هناك الكثير من القواعد التي ينصح الخبراء باتباعها عند إعداد الخطابات أو العروض، وهي متعلقة عموماً بـ3 عناصر: المرسل والمستقبل والرسالة أو المحتوى. ويمكن إيجازها في نقاط محددة بناء على تلك العناصر الأساسية، لضمان تحقيق الأهداف المنشودة عند عرض البيانات على مرأى ومسمع الحضور:
1. أوقف برنامج عرض الشرائح: لا تبقي على شرائح المعلومات التي أعددتها مرئية طوال الأوقات، واستخدمها حين تحتاج إليها لدعم الرأي الذي تطرحه في خطابك فقط، وحتى لا يتشتت انتباه الجمهور بين شاشة العرض والمتحدث.
2. ابقِ الجمهور منتبهاً إلى الجزء الذي تتناوله بالشرح خلال العرض: عدّد النقاط واشرح كل واحدة على نحو منفصل، وكن واضحاً خلال عرض البيانات. ثم عليك التوقف بعد الانتهاء من كل نقطة، وسؤالهم إن كان لدى أحد منهم سؤال أو استفسار على ما تقدم ذكره.
3. عبر عن اللحظات المهمة خلال حديثك: من أفضل الطرق للحفاظ على انتباه الجمهور، هو تحفيز انتباههم عبر تغيير مستوى الصوت، إذ عليك معرفة اللحظات المهمة التي ينبغي لك رفع مستوى صوتك أثناءها.
4. أخبر الجمهور أموراً لا يعرفونها، ولا تخبرهم بكل شيء تعرفه: يحب الجمهور معرفة بعض المعلومات التي تضيف قليلاً من العمق إلى قصة ما. كذلك على المتحدث الالتزام بنوع من الانضباط عند القاء الخطاب، وعدم التصريح بالمعلومات المتعلقة كلها.
5. استخدم أسلوب التشويق، من خلال البدء بقصة أو فكرة في بداية الحديث، بحيث يكون لها علاقة بما تنوي عرضه، لكن لا تفرط في استخدام هذا الأسلوب.
6. كن كريماً وسمحاً على المسرح، وامدح منافسيك، وأشرك الجمهور على نحو تفاعلي. ولا تقلل من أهمية الانطباع الذي يتشكل في أذهانهم.
7. اعرض ما لديك وانتهي منه قبل الوقت المحدد بدقيقتين. وهذا لا يتحقق إلا بالتدرب على ضبط الوقت الذي تحتاج إليه لعرض ما لديك، وترسيخ الأفكار في أذهان المتلقين.