ثالثاً : التوجيـه
Directing
التوجيه هو الوظيفة الإدارية التي تتم أثناء تنفيذ الخطط عملياً حيث يتم توجيه المجموعة نحو أهداف تم تحديدها في مرحلة التخطيط السابقة حتى تسير المنظمة في الاتجاه الصحيح .
ويمثل التوجيه النشاط الرئيسي للقائد الإداري وعمله اليومي ، ولا يتم له ذلك إلا باتخاذ القرارات المناسبة لتحقيق الأهداف .
ويعرّف العلماء التوجيه بأنه (تمكين المستخدمين من حسن أدائهم لأعمالهم) فهو عبارة عن الاتصال بالمرؤوسين وإرشادهم عن كيفية أداء الأعمال بالشرح والوصف وترغيبهم بالعمل وصولاً إلى تحقيق الأهداف ، لذا لا يعتبر التوجيه تنفيذاً للأعمال وإنما توجيه الآخرين في تنفيذهم للأعمال .
وكلما قل التخطيط والتنظيم كلما زادت الحاجة إلى التوجيه والعكس صحيح ، فكلما كان التخطيط والتنظيم أكثر كمالاً كلما كانت المشكلات المتوقعة أقل ، وقلت القرارات الفورية التي يضطر المدير إلى اتخاذها عندما يوجه فريقه من المرؤوسين بنشاط نحو الأهداف المرغوبة .
والحديث عن التوجيه كوظيفة إدارية يقتضي الحديث عن :
1- الاتصـال 2- القيــادة 3- التحفيـز و الدافعية 4- اتخاذ القرارات.
أولاً : الاتصال Communication
ما موقع الاتصال من الوظائف الإدارية المختلفة ؟
الاتصال هو عملية نقل معلومات أو رموز من فرد لآخر ، لتعديل السلوك وإحداث التغيرات وتحقيق الأهداف ، ويستهلك المديرون نحو 70 - 80% من أوقاتهم في إجراء عمليات الاتصال اليومية بهدف توجيه الجهود الجماعية نحو التنفيذ السليم للأعمال ، وتأخذ هذه الاتصالات اتجاهين هما : اتصالات داخلية ، واتصالات خارجية .
و تتمثل أهمية الاتصال في كونه عملية مستمرة ترافق كافة وظائف و عمليات الادارة الأخرى.
أهداف عملية الاتصال :
1- التوضيح المستمر لأهداف المنظمة وخططها من بداية وضعها حتى تنفيذها .
2- الوقوف على مدى انسجام أفراد التنظيم نحو وظائفهم (الرضا الوظيفي).
3- التوضيح المستمر لاهتمام المؤسسة بأفراد التنظيم عن طريق المشاركة في وضع النظم.
4- توضيح التغييرات التي تطرأ داخل المؤسسة نتيجة العوامل الخارجية .
5- ضمان التنفيذ الصحيح لكافة الأعمال بما يحقق التوازن المستمر بين الأداء المخطط والأداء المنفذ .
6- التعرّف على صورة المنظمة تجاه الأطراف التي تتعامل معهم المنظمة .
وسائل الاتصال :
وتنقسم وسائل الاتصـال إلـى :
أنـواع الاتصالات :
والمؤسسة الصحفية تعتمد بدرجة كبيرة على الاتصالات التي تعتبر قلبها النابض ومؤشر نجاحها ، لذا تحتاج إلى ممارسة كافة أنواع الاتصالات داخلها ، وتنقسم الاتصالات عامة إلى : اتصالات رسمية ، واتصالات غير رسمية تجري دونما تكليف رسمي من المدير أو المسئول، وإنما حسب اجتهاد الفرد العضو في المنظمة و تتم خارج القنوات الرسمية.
ويمكن توضيح الاتصالات الرسمية في الشكل المبيّن أدنـاه :
|
|
|
|
|
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif[/IMG] |
|
|
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image003.gif[/IMG] |
|
ثانياً : القيـادة Leadership
تعتبر القيادة من أكثر أدوات التوجيه فاعلية ، حيث تساهم القيادة الجيدة في حل المشاكل ، وتذليل العقبات حتى أننا نجد بعض كتاب الإدارة يعتبرون أن " القيادة " هي الوظيفة الإدارية الثالثة للمؤسسة .
وتعرّف القيادة حسب العلماء بأنها : " قدرة الفرد في التأثير على شخص أو مجموعة وتوجيههم وإرشادهم من أجل كسب تعاونهم ، وحفزهم على العمل بأعلى درجة من الكفاية في سبيل تحقيق الأهداف الموضوعة ".
والقيادة هي فن التأثير على الناس لممارسة أعمالهم برغبتهم الكاملة لتحقيق أهداف الجماعة ، ويرى الخبراء أن على كل المديرين أن يكونوا قادة وليس من الضروري أن يكون كل القادة مديرين ، فيما يعتبرون أن عدد القادة دائماً قليل نسبياً ، حيث أن القدرة القيادية ومدى توفر سماتها في فرد ما سلعة نادرة لا يملكها إلا القليل .
و هناك عدة عوامل تؤثر في فاعلية القائد و اختيار النمط القيادي منها:عوامل تتعلق بالمرؤوسين ، عوامل تتعلق بالشخصية و مدى توافقها مع المرؤوسين ، و أخرى تتعلق بظروف البيئة و القيم السائدة في المجتمع ، ثم الضغوط الزمنية و القدرة على العمل تحت أقصى الظروف.
سمات ومؤهلات القيادة :
تكمن مشكلة الإدارة الأساسية في مدى تمكن القائد أو المدير من الموازنة بين الاهتمام بالمهام والاهتمام بالأشخاص لتحقيق أفضل النتائج .
ولذا لابد من توفر عدد من ا لسمات والصفات الخلقية والمكتسبة لإنجاح مهمة القائد وأهمها :
1- توفر الطاقة الجسمانية والعقلانية .
2- الاستقرار والبعد عن الانفعالات .
3- تنمية العلاقات الإنسانية .
4- الموضوعية والبحث عن الحقائق .
5- الدافع الشخصي للرغبة في القيادة .
6- المهارة في الاتصال واستعمال وسائله .
7- فن التعامل مع الجمهور .
8- توفر المهارات الفنية اللازمـة للعمل .
9- التفكير الخلاّق والابتكار وسرعـة البديهة .
10- قوة الإرادة وحسن التصرف والقدرة على الإقنـاع .
أما بالنسبة لأنماط القيادة فيمكن إجمالها في :
1- القائد الأوثوقراطي الدكتاتوري .
2- القائد المتحرر الفوضوي .
3- القائد الديمقراطي .
جانب من مسئوليات القيادة في المؤسسات الإعلامية :
1- التخطيط و التطوير لضمان الانتاجية و نجاح العمل.
2- خلق وعي عام تجاه المؤسسة و برامجها و سياساتها.
3- تقييم الأداء و تطبيق معايير معينة لتحسين المضمون من أجل جذب الجمهور و العمل على تلبية رغباته ما أمكن ذلك.
4- المحافظة على حيوية قنوات الاتصال الشخصي مع كافة المستويات الإدارية و الخارجية.
5- تطوير الجهاز الإداري و تدعيمه بعناصر كفؤة للمحافظة على نجاح الإدارة و استمرارية عملها باقتدار
6- إشراك المرؤوسين في اتخاذ القرارات و حل المشكلات لإشعارهم بقيمتهم و أهميتهم في المؤسسة و زيادة انتمائهم إليها.
7- العمل على تحقيق الانسجام بين العاملين و إزالة أسباب التوتر و الاحتقان للحفاظ على تماسك التنظيم.
ثالثاً : التحفيــز Motivation
العلاقات الإنسانية توجد حيث يوجد أفراد ينسقون العمل فيما بينهم لتحقيق الأهداف المشتركة التي تجمعهم ، وتهدف دراسة العلاقات الإنسانية في المنشأة إلى :
1- التعرّف على أنماط السلوك الإنساني بين الأفراد .
2- تحديد سلوك الإدارة حول ما يجب اتخاذه لدعم وتطوير التعاون المتبادل .
واستخدام العلاقات الإنسانية كقوة دفع وتأثير يتوقف أساساً على فلسفة الإدارة تجاه :
1- نظام الاتصالات (هل يسير في اتجاه أم اتجاهين ..؟؟) .
2- نظــام الحوافـز .
#و المعادلة الأساسية في هذا الإطار هي:
إنجاز الفرد= الحفز × قدرات الفرد
والدافع هو : شيء ينبع من داخل الإنسان ، ويدفعه للبحث عن هدف محدد .
أما الحافز : فهو شيء خارجي يجذب الفرد باعتباره وسيلة لإشباع حاجات إنسانية ، و هو القوة المحركة الداخلية التي تثير السلوك و توجهه.
الحوافز : هي مجموعة العوامل التي تؤدي إلى إثارة كافة القوى الحركية في الفرد والتي تؤثر على سلوكه وتصرفاته ، و هي كذلك مجموعة مؤثرات و عوامل تدفع العامل نحو بذل جهد أكبر في عمله .
وكلما كانت عملية التوافق بين الدوافع إلى العمل والحافز إليه والموجودة في التنظيم مكتملة ، كلما كانت فاعلية الحافز في إثارة أنواع السلوك المطلوبة أكبر .
و يقوم إنجاز الفرد في المؤسسة على الحفز مع قدرات الفرد ذاته.
و يمكن الوصول إلى نظام إيجابي و فعال للحوافز من خلال:
1- التعرف على رغبات الأفراد و احتياجاتهم.
2- اختيار نوع الحافز الذي يتلاءم مع هذه الرغبات و يتفق معها – قدر الامكان -.
مقومات نظـام الحوافـز:
إن تصميم نظام إيجابي وهادف للحوافظ يتطلب الاستناد إلى المقومات التالية:
1- التعرّف على دوافع أفراد التنظيم.
2- تحديد أولويات الدوافع بالنسبة للأفراد.
3- اختيار أنواع الحوافز المتلائمة مع الدوافع.
4- تحديد معايير وشروط منح الحوافز.
5- تحديد قيمة ونوع الحافز.
6- الإعلان عن الحافز بطريقة ملائمة.
7- تأمين تسليم الحوافز لأصحابها دونما تأخير.
8- تقييم نظام التامين من وقت لآخر.
9- تعديل النظام ليتناسب مع التغيّر في رغبـات الفرد.
كيف يمكن الوصول إلى تصميم نظام إيجابي و فعال للحوافز:
1 – التعرف على رغبات الأفراد و حاجاتهم الأساسية.
2 – اختيار نوع الحافز الذي يترجم الرغبات و يتفق معها قدر الإمكان.
نظرية هرم الحاجات الإنسانية: ( نظرية تدرج سلم الحاجات )
عملية التحفيز تبدو معقدة نتيجة التركيبة المعقدة للفرد ، ولذا اختلف العلماء في تحديد الحاجات الإنسانية
ومن أهم النظريات التي عالجت الحاجات الإنسانية " نظرية ماسلو " أو " نظرية هرم الحاجات الإنسانية " ويتمثل في هرم الحاجات التي تحرك سلوك الفرد مرتبة وفق أولوياتها من القاعدة حتى قمة الهرم :
1- الحاجات الفسيولوجية : وترتبط بضرورات بقاء الفرد على قيد الحياة ، وتشمل الطعام، الشراء ، الملبس ، المسكن ، المأكل .... الخ .
2- حاجات الأمان : التأمينات المختلفة لحماية الفرد اقتصادياً والاستقرار النفسي .
3- الحاجات الاجتماعية : ويتم إشباعها بالاتصال بالآخرين كالحاجة إلى الانتماء ، الصداقة وإلى جماعات العمل الرسمية وغير الرسمية .
4- حاجات التقدير : الحاجة إلى المركز والمكانة والقوة والنفوذ .
5- حاجات إثبات الذات : السعي لتحقيق ما يتفق مع قدرات الفرد ويسعى إلى تحقيق أقصى درجات الإنجاز والنجاح .
المحفزات في المؤسسات الصحفية و الإعلامية:
هناك العديد من المحفزات التي يمكن للمؤسسة أن تمنحها لموظفيها و المتعاملين معها من أجل تشجيعهم و تقديراً لجهودهم، و منها:
1) إبرام عقود عمل لمنحهم الثقة و الطمأنينة.
2) تقدير الجهود من خلال نشر المواد التي يعدها الصحفي تحمل اسمه عليها.
3) منح الصحفيين هامشاً من الحرية للعمل و الإبداع .
4) إشراك الصحفيين في اتخاذ القرارات ووضع الخطط للأعداد و لقطاعات المؤسسة المختلفة.
5) منح الصحفيين المتميزين مكافآت أدبية و مادية و توفير كافة أدوات العمل اللازمة لهم.
6) إقامة مسابقات متخصصة لإتاحة الفرصة أمام بروز مواهب صحفية جديدة.
7) زيادة تأهيل و صقل الصحفيين من خلال إشراكهم في الدورات المهنية المتخصصة.
8) تعزيز العلاقات الاجتماعية بين إدارة الصحيفة و العاملين فيها.
9) توفير الجو الإبداعي داخل الصحيفة و فتح آفاق جديدة للعمل لاكتشاف المزيد من الطاقات و أصحاب المواهب الخاصة.
10)الحفاظ على تواصل اللقاءات و الاجتماعات داخل المؤسسة
11 ) الاهتمام بالمتدربين و تشجيعهم و توجيههم نحو الطريق السليم المهني.
رابعاً :عملية اتخـاذ القرار The Decision - Making Process
تحتوي النشاطات الحياتية اليومية على مجموعة قرارات نتخذها سواء على صعيد فردي أو جماعي ، وأحياناً ننجح في اتخاذ القرار ، وتارة نفشل خاصة عندما تكون القرارات متسرعة وغير مدروسة .
وترتبط عملية اتخاذ القرار بالاختيار ما بين البدائل المتاحة للوقوف على البديل الأنسب الذي يصل بنا إلى القرار الأفضل.
تعريف عملية اتخاذ القرار: عملية اختيار مدرك واع لأحسن البدائل المتاحة محققاً لأكبر عائد و بأقل كلفة لنجاز الأهداف المطلوبة.
و هي كذلك عملية رشيدة بعيدة عن العواطف، فلا يتخذ القرار لمجرد إرضاء الناس.
ويعتمد اتخاذ القرار على قدرة الفرد القائد أو المرؤوس على الإبداع والتفكير الخلاّق ، حيث لا يوجد نماذج وقوالب جاهزة للقرارات يجري توزيعها وتعميها .
القرار الجيد........ مبني على التخطيط والتفكير السليم والمعلومات الأوفر والاختيار الأفضل للبدائل .
القرار السيئ........... متسرع ، مبني على العشوائية ، ويفتقر إلى المعلومات .
اتخاذ القرارات في المؤسسات الصحفية:
طبيعة العمل الصحفي تحتاج إلى اتخاذ عشرات القرارات اليومية و بسرعة منقطعة النظير في بعض الأحيان خاصة فيما يتعلق بالمواد التحريرية و التغطية الإخبارية.و هناك نوعان من القرارات داخل المؤسسة الصحفية هما:
1 – قرارات فورية: و هي تستلزم من المسئول إبداء رأيه فوراً في المسائل المطروحة المتعلقة مثلاً بالتحرير أو الإخراج و النواحي الفنية.
2 – قرارات استراتيجية مدروسة: و هي قرارات لا يتم اتخاذها إل بعد دراسة مستفيضة لأنها تتعلق بالوجهة و السياسة العامة للصحيفة و التي يصعب البت فيها بشكل سريع و عاجل.
و من هذه القرارات :زيادة عدد النسخ المطبوعة لصحيفة ،رفع ثمن الصحيفة ، إصدار ملاحق ، زيادة عدد الصفحات العادية و الملونة ، توسيع هيكلية الصحيفة و افتتاح مكاتب جديدة لها في المحافظات و الأقاليم و غيرها من القرارات.
و هناك أيضاً داخل الصحيفة العديد من القرارات : قرارات إدارية تنظيمية ، قرارات مهنية تحريرية ، قرارات فنية ... إلخ
و من العوامل التي تؤثر سلباً على القرارات : العواطف ، نقص المعلومات و عدم دقتها ، التردد ، التسرع ، و عدم التشاور مع الآخرين.
إدارة عملية اتخـاذ القرار : ( دراسة الخيارات )
والمؤسسات الصحفية كغيرها من المؤسسات التي تحتاج إلى قرارات وبحث عن البدائل بصورة متواصلة نظراً لطبيعة عملها ورسالتها ، وإدارة عملية اتخاذ القرار تعني بالأساس دراسة المشكلة الرئيسة ، وتتضمن هذه الدراسة :
1- تحديد المشكلة بدقة : ويتم ذلك عن طريق الإجابة على الأسئلة الستة التالية :
ماذا ؟ ما هي المشكلة وخلفياتها وحجم انتشارها ؟
لماذا ؟ لماذا ظهرت ؟ ولماذا لم ندركها سابقاً ؟
متى ؟ متى ظهرت لأول مرة ؟ وهل توقيتها مهم ؟
كيف ؟ كيف تم ملاحظتها واكتشافها ؟ وكيف تؤثر علينا ؟
أين ؟ أين حدثت ؟ وهل المشكلة محلية أم عامة ؟
من ؟ من هو صاحب المشكلة ؟ ومن يتحمل المسؤولية عنها ؟ ومن يملك القرار بشأنها ؟
2- وضع البدائل (توليد البدائل وتحليلها) : ويعتمد ذلك على جمع المعلومات وعلى التفكير الإبداعي للتمكين من الاختيار بأقل الخسائر وأفضل النتائج .
3- تقييم البدائل وحذف غير المناسب منها للوقوف على البديل الأنسب .
4- اتخـاذ القرار النهائي ( البديل الأفضل ).
5- متابعة القرار و تقييمه.
أمـور واجـب مراعاتها عند اتخـاذ القرار :
يرى بعض الخبراء أن (اتخاذ القرار عملية سهلة ولكن الجزء الأصعب هو جعل الآخرين يلتزمون به).
وهناك عدة أمور يجب مراعاتها عند اتخاذ القرار أهمها :
1- الاستشارة : حيث أن القرارات لا تتخذ بمعزل عن الآخرين ، وهي تتمثل في عملية طلب نصائح وآراء وخبرة الآخرين وخاصة المختصين من أجل إثراء عملية التفكير .
2- التفكير في إقناع الآخرين بقبول القرار ، فعندما ترفع إدارة الصحيفة ثمنها يجب تهيئة القارئ لتقبل ذلك وتقديم شيء مقابل هذه الزيادة .
3- الالتزام بتنفيذ القرار وتحمل المسؤولية لتحويله إلى قرار عملي حقيقي لا تحويله إلى الرفوف والغبـار .
حل المشاكل ( الشجرة البيانية للمشكلة )
" حل المشكلة هو تحويل مجموعة معينة من الظروف إلى ظروف أخـرى أفضل " و يقول الخبراء أن الشخص الذي لا يمتلك مشاكل ليعمل على حلها هو شخص خارج اللعبة .
عملية حل المشكلة :
حل المشاكل التي تعترض العمل الصحفي كثيرة و متنوعة بحسب طبيعة العمل و الجهة المرتبطة به لذا تبدو عملية معقدة وليس من السهل تجزئتها إلى مراحل واضحة .
وتشتمل عملية الحل على خمس عمليات رئيسية هي :
1- تمييز المشكلة وتحديدها : مثل انخفاض مبيعات الصحيفة بنسبة 25% .
2- تحليل المشكلة : أسباب الانخفاض ، الموزعون ، السعر ، الأوضاع الاقتصادية ، المنافسة ، ضعف المستوى التحريري .
3- وضع حلول ممكنة : زيادة المساحة الإعلانية ، مسابقات ، إصدار ملاحق .
4- تقييم الحلول .
5- تنفيذ الحل الذي تم اختياره : وضع خطة أو برنامج يوضح الإجراءات المطلوبة لتحقيق الهدف والمقاييس الزمنية والمصادر اللازمـة .
أسباب الفشل في حل المشاكل بفاعلية :
1- عدم إتباع المنهجية أو الالتزام بحل المشكلة .
2- إساءة تفسير المشكلة .
3- عدم كفاية المعلومات المتوفرة أو عدم صحتها .
4- عدم كفاية المعرفة بتقنيات حل المشكلة (الإخراج الصحفي).
5- استخدام حل غير مناسب للمشكلة .
6- الفشل في ضمان التنفيذ الفاعل .
7- عدم وجود تفكير إبداعي .
8- الانفعـال والتعامل بعاطفية مع المشكلة .
9 – عدم استخدام التوقيت المناسب لتقديم الحل .
ملاحظة: تم التعرض لكيفية الاستفادة من الشجرة البيانية بالتفصيل في المحاضرة .
رد مع اقتباس
