ادارة الاجتماعات

م. أحمد · 04-07-2008, 08:27 AM

الاجتماعات ، أهميتها للعمل:
الاجتماع هو عبارة عن مرحله عمليه أو خطوه من خطوات العمل(المشروع) وربما يكون أولى الخطوات أو حلقه من سلسلة حلقات العمل المجتمعي أو الإداري .
وهو عبارة عن محطة من محطات العمل وأهميته تكمن في اتخاذ القرارات اللازمة لتطوير العمل وتحقيق الأهداف .
أنواع وأشكال الاجتماعات:
اجتماعات دوريه مثل اجتماع هيئه أداريه ،مجلس الاداره
اجتماعات متخصصة مثل اجتماع ثقافي ، علمي،
اجتماعات مفتوحة مثل الاجتماع الموسع ، الاجتماع الجماهيري
اجتماعات فعاله وتحقق الهدف
اجتماعات غير فعاله(بلا نتائج)

تخطيط و إدارة الاجتماعات :

يجب أن تكون الاجتماعات محطات عمليه ومنتجه وليست تعبئه لوقت الفراغ ولذلك عليك عمل ما يلي :
- أحسن التنظيم
- اجعل الاجتماعات شيقة و بناءة
- نظم اجتماعات دورية
- يجب تجنب الاجتماعات غير الضرورية
- اختصار مدة الاجتماعات قدر الامكان و حصرها بمواضيع المناقشة .
- إعداد جدول أعمال كل اجتماع لعدم إضاعة الوقت
- الحصول على تقرير من العضو المسئول للتأكد من أن كل شيء يسير وفق الخطة المعتمدة .
- تنفيذ القرارات وتطبيق الخطط

كيف يكون الاجتماع ناجح وفعال :

للوصول إلى اجتماع ناجح وفعال ويحقق الأهداف لا بد من المرور بالخطوات والمرحل ألتاليه :
1. مرحلة التخطيط الجيد للاجتماع:
للتخطيط للاجتماع يجب معرفة الإجابات عن الاسئله التالية ومنها :
ما هو الهدف من الاجتماع ؟ لماذا الاجتماع ؟؟
الحضور من هم ؟ جنسهم ، أعمارهم ، مستواهم الثقافي ؟
أين مكان الاجتماع ؟ متى سيعقد الاجتماع؟ أي ما هو الزمان (التاريخ والساعة)؟
ما هو موضوع الاجتماع ؟ أي ما هو جدول الأعمال ؟
ماذا يلزم لإنجاح الاجتماع ؟؟ التجهيزات اللازمة للاجتماع.

2. مرحلة الدعوة والإعلان عن الاجتماع:
من أهم الخطوات اللازمة لإنجاح أي اجتماع هي عملية الدعوة أو الإعلان عن الاجتماع .. وسيلة الإعلان عن الاجتماع دعوه عامه بواسطة وسائل الإعلام أم دعوه فرديه وهنا ضرورة التأكد من وصول الدعوة إلى الأشخاص الذين يهمنا حضورهم وضرورة أن توضح الدعوة الموعد(تاريخ/يوم/شهر/ساعة ) والمكان وعنوان الاجتماع وأهداف الاجتماع .

3. مرحلة عقد الاجتماع :
من أهم المراحل التي يعتمد عليها نجاح الاجتماع وفيها يتم تبادل وجهات النظر بين الحضور ونقاش الاقتراحات والخطط والخروج بالقرارات اللازمة لتطوير العمل ويفضل في هذه ألمرحله :

- تحديد مدة الاجتماع من ساعة ونصف إلى ساعتين
- جدول أعمال واضح ومحدد بزمن
- اعتماد تقارير مكتوبة من الأعضاء عن المهمات ألسابقه
- ويمكن اعتماد النموذج التالي للاجتماع :-------
البداية (15 دقيقه ) ويتم عمل ما يلي :
· تسجيل الحضور والتأكد من النصاب القانوني للاجتماع
· الترحيب بالحضور والتعارف إذا كان الاجتماع الأول للهيئة
· إقرار جدول الأعمال لهذه الجلسة
· قوانين لإدارة الجلسة من حيث الوقت والنقاش
· مراجعة القرارات والتكليفات من الجلسة ألسابقه
· استلام تقارير اللجان (لجان الانشطه أو المالية ....)
جدول الأعمال ( ساعة إلى ساعة ونصف )
· مناقشة بنود جدول الأعمال والقضايا المطروحة
· الالتزام بجدول الأعمال من حيث الترتيب والمدة ألزمنيه
· ترتيب النقاش بين الحضور
· اتخاذ القرارات لكل موضوع
· توزيع المهمات لتنفيذ القرارات (التكليفات )
اختتام الاجتماع( 15 دقيقه)
· الإعلان عن اختتام الاجتماع بشكر الحضور
· تلخيص النتائج عن الاجتماع
· قراءة المحضر والتوقيع عليه
· الاتفاق على موعد الاجتماع القادم (تاريخ،يوم ،ساعة ،مكان)

4. مرحلة توثيق الاجتماع
يتم توثيق الاجتماع على دفتر أمانة السر (محضر الاجتماعات) ويتولى هذه المهمة أمين السر أو السكرتير المكلف ويجب أن يحتوي المحضر على ما يلي :
o رقم الاجتماع المتسلسل
o مكان الاجتماع وتاريخ الاجتماع (يوم وتاريخ وساعة )
o اسماء الحضور
o اسماء الغياب وسبب الغياب (بعذر أو بدون عذر )
o أهم النقاشات حول المواضيع المطروحة
o القرارات ألصادره ومن مع/ضد/ممتنع
o المهمات لكل عضو (التكليفات) مع تحديد العضو والمدة
o موعد ومكان الاجتماع القادم والمواضيع التي سيتم بحثها
o توقيع رئيس الجلسة وأمين السر وممكن الحضور كذلك

صفات قائد الاجتماع(الميسر)
1. الصبر
2. الصراحة
3. يقدر الآخرين ويحترمهم
4. الثقة بالآخرين وبقدراتهم
5. يهتم بتطوير نفسه وأعضاء ألمجموعه
6. الرغبة والدافعيه للعمل
7. الذكاء وسرعة البديهة

المهارات اللازمة لقائد الاجتماع(الميسر)
الشخص الذي يقود الاجتماعات يجب أن يمتلك مهارات من اجل الوصول إلى اجتماع فعال ومنها :
مهارة إدارة اللقاءآت ،الاتصال،حل النزاعات، مهارة الحضور،ألقياده،ألمشاركه في اتخاذ القرارات،عمل الفريق ،مهارات استخدام التكنولوجا

واجبات رئيس الهيئة /قائد الاجتماع خلال الاجتماع :
- إشعار الأعضاء مقدما بجدول أعمال كل اجتماع ، و الاتصال بالذين سيقدمون تقريرا إلى اللجنة أثناء الاجتماع .
- الالتزام بالمواضيع المطروحة . و أن عرض عليك بنداً إضافياً تبين إذا كان ملحا . فإما أن تؤخره إلى نهاية الاجتماع ، و إما أن تؤجله حتى اللقاء التالي .
- إعطاء كل عضو فرصة لإبداء رأيه ، شرط أن ألا يخرج عن الموضوع ، و عدم السماح لأكثر من شخص واحد بالتكلم في آن معا .
- التذكير في الوقت ومقاطعة أي متحدث يحتكر الكلام .
- ذكر أسماء الذين سوف يتكلمون و المسائل التي سيتطرقون إليها .
- قبل اختتام الاجتماع ، استعراض المواضيع التي تــــم مناقشتها و القرارات التي اعتمدت بشأنها ، و التأكد من أن الأعضاء فهموا الإجراءات المتخذة و من هو المسئول عن تنفيذها .
- اسأل نفسك ماذا تود تحقيقه ؟
- تأكد أن لكل اجتماع هدف ويجب أن يخرج بجديد لخدمة العمل
- اختر هــــدفا يمكن تحقيقه و يكــــون قريبا من الهـــدف الكبير، أهداف الاجتماعات الفعالة يجب أن تكون سهله التقدير/يمكن تحقيقها/تثير الحماس/يمكن أن يشارك فيها الآخرين.