سياسة و إجراءات قسم التوظيف و الاستقطاب


الفهرس:


  1. مقدمة و تعريف التوظيف.
  2. عناصر التوظيف.
  3. استراتيجيات التوظيف.
  4. العوامل المحددة لعملية التوظيف و خطوات التوظيف.
  5. النماذج المستخدمة بقسم التوظيف.






أولا


مقدمة:
يعتبر الأشخاص وخاصة كبار الموظفين كالمدراء و الرؤساء التنفيذيين الأصول الفعلية لأي شركة. فمن خلال الأشخاص، يمكن تحقيق المهام والوصول إلى الأهداف المطلوبة، ومع ذلك يجب أن يكون الأشخـاص مناسبين لإنجاز العمـل وإلا سيكونون عثرة في طريق نجاح الشركة أو السبب في فشلها لا سمح الله.
إن اختيار الأشخاص المناسبين عملية صعبة جدا,أيضا عند العثور عليهم ليس من السهل كسبهم وإقناعهم في أن ينضموا لفريق عمل الشركة. ولذلك فإن قسم التوظيف و الاستقطاب يهدف لتسهيل وظيفة إيجاد الأشخاص المناسبين ويجعلها أكثر فعالية.


التوظيف:

تعتبر عملية التوظيف إحدى الأنشطة الأساسية لإدارة الموارد البشرية. وتهدف إلى تحقيق أكبر قدر من التوافق بين متطلبات الشركة و خصائص الفرد.
















ثانياً

v عناصر التوظيف:

· الأهداف.
· السياسات.
· التقويم و المتابعة.


v الأهداف:

· وضع آلية توظيف.
· تخفيض معدلات البطالة.
· سد الاحتياجات للشركة.
· استقطاب و توظيف الكوادر البارزة.
· الإعداد الكامل للوصف الوظيفي والاحتياجات الوظيفية .
· تصميم أسلوب البحـث ليتناسـب مع احتياجات الشركة .
· حصر عدد المرشحين إلى الحد الأدنى و وتحديد المرشح المناسب للوظيفة.
· ترتيب وتسهيل المقابلة الشخصية .
· بوعينا للطبيعة الحساسة لاختيار المرشحين فإن قسم التوظيف يحترم خصوصية طلب التوظيف للجهة الراغبة ويعطي عناية خاصة لكل وجه من وجوه إنجاز العمل .
· المطابقة بدقة بين المرشح والمنصب الوظيفي المطلوب.
· السرعة في الانجاز و ذلك من خلال توفير قـدر عال مـن الالتـزام والإخلاص لكل مهمة.
· البحث عن الأمور ( الحساسة ) التي لا يمكن وضعها أو توضيحها في نموذج طلب التوظيف.
· المشاركة باليوم الوظيفي.


v السياسات:

· بناء سياسة لدعم متطلبات الشركة للقوى العاملة.
· البحث عن مصادر تمويل و استقطاب للكوادر المتميزة.
· بناء برامج التدريب و التطوير.
· العرض و الطلب.



v التقويم و المتابعة:

· التأكد من سير التنفيذ كما هو مخطط له.






ثالثاً




v استراتيجيات التوظيف:

· التوجيهات التي تحددها الإدارة العليا للشركة و احتياجات القوى العاملة.
· التخطيط و الذي يتم وضعه بداية لكل سنة جديدة.
· وضع المعايير و المؤشرات لمتابعة الإستراتيجية. و يكمن السبب لتصحيح الأخطاء التي قد تحدث في مرحلتي صياغة وضع الخطط أو مرحلة التنفيذ. ولمراجعة التغيرات الحاصلة بسوق العمل. و أخيراً لضمان جودة الخطط التي تم وضعها. و من هذه المعايير كما يلي(معدلات التوظيف – معدلات الاستقالات – معدل النمو الوظيفي) .
· خلق فرص وظيفية جديدة بالتعاون مع الشركات و الإدارة التابعة للشركة السعودية للأبحاث و النشر.
· المساهمة في إبقاء الاستقرار الوظيفي لدى فروع الشركة.


































رابعاً




v أهم العوامل المحددة لعملية التوظيف

· التحديد الدقيق لمتطلبات الوظيفة.
· التحديد الدقيق لخصائص الفرد عن طريق: الاختبارات، المقابلات.


v الخطوات لعملية التوظيف.
· تحديد الوظائف الشاغرة.
· تحديد الوقت اللازم لإنهاء عملية التوظيف.
· تحديد الدوران الوظيفي.
· بدء عملية الاستقطاب.

v تحديد الوظائف الشاغرة

· دور قسم التوظيف بإدارة الموارد البشرية بالتعاون مع الجهة الطالبة في توفير معلومات لتوصيف الوظيفة و توفير معلومات لتحديد مواصفات شاغل الوظيفة. و يكون ذلك من خلال نموذج تم تصميمه و تسميته نموذج طلب توظيف. و من خلاله يتم الحصول على معلومات و بيانات الوظيفة بشكل كامل. و يتم تعبئة هذا النموذج من الجهة الراغبة بالحصول على موظف جديد و إرساله إلى قسم التوظيف و الاستقطاب بإدارة الموارد البشرية. ومن ثم تبدأ سلسلة خطوات التوظيف.


v تحديد الوقت اللازم لإنهاء عملية التوظيف

وتعني هذه الخطوة تحديد متوسط الفترة الزمنية المتاحة لإنهاء كافة إجراءات التوظيف. و يتم ذلك بالاتفاق بين الجهة الراغبة و قسم التوظيف و الاستقطاب.

v تحديد الدوران الوظيفي

حساب دوران الموظفين يعطي معلومات رئيسية للتنبؤ بالحاجة لأشخاص جدد ليحلوا محل هؤلاء الذين يتركون العمل. يمكن أن يحسب دوران الموظفين لأي فترة زمنية، ولكن الأغلب هو حسابه بشكل ربع سنوي أو سنوي. معادلة حاسب نسبة دوران الموظفين هي:
نسبة الدوران = (عدد الموظفين التاركين للعمل خلال الفترة / متوسط عدد الموظفين خلال نفس الفترة) X 100
متوسط عدد الموظفين خلال الفترة = عدد الموظفين الذين عملوا خلال الفترة % مدة الفترة







v بدء عملية الاستقطاب

· المصادر الداخلية: و هي كما يلي:
1. السير الذاتية التي تم حفظها بقاعدة بيانات قسم التوظيف.
· المصادر الخارجية : وهي كما يلي:
1. المواقع الالكترونية.
2. وكالات التوظيف.
3. الإعلان بالوسائط المقروءة.




v خطوات عملية التوظيف:

· تعبئة طلب التوظيف.
· البحث عن المؤهلين لشغر الوظيفة. و يتم تصميم أسلوب البحـث ليتناسـب مع احتياجات الوظيفية الشاغرة
· المقابلة المبدئية لفرز المتقدمين.
· رفع أسماء المرشحين الذين تم فرزهم إلى الجهة الطالبة.
· تنسيق مواعيد لمقابلات شخصية أخرى ( في حال أن استلزمت متطلبات الوظيفة).
· الفحص الطبي.
· تجهيز قرار التعيين.
· رفع قرار التعيين إلى الإدارة العليا للحصول على الاعتماد.
· تجهيز ملف الموظف الجديد.




v أنواع المقابلات:

· المقابلات الفردية.
· المقابلات الجماعية.
















خامساً



v النماذج المستخدمة:



· نموذج طلب التوظيف :

من خلال هذا النموذج يتم تزويد قسم التوظيف بالمعلومات التالي:
· تاريخ الطلب:
· الوظيفة المطلوبة:
· الإدارة / القسم:
· مدير الإدارة / القسم
· هل الوظيفة معتمده في الميزانية السنوية ؟
· وظيفة جديدة أم وظيفة موجودة مسبقا و شاغرة ؟
· وظيفة شاغرة (اسم الموظف الذي كان يعمل فيها):
· التعاقد( رسمي متفرغ/ رسمي غير متفرغ /مؤقت / متعاون )
· الجنسية المطلوبة لشاغل الوظيفة :

· الهدف من الوظيفة
· المهام الأساسية للوظيفة
· التعليم /المهارات / المعرفة / القدرات
· الخبرات المطلوبة و عدد السنوات
· الراتب و المزايا الشهرية المقترحة
· الراتب الأساسي :
· بدل السكن :
· بدل النقل :
· أخرى :




















نموذج المقابلة الشخصية:


تم تصميم هذا النموذج وفق معايير مدرسة بحيث يتم إعطاء كل متقدم الدرجة التي يستحقها من خمسة درجات.

و العوامل التي وضعها بهذا النموذج هي كما يلي :
· التعليم و الدورات التدريبية.
· الخبرات السابقة.
· المهارات القيادة و الإدارية.
· الفكر و القدرات.
· مهارات الاتصال.
· مزاجية الاستقرار.
· التحفيز الذاتي.
· الثقة بالنفس.
· مستوى اللغة الانجليزية.
· مهارات الحاسب الآلي.