مـقـــدمــة
نشأ الاهتمام بالوصف الوظيفي كأحد أهـم ركائــــــز الإدارة العلمية الحديثة استناداً إلى الدراسات التحليلية والتنظيميــــة لمختلف الوظائف.
في السابق، لم يكن هناك علاقة بين مهـام الموظفين وتسميات المراكز التي يشغلونها.
أما التصنيـــــف وفقاً للمقاربات الإدارية الجديدة فهو قائم كليًّا على أســـــاس الوظيفة.
ويتحدد مستوى الوظيفة في التراتبية الإدارية وفقاً للمهام والخدمات المقدَّمة، إضافة إلى الكفاءات المطلوبــــــة بصرف النظر عن شاغل الوظيفة.
مفهوم الوصف الوظيفي
الوصف الوظيفي هو وثيقة تعدها الشركات لكل وظيفة علـى هيكل الشركة التنظيمي ، بحيث تتضـــح فــــــي الوصف الوظيفي مجموعة عناصر هامة مثل: المسمـــــــــى الوظيفي، مكان العمل، المسؤل المباشر، رقم الوظيفـــــــــة، تاريخ استحداث الشاغر، الإدارة التي يقع بها الشــــاغـــــــر الوظيفي، وأخيرا والاهم واجبات الوظيفة التي يناقشهـــــــــا الوصف الوظيفي المعني، والأهلية أو المؤهلات التي يجـــب أن يتمتع بها صاحب الوظيفة والمؤهلات العلمية والتدريبية تدريب المطلوبة من صاحب الوظيفة.
وتختلف المؤسسات من مؤسسة إلى أخرى في طريقة إعداد الوصف الوظيفي، ولكنها جميعا تجتمع علــــى أن تــــكـــون العناصر المذكورة أعلاه، أو معظمها، متوفرة في الوصــــف الذي يتم إعداده لكل وظيفة في الشركة.
وفي العادة، يكون الوصف الوظيفي جاهزا قبل الإعلان عــن الوظيفة، وتتم مقابلة طالبي الوظائــف علـــى أســــاس مــن مكونات الوصف الوظيفي المـوجــود لـــدى إدارة الــمـــوارد البشرية، وتكون هذه الوصوفــات جزءا من دليل الشـــركـــة ISO الإجرائي (procedural guide) الـــذي يشـــتمــــل أنظمة العمل وسياسات الشركة.
ولا تتشابه الوصوفات الوظيفية لنفس الوظيفة عـنـــد كـــــل الشركات، حيث أن كل شركة لها أنشطتها الخاصة، ولهــــــا طبيعتها الخاصة، ولها توزيع الواجبات الخاص بها، لــــذلك ليس من السهل تطبيق نفس الوصف الوظيفي لوظيفة مــدير شؤون العاملين على كافة مدراء شؤون العاملين في كـــــــل الشركات ، وان كانت هناك مهما وواجبات مشتركـــــة بيـــن كافة مدراء شؤون العاملين في كافة شركـــات الأعمــــــــال.
تعريف الوصف الوظيفي
• يشير الوصف الوظيفي إلى وصف مكــتــوب للعــمــــــل الــــــــذي يؤديه الموظف، بداية من عناصر بيانات العمل الأساسيــــــة التي تحدِّد العمل. ويتكون بوجه عــــام مـــن معلومات أساسيــــة عن العمل وتتضمن مسمَّـــى العـمـــل الوظيفي وفقرة ملخَّصـــــة قصيرة عن الأهداف الأساسية التي يجب علــى المـــوظــــف تحقيقها، وعبارات تفصيلية عن الواجبات والمسؤوليــات، مـــع وصــف كـــل واجـــب ومسؤولية في فقرة منفصلة.
ويبين الوصف أيضا علاقــــــات الوظــيـفـة، والمــعــرفــة
والمهـارات اللازم توفرها بالقـائم بأعـمـــال الـوظـيـــفـــة.
• ويعرف بأنه دليل وصف الوظائف وهو عبارة عن كتــــاب يتضمن الوصف الكامل لكافة الوظائـــف المعتــمــدة فــــي التنظيم سواء كان الوظيفي مهم جدا لكل وظيفة وهو الذي تبنى عليه التقييمات والعلاوات بناء على ما تم إنجازه في خلال فترات معينة.
• كما يعرف الوصف الوظيفي هو بيان شامـــــل للواجبـــات والحسابات والمسؤوليات الخاصة بالمنصب.
• والوصف الوظيفي هو عبارة عن كتابة وصف كامـــــــل للمهمات والواجبات التي يقوم بها شاغل الوظيفة وكذلك المؤهلات العلمية والعملية المطلـــوبــة والصــلاحيــــات المخولة وكذلك لمن يرفع تقاريره.
أهمية الوصف الوظيفي
• تقيم الوظيفة : يعتبر الوصف الوظيفي الأساسَ المتين الوحيد لتحديد القيمة النسبية للوظائف داخل المؤسسة.
• يستخدم أيضاً في تحديد المرتبات والأجور.
• التوظيف : كما أن الوصف الوظيفي يعتبر ضروريا في عمليتي تعيين واختيار الموظفين حيث أنه يساعد في الإعلان عن العمل وقياس قدرات الأفراد لتحقيق متطلبات العمل وفي إطلاعهم كاملاً على متطلبات العمل وفي تحديد دافعيتهم نحو تنفيذ الأعمال.
• تقييم الأداء : وأيضاً يعتبر الوصف الوظيفي أداة مفيدة للمدير عند تقييمه لأداء موظف في موقع العمل، حيث أنه يذكر كلا من المدير والموظف بجميع الأمور التي يجب أخدها في الاعتبار ومناقشتها أثناء تقييم أداء الموظف.
• التدريب : كما يمكن أن يكون أيضاً الأساسَ في تخطيط التدريب، من خلال ردم الفجوة ما بين المؤهلات الحالية، وما بين المهارات والخبرات المطلوبة لهذا المنصب الوظيفي.
• تطوير الإدارة : كما يمكن أيضاً أن يوفِر وصف الوظائف العليا لخطط أكبر لتطوير الهيكل التنظيمي للمنظمة.
أهداف الوصف الوظيفي
1. يزيد من يسر صياغة الإعلانات والمواصفات الخاصـــة بالوظائف علي وكالات التوظيف.
2. ييسر علي المرشحين عمليــــة فهــــم المسؤوليـــــات الأساسية للمنصب فهما واضحا مما يمنحهم الفرصة لتحديد ملائمة الوظيفة لهم ويوفـــر علي المؤســســـة
الوقت والموارد.
3. يمهد الطريق للاتفاق بين المراقب وصاحب المنصــب بشأن نتائج الأداء الوظيفي المتوقعة والتي بالتــــالي تقودنا إلي تقييم وظيفي أفضل.
4. يقلل من كمية تضارب الواجبات والمهام بين المناصب بلا داعي مما يزيد من فاعلية العمل الجماعي , كـــما يساعد علي تخطيط وتنمية الموارد البشرية.
5. يقسم الأهداف العامة للمنظمة إلي أهداف أصغر يتم تحقيقها من خلال الوظائف الفردية, وهذا يوضح الاتجاه ويغرس التعاون بين العاملين إلي جانب فهم وتقدير مدى مساهمة الوظيفة في تحقيق أهداف المؤسسة .
ما يتضمنه الوصف الوظيفي :
يفضل أن يتضمن التوصيف ما يلي :
المواصفات الأساسية للوظيفة:
1-اســــــــــم الـوظيــفــــــــــــة.
2-ملخص عــــن الوظيــفـــــــة.
3-الواجبات الأساسية للوظيفـة.
4-سلطات ومسئوليات الوظيفة.
5-الــــرئــيـــس الـمـبــاشـــــــر.
6-بــــيــئــة الــوظــيـــفــــــــــة.
7-مستــوى أداء الــوظــيــفـــة.
8-الموقع والمستوى التنظيمي للوظيفة.
9-العــلاقــــــة الــوظـيــفـــيـــة.
المواصفات الأساسية لشاغل الوظيفة:
1- مستوى ونوع التعليــــــم.
2- الخبرة مجالاتها ومـدتها.
3- المهارات المـــطـلــــوبــة.
4- السمـــات الشـخــصـــيــة.
5- الصــفــات الاجـتـمـاعـية.
6- الصفات الفسيولــوجــيـة.
مثال للوصف الوظيفي
مدير إدارة الموارد البشرية.
الأهداف: تنظيم شؤون الموارد البشرية وتطبيق سياســـات وإجراءات وأنظمة ولوائح شؤون الموظفين فيما يتعلـــــــق بالوظائف وشاغليها وتوفير الخدمات والتسهيلات لرفـــــــع كفاءتهم.
المهـام: متابعة التوصيف الوظيفي والتأكد مــن انطبـــــــاق بطاقات التوصيف على ما يقوم به شاغل الوظيفة والسعـــي لتعديل هذه البطاقات وتطويرها.
تنفيذ لائحة تنظيم العمل ولائحة الجزاءات والمكافـــــــــآت المعتمدة من وزارة العمل، والسعي للمواءمة مع احتياجــات الأمانة العامة نظم ولوائح وإجراءات شـــؤون المـوظــفـيــن المعتمدة الصادرة عن وزارة العمل .
متطلبات الوظيفة:
• المؤهــل: شهادة جامعية ويفضل تخصص في إدارة الأعمال .
• الخبرات: خبرة (5) سنوات على الأقل في مجال العمل.
• أخــــرى:
• 1- القدرة على قيادة فريق العمل.
• 2- المهارة في الاتصالات.
• 3- استخدام الحاسب الآلي.
• 4- إجادة اللغة الإنجليزية ( تحدث / قراءة / كتابة ).
عيوب الوصف الوظيفي
• يؤدي الوصف الوظيفي في كثير من الأحيان إلي المبالغة أو التقليل من شأن الوظيفة أو عدم الوصف الجيد للوظيفة .
• عدم استخدام الألفاظ والنقاط الجيدة يؤدي إلي وجود تباين واضح واختلاف في الوصف الوظيفي.
• في غياب توصيفات الوظائف لبعض الوظائف والقطاعات داخل المنظومة ككل مما يؤثر سلبا علي المهام والهرم القيادي والمنطق التسلسلي في الإدارة والإشراف .
ومن خلال كل ما تحدثنا عنه في موضوع الوصف الوظيفي من المهم أن يوجد وصف وظيفي من أصغر موظف حتى المدير العام أو المالك أو حتى مجلس الإدارة لتساعد في فهم إداراتهم وتوجيههم من خلال الوصف الدقيق وتحسين نظم العمل وتحديد معالم كل وظيفة من الوظائف .
التغيرات العالمية وأثارها علي الوصف الوظيفي
تواجه المنظمات في العصر الحديث ضغوطا وتحديات تتمثل في البحث عن الكفاءات مما جعل من الوصف الوظيفي أساسا لاستقطاب هذه الكفاءات والمؤهلات العلمية .
وإن نظام المعلومات سهل علي الشركات والدول استقطاب هذه الكفاءات من خلال الدعاية والإعلان عن الوظائف من خلال شبكة المعلومات الدولية وتحديد الوصف الوظيفي المطلوب للوظائف .
وهذا بدوره أدي إلي هجرة الكثير من العقول فأصبح العالم كالقرية الصغيرة .
وسهل أيضا علي تلك الكفاءات وضع (السيرة الذاتية) في شبكة المعلومات لكي تتمكن هذه المؤسسات للوصول إليهم بكل سهولة.
وعدم الاستقرار الاقتصادي والأزمة الاقتصادية كان لها الدور الأكبر في الاستفادة من الوصف الوظيفي لتحقيق مكاسب اقتصادية في ظل تعاظم المنافسة الدولية .
مع تحياتى ماهر رمانه