طباعة موضوع: نظام 401 :إدارة الأداء الوظيفي

1- الغرض:

يبين هذا النظام السياسة والإجراءات لوضع مستويات الأداء ولتقييم أداء الموظفين وفق أهداف ومهام محددة قابلة للقياس والتحقيق خلال فترة زمنية معقولة .

2- السياسة :
هي عملية إتصالات مستمرة أساسها الشراكة بين المشرفين ومرؤسيهم والتي من خلالها يتم تحديد التوقعات حول أداء المهام المنوطة بالمرؤسين بكل وضوح وكذلك حول مدى مساهمة وظيفة كل موظف في تحقيق أهداف المؤسسة بأقصى فاعلية وبأقل تكلفة من حيث المال والوقت والجهد ، وما يمكن لكل من المشرف والموظف عمله معاً لتحسين الأداء الفردي والتنظيمي إلى جانب كيفية قياس الأداء وتحديد معوقات الأداء والعمل على إزالتها .

3- السياسة :
أ - تحقيق الاستخدام الأمثل البشرية وبأقصى درجة من الفاعلية في عملية تحقيق الأهداف والرؤيا المستقبلية للجهة الحكومية التي يتبع لها الموظف .

ب - إطلاع الموظفين على مسئولياتهم وواجباتهم ومستوى الأداء المتوقع منهم وتمكينهم من تحسين أدائهم الوظيفي بشكل مستمر .

ج - إستخدام تقييم الأداء كأداة إدارية فعالة لإتخاذ القرارات الإدارية المتعلقة بتحديد الإحتياجات التدريبية والتطويرية للموظفين ولأغراض الترقية والتحفيز والنقل وتمكين الموظفين من أداء أعمالهم بتوفير الأجهزة والمعدات وأدوات العمل . هذا إلى جانب إستخدام تقييم الأداء في إتخاذ القرارات الإدارية المتعلقة بتخطيط أفضل لإدارة الموارد البشرية وتحسين فعالية السياسات والأنظمة الإدارية وتبسيط إجراءات العمل وإعادة هيكلة الجهاز الإداري وإعادة تصنيف الوظائف ، وغيرها من القرارات الإدارية المتعلقة بتحسين الأداء الإداري .

3- المسئوليات :
أ - يكون ديوان الخدمة المدنية مسئولاً عن تطوير وإستمرار برنامج إدارة الأداء الوظيفي بشكل فعال وعن تحديدالإجراءات والأساليب التي يجب إتباعها في تقييم أداء موظفي الحكومة إلى جانب تقديم الدعم الفني والمشورة للجهات الحكومية لتنفيذ إجراءات هذا النظام.

ب - تكون الجهات الحكومية مسئولة عن تطبيق برنامج إدارة الأداء الوظيفي بشكل موضوعي وعادل والتأكد من أن المسئولين يقومون بتقييم أداء موظفيهم بصورة منتظمة وتكون مسئولة عن إرسال تقرير دوري إلى ديوان الخدمة المدنية حول نتائج تطبيق البرنامج في الوزارات مدعماً بالإحصائيات والتوصيات لتحسين تطبيق البرنامج لديها .

ج - يكون المشرفون مسئولين عن إستيعاب موظفيهم لواجباتهم ومسئولياتهم الوظيفية ولمهام التنظيم الإداري ورؤياه المستقبلية إلى جانب تقييم أداء موظفيهم مرة واحدة في السنة على الأقل وإعطائهم فرصة المشاركة في تطوير معايير الأداء ومناقشة نتائج التقييم ووضع الخطوات المحددة للإرتقاء بمستوى أدائهم الوظيفي .

د - يكون الموظفون مسئولين عن تأدية واجباتهم الوظيفية بالأسلوب الذي ينعكس إيجاباً عليهم وعلى الخدمة الحكومية وأن يبذلوا قصارى جهدهم في تطوير قدراتهم بإستمرار حسب متطلبات العمل .

4- الإجراءات :
لا يسري تطبيق هذا النظام على الفئات التالية :
الوكلاء والوكلاء المساعدون ومن في حكمهم .
المدراء المعينون بقرار من رئيس الوزراء حيث يتم تقييمهم على أساس ما يبديه الرؤساء بشأنهم من بيانات تعتمد من السلطة المختصة وتودع بملفات خدماتهم .
المستشارون والمعينون براتب مقطوع .
الموظفون المؤقتون المعينون لفترة تقل عن تسعين يوماً .
الموظفون المعينون بدوام جزئي .
شاغلي الوظائف التعليمية بالمدارس والكليات والمعاهد التابعة للمملكة في قطاع الخدمة المدنية .
القضاة .
6- خطوات برنامج إدارة الأداء الوظيفي :
يتعين على تنفيذ الخطوات التالية عند تقييم أداء موظفيهم :

أ - تحديد القدرات الأساسية والمهام الوظيفية الرئيسية والأهداف المحددة والمطلوب من الموظف إنجازها حسب خطة العمل في إطار الأهداف الإستراتيجية للتنظيم الإداري .

ب - تطوير معايير الأداء الوظيفي ومناقشة مستوى الأداء المتوقع للموظف ومتابعة الأداء الوظيفي حسب الأهداف المحددة للإنجاز وفق الخطة السنوية المقررة .
ويجب أن يستند مستوى الأداء على المعايير التالية :
كمية ونوعية العمل المطلوب إنجازه .
الأسلوب المحدد لتأدية الواجبات .
الفترة الزمنية المقررة لإنجاز العمل .
المواظبة والحضور .

ج - تحديد جوانب تطوير الأداء الوظيفي ووضع خطة لهذا التطوير إلى جانب تحديد أوجه الدعم الإيجابي الذي يتعين تقديمه للموظف للإرتقاء بمستوى أدائه في إطار برنامج زمني محدد .
ومن أمثلة الدعم الإيجابي المطلوب : تدريب الموظف ، توفير الأجهزة ومعدات العمل ، تبسيط إجراءات وطرق العمل ، زيادة القوى العاملة ، توفير أجواء مكتبية وبيئة عمل أفضل وتعزيز روح فريق العمل .
ويتطلب من المسئول المباشر للموظف تقدير كلفة الدعم الإيجابي المطلوب والعمل على توفير هذا الدعم حسب الأولويات وفي إطار الإعتمادات المالية المتوفرة .
د - متابعة التقدم في الأداء بعقد جلسات العمل الدورية مع الموظف ليكون على إلمام تام بمسار أدائه وتوقعات مسئوله المباشر .

هـ - إجراء التقييم السنوي للأداء على إستمارة إدارة الأداء حيث يقوم المسئول المباشر للموظف بملء الاستمارة ومناقشة نتائج التقييم معه وما تم بشأن الدعم الإيجابي المقدم. وفي حالة عدم موافقة الموظف على نتائج تقييم أدائه السنوي فإنه يحق له التظلم إلى الرئيس الأعلى صاحب القرار النهائي في هذا الشأن . ويجب أن يستند تقدير الأداء الممتاز وغير المرضي على مبررات كافية ولا يجوز إعتماد التقرير إلإ بعد إستيفاء تلك المبررات .

7- الإجراءات :

تستخدم إستمارة ديوان الخدمة المدنية رقم ( 20 ا) الخاصة بتقييم أداء الموظفين في الدرجات العمومية من الأولى إلىالسادسة ، والإستمارة رقم ( 20 ب ) للوظائف غير الإشرافية من الدرجة العمومية السابعة فأعلى وكذلك للوظائف التخصصية غير الإشرافية ، والإستمارة رقم ( 20 ج ) للوظائف الإشرافية والتنفيذية دون مستوى المدراء وذلك حسب قاعدة البيانات الآلية المعدة لهذا الغرض . ويتعين ملء أجزائها العشرة الرئيسية كما يلي:

الجزء الأول : ويشمل البيانات الخاصة بالإسم ، الرقم الشخصي ، الوظيفة والدرجة، الوزارة ،الإدارة ، تاريخ آخر ترقية ، تاريخ آخر حافز ، ساعات التدرب المنجزة ، المسئول المباشر ، فترة التقييم من وإلى .
الجزء الثاني : ويشمل قياس التقدير العام للأداء والمحدد بخمسة مستويات وهي :
أ- ممتاز : ويمنح عندما يحصل الموظف على نسبة 90% فما فوق .
ب- جيد جداً : ويمنح عندما يحصل الموظف على نسبة 80% إلى 89%.
ج- جيد : ويمنح عندما يحصل الموظف على نسبة 70% إلى 79%.
د- مرضي : ويمنح عندما يحصل الموظف على نسبة 60% إلى 69%.
هـ- غير مرضي : ويمنح عندما يحصل الموظف على نسبة 59% إلى 69% فأقل.

الجزء الثالث : ويشمل القدرات السبع على إستمارة رقم ( 20 أ ) وهي : الإلمام بالعمل ، كمية العمل ، جودة العمل ، المواظبة والحضور ، الاتصالات ، علاقات العمل ، تحمل المسئولية . كما يشمل القدرات السبع على إستمارة رقم ( 20 ب ) وهي : الخبرة الفنية ، المهارات الشخصية ، الإتصالات ، جودة العمل ، خدمة المستفيد ، إدارة البرامج والمشاريع ، التخطيط . وتضاف هذه القدرات السبع إلى ثلاث قدرات أخرى على إستمارة رقم ( 20 ج ) وهي : القيادة ، إتخاذ القرارات ، إدارة الموارد البشرية . وتحتوي جميع القدرات على درجات متساوية وهي 100 درجة لكل قدرة رئيسية مجزءة إلى 5 قدرات فرعية لكل منها 20 درجة .
الجزء الرابع : ويشمل التقدير العام للأداء أو المجموع الكلي .
الجزء الخامس : ويشمل ملاحظات المسئول المباشر.
الجزء السادس : ويشمل الدعم المطلوب للموظف لتحسين مستوى قدراته في الفترة القادمة .
الجزء السابع : ويشمل المهام الرئيسية الموكلة للموظف والأهداف المنجزة مع بيان مستوى الأداء وملاحظات المسئول المباشر والتقدير العام .
الجزء الثامن : ويشمل الدعم المطلوب للموظف لتحسين مستوى أدائه في الفترة القادمة .
الجزء التاسع : ويشمل ملاحظات كل من المسئول المباشر والموظف وتوصيات المسئول الأعلى حول أداء الموظف .
الجزء العاشر : ويشمل توقيع المسئول المباشر للموظف وتاريخ إعداد التقييم ، وإعتماد المسئول الاعلى لاستمارة التقييم بعد المراجعة النهائية ، وأخيراً توقيع الموظف بما يفيد أن التقييم قد نوقش معه .

8-أحكام عامة :

أ - في حالة نقل الموظف داخل الجهة الحكومية التي يتبعها أو من جهة حكومية إلى جهة أخرى تقوم الجهة المنقول منها بإعداد تقرير عن أدائه خلال المدة التي قضاها بها بعد آخر تقييم له ، وترسله إلى الجهة المنقول إليها للإسترشاد به في إعداد تقرير الأداء عنه .