تحديد الإجراءات:
عند إنشاء إدارة أو قسم جديد في منشأة ما، فإن الواجب يقتضي أن يقوم الرئيس الإداري بإجراء دراسة تنظيمية معينة لتحديد الإجراءات اللازمة للقيام بأعمال الإدارة أو القسم الجديد، وبتصميم إجراءات جديدة مناسبة لإنجاز الأعمال، ولكن الذي يحدث في كثير من الأحيان هو أن تنقل الإجراءات المتبعة في إدارة ما إلى الإدارة الجديدة عندما تكون أعمالها متشابهة في تلك المنشأة، دون الأخذ بعين الاعتبار أن الإجراءات المنقولة من تلك المنشأة قد تكون قديمة ومعقدة وطويلة وغير مناسبة أحياناً لأعمال الإدارة الجديدة. وقد يحدث أن تكون المنشأة التي أخذت منها الإجراءات قد نقلت إجراءاتها من منشأة أخرى. وحيث أن من طبيعة الإجراءات أن تنمو وأن تزيد خطواتها وتطول مع مرور السنين، ولذا فإننا نجد أن الإجراءات المبسطة التي وضعت أساساً للمنشأة الأولى، أخذت تطول وتعتقد فيما بعد، لدرجة أن المعاملات أصبحت تمر في العديد من الخطوات غير الضرورية وأخذت تحتاج إلى وقت أطول أكثر بكثير من الوقت السابق الذي حدد لها.
والإجراءات وخطواتها التفصيلية لا تكون في غالب الأحيان مكتوبة، وقد تكون في بعض الأحيان مكتوبة ومحددة بشكل تفصيلي أو موجز في دليل الإجراءات وتنظيم الإدارة يرجع إليه الموظفون عند الحاجة ويصار إلى تعديله عندما تحدث تغييرات على تنظيم وإجراءات العمل في المنشأة.


أهداف وفوائد الإجراءات
1 - الإسراع في إنجاز المعاملات:
أن التحديد المسبق للخطوات المتسلسلة التي تمر فيها المعاملات يؤدي إلى الإسراع في إنجاز الأعمال، ويقلل من أوقات الانتظار على مكاتب الموظفين لأجل معرفة الخطوات التي يجب أن تمر فيها المعاملة، ويؤدي ذلك بالتالي إلى الإسراع في إنجاز المعاملات.

2 - تحسين الخدمات المقدمة للجمهور:
إن السرعة في إنجاز المعاملات وعدم تكديسها وانتظارها أياماً وأسابيع على مكاتب الموظفين من شأنه أن يقدم خدمة أفضل لجمهور المنتفعين.

3 - توحيد أداء الأعمال الكتابية في المكاتب:
تحدد للأعمال المتشابهة إجراءات عمل موحدة وتؤدي بنفس الطريقة عندما تتكرر تلك الأعمال، ويؤدي ذلك إلى توحيد الأعمال الكتابية في المكاتب.

4 - تخفيض نفقات الأعمال الكتابية:
إن اعتماد إجراءات موحدة للمعاملات المتشابهة يؤدي إلى تصميم نماذج موحدة لها، مما يؤدي إلى تحقيق بعض التخفيض في نفقات القيام بالأعمال الكتابية.

5 - التقليل من المجهود الفكري للموظفين:
تساهم الإجراءات فلي التقليل من المجهود الفكري والعصبي للموظفين، فالرئيس الإداري يقوم بوضع سياسة موحدة وإجراءات موحدة لمعالجة الموضوعات المتشابهة من المعاملات، ويقوم الموظفون التنفيذيون بتنفيذ تلك السياسة ولا يتوقفون - أثناء قيامهم بالأعمال - للتفكير ملياً في الإجراءات التي سيتخذونها على المعاملة في كل مرة تمر عليهم ولا يرجعون للرئيس الإداري إلا في الحالات الاستثنائية.

6 - تجنب الفوضى في القيام بالأعمال في المنشأة :
إن وضع سياسات وإجراءات محددة لمواجهة الحالات والاحتمالات التي توجه سير العمل في المنشأة، واتباع الموظفين لها عند قيامهم بأعمالهم، يؤدي إلى القيام بالأعمال بشكل متجانس ويقضي على الفوضى والارتجالية في المنشأة وذلك عندما يسمح لكل موظف أن يقوم بتنفيذ الأعمال حسب طريقته الخاصة.

7 - أحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال:
إن وجود خطوات متسلسلة ومحددة لسير المعاملات ضمان بأن تنفذ كل المعاملات حسب الطريقة المقررة لها سلفاً، ويقلل ذلك من فرص الخطأ والنسيان عند القيام بالأعمال، ويساعد الإدارة على إحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال.

8 - رفع الحالة المعنوية للموظفين:
إن اتباع إجراءات حديثة ومبسطة عند القيام بالأعمال، يؤدي إلى التقليل من التذكر بين الموظفين، وينتج التذمر عادة من كثرة العمل الروتيني الذي يقوم به الموظف، وأن تبسيط الأعمال وتخفيفها من شأنه أن يساعد على رفع معنويات الموظفين وزيادة حبهم لأعمالهم.


عيوب الإجراءات

تستخدم الإجراءات استخداماً سيئاً وغير سليم في بعض الحالات، فتصبح الإجراءات مع مرور الزمن طويلة ومعقدة وتؤدي إلى تأخير إنجاز الأعمال وإلى تذمر المواطنين منها، ويطلق على الإجراءات الطويلة والمعقدة في بعض البلدان العربية اصطلاح الإجراءات الروتينية أو “الروتين” وكلمة روتين أصبح لها مفهوماً، عند المواطنين والموظفين غير المفهوم الحقيقي والعلمي لها، فروتين العمل ما هو أساساً إلا إجراءات العمل، والروتين يعني سلسلة من الخطوات التي تمر فيها المعاملة عند القيام بالعمل، وتؤدي كل خطوة من الخطوات (التي تمر فيها المعاملة) بنفس الترتيب، وبنفس الطريقة، في كل مرة تتكرر فيها المعاملة.
والروتين حسب المفهوم الشائع والسلبي عند المواطنين والموظفين يؤدي إلى تأخير المعاملات تأخيراً غير طبيعي، لذا فإنه يعتبر من الأمراض الإدارية التي يعاني منها الكثير من المنشآت، والروتين بتوحيده للعمليات والقرارات لكل نوع من الأعمال المتشابهة، من شأنه أن يقلل من التفكير، بالنسبة للموظفين والإداريين في الأعمال التي يقومون بها.