماع يعني التخطيط لفشل الإجتماع وبالتالي إستنزاف أهم موارد المؤسسة دون التمكن من حصد غايات الإجتماع في سقف مقبول واقعي مقنع مشجع للمشاركين في الإجتماع من جهة وللمخططين له من جهة ثانية وبذلك تبدأ الإجتماعات تفقد بريقها وجذبيتها للحضور اوالمشاركة المجدية فيها .
مرحلة قبل عقد الإجتماع :
1- قبل التفكير في عقد أي إجتماع يجب الإجابة على هذ السؤال :
- هل هناك ضرورة ملحة لعقد الإجتماع أم ان الإجتماع يعقد كنمط معتاد عليه دون الحاجة القصوى إلى عقده في التوقيت الحالي؟
المثال على ذلك أن مجالس الإدارة في معظم الشركات في بلداننا ما زالت تعقد إجتماعات دورية دون تحديد أهداف واضحة لها وكعادة فقط.
2- يجب تحديد أهداف الإجتماع بشكل واضح و دقيق حيث يمكن قياس الأهداف مع النتائج في نهاية الإجتماع.
فللمثال الهدف من عقد إجتماع مجلس الإدارة لشركة ما قد يكون البحث عن إمكانية زيادة الإنتاج .
3- يجب أن يكون الهدف الأساسي من وراء عقد أي إجتماع يصنف ضمن قائمة الأسباب التالية:
أ- نقل المعلومات أو النصيحة و توصيلهما.
ب- بحث الشكاوى أو الفصل في المنازعات.
ج- إصدار التعليمات المتعلقة بموضوع ما.
د- إصدار القرارات أو مباشرتها.
ه- إستحداث أفكار مبتكرة.
و- تقديم أطروحات للمناقشة عادة ما تتعلق بالحلول النهائية.
4- يجب توضيح الغرض الأساسي من الإجتماع لكل الأطراف المعنية بالإجتماع أي رئيس الإجتماع و المشاركين.
5- بعد تحديد الهدف يجب وضع الآلية المناسبة للوصول إليه و لذلك يجب إعداد جدول أعمال للإجتماع وإدراج الموضوعات التي سيناقشها الإجتماع.
6- يجب تحديد الفترة الزمنية التي يستغرقة الإجتماع حيث يتناسب مع حجم و عدد الموضوعات المطروحة على جدول الأعمال.
7- إن كانت هناك إجتماعات يجب أن تعقد بانتظام فلابد أن يتم تحديد الفترة الزمنية المفيدة التي تفصل بين كل إجتماع و الإجتماع الذي يليه.
فمثلاً بالنسبة لجلسات مجلس الإدارة التي يجب أن تعقد بشكل دوري ربما يكون الأسبوع نوعاً من إستهلاك للوقت و الطاقات و فترة الشهرين قد تكون طويلة بالنسبة للمستجدات التي يمكن أن تحصل.
8- يجب أن يكون هناك تركيزاً دائماً على خفض المعدلات الزمنية للإجتماعات و ذلك عبر إزالة الثغرات الموجودة في مجال التنفيذ فللمثال؛ هناك وقت طويل في بداية الإجتماعات يهدر لتحضير مقدمات الإجتماع و إطلاع الأفراد على جدول الأعمال.
9- من الضروري إطلاع المشاركين في الإجتماع على جدول الأعمال لكي يكون لديهم فكرة عن الموضوعات المطروحة للنقاش.
10- يجب تحديد من هم الذين يجب أن يحضروا الإجتماع و ذلك حسب الهدف المحدد للإجتماع و جدول أعمال الإجتماع.
11- يجب تحديد نوع الإجتماع.هل هو إجتماع رسمي؟ أم إجتماع غير رسمي؟ و طبعاً ما يحدد ذلك هو هدف الإجتماع و جدول الأعمال و طبيعة المشاركين في الإجتماع.
12- عندما لم تكون المشكلة أو الموضوع المطروح للنقاش بالغ الأهمية الحادة فيجب فمن الأفضل إستخدام الإجتماعات الغير الرسمية لأنها توفر الوقت ذلك فضلاً عن قلة ععد المشاركين و الأجواء الأكثر إنفتاح لطرح المشاكل و الحلول.
13- يجب معرفة الذين قد يحاولون السطو على الإجتماع و تحديدهم و محاولة إستبعادهم و إبطال حجمهم مقدماً.
14- يجب البحث عن الذين يشاركون في الإجتماع بطريقة بناءة و تشجيعهم و دعم مواقفهم بصفتك رئيساً للإجتماع.